Har bir xodim ish beruvchidan o'z huquqlarini hurmat qilishni, o'z vaqtida to'lashni kutadi ish haqi va munosib dam olish. Menejer, o'z navbatida, xodimdan o'z vazifalarini qat'iy bajarishini kutadi. Bundan tashqari, har qanday biznes egasi qonuniy himoyalangan bo'lishi kerak. Bu punktlarning barchasi kadrlar yozuvlari bilan tartibga solinadi. MChJda HR yozuvlarini o'tkazish sizning xodimlaringiz bilan barcha munosabatlaringizni tartibga solishga yordam beradi.

MChJda kadrlar hisobini yuritish - bu xodimlarni boshqarish va tashkilotning xodimlar bilan bog'liq hujjat aylanishi bilan ishlash usuli. Bu xodimlarning harakati, xodimlar bilan hisob-kitoblar va ish vaqtini o'z ichiga olishi mumkin.

Xodimlar hisobini yuritish usullari

Yakka tartibdagi tadbirkorlardan farqli o'laroq, MChJda kadrlar ishlab chiqarish majburiy komponent hisoblanadi, hatto MChJda faqat bitta ishtirokchi ro'yxatdan o'tgan bo'lsa ham, buxgalter va bosh direktor. Bu ta'sischi va MChJ ikki xil yuridik shaxs ekanligi bilan izohlanadi. Binobarin, MChJ ish beruvchi rolini, ta'sischi esa xodim rolini o'ynaydi.

MChJda kadrlar hisobini yuritish - bu xodimlarni boshqarish va tashkilotning xodimlar bilan bog'liq hujjat aylanishi bilan ishlash usuli.

Kadrlar hisobi uchta asosiy usulda yuritilishi mumkin:

1. HR xodimi rolini o'z zimmangizga oling.

Agar siz jarayonni "boshlashdan" qo'rqmasangiz, vaqtingiz bor va tashkilotingiz unchalik katta emas.

2. Kadrlar bo'yicha xodimni yollash.

Zamonaviy HR mutaxassisi ijodiy fikrlashi, huquqiy bilimdon va pedantik bo'lishi kerak.

3. Kadrlar yozuvlarini boshqarishga ixtisoslashgan autsorsing kompaniyasiga ishoning.

Kadrlar yozuvlari uchun mo'ljallangan bir nechta dasturlar mavjud. Bu avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimi ( avtomatlashtirilgan tizim xodimlarni boshqarish), ERP tizimi (korxona resurslarini rejalashtirish), bulutda xodimlar yozuvlarini yuritish (SaaS). Agar dasturiy ta'minot haqida gapiradigan bo'lsak, bu 1C.

Xodimlar hisobini mustaqil yuritish

Kadrlar hujjat aylanishini saqlash bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatmalar:

1. Kadrlar ishini olib borish uchun zarur bo'ladigan normativ-huquqiy va axborot asoslarini aniqlash kerak.

Kadrlar hisobini yuritish uchun zarur bo'lgan hujjatlarning aksariyati Rossiya Federatsiyasi Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi "Mehnatni hisobga olish va unga haq to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida"gi qarori bilan standartlashtirilgan. Standartlashtirilgan qonunlarga ega bo'lmagan hujjatlar GOST R 6.30-2003 ga muvofiq tuzilgan.

  • Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligi (har olti oyda bir marta yangilanadi).
  • Mehnat daftarchalarini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar (Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli qarori bilan tasdiqlangan).
  • Rossiya Federatsiyasi Hukumatining "Mehnat daftarchalarini yuritish to'g'risida" gi qarori (2003 yil 16 aprel).

Xodimni shtatga qabul qilish uchun zarur bo'lgan hujjatlar:

  • Pasport (ro'yxatdan o'tish va ro'yxatdan o'tkazish).
  • SNILS (pensiya sug'urtasi guvohnomasi).
  • Harbiy guvohnoma.
  • TIN (individual soliq raqami).
  • Tibbiy siyosat.
  • Mutaxassislik diplomi.

Kadrlar hujjatlarining ahamiyati shundaki, u yuridik ahamiyatga ega bo'lgan faktlarni ta'minlashga imkon beradi va xodim va menejerning huquq va majburiyatlarini aniq tartibga soladi.

Tashkilotning xususiyatlariga qarab, kadrlar hisobini yuritish uchun hujjatlar to'plami kengaytirilishi mumkin. Menejer kadrlar masalalarini hal qilishda mustaqil ravishda qabul qilishi mumkin qoidalar o'z vakolatlari doirasida mahalliy xususiyatga ega, agar ular qonun hujjatlariga zid bo'lmasa.

Tashkilotning xususiyatlariga qarab, kadrlar hisobini yuritish uchun hujjatlar to'plami kengaytirilishi mumkin.

2. Tashkilotning nizom hujjatlari tuzilishi kerak.

Ustavda direktorni ishga olish shartlari, direktorning ish shartlari, uning ish haqi miqdori, shuningdek ish jadvalini tasdiqlash tartibi aniq ko'rsatilishi kerak.

3. Menejerni ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak.

Menejerni ro'yxatga olish tashkilotda yaratilgan birinchi kadrlar buyrug'idir. Bu menejer o'z vazifalarini bajarishni boshlagan sanani ko'rsatadi.

4. Tashkilotning kadrlar ishlab chiqarishiga jalb qilingan kadrlar hujjatlari ro'yxatini tuzish kerak.

Bularga quyidagilar kiradi:

  • Tashkilotning ichki mehnat qoidalari.
  • Xodimlar tarkibi.
  • Kadrlar jadvali.
  • Xodimlarning ta'tillari jadvali.
  • Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilishni belgilaydigan hujjatlar.

Kerakli hujjatlar ro'yxati, shuningdek, mehnat shartnomalari, ish kitoblari va ularning harakatini qayd etish kitobi, ish vaqti jadvali, xodimlarning shaxsiy kartalari, kadrlar to'g'risidagi buyruqlar va ularni berish asoslari (arizalar, hisobotlar, aktlar, eslatmalar va boshqalar), ish haqini hisoblash va to'lash reestri, ish haqi varaqalari. , ish tavsiflari.

5. Xodimlarni yollash.

Har bir kelajakdagi xodimda hujjatlar to'plami bo'lishi kerak. Qolgan narsa - mehnat daftarchalarini, shaxsiy kartalarni to'ldirish va boshqa kadrlar hujjatlarini (ish haqi, ta'tillarni hisobga olish, kasallik ta'tillari, xizmat safarlari; xodimning shaxsiy ma'lumotlarini oshkor etmaslik to'g'risida shartnoma imzolash).

San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 419-moddasiga binoan, mehnat qonunchiligiga rioya qilmaslik 200 000 rubl miqdorida jarimaga tortiladi.

MChJda kadrlar hisobini yuritish juda nozik va mas'uliyatli masala. Sizning huquqlaringiz va xodimlarning huquqlariga rioya qilishga ta'sir qiluvchi ko'plab huquqiy xususiyatlar hujjatlarning to'g'ri aylanishiga va tanlangan xodimlarni ro'yxatga olish dasturiga bog'liq. Kadrlar to'g'risidagi barcha hujjatlar qonuniy kuchga ega va sudda ishlatilishi mumkin.

HR yozuvlarini o'rnatish zarurati unchalik qiyin ish emas, lekin yangi boshlanuvchilar uchun oson emas HR mutaxassislari. Balki siz HR bo'yicha yangi bosh mutaxassis yoki hatto HR tayinlangan buxgalter yoki ofis menejeri yoki yangi tadbirkorsiz. Agar sizda bu sohada tajribangiz kam bo'lsa, bizning yo'riqnomamiz sizga albatta yordam beradi. Hamma narsa bosqichma-bosqich, sodda va tushunarli, ayniqsa kadrlar biznesida yangi boshlanuvchilar uchun.

Xodimlar ishini yuritish - bu mehnat munosabatlarini hujjatlashtiradigan, xodimlarning mavjudligi va harakati to'g'risidagi ma'lumotlarni qayd etadigan faoliyat sohasi, buning natijasida kadrlar bilan ishlash tartiblari hujjatli shaklga ega bo'ladi. Deyarli har qanday kadrlar hujjati yuridik ahamiyatga ega. Yozma dalil sifatida foydalaniladigan kadrlar hujjatlari yordamida ish beruvchi o'z pozitsiyasini sudda isbotlashi mumkin.

Qadam 1. HR mutaxassisi uchun "ish joyi" ni tashkil qiling.

Buning uchun sizga kadrlar dasturi, normativ hujjatlar matnlari kerak bo'ladi oxirgi nashri va hujjatlar blankalari namunalari, ularni to'ldirish namunalari. Bularning barchasi sizning ishingizda kerak bo'ladi.

Ma'lumotnoma "adabiyoti" uchun eng yaxshi variant - bu Internetdagi xodimlar uchun resurslar, elektron kutubxonalar, elektron nashrlar - ularda siz kadrlar ishi uchun zarur bo'lgan ko'plab hujjatlar shakllarini va ularni to'ldirish namunalarini topasiz, bosqichma-bosqich mavjud. xodimlarning asosiy operatsiyalari, kitoblar, maslahatlar va boshqalar uchun tartiblar.

O'tkazish uchun dasturni sotib olish masalasini rahbariyat bilan hal qiling kadrlar yozuvlari. Bunday dasturlar ko'p, pullik va bepul va ularning ko'plari ixtisoslashgan va juda, juda qulay.

Ammo ko'pchilik kompaniyalar an'anaviy ravishda 1C da kadrlar hisobini yuritadilar. Gap shundaki, har qanday shaharda 1C qo'llab-quvvatlash bo'yicha mutaxassislar juda ko'p, ammo siz hamma joyda boshqa dasturlarni qo'llab-quvvatlovchi mutaxassislarni topa olmaysiz.

Qadam 2. Tashkilotning ta'sis hujjatlari bilan tanishish.

Kadrlar sohasidagi barcha hujjatlar kompaniyaning ta'sis hujjatlariga mos kelishi va ularga hech qanday zid bo'lmasligi kerak. Ustavda direktorni ishga olish va uning ish haqini belgilash tartibini, u bilan mehnat shartnomasi tuzilishi mumkin bo'lgan muddatni o'qing, Ustavda ba'zi o'ziga xos xususiyatlar belgilanishi mumkin. Ba'zan Nizomda asosiy boshqaruv xodimlarini yollash va ularga ish haqi tizimini o'rnatish tartibi, hatto tasdiqlash tartibi ham belgilanadi. xodimlar jadvali.

Qadam 3. Kompaniyangizda kadrlar hisobini yuritish uchun zarur bo'lgan hujjatlar ro'yxatini tuzing.

Majburiy hujjatlar tuzilishi va tasdiqlanishi kerak:

— ichki mehnat qoidalari (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 189, 190-moddalari);

— kadrlar bilan ta'minlash (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 15, 57-moddalari);

- ta'til jadvali (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 123-moddasi);

- xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini qayta ishlash va himoya qilish bo'yicha hujjatlar (xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini qayta ishlash tartibini, ularning ushbu sohadagi huquq va majburiyatlarini belgilovchi hujjat (agar bu ichki mehnat qoidalarida belgilanmagan bo'lsa), xodimlarning yozma roziligi. Shaxsiy ma'lumotlarni qayta ishlash va uchinchi shaxslarga o'tkazish, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 86-88-moddasi Federal qonun"Shaxsiy ma'lumotlar to'g'risida");

— mehnat shartnomalari(Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 16, 56-59, 67-moddalari);

— mehnat daftarchalari (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 65, 66-moddalari, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli "Mehnat kitoblari to'g'risida" gi qarori, Rossiya Mehnat vazirligining 10 oktyabrdagi qarori. , 2003 yil 69-son "Mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalarni tasdiqlash to'g'risida");

- mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar harakatini qayd etish kitobi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalari blankalarini tayyorlash va ularni ish beruvchilarga berish qoidalarining 40-41-bandlari). 2003 yil 16 aprel N 225, Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli "Mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha yo'riqnomani tasdiqlash to'g'risida"gi qarori);

- mehnat daftarchasi blankalari va undagi qo'shimchalarni hisobga olish uchun kirim va chiqim daftarchasi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalari blankalarini tayyorlash va ularni ish beruvchilarga berish qoidalarining 40-41-bandlari). 2003 yil 16 apreldagi N 225, Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 10.10.2003 yildagi N 69-sonli buyrug'i;

— vaqt jadvali (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 91, 99-moddalari);

- shaxsiy kartalar (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalari blankalarini tayyorlash va ularni ish beruvchilarga taqdim etish qoidalarining 12-bandi);

- buyruqlar: ishga qabul qilish, xodimlarga ta'tillar berish, xodimlarni ishdan bo'shatish, boshqa joyga ko'chirish, xizmat safarlari, tayinlash to'g'risidagi buyruqlar mas'ul shaxs mehnat daftarchalarini yuritish, hisobga olish va saqlash va boshqalar uchun (62, 68, 84.1, 193 va boshqalar. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi, mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash qoidalarining 45-bandi, mehnat daftarchasi shakllarini ishlab chiqarish va ularni taqdim etish ish beruvchilar, RF Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli qarori bilan tasdiqlangan);

— chiqarilgan buyruqlarning sabablari: eslatmalar, bayonotlar, aktlar, kelishuvlar va boshqalar (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 va boshqalar);

— ish haqi, ta’til to‘lovlari, foydalanilmagan ta’tillar uchun kompensatsiya, ishdan bo‘shatilganda to‘lovlarni hisoblash va to‘lash bilan bog‘liq bayonotlar, eslatmalar, hisob-kitoblar va boshqa hujjatlar;

— tasdiqlangan ish haqi varaqasi;

- yuridik shaxs, yakka tartibdagi tadbirkorni davlat nazorati (nazorati) organlari, shahar nazorati organlari tomonidan o'tkazilgan tekshirishlar jurnali ("Huquqlarni himoya qilish to'g'risida" gi 2008 yil 26 dekabrdagi 294-FZ-sonli Federal qonunining 16-moddasi 8-bandi. yuridik shaxslar Va yakka tartibdagi tadbirkorlar davlat nazorati (nazorati) va shahar nazoratini amalga oshirishda. Jurnalning shakli Rossiya Federatsiyasi Iqtisodiy rivojlanish vazirligining 2009 yil 30 apreldagi 141-son buyrug'i bilan tasdiqlangan.

Muayyan sharoitlarda majburiy bo'lgan kadrlar hujjatlari ham mavjud. Kompaniya uchun ixtiyoriy hujjatlardan qaysi biri tuzilishi kerakligini rahbariyat bilan tekshirishingiz kerak. Shu bilan birga, bosh direktordan Ichki mehnat qoidalari, boshqa mahalliy qoidalar va mehnat shartnomasi shakllarida qanday maxsus shartlarni ko'rishni xohlashini bilib oling. Agar menejer hujjatlarga ma'lum qoidalarni kiritishni xohlasa, biz ularning qonunga zidligini tekshiramiz.

Biz yuqoridagi barcha hujjatlarni tuzamiz va ularni bosh direktor bilan muvofiqlashtiramiz. Biz yakuniy variantlarni direktor bilan tasdiqlaymiz.

Qadam 4. Biz bosh direktorni ro'yxatdan o'tkazamiz.

Avvalo, biz direktorni ro'yxatdan o'tkazamiz. U birinchi xodim! Hujjatlar direktorning qaysi kundan boshlab ishlaganligini ko'rsatishi kerak.

Qadam 5. Biz shtat jadvalini, ichki mehnat qoidalarini va boshqa mahalliy normativ hujjatlarni tuzamiz.

Albatta, kompaniyada hali shtat jadvali, ichki mehnat qoidalari va boshqa mahalliy normativ hujjatlar mavjud emas. Keling, ularni tuzamiz. Biz bu hujjatlarning barchasini direktor bilan kelishib olamiz. Biz direktorning mulohazalari va istaklarini inobatga olamiz va ularning qonunga zidligini tekshiramiz. Direktor yuqoridagi hujjatlarning tayyor variantlarini tasdiqlaydi.

Shuni yodda tutingki, xodimlar jadvali birlashtirilgan shakl, va o'zboshimchalik bilan emas. Agar shtat jadvali bilan bog'liq qiyinchiliklar yuzaga kelsa, Internetda shtat jadvalini to'ldirish namunalarini, shtat jadvalini ishlab chiqish va tasdiqlashning bosqichma-bosqich tartibini, tematik seminarlarni va shtat jadvalidagi tegishli maslahat bo'limini ko'ring. Shuningdek, siz turli xil mahalliy normativ-huquqiy hujjatlarning namunalarini, ularni qabul qilishning bosqichma-bosqich tartiblarini, maslahatlashuvlarni, loyiha tuzish bo'yicha maslahatlarni va boshqalarni topishingiz mumkin.

Qadam 6. Biz mehnat shartnomasining standart shaklini ishlab chiqamiz.

Biz xodimlar bilan tuziladigan mehnat shartnomasi shaklini ishlab chiqmoqdamiz. Biz unga kompaniya uchun foydali va zarur bo'lgan barcha shart-sharoitlarni kiritamiz. Internetda mehnat shartnomasining yaxshi shablonlari va mehnat munosabatlarini ish beruvchi foydasiga qanday rasmiylashtirish mumkinligi bor”.

Qadam 7. Biz boshqa hujjatlarni ishlab chiqamiz.

Biz kelajakda kadrlar bilan ishlashimiz kerak bo'ladigan boshqa hujjatlarni tayyorlamoqdamiz: buxgalteriya daftarlari, ro'yxatga olish jurnallari, vaqt jadvallari, buyurtma blankalari, javobgarlik shartnomasi va boshqalar. "Hujjatlarning namunalari" maqolalarida siz ushbu shakllarni olishingiz mumkin. hujjatlar va ularni chop etish kerak bo'lsa, ularni to'ldirish namunalari bilan tanishib chiqing.

Qadam 8. Mehnat kitoblarini saqlash.

Biz rahbariyat bilan mehnat daftarchalarini kim yuritishi masalasini hal qilyapmiz. Ishchilar hali ishga olinmaganligi sababli, siz avval mehnat daftarchalarini yuritishingiz kerak bo'ladi. Biz mehnat daftarchalarini saqlash, saqlash, hisobga olish va berish uchun javobgarlikni o'z zimmamizga olish to'g'risida buyruq chiqaramiz. Keyinchalik, siz ushbu vakolatlarni qabul qilingan xodimlarga, shuningdek, buyurtma bo'yicha topshirishingiz mumkin.

9-qadam. Biz xodimlarni ishga ro'yxatdan o'tkazamiz.

Buni shu yerda ko'rishingiz mumkin. Ushbu bosqichda juda ko'p hujjatlarni rasmiylashtirish kerak: mehnat shartnomalari, ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruqlar, shaxsiy kartalar, mehnat daftarchalari, mehnat daftarchalari harakatini qayd qilish kitobi va boshqalar. Ushbu barcha hujjatlarning shakllari va namunalarini qidiring va Internetda ularni tayyorlash bo'yicha maslahatlar.

Yana uslubiy adabiyotlar va amaliy qo'llanmalar, ular ham xodimlar portallarida ochiq. Ushbu tartib-qoidani tugatganingizdan so'ng, ish kunlari sizni kutmoqda: vaqt jadvallari va ta'til jadvallarini yuritish, ta'tillarni qayta ishlash, xizmat safarlari va kasallik ta'tillari, rag'batlantirish, jarimalar, o'tkazish va ishdan bo'shatish va hokazo.

Mulkchilik shaklidan, faoliyati va xodimlar sonidan qat'i nazar, har qanday korxonada kadrlar ro'yxati zarur. Uning malakali va malakali boshqaruvi uchun siz yaxshi tushunchaga ega bo'lishingiz kerak mehnat qonuni, qonunchilikdagi o'zgarishlarni kuzatib borish va kadrlar ishini yuritish sohasida ko'nikmalarga ega bo'lish.

Xodimlar hisobi nima va u nima uchun kerak?

Har bir kompaniya faoliyatining ajralmas qismi kadrlar hisobidir. Bu tashkilot xodimlarining harakatini ro'yxatga olish, hisobga olish va monitoring qilish bo'yicha qonun bilan tartibga solinadigan ishni ifodalaydi.

Kadrlar faoliyati quyidagilarni ro'yxatga olishni o'z ichiga oladi:

  • xodimlarni qabul qilish;
  • ishdan bo'shatish;
  • gorizontal (bo'limlar o'rtasida o'tkazish) va vertikal (masalan, martaba o'sishi) harakatlar;
  • ish safarlari;
  • kasallik ta'tillari;
  • vaqt jadvali;
  • barglar (har qanday turdagi - yillik, to'lovsiz, homiladorlik uchun va boshqalar);
  • har bir xodim uchun shaxsiy kartalar va boshqalar.

HR buxgalteriyasi shuningdek quyidagilarni o'z ichiga oladi:

  • harbiy hujjatlarni yuritish;
  • mehnat munosabatlarini tartibga solish;
  • turli xil buyruqlar va ko'rsatmalarni yaratish va ro'yxatdan o'tkazish (masalan, ishga qabul qilish, xodimni mukofotlash va boshqalar);
  • mehnatni tashkil etish va boshqa masalalar.

Barcha hujjatlar faqat talab qilinadigan normalar va qoidalarga muvofiq tayyorlanadi. Ba'zi shakllar birlashtirilgan, boshqalari korxonaning o'zida o'rnatiladi.

Kadrlar hisobini vakolatli tashkil etish kompaniyaning ko'plab muammolari va vazifalarini hal qiladi. Albatta, minglab nuanslar mavjud, ammo har bir korxonaga tegishli bo'lgan asosiy fikrlar mavjud.

Xodimlar hisobini yuritishni qanday tashkil qilish va kimga topshirish kerak?

Buxgalteriya hisobini tashkil etishning bir necha usullari mavjud. Hamma narsa faqat korxonaning xususiyatlariga va menejer qanday tanlov qilishiga bog'liq. Eng keng tarqalgan variantlar:

Agar kompaniyada ko'p odamlar ishlayotgan bo'lsa, butun HR bo'limini yarating

Va xodimlar kichik bo'lsa, siz bitta mutaxassisni yollashingiz mumkin. Bu usulning afzalliklari shundaki, ish boshqaruvchi tomonidan o'ziga yoqqan tarzda tashkil qilinadi va o'z tamoyillari bo'yicha tartibga solinadi va boshqariladi.

Kamchiliklari ham bor: ishga qabul qilinayotgan mutaxassisning professionalligini tekshirish qiyin, shuning uchun to'liq malakali bo'lmagan kadrlar bo'limi xodimining ishga olinishi xavfi mavjud.

Siz o'qitishga vaqt va pul sarflashingiz yoki boshqa xodim izlashingiz kerak bo'ladi.

Buxgalteriya hisobini tashkil etishning ushbu variantining afzalliklari shundaki, agar biror kishi tavsiya etilsa, u holda (ehtimol) u haqiqatan ham ishni bajaradi, ya'ni u ishda sinovdan o'tgan. Albatta, ish sharoitlari har ikki tomonga ham mos kelishi uchun bunday kadrlar bo'limi xodimi bilan muhokama qilinishi kerak.

HR masalalarini buxgalter yoki yaxshi kotibga ishonib topshiring

Taroziga soling: Bu vaqt va pulni tejaydi. Ya'ni, kadrlar bo'limi xodimini tanlashning hojati yo'q va yozuvlarni yuritish uchun hech qanday xarajatlar yo'q.

Kamchiliklari: ushbu usulni tanlashda asosiy muammo - bu xodimlarning ishlashi qo'shimcha ish asosiysidan keyin, bu xatolar, o'tkazib yuborilgan, bo'shliqlar va asosiy yo'qligiga olib keladi zarur hujjatlar. Va, albatta, bu erda kadrlar yozuvlari mavzusidagi kasbiy bilimlar muhimdir. Va agar xuddi shu kotibda ular bo'lsa, unda bu holda asoratlar xavfi minimallashtiriladi. Va aksincha.

HR yozuvlarini autsorsing tashkilotiga ishonib topshiring

Yaxshi: barcha xodimlar faoliyati shartnoma asosida bunday mas'uliyatni o'z zimmasiga oladigan autsorsing kompaniyasining yelkasiga tushadi. Kadrlar masalalari bo'yicha doimiy, uzluksiz yordam ko'rsatilishi bilan bir qatorda, ushbu usulni tanlash xarajatlarni sezilarli darajada kamaytiradi.

Kamchiliklari: siz yaxshi tashkil etilgan, jiddiy kompaniyani tanlashingiz kerak, shuningdek, o'zaro aloqani o'rnatishingiz, ofisdan tashqarida ishlaydigan mutaxassislar bilan ishlash kontseptsiyasini yaratishingiz kerak.
Menejer har bir usulning ijobiy va salbiy tomonlarini hisobga olgan holda, kadrlar hisobini yuritish uchun unga eng qulay va mos usulni tanlashi kerak.

Xodimning mehnat funktsiyalari

Kadrlar bo'limi xodimiga yo'riqnoma va mehnat shartnomasiga muvofiq quyidagi majburiyatlar yuklanadi:

Bu kadrlar bo'yicha xodimning majburiyatlarining to'liq bo'lmagan ro'yxati; Yuqoridagilardan ko'p (yoki kamroq) bo'lishi mumkin, ammo bular HR mutaxassisi ega bo'lishi kerak bo'lgan ko'nikma va qobiliyatlardir.

Kadrlar yozuvlari: qanday hujjatlar kerak?

Odatda, har bir korxonada xodimlarga tegishli quyidagi turdagi hujjatlar bo'lishi kerak:

  • ma'muriy (shaxsiy va ishlab chiqarish buyurtmalari);
  • mehnat faoliyatini tasdiqlash;
  • ma'lumot va hisoblash;
  • ichki yozishmalar;
  • nazorat va ro'yxatga olish jurnallari.

Ba'zi kadrlar hujjatlari majburiy korxonada bo'lishi kerak. Bularga quyidagilar kiradi:
PVTR (ichki mehnat qoidalari);

Barcha hujjatlar ma'lum yillar davomida saqlanadi. Tartibga solindi:

  • Mehnat kodeksining moddasi yoki bo'limi;
  • Davlat statistika qo'mitasining qarori;
  • Federal qonun va boshqa normativ hujjatlar.

Agar biror narsa (ko'rsatmalar, buyurtmalar va boshqalar) mavjud bo'lmasa, unda sizga kerak bo'ladi bu fakt tuzatish uchun. Umuman olganda, HR menejeri ishining tamoyillaridan biri o'z vaqtida ishlashdir. Bu kundalik ishni ancha osonlashtiradi va hatto beradi yuridik kuch ba'zi harakatlar. Hozirgi ishlarni e'tiborsiz qoldirmaslik juda muhimdir. Aks holda, ular qor to'pi kabi o'sishga moyildirlar.

Kadrlar hisobini tashkil etish: uni qanday saqlash kerak, qaerdan boshlash kerak?

Kadrlar bo'limi xodimi sifatida yangi lavozimga joylashib, birinchi navbatda majburiy hujjatlarni tekshirishingiz kerak. Agar ro'yxatdagi ba'zi muhim hujjatlar yo'qligi aniqlansa (va bu sodir bo'lsa), ularni tiklash kerak. Albatta, bunday ishlarni bir kunda amalga oshirish mumkin bo'lmaydi.

Shuning uchun siz eng muhim pozitsiyalarni ajratib ko'rsatishingiz va ulardan boshlashingiz kerak. Dizaynning mavjudligi va to'g'riligini tekshiring (va tuzatish yoki yozish kerak bo'lsa yangi hujjat): shtat jadvali, ta'til jadvali, mehnat shartnomalari, buyruqlar, mehnat daftarchalari.

Mehnat shartnomalari va xodimlarga buyurtmalar jurnallarini yuriting. Mehnat daftarchasini yarating. Shaxsiy kartalarni tushunish (T-2). Mahalliy qoidalar bilan ishlash.
Asosiysi, barcha joriy hujjatlarni o'z vaqtida to'ldirish. Mehnat kodeksi va ish yuritish qoidalariga asoslangan ish. Va kadrlar yozuvlarini yo'q qilmang. Ularni saqlash muddati Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan ("Ro'yxat ..." 10.06.2000 yil).

Mehnat munosabatlarining shaffofligi uchun barcha buxgalteriya hujjatlari zarur. Kadrlar tizimi tashkilot xodimlarining barqarorligini ta'minlaydigan me'yorlar va tamoyillarni belgilaydi va ma'muriyatlar yaratadi qulay sharoitlar xodimlarni boshqarish uchun.

Buxgalteriya hisobini avtomatlashtirish - 1C: dastur bilan ishlashning afzalliklari

Kadrlar hisobini yuritish, ayniqsa yirik kompaniyada, nihoyatda mas'uliyatli va ulkan ishdir. Ammo bu erda xatolarga yo'l qo'yilmaydi! Ammo bugungi kunda kadrlar bo'limi xodimlarining faoliyatini avtomatlashtirish usuli mavjud bo'lib, u bo'lim ishini sezilarli darajada osonlashtiradi va soddalashtiradi, faoliyatni soddalashtiradi, xatolar xavfini sezilarli darajada kamaytiradi.

1C dasturidan foydalanib, siz qonuniy talablarga muvofiq yozuvlarni saqlashingiz mumkin. Ma'lumotlar bazasi xavfsiz saqlashni ta'minlaydi zarur ma'lumotlar xodimlar tomonidan. U to'planganda, ishni tahlil qilish va yangi yo'nalishlarni ishlab chiqishda yordam beradigan turli xil hisobotlarni yaratish mumkin bo'ladi. Masalan, hisobotlar quyidagicha bo'lishi mumkin:

  • kadrlar almashinuvi darajasi;
  • kadrlar statistikasi;
  • ishchilar harakati va boshqalar.

Dastur xodimlarni hisobga olishning deyarli barcha muammolari va vazifalarini hal qilishga yordam beradi. 1C tufayli korxona rahbari ma'lum bo'limdagi ishlarning holati to'g'risida ma'lumot olish, tahlil qilish va to'g'ri boshqaruv qarorlarini qabul qilish imkoniyatiga ega. Avtomatlashtirish, shuningdek, bir nechta kompaniya xizmatlari (buxgalteriya hisobi, kadrlar, ish haqi bo'limi) faoliyatini sinxronlashtirishga imkon beradi, bu ish samaradorligini oshiradi, shuningdek, ish haqini o'z vaqtida to'lash uchun barcha sharoitlarni yaratadi.

Qanday psixologik xizmatlar kerak bo'lishi mumkin? Ushbu maqola sizga testlarning barcha sirlari haqida gapirib beradi.

Soliq tekshiruvini o'tkazish uchun maqolani o'qing: soliq tekshiruvi bo'yicha mutaxassisni tanlashning barcha sirlari.

Xulosa

Shunday qilib, xulosa qilish uchun biz quyidagilarni ta'kidlashimiz mumkin:

  • Kadrlar yozuvlari har qanday korxonaning eng muhim qismidir.
  • Buxgalteriya hisobini tashkil etishning bir necha usullari mavjud. Tanlov rahbarga bog'liq.
  • Xodimning mehnat majburiyatlari ko'rsatmalar va mehnat shartnomasi bilan belgilanadi.
  • Har bir kompaniyada bo'lishi kerak bo'lgan kadrlar ishi bilan bog'liq hujjatlar ro'yxati mavjud. Va siz ushbu hujjatlarni tekshirish orqali kadrlar bo'limidagi karerangizni boshlashingiz kerak.
  • Agar u avtomatlashtirilgan bo'lsa, yozuvlarni saqlash ancha osonlashadi.

Kadrlar hisobi oddiy va asosiy hisoblanadi samarali ish har qanday korxona. Shuning uchun uni boshqarishga to'liq mas'uliyat bilan yondashish kerak.

Maqolada biz sizga kotib qanday qilib kelajakdagi kadrlar bo'limi va kadrlar bo'yicha hujjatlar arxivi uchun poydevor qo'yishi, kadrlar hisobini yuritish bo'yicha o'z mas'uliyatini qanday rasmiylashtirishi va unga rioya qilish kerakligini aytib beramiz. minimal talab qilinadi mehnat qonunchiligi standartlari.

KOTIB-KADRLAR BO'YICHA O'ZBEKISTON IQTISODIYoTI: MAS'ULOTLARNI TA'YoLASH

San'atning birinchi qismiga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 60.2-moddasiga binoan, xodimga mehnat shartnomasida ko'zda tutilmagan qo'shimcha majburiyatlarni faqat qo'shimcha haq to'lash uchun belgilash mumkin.

Siz kotibni yangi mas'uliyat bilan "hursand qila olmaysiz". Ularning topshirilishi buyruq bilan rasmiylashtiriladi. Bundan tashqari, ikkita buyurtma tayyorlashni tavsiya qilamiz. Birinchisida (tashkiliy) kadrlar hisobini yuritish uchun mas'ul bo'lgan xodimni tayinlash kerak (1-misol).

Ikkinchisida (xodimlar uchun) - mas'uliyatni belgilang, to'lov miqdorini belgilang va xodimning roziligini bering (2-misol). Ushbu buyruqlar shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, ammo ulardagi shaxsiy ma'lumotlarning "vazn toifalari" nomutanosibdir: xodimning kadrlar hisobi bilan shug'ullanishi sir emas (boshqalardan yashirish dargumon), lekin uning miqdori. to'lov - bu begonalar bilishi shart bo'lmagan maxfiy shaxsiy ma'lumotlar. Ikkala buyruq ham bir kunda chiqariladi.

XODIMLAR UCHUN MAJBURIY HUJJATLAR

Har bir tashkilotda bo'lishi kerak bo'lgan hujjatlar mavjud - har qanday audit birinchi navbatda ularni talab qiladi. Agar endi kotib kadrlar hisobi uchun mas'ul bo'lsa, unda bu majburiy yollash imkon qadar tezroq ta'minlanishi kerak. Biz ushbu hujjatlar ro'yxatini tushuntirishlar bilan jadval shaklida taqdim etamiz. Biz hujjatlarni raqamlamaymiz - ularning majburiy tabiati darajasi bir xil va eng yuqori.

Ushbu ro'yxat to'liq emas. Shunday qilib, agar tashkilotning asosiy faoliyati ishlab chiqarish bo'lsa, unda smena jadvalini ishlab chiqish, ishlab chiqarish standartlarini, lavozimlar va kasblar ro'yxatini tasdiqlash kerak bo'ladi. zararli sharoitlar mehnat, huquq beruvchi ish qo'shimcha ta'til, va bu hammasi emas. Faqatgina, ushbu hujjatlar endi unga biriktirilgan kadrlar bo'limi xodimi mas'uliyati bo'lgan kotib tomonidan emas, balki mehnat iqtisodchisi va mehnatni muhofaza qilish bo'yicha mutaxassisni o'z ichiga olgan butun jamoa tomonidan ishlab chiqilishi kerak.

Kotib barcha sanab o'tilgan LNAlarni mustaqil ravishda ishlab chiqishi mumkinmi? Ehtimol, ha. Lekin bu yolg'iz emas, balki bosh buxgalter yoki tashkilot rahbari bilan tandemda yaxshiroqdir. Bu, birinchi navbatda, ishchilarga haq to'lash tartibini belgilaydigan LNAlarga tegishli.

SHAXSIY MA'LUMOTLARNI HIMOYA BO'YICHA HUJJATLAR

Ish beruvchi 152-FZ-sonli Federal qonuniga muvofiq xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarining xavfsizligini ta'minlashi shart. Shaxsiy ma'lumotlar to'g'risidagi qoidalarni tasdiqlash etarli emas.

Qo'shimcha talab qilinadi:

Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini qayta ishlash uchun yozma ruxsati;

Hamkasblarining shaxsiy ma'lumotlarini qayta ishlovchi xodimlarning ularni oshkor etmaslik bo'yicha yozma majburiyatlari;

Shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlarni saqlash uchun maxsus rejim.

Agar siz qonun xatiga qat'iy rioya qilsangiz, avval xodim o'z shaxsiy ma'lumotlarini qayta ishlashga ruxsat berishi kerak va shundan keyingina ishga joylashish uchun ariza topshirishi kerak. Bu ixtiyoriy masala, lekin amalda ruxsatsiz ishga kirish mumkin emas. Shuning uchun bunday ruxsat tashkilotning barcha xodimlariga istisnosiz beriladi. Buning uchun belgilangan shakl yo'q, lekin siz 3-misoldan foydalanishingiz mumkin.

Hamkasblarning shaxsiy ma'lumotlari odatda xodimlarni hisobga olish uchun mas'ul kotib va ​​bosh buxgalter tomonidan qayta ishlanadi. Ular xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlarni oshkor qilmaslik majburiyatini olishlari kerak (4-misol).

KODLAR UCHUN BUYURUMLAR

Rahbarning kadrlar bo'yicha boshqaruv qarorlarini aks ettiruvchi asosiy hujjat - bu buyruq. Buyruqlar qabul qilish va ishdan bo'shatish, ta'til va lavozimni oshirish, mas'uliyatni belgilash va xizmat safari bo'yicha topshiriqlarni rasmiylashtiradi. Shuning uchun kadrlar bo'limida va arxivda kadrlar bo'yicha buyruqlar markaziy o'rinni egallaydi.

Xodimlar uchun buyurtmalarning eng keng tarqalgan turlari tayyor shakllarga ega, ularni kadrlar bo'limi xodimi faqat to'ldirishi kerak:

Xodimni ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruq (birlashtirilgan shakl No T-1 *);

Xodimni boshqa ishga o'tkazish to'g'risida (shakl No T-5*);

Xodimga ta'til berish to'g'risida (shakl No T-6 *);

Xodim bilan mehnat shartnomasini bekor qilish (bekor qilish) to'g'risida (ishdan bo'shatish) (shakl No T-8 *);

Xodimni xizmat safariga jo'natish to'g'risida (shakl No T-9*);

Xodimlarni rag'batlantirish to'g'risida (shakl No T-11 *).

Rossiyadagi kadrlar bo'limi xodimlarining aksariyati birlashtirilgan shakllardan foydalanadilar: kadrlar bo'limi xodimlarining o'zlari, xodimlar va (eng muhimi) Davlat mehnat inspektsiyasi (GIT) inspektorlari ularga o'rganib qolgan. Hujjatlarning yagona shakllaridan foydalanish to'g'risidagi qaror buyruqda qayd etilishi kerak (5-misol).

O'z hujjat shakllarini ishlab chiqishni g'ildirakni qayta ixtiro qilish bilan solishtirish mumkin. Ammo agar istak bo'lsa, unda ishlab chiqilgan shakllar bo'lmasligi kerak kamroq ma'lumot Davlat statistika qo'mitasi tomonidan tasdiqlanganidan ko'ra.

Birlashtirilgan buyurtma shakllari xodimlar bo'yicha kotibga xodimlarning standart harakatlarini rasmiylashtirish uchun etarli. Ammo xodimlar uchun boshqa buyruqlar mavjud: ular asosiy faoliyat turlari bo'yicha buyruqlar shaklida tuziladi va hech qanday yagona shaklga ega emas. Masalan, kadrlar hisobini yuritish bo'yicha mas'uliyatni belgilaydigan buyruq (2-misolga qarang). Familiyani o'zgartirish, ko'paytirishni belgilash, ta'tilni bekor qilish yoki kechiktirish to'g'risida buyruq ham bo'lishi mumkin. Asosiy faoliyat uchun buyruq shaklida tuzilgan ushbu hujjatlar xodimlar uchun buyurtmalar bo'lib qoladi: ular shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va xodimlar uchun buyurtmalar uchun belgilangan muddatlarda saqlanadi.

Xodimlar uchun buyurtmalarni saqlash. Tashkilot mavjudligining birinchi kunidan boshlab xodimlar uchun buyurtmalar asosiy faoliyat uchun buyurtmalardan ajratilishi kerak. Buning sababi, birinchi navbatda, turli atamalar saqlash San'atning "a" bandiga muvofiq. 19 Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantirilgan, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati (Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 08/25-sonli 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. 02/16/2016; bundan keyin 2010 yil ro'yxati deb yuritiladi) asosiy faoliyat uchun buyurtmalar doimiy ravishda saqlanadi. Xodimlar uchun buyurtmalar - 5 yil (2010 yil Ro'yxatining "b" (2) bandi) yoki 50 yil (2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Arxiv ishi to'g'risida" Federal qonunining 22.1-moddasi 2-bandi. Rossiya Federatsiyasi", ed. 2017 yil 18 iyundagi; bundan keyin 125-FZ-sonli Federal qonuni deb yuritiladi).

Ikkinchidan, tashkilot tugatilgandan so'ng, xodimlar to'g'risidagi buyruqlar davlat saqlashiga o'tkaziladi. Asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar Rossiya Federatsiyasining Arxiv fondini qiziqtirishi ehtimoli juda past, shuning uchun ular yo'q qilinadi.

Ishlarni shakllantirishning nuanslari. Xodimlar uchun buyurtmalar kalendar yil davomida hollarda shakllantiriladi. Kamida ikkita holat bo'lishi kerak: birinchisi - saqlash muddati 5 yil, ikkinchisi - 50 yil. Kelajakda, xodimlarga buyurtmalar ko'proq bo'lsa, holatlar soni ham ortadi. Masalan, alohida ishlar shakllantiriladi: "Yillik haq to'lanadigan ta'til berish to'g'risidagi buyruqlar", "Xodimlarni ishga qabul qilish, ishdan bo'shatish, boshqa joyga o'tkazish to'g'risidagi buyruqlar", "Ota-onalik ta'tilini berish to'g'risidagi buyruqlar" va boshqalar. Biroq, tashkilot faoliyatining birinchi yillarida buyurtma mavzulari oralig'i odatda juda xilma-xil emas, shuning uchun siz ikkita narsa bilan shug'ullanishingiz mumkin:

1-holat - yillik to'lanadigan ta'til, talabalar ta'tilini berish to'g'risidagi buyruqlar, intizomiy jazolar, qisqa muddatli xizmat safarlari haqida (saqlash muddati - 5 yil);

2-holat - qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish, bonuslar, ota-ona ta'tilini berish, ish haqisiz ta'til (saqlash muddati - 50 yil) to'g'risidagi buyruqlar.

MEHNAT SHARTNOMALARI, SHAXSIY KARTOTLAR, MEHNAT OSHIBLARI

Xodimlarning mehnat shartnomalari, ularning shaxsiy kartalari va mehnat daftarchalari kadrlar bo'limi xodimining ish stoli hujjatlari hisoblanadi. Biz ular haqida "Kadrlar bo'yicha majburiy hujjatlar" bo'limida gapirmadik, chunki bu mahalliy qoidalar emas, balki har bir xodimga shaxsan tegishli bo'lgan hujjatlar. Ularning barchasi talab qilinadi:

Mehnat shartnomasi - San'atga muvofiq. 56 Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi;

Mehnat daftarchasi - mehnat daftarchalarini yuritish qoidalariga muvofiq;

Xodimning shaxsiy kartasi - uni saqlash zarurati mehnat daftarchalarini yuritish qoidalarining 12-bandida ko'rsatilgan.

Xodimning tashkilotga kirishi bilan bir vaqtning o'zida shaxsiy karta (birlashtirilgan shakl No T-2) yaratiladi. Unda xodimning shaxsiy ma'lumotlari, uning tashkilotdagi harakatlari, ta'tillari, mukofotlari va boshqalar haqidagi barcha ma'lumotlar mavjud.

Mehnat shartnomasi, shaxsiy karta va mehnat daftarchasi xodimning tashkilotdagi butun faoliyati davomida amal qiladigan hujjatlardir. Agar xodim tashkilotda 20 yil ishlagan bo'lsa, uning mehnat shartnomasi, mehnat daftarchasi va shaxsiy kartasi 20 yilga o'tkazilishi mumkin. Ular faqat xodim ishdan bo'shatilgandan keyin ofis ishi bilan yopiladi.

Ushbu uchta hujjat haqiqiy bo'lsa-da, ular xodimlar bo'limi xodimi tomonidan saqlanadi va shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar sifatida saqlanadi (quyida bu haqda batafsilroq).

Ish yuritish bilan yopilgan mehnat shartnomalari va shaxsiy kartochkalar saqlash uchun xodimlar arxiviga yuboriladi. Ish daftarchalari ishdan bo'shatilgandan keyin xodimlarga qaytariladi. Albatta, turli sabablarga ko'ra ishdan bo'shagan xodim mehnat daftarchasini olmagan holatlar mavjud - bu vaqti-vaqti bilan sodir bo'ladi. Shuni esda tutish kerakki, mehnat daftarchasi qaytarilishi kerak bo'lgan hujjatdir va xodim (yoki uning qarindoshlari) nazariy jihatdan ushbu hujjatni saqlashning butun muddati davomida talab qilishi mumkin va muddati 50 yil (22.1-moddaning 2-bandi). 125-FZ-sonli Federal qonuni). Shuning uchun, unutilgan mehnat daftarlari hech qanday sharoitda birlashtirilmaydi.

Ishlarni shakllantirishning nuanslari. "Ishdan bo'shatilgan ishchilarning mehnat shartnomalari" va "Ishdan bo'shatilgan ishchilarning shaxsiy kartochkalari" deb nomlangan arxiv shakllaridagi mehnat shartnomalari va shaxsiy kartalar. Ushbu fayllar jildlarga bir xil tarzda shakllantiriladi: birinchi navbatda ishdan bo'shatilgan yil bo'yicha, keyin esa alifbo tartibida sobiq xodimlarning ismlari bo'yicha.

KADRLAR HAQIDAGI HUJJATLAR ARXIVI: POYDAQ QUYISH

San'atga muvofiq. 125-FZ-sonli Federal qonunining 17-moddasi, tashkilot hujjatlarni xodimlarga saqlashga majburdir. Kotib kadrlar bo'limi xodimining vazifalarini qo'shimcha ravishda bajaradi, albatta, u xodimlar arxivini to'liq yurita olmaydi. Keyinchalik, tashkilot kadrlar bo'limiga aylanganda, mutaxassislar bu bilan shug'ullanadilar. Ammo unga qadar kotib majburiy minimal talablarga rioya qilishi kerak:

Ish yuritishda tugallangan kadrlar hujjatlari uchun maxsus saqlash rejimini ta'minlash (bu kelajakdagi arxivning asosidir);

Saqlash muddatlariga muvofiq fayllarni yil bo'yicha shakllantiring;

Xodimlar uchun ish inventarlarining yillik bo'limlarini tuzing.

  • Biz hujjatlarni saqlash uchun maxsus rejimga rioya qilamiz, unda shaxsiy ma'lumotlar mavjud. Maxsus rejim ruxsatsiz shaxslarning ularga kirishini istisno qilishni nazarda tutadi. Agar ofis maydonining har bir metri oltinga teng bo'lsa va arxivning o'zi hali ham kichik bo'lsa, kalit bilan qulflangan oddiy metall shkaf saqlash funktsiyalarini bajarishi mumkin. Ushbu mebel arzon, kam joy egallaydi va o'z vazifasini mukammal bajaradi. Xodimlarning joriy hujjatlari, shu jumladan mehnat daftarchalari ham unda saqlanishi kerak, chunki bu hujjat qat'iy hisobot(Mehnat daftarchalarini yuritish qoidalarining 42-bandi). Kabinetning bir nechta kalitlari bo'lishi kerak: biri kotib uchun, ikkinchisi, masalan, bosh buxgalter uchun.
  • Biz ishlarni yil bo'yicha shakllantiramiz. Saqlash muddatlariga muvofiq fayllarni yil bo'yicha tartibga solish haqida yuqorida gaplashdik. Xuddi shu tarzda, xodimlar uchun buyruqlar va ishdan bo'shatilgan ishchilarning hujjatlari (mehnat shartnomalari va shaxsiy kartalar) bilan fayllar shakllantiriladi.
  • Biz xodimlar uchun ishlarning inventarizatsiyasini tuzamiz. Kadrlar ishini inventarizatsiya qilishga kelsak, u Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa hujjatlarni davlat organlarida, mahalliy davlat hokimiyati organlarida va boshqa hujjatlarni saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalarining 4.12-bandiga muvofiq amalga oshirilishi kerak. tashkilotlar (Rossiya Madaniyat vazirligining 31.03.2015 yildagi 526-son buyrug'i bilan tasdiqlangan). Shuningdek, ular ushbu hujjatning shaklini taklif qilishadi (15-ilova) (6-misol). Kadrlar ishining inventarizatsiyasini to'ldirish qoidalari paragraflarda aniq tasvirlangan. "Inventarizatsiyani tuzish va rasmiylashtirish" 8-bo'limining 8.1-8.4. Uslubiy tavsiyalar“Boshqaruv hujjatlarini doimiy saqlash va xodimlar tomonidan tashkil etish”2. Keling, ularni umumlashtiramiz:

Inventarizatsiyaning yillik bo'limi O'tkan yili har yili tuziladi;

Inventarizatsiyaning barcha yillik bo'limlari kadrlar ishlarining bitta inventarini tashkil qiladi;

Inventarizatsiyadagi ishlarni raqamlash uzluksiz bo'lib, 1-sonli yozuvdan 9999-sonli yozuvgacha bo'lgan barcha yillik bo'limlardan o'tadi (agar 2015 yil uchun yillik bo'lim 13-son bilan tugagan bo'lsa, 2016 yil uchun inventarizatsiyaning yillik bo'limi No bilan boshlanadi. 14);

Har bir saqlash birligi o'z seriya raqami bo'yicha inventarizatsiyaga kiritiladi; saqlash birligi - 1 hajm; hajmda 250 varaqdan ko'p bo'lmagan hujjatlar bo'lishi kerak;

Biznes inventarizatsiyasining har bir yillik bo'limi Bosh direktor tomonidan tasdiqlanadi.

Kadrlar hisobini tashkil etish va yuritish kadrlar xizmati xodimlarining bevosita mas'uliyati hisoblanadi. Yaratilish holatlarida yangi tashkilot, eski yoki boshqa qayta tashkil etish variantlarini o'zgartirish, rahbariyat va kadrlar bo'limi ishning asosiy jihatlarini bilishi kerak: xodimlarni o'qitish va qidirish, xodimlarni yollash, o'tkazish va ishdan bo'shatish, shuningdek arxiv va operativ saqlash qoidalari hujjatlardan.

Kadrlar ishini yuritishni vakolatli tashkil etish kompaniya barqarorligining asosi sifatida

Har qanday tashkilot, mulkchilik shaklidan qat'i nazar, xodimlarga ega. U hajmi va tarkibi, bajariladigan funktsiyalari va malaka darajasi bilan farqlanadi. Kadrlar bo'limining vazifasi korxona xodimlari bilan bog'liq barcha masalalar va muammolarni imkon qadar tez va malakali hal qilishni ta'minlashdir.

Tashkilotning barqaror ishlashi bevosita uning xodimlariga bog'liq. Kadrlar xizmatining asosiy vazifasi xodimlarni malakali va o'z vaqtida tanlash, kadrlar hisobini qonun hujjatlariga muvofiq yuritish va hujjatlarni arxivga o'z vaqtida taqdim etishdan iborat. Bu har qanday korxonaning barqaror ishlashi uchun asosdir.

Xodimlarni inson resurslari bilan ishlashga o'rgatish

Kadrlar ishini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar kadrlar bo'yicha mutaxassislar uchun kasbiy tayyorgarlik zarurligini aniq ko'rsatib beradi. Biroq, amalda ko'pincha kerakli profildagi ishchilarni tayyorlash muammosi mavjud.

Oliy va oʻrta maxsus ta'lim muassasalari ular "kadrlar ishini yuritish" kabi tor malakaga ega bo'lgan mutaxassislarni tayyorlamaydilar. Trening odatda saytda yoki maxsus kurslarda o'tkaziladi. Shuningdek, mentorlik orqali xodimni bevosita ish joyida o'qitish mumkin.

Xodimlar ishini yuritish quyidagi yo'llar bilan mutaxassislarni tayyorlashni o'z ichiga oladi:

  • ikkinchi oliy ma'lumot asosida qayta tayyorlash;
  • tegishli sohada oliy ma'lumot olish, masalan, "hujjatlarni boshqarish", "huquq", "xodimlarni boshqarish", "axborot xavfsizligi";
  • ixtisoslashtirilgan uzoq muddatli kurslarda (kamida uch oy) o'qish, keyin imtihon topshirish;
  • muntazam kasbiy o'sish kuzatilgan amaliy ish.

Kadrlar xizmati ishini tartibga soluvchi me'yoriy hujjatlar

Kadrlar bo'limining faoliyati va umumiy tashkilot HR yozuvlarini boshqarish amaldagi qonunchilik va ichki me'yoriy hujjatlarga juda bog'liq. Bu xususiyat bilan ishlashning nuanslari bilan bog'liq katta raqam ko'pincha maxfiy bo'lgan shaxsiy hujjatlar.

Kadrlar xizmatida ish yuritish quyidagi hujjatlar bilan tartibga solinadi:

  • Konstitutsiya, fuqarolik va Mehnat kodeksi, shuningdek, qisman jinoiy va oilaviy;
  • xodimlar bilan ishlash bilan bog'liq masalalarda tashkilotning profili to'g'risidagi qonun hujjatlari;
  • mahalliy qoidalar;
  • federal darajadagi turli tasniflagichlar, qoidalar va ko'rsatmalar;
  • ichki me'yoriy hujjatlar, masalan, kadrlar hisobini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar;
  • rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari.

Kadrlar xizmati xodimlari me'yoriy hujjatlar va birinchi navbatda Mehnat kodeksi talablariga qat'iy rioya qilishlari shart.

Xodimlarni qidirish va hujjatlashtirish

Kadrlar hisobini yuritish xodimlarni qidirish va ro'yxatga olishdan boshlanadi. Avvalo, siz yangi xodimlarni topish variantlari haqida qaror qabul qilishingiz kerak. Ular orasida quyidagilar ajralib turadi:

  • bandlik agentliklari va byurolari;
  • bandlik;
  • mehnat yarmarkalari;
  • ta'lim muassasalari;
  • turli manbalar bo'yicha ish taxtalari va rezyumelar;
  • boshqa tashkilotlar;
  • tanishlar va do'stlar.

Xodimlarni qidirishning barcha variantlari o'zlarining afzalliklari va kamchiliklariga ega.

Ariza beruvchi topilgach, u bilan suhbat o'tkaziladi. Uning borishini hujjatlashtirish tavsiya etiladi: bu ishga qabul qilish yoki rad etish haqida asosli qaror qabul qilishni osonlashtiradi. Ikkinchi holda, shaxs besh ish kuni ichida sababi to'g'risida yozma ravishda xabardor qilinadi. Agar ariza beruvchi bo'sh lavozimga mos bo'lsa, u ro'yxatga olinishi kerak. Bu erda ma'lum bir xodim uchun ro'yxatdan o'tish boshlanadi.

  • mehnat shartnomasini tuzish;
  • qabul qilish to'g'risidagi buyruqni chiqarish;
  • yangi xodim yoki uning tashkiloti;
  • shaxsiy kartani ro'yxatdan o'tkazish;
  • agar u tashkilotda qabul qilingan bo'lsa - shaxsiy faylni ochish;
  • ichki bo'lim xodimi tomonidan tanishish va imzolash normativ hujjatlar va ko'rsatmalar.

Kadrlar yozuvlari (shaxsiy kartalar, shtat jadvali)

Kadrlar hisobini yuritish buxgalteriya hujjatlarini, xususan, shtat jadvallari va shaxsiy kartalarni majburiy tayyorlashni talab qiladi. Ushbu hujjatlar barcha mulk shaklidagi tashkilotlar uchun majburiydir.

Xodimlar va raqamlar joriy bo'lishi va tashkilot ehtiyojlariga javob berishi kerak. Unda barcha lavozimlarning nomlari, ma'lum bir davr uchun bo'sh ish o'rinlarini ko'rsatadigan stavkalar soni mavjud.

Shaxsiy kartalar - bu haqida qisqacha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona hujjatlar mehnat faoliyati xodim va Shaxsiy ma'lumot. Ular qat'iy buxgalteriya hisobi va maxsus shartlar shikastlanish va o'g'irlikni oldini oladigan joylarda saqlash.

Xodimlar uchun buyurtmalar, farqlar va dizayn xususiyatlari

Kadrlar ishida umumiy ish yuritish asosan rahbariyatning buyruq va ko'rsatmalarida ifodalanadi. Ushbu hujjatlar alohida xodimlarga ham, umuman barcha xodimlarga ham tegishli bo'lishi mumkin. Ular dizayn va amalga oshirish xususiyatlarida farqlanadi.

Xodim bilan muayyan harakatlarga oid ko'pgina buyruqlar va ko'rsatmalar yagona shaklga ega. Ular barcha manfaatdor tomonlar bilan majburiy ravishda kelishilishi va xodim tomonidan imzoga qarshi tanishishi kerak. Xodimlar buyrug'ining nusxalari shaxsiy ishda, asl nusxalari esa alohida papkalarda saqlanadi.

Xodimlar jurnallarni, ro'yxatga olish va saqlash qoidalarini qayd qiladi

Kadrlar xizmatida harakatni qayd etish uchun u ixtisoslashtirilgan jurnallarni yuritishni o'z ichiga oladi. Bular ko'p sahifali formatdagi elektron jadval hujjatlari bo'lib, ko'pincha birlashtirilgan. Odatda ular katta daftarlarda saqlanadi yoki ixtisoslashgan do'konlarda tayyor holda sotib olinadi.

Kadrlar jurnallarining turlari:

  • kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni, shu jumladan xatlarni ro'yxatdan o'tkazish;
  • buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazish;
  • xodimlarning xizmat safarlariga kelishi va ketishini qayd etish;
  • arizalar, taqdimnomalar, bildirishnomalar, rasmiy va xizmat eslatmalarini ro'yxatga olish;
  • mehnat daftarchasi blankalarini va ularga qo'shimchalarni rasmiylashtirish;
  • turli xil xodimlar hujjatlarining harakatlarini qayd etish kitoblari va boshqalar.

Barcha jurnallar bog'langan va muhrlangan bo'lishi kerak, varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak. Ular barcha hujjatlardan alohida saqlanishi kerak. Tercihen xavfsiz yoki maxsus shkafda.

Shaxsiy fayllarni saqlash va saqlash xususiyatlari

Shaxsiy fayllarni saqlash majburiy emas. Biroq, aksariyat tashkilotlar xodimlarning yozuvlarini u yoki bu shaklda to'playdi. Albatta, buni bitta papkada qilish qulayroq.

Shaxsiy ish - bu ma'lum tartibda to'plangan va tuzilgan xodim to'g'risidagi hujjatlashtirilgan shaxsiy ma'lumotlar to'plami. U turli xil hujjatlar va nusxalarni o'z ichiga olishi mumkin:

  • xodimlarning buyruqlari nusxalari;
  • bayonotlar nusxalari;
  • malaka, ma'lumot, imtiyozlar va oilaviy ahvolni tasdiqlovchi shaxsni tasdiqlovchi hujjatlar nusxalari;
  • anketa;
  • xususiyatlar va sharhlar;
  • sertifikatlar va boshqalar.

Shaxsiy fayllar shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va boshqa hujjatlardan uzoqda saqlanishi kerak. Ularga kirishga faqat mansabdor shaxslarning cheklangan doirasiga ruxsat beriladi. Xodimlar ishdan bo'shatilganda shaxsiy ishlar arxivga saqlash uchun topshiriladi.

Mehnat daftarchalarini, shuningdek qo'shimchalarni ro'yxatdan o'tkazish, saqlash va berish qoidalari

Barcha tashkilotlar o'z xodimlari uchun mehnat daftarchalarini yuritishi shart, yarim kunlik ishchilar bundan mustasno. Dastlabki tayinlash paytida ish beruvchi mustaqil ravishda bo'sh blankalarni sotib oladi va ularga birinchi yozuvni kiritadi. Yoniq oldingi sahifa xodim haqida tegishli ma'lumotlarni kiriting. Keyinchalik, ularning dolzarbligini kuzatib borish va o'z vaqtida o'zgartirishlar kiritish kerak.

Asosiy qismning tarqalishi bo'yicha xodimning mehnat va ijtimoiy faoliyati, uning doimiy xodimlar bilan ishlaganligi to'g'risida yozuvlar kiritiladi va barcha yozuvlar umumiy tartibda raqamlanadi va buyruq asosida amalga oshiriladi. Ishdan bo'shatish to'g'risidagi bildirishnomaga tashkilot muhri va rahbarning imzosi qo'shiladi.

Qo'lda, ko'k rangli qalam bilan, aniq va tushunarli qo'l yozuvida bajarilgan. Kiritilgan ma'lumotlarning dolzarbligi va to'g'riligini diqqat bilan kuzatib boring. Agar ma'lumotni to'g'rilash zarur bo'lsa, uni bir qator bilan diqqat bilan kesib tashlash va tegishli ma'lumotlarni kiritish kerak. Ushbu harakat menejerning imzosi va muhri bilan tasdiqlanishi kerak.

Mehnat daftarlari boshqa hujjatlardan alohida, seyfda saqlanadi. Mas'ul organlarning maxsus qarorisiz ularni xodimlarga yoki uchinchi shaxslarga berish taqiqlanadi.

Kadrlar hujjatlarini operativ va arxiv saqlash xususiyatlari

Kadrlar hujjatlarini saqlash ularning alohida ahamiyati bilan belgilanadi. Ular shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va maxfiydir. Bunday ma'lumotlar ruxsatsiz oshkor etilishi mumkin emas. Aks holda, kadrlar xizmati xodimlariga va tashkilot rahbariga jarima solinadi.

Tashkilot uchun to'g'ri saqlash Kadrlar xizmatida kadrlar hujjatlari uchun alohida xona bo'lishi maqsadga muvofiqdir. Unga bitta kirish joyi bo'lishi kerak va u jihozlangan bo'lishi kerak metall eshik signal bilan.

Hujjatlarning o'zi metall shkaflar yoki seyflarda saqlanishi kerak. Kirishdan qochish kerak quyosh nuri va chang, shuningdek, harorat o'zgarishi va juda ko'p namlik. Bular oddiy qadamlar shaxsiy ma'lumotlaringizni saqlashga yordam beradi.