Birlamchi buxgalteriya hujjatlari qancha muddatda saqlanishi kerak? Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari

Bu savolni istisnosiz, yaqinda korxona ochgan va tizimning nozik tomonlarini tushunmagan barcha tadbirkorlar beradi. Xo'sh, MChJ hujjatlarini bir yil, ikki yoki undan ortiq vaqt davomida saqlash kerakmi? Ushbu masalani 125-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" gi Federal qonunini nuqta bilan o'qib, batafsil tushunishingiz mumkin.

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari har xil. Barcha kichik bandlarni birlashtirib nima deyish mumkin? Buxgalteriya hujjatlari MChJda kamida soliq tekshiruvi talab qilishi mumkin bo'lgan vaqtgacha saqlanishi kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasiga binoan, tekshirish ushbu tekshiruvni o'tkazish to'g'risida qaror qabul qilingandan oldin uch yildan ortiq bo'lmagan muddatga to'g'ri keladi. Ya'ni, biz uni roppa-rosa uch yil davomida saqlaymiz, keyin esa o'yin-kulgi boshlanadi.

Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi, 1-bandning 8-kichik bandida soliq to'lovchilar soliqlar hisoblanganligini tasdiqlovchi hujjatlarni to'rt yil va undan kam bo'lmagan muddatda saqlashlari shartligi haqida aniq ma'lumot beradi. Bo‘ldi, janoblar. Uch yil emas, balki to‘rt yil davomida biz buxgalteriya hujjatlarini ehtiyotkorlik bilan saqlab, bir parcha qog‘oz yo‘qolmasligiga ishonch hosil qildik.

Qaysi aniq hujjatlarga ustunlik beramiz va ko‘z qorachig‘idek saqlaymiz?

• soliq hisobi ma'lumotlari;
• daromadni tasdiqlovchi hujjatlar;
• xarajatlarni tasdiqlovchi hujjat;
• soliq ushlab qolinganligini tasdiqlovchi hujjat;

Buxgalteriya hisobi birlamchi hujjatlarni saqlash qoidalarini ham tasdiqlaydi. 129-FZ-sonli "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi buyrug'iga binoan moliyaviy hisobotlar davlat arxivi ishi qoidalarida ko'rsatilganidek saqlanishi kerak. Ammo oxirgi marta ular uchun moliyaviy hisobot tuzilganidan kamida besh yil o'tgach.

Nima bo'ladi? Va haqiqat shundaki, siz hujjatlarni soliq xizmati ularni tekshirish uchun so'rashi mumkin bo'lgan davrda qat'iy ravishda saqlashingiz kerak. Bu uch yil. Agar tekshirish natijasida sizda besh yil bo'lgan hujjatlaringiz bo'lmasa, hujjatlarni noto'g'ri saqlash uchun jarimaga tortilishi mumkin va boshqa hech narsa yo'q.

Ammo buxgalteriya hisobi va soliq o'rmonida hamma narsa juda oddiy va shaffof emas. Biz muhokama qilgan davrlardan ancha uzoqroq saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar mavjud. Bu qanday hujjatlar?

1. Mulkni sotib olish uchun dastlabki hujjatlar. Biz ushbu hujjatlarni kerak bo'lganda saqlaymiz. Bu nima uchun. Birinchidan, amortizatsiya. Ikkinchidan, mol-mulkni sotishda siz uning dastlabki qiymatini tasdiqlashingiz kerak7 va mol-mulk solig'i haqida unutmang.
2. Asosiy vositalar. Zararli korxonalar uchun Soliq kodeksining 283-moddasida oldingi soliq davrining yo'qotishlari sababli joriy davr soliq solinadigan bazani kamaytirish qoidasi nazarda tutilgan. Tabiiyki, hujjatlar buni tasdiqlashi kerak. Yo'qotishlar keyingi o'n yil davomida hisobga olinishi mumkin, ya'ni hujjatlar to'g'ri tartibda bo'lishi kerak (283-moddaning 4-bandi). Taqdim etilgan deklaratsiyada ko‘rsatilgan zararlar to‘g‘risidagi ma’lumotlarni tasdiqlash uchun soliq inspektorlari moliyaviy natijani tasdiqlovchi birlamchi hujjatlarni talab qilishga haqli.
3. Yagona qishloq xo'jaligi solig'i bilan ishlaydigan qishloq korxonalari uchun, shuningdek, ularni hisobdan chiqarishning butun davri davomida yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni saqlash kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandi.
4. "Soddalashtirilgan" deb ataladigan tizim bo'yicha ishlaydigan shaxslar uchun yagona ijtimoiy soliq. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.18-moddasi 7-bandi.
5. Yomon debitorlik qarzlarini hisobdan chiqarish uchun soliq xizmati uchun tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar ham bo'lishi kerak. Tasdiqlovchi hujjatlarni yo'q qilish kompaniyani umidsiz qarzni xarajat sifatida tan olish huquqidan mahrum qiladi, chunki summani tasdiqlash uchun hech narsa bo'lmaydi.
6. Biz aktsiyadorlik jamiyatlari haqida ko'p to'xtalmaymiz, chunki OAJ emas, balki MChJ hujjatlarini qancha vaqt saqlash kerakligi haqida savol tug'ilgan. Shunday qilib, qisqacha aytganda, OAJda soliq hisoboti uchun hujjatlarni - yillik moliyaviy hisobotlarni, shuningdek, kompaniya mavjud ekan, ustavni saqlashingiz kerak. Agar korxona tugatilgan bo'lsa, hujjatlar davlat arxiviga yuboriladi. Ushbu protsedura uchun arxiv bilan oldindan tuzilgan shartnoma talab qilinadi. Agar bunday kelishuv bo'lmasa, arxivga faqat kompaniya xodimlari to'g'risidagi hujjat tushadi. Qolgan hujjatlar qayerda saqlanishi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik bo'yicha boshqaruvchi tomonidan hal qilinishi kerak.
7. Kompaniya yillik soliq hisobotlarini kamida 10 yil davomida saqlashi shart. har chorakda - besh yil, bu yilliklar mavjudligida.
8. Agar choraklik hisobotlar bo'lmasa, oylik hisobotlar ham kamida besh yil davomida saqlanadi.
9. Sotib olish va sotish kitoblari va hisob-fakturalar jurnalga oxirgi yozuv kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil davomida saqlanishi kerak. "Buxgalteriya jurnallarini yuritish qoidalari" ning 15.27-bandi. Standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatida schyot-fakturalarga oid band mavjud bo'lib, unda xuddi shu schyot-fakturalar besh yil, muddat davomida saqlanishi kerakligi aytiladi.

Yana bir bor ta'kidlaymizki, soliq organlari tekshiruvlar o'tkazishda soliqlar va yig'imlar to'g'risidagi qonun hujjatlariga amal qilishlari shart. Ammo Ro'yxat u erda mavjud emas.

Xulosa qilaylik: MChJ hujjatlari qancha vaqt saqlanishi kerak? Ma'lum bo'lishicha, kamida besh yil, va asosiy vositalar bo'yicha, umuman, kompaniyaning butun faoliyati davomida. Hujjatlarni saqlash muddati ular yaratilgan yildan keyingi birinchi yanvardan boshlab hisoblanishi kerak.

Qog'oz hujjatlarni qanday saqlash kerak?

Korxonaning buxgalteriya siyosatida hujjatlar qanday va qayerda saqlanishi kerakligi, shuningdek, ushbu bandni amalga oshirish uchun mas'ul shaxsni yoki hatto eng malakali xodimlardan iborat komissiyani tayinlashi kerak.

Aytgancha, hujjatlarni ofisda saqlash shart emas. Qonun saqlash uchun boshqa joylarni tanlashni taqiqlamaydi, masalan, ixtisoslashtirilgan arxiv kompaniyalari. Lekin qonun bo'yicha aktsiyadorlik jamiyati yillik hisobotlar va ustav kabi hujjatlarni aynan bosh ofis joylashgan joyda saqlashi shart. Aytgancha, hujjatlarni elektron shaklda saqlashga qonun hujjatlarida hujjatni rasmiylashtirish uchun mas'ul shaxsning elektron imzosi bo'lishi kerakligi haqida kichik ogohlantirish bilan ruxsat beriladi. Hujjatlarni elektron shaklda saqlash uchun kompaniya korporativ axborot tizimini yaratadi. Unga elektron hujjatlarda elektron imzolardan foydalanishni ta'minlaydigan sertifikatlashtirish markazi xizmat ko'rsatadi.

Uzoq muddatli saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar vaqt o'tishi bilan yomonlashadi va so'nadi. Ularning mazmuni o'qilishini ta'minlash uchun saqlash uchun mas'ul shaxslar ehtiyot bo'lishlari va o'z vaqtida nusxa ko'chirishlari kerak.

Korxona tugatilganda uzoq muddatli saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar arxivga topshiriladi. Agar kompaniya qayta tashkil etilgan bo'lsa, hujjatlar merosxo'r tashkilotga o'tkaziladi. Yangi korxona tugatilgandan so'ng, u yangi tuzilmaga o'tgan xodimlarning shaxsiy ishlari va yangi kompaniya faoliyatiga tegishli hujjatlarni oladi.

Hujjatlarni yo'q qilish. Hujjatni yo'q qilish uchun siz birinchi navbatda kompaniya rahbari tomonidan imzolanadigan dalolatnoma tuzishingiz kerak va shundan keyingina to'g'ridan-to'g'ri hujjatlarni yo'q qilishga o'tishingiz mumkin. Bundan tashqari, aktda yo'q qilinishi kerak bo'lgan har bir hujjatni diqqat bilan qayta yozish shart emas. Bir hil guruhlarning nomlarini qayta yozish kifoya. Bir hil guruhlar deb hisoblangan narsalarni mustaqil ravishda o'ylab ko'rish kerak. Masalan, schyot-fakturalarni bir hil hujjatlar va boshqalar deb hisoblash mumkin.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yo'q qilish kerak?

Shunchaki yoqingmi? Javob noto'g'ri. Bunday holda, sizda ekologik xizmatlar bilan bog'liq muammolar bo'lishi mumkin.
Uni chiqindi qog'oz sifatida qayta ishlashim kerakmi? Variant yaxshi, lekin hujjatlar raqobatchi kompaniya bilan yakunlanmasligiga kafolat yo'q, bu yaxshi emas. Buning oldini olish uchun hujjatlar bilan papkalarni hisob-faktura bilan utilizatsiya qilish uchun topshirish kerak. Bundan tashqari, hujjatlarni olib tashlash hujjatlarni saqlash uchun mas'ul bo'lgan kompaniya xodimining nazorati ostida amalga oshirilishi kerak.

Uni shunchaki tashlab yuborish ham mumkin emas, chunki qonun bo'yicha ish beruvchi xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini sir saqlashi shart.

Nima qoldi? Eng yaxshi narsa - maxsus qog'oz parchalash mashinasidan foydalanish. Umuman olganda, keraksiz qog'ozlardan qanday qutulishni o'zingiz hal qilasiz.

Hujjatli arxivingizni muddatidan oldin engillashtirish istagini oldini olish uchun shuni qo'shimcha qilamanki, soliq davri uchun buxgalteriya registrlari yoki schyot-fakturalarning yo'qligi qo'pol qoidabuzarlik hisoblanadi va besh ming rubl miqdorida jarima bilan jazolanadi.

Va bu bitta soliq davri uchun hujjatlar etishmayotgan bo'lsa. Keyinchalik og'ir holatlarda jarima endi 5000 emas, balki 15 000 rublni tashkil qiladi.

Agar soliq solinadigan baza daromadni tasdiqlovchi hujjatlarni yo'qotish bilan kamaytirilsa, soliq to'lovchi to'lanmagan soliq summasining 10 foizi miqdorida va 15 000 rubldan kam bo'lmagan miqdorda jarima to'laydi.
Aytgancha, jinoyat qonunchiligida buxgalteriya hujjatlarining saqlanishini ta'minlashga oid bandlar ham mavjud. Agar hujjatlar shaxsiy sabablarga ko'ra buzilganligi isbotlangan bo'lsa, unda ishtirok etgan shaxs kamida bir yilga qamalishi mumkin. Agar siz ushbu band bilan batafsilroq tanishmoqchi bo'lsangiz, Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 352-moddasi 1-bandiga qarang.

Shuni ham yodda tutingki, arxiv organlari vakillari sizning tashkilotingizda arxiv hujjatlarining to'g'ri saqlanishini tekshirish huquqiga ega. Va bu erda siz Rossiya Federatsiyasi Kodeksining 13.20-moddasiga binoan saqlash, hisobga olish va olish, shuningdek arxiv hujjatlaridan foydalanish qoidalarini buzganlik uchun 300 dan 500 rublgacha jarima yoki ma'muriy jazo bilan jazolanishi mumkin. jazo.

Korxona direktori hujjatlarni saqlash joylarini yaratish va, xususan, arxivlashtirish uchun javobgardir, bosh buxgalter esa xuddi shu hujjatlarni uyushqoqlik bilan saqlashi va ularni arxivga to'g'ri topshirishi shart.

E.V. Whiteman Rossiya Federal soliq xizmati mutaxassislari ishtirokida "Rossiya Tax Courier" jurnali eksperti
"Rossiya soliq kuryeri" jurnali, 2009 yil uchun 6-son

Har qanday tashkilot tomonidan amalga oshiriladigan barcha biznes operatsiyalari tasdiqlovchi hujjatlar bilan rasmiylashtirilishi kerak. Ular birlamchi buxgalteriya hujjatlari bo'lib, buxgalteriya hisobi uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Bu 1996 yil 21 noyabrdagi 129-FZ-sonli Federal qonunining 9-moddasi 1-bandida (bundan buyon matnda 129-FZ-sonli Qonun deb yuritiladi) ko'rsatilgan. Bundan tashqari, xuddi shu hujjatlar soliq va yig'imlarni hisoblash va to'lash uchun ishlatiladi. Ko'pincha kompaniya faoliyatining butun davri uchun hujjatlar arxivi shunchalik kattaki, yangi hujjatlarni joylashtirish uchun joy yo'q. Bu shuni anglatadiki, siz ma'lum hujjatlarni qancha vaqt saqlashingiz kerakligini aniqlashingiz kerak. Ehtimol, ulardan ba'zilarini yo'q qilish vaqti keldi

Buxgalteriya hujjatlari

Birlamchi buxgalteriya hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlarni saqlashning umumiy muddatlari 129-FZ-sonli Qonunning 17-moddasida belgilangan. Unda aytilishicha, tashkilot ushbu hujjatlarni kamida besh yil davomida saqlashi kerak. Muayyan turdagi hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash uchun 2000 yil 6 oktyabrda Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar faoliyatida shakllanadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatiga (bundan buyon matnda deb yuritiladi) amal qilish kerak. Ro'yxat). Hujjatlarning eng keng tarqalgan turlari to'g'risidagi ma'lumotlar quyidagi jadvalda keltirilgan.

E'tibor bering: Ro'yxatda belgilangan muddatlar hujjat tuzilgan kundan boshlab emas, balki keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisobga olinishi kerak. Bu Rosarxiv tomonidan 2000 yil 6 oktyabrda tasdiqlangan Ro'yxatni qo'llash bo'yicha yo'riqnomaning 2.9-bandida yozilgan (bundan buyon matnda Yo'riqnoma deb yuritiladi). Masalan, 2008 yilda tugallangan ishlar bo'yicha saqlash muddatini hisoblash 2009 yil 1 yanvardan boshlanadi.

Bundan tashqari, tashkilot o'z faoliyatining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda, hujjatlarni saqlash muddatini Ro'yxatda belgilangan muddatga nisbatan ko'paytirishga haqli (Yo'riqnomaning 2.11-bandi). Bunday qaror kompaniya rahbarining buyrug'i bilan rasmiylashtiriladi yoki uning hisob siyosatida mustahkamlanadi.

Soliq deklaratsiyasi va soliq hisob-kitoblari uchun hujjatlar

Tashkilot soliq hisobotini yuritishi shart bo'lgan muddatlar Ro'yxatning 170-bandida belgilangan. Shunday qilib, yillik soliq deklaratsiyasi kamida o'n yil, choraklik soliq deklaratsiyasi kamida besh yil va oylik soliq deklaratsiyasi kamida bir yil davomida saqlanishi kerak. Agar yillik hisobot bo'lmasa (masalan, QQS bo'yicha), har choraklik va oylik soliq deklaratsiyasi kamida o'n yil davomida saqlanishi kerak. Har choraklik hisobot bo'lmagan taqdirda oylik hisobot kamida besh yil davomida saqlanishi kerak.

Tashkilot soliq va yig'imlarni hisoblab chiqadigan hujjatlarni saqlash muddatlari hech qanday joyda aniq ko'rsatilmagan. Faqatgina Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandining 8-kichik bandida soliq to'lovchilar to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Ushbu hujjatlar, xususan, buxgalteriya hisobi va soliq hisobi ma'lumotlarini, shuningdek daromadlar, xarajatlar, soliqlarni to'lash va ushlab qolishni tasdiqlovchi boshqa hujjatlarni o'z ichiga oladi.

Shunga o'xshash talab Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasi 3-bandining 5-bandida soliq agentlari uchun belgilangan. To'rt yil davomida ular soliqlarni hisoblash, ushlab qolish va o'tkazish uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashi kerak.

Ushbu to'rt yillik muddat qaysi kundan boshlab hisoblanadi? Rossiya Moliya vazirligining fikriga ko'ra, ko'rsatilgan davr hujjat soliq hisobotlarini tayyorlash, soliqlarni hisoblash va to'lash, olingan daromadlar va qilingan xarajatlarni tasdiqlash uchun oxirgi marta qo'llanilgan hisobot (soliq) davridan keyin boshlanadi (2005 yil 18 oktyabrdagi № 3-sonli xat). 03-03-04/2/83).

Eslatma

Aksiyadorlik jamiyatlari uchun - maxsus qoidalar

Aksiyadorlik jamiyatlari o'z hujjatlarini saqlashlari kerak bo'lgan muddatlar Rossiya Qimmatli qog'ozlar bozori bo'yicha Federal komissiyaning 2003 yil 16 iyuldagi № 36-sonli qarori bilan tasdiqlangan Aksiyadorlik jamiyatlarining hujjatlarini saqlash tartibi va muddatlari to'g'risidagi nizomda belgilanadi. 03-33/s. Shunday qilib, ular yillik moliyaviy hisobotlarni doimiy ravishda, ya'ni tashkilotning butun hayoti davomida saqlashlari shart. Doimiy saqlash hujjatlariga quyidagilar ham kiradi:

• kompaniyani tashkil etish va qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;
• jamiyat ustavi, unga kiritilgan o'zgartirish va qo'shimchalar;
• kompaniyaning davlat ro'yxatidan o'tkazilganligi to'g'risidagi guvohnoma;
• qimmatli qog'ozlarni chiqarish to'g'risidagi qarorlar, qimmatli qog'ozlarni chiqarish prospektlari;
• aksiyadorlarning umumiy yig'ilishlari bayonnomalari;
• direktorlar kengashi (kuzatuv kengashi) majlislarining bayonnomalari;
• kompaniyaning affillangan shaxslari ro'yxati;
• jamiyatning filiallari va vakolatxonalari to'g'risidagi nizom;
• jamiyat boshqaruvi (direksiyasi) majlislarining bayonnomalari, jamiyat direktori (bosh direktori, prezidenti) qarorlari;
• ovoz berish varaqalari;
• jamiyat taftish komissiyasining (taftishchisi) xulosalari va boshqalar.

Aytaylik, aksiyadorlik jamiyati tugatilmoqda. Agar u Rossiya arxivi muassasasi bilan kelishuvga ega bo'lsa, u hujjatlarni doimiy saqlash muddatiga va xodimlarga tegishli davlat arxiviga topshiradi.

Agar arxiv bilan shartnomaviy munosabatlar bo'lmasa, davlat arxivi faqat korxona xodimlarining shaxsiy tarkibiga oid hujjatlarni saqlashga qabul qilishi shart. Boshqa hujjatlarni saqlash joyi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik to'g'risidagi boshqaruvchi tomonidan belgilanadi.

Agar aktsiyadorlik jamiyati qayta tashkil etish natijasida o'z faoliyatini to'xtatsa, uning hujjatlarining asl nusxalari faqat yangi tashkil etilgan jamiyatlardan biriga (qoida tariqasida, eng yuqori sof aktiv qiymatiga ega bo'lgan jamiyat) berilishi mumkin.

Soliq bazasi va soliq summasi soliq davrining oxirida aniqlanadi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 55-moddasi 1-bandi). Aksariyat soliqlar uchun bu davr kalendar yili hisoblanadi. Istisno QQS hisoblanadi, soliq davri chorak hisoblanadi. Shunday qilib, soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarni saqlash muddati soliq davri tugaganidan keyingi kundan boshlab hisoblanishi kerak.

1-misol

Giatsint MChJ 2004 yil aprel oyida ro'yxatdan o'tgan. Tashkilot umumiy soliq tizimini qo'llaydi.

Giatsint MChJ 2004 yil uchun daromad solig'i, yagona ijtimoiy soliq va yuridik shaxslarning mulk solig'i bo'yicha hisob-kitoblarga oid hujjatlarni saqlashi kerak bo'lgan to'rt yillik davr 2005 yil 1 yanvardan 2008 yil 31 dekabrgacha bo'lgan davrdir. Shunga ko'ra, tashkilot 2005 yil uchun ushbu soliqlarni hisoblash uchun foydalanilgan hujjatlarni 2009 yil 31 dekabrgacha saqlab qo'yishi kerak.

Buxgalteriya hisoblarining ishchi rejasi, boshqa buxgalteriya siyosati hujjatlari, shuningdek, kompyuter ma'lumotlarini qayta ishlash dasturlari moliyaviy hisobotlarni tayyorlash uchun oxirgi marta ishlatilgan yildan keyin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak (129-son Qonunning 17-moddasi 2-bandi). -FZ)

2008 yilgacha QQS soliq davri kalendar oyi, soliq to'lovchilarning ayrim toifalari uchun esa chorak sifatida belgilandi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 163-moddasi).

Soliq to'lovchilar soliq organlariga va ularning mansabdor shaxslariga soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarni taqdim etishlari shart (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandi 6-bandi).

Soliq agentlari ro'yxatdan o'tgan joydagi soliq organiga soliqlarni hisoblash, ushlab qolish va o'tkazishning to'g'riligini nazorat qilish uchun zarur bo'lgan hujjatlarni taqdim etishlari shart (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasi 3-bandi 4-bandi).

2001 yil oxirida aniqlangan zarar (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 25-bobi kuchga kirgunga qadar) 2001 yil 1 iyul holatiga ko'ra qayd etilgan zarar miqdoridan oshmaydigan miqdorda kelajakka o'tkazilishi mumkin. 06.08.2001 yildagi 110-FZ-son Federal qonunining 10-moddasi 4-bandi)

Shu bilan birga, soliq tekshiruvi doirasida, tekshirish o'tkazish to'g'risida qaror qabul qilingan yildan oldingi uch kalendar yildan ortiq bo'lmagan davr (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi 4-bandi). tekshirilishi mumkin. Misol uchun, 2008 yil 31 dekabrga belgilangan soliq tekshiruvi 2005-2007 yillarni qamrab olishi va 2009 yilda ko'pi bilan olti oy davom etishi mumkin. Bu shuni anglatadiki, butun audit davrida tashkilot tekshirilayotgan davr uchun soliq hisob-kitoblari bilan bog'liq hujjatlarni saqlashi shart. Ammo u allaqachon 129-FZ-sonli qonunga muvofiq buni qilishga majburdir. Axir, soliqlarni hisoblash uchun asos, qoida tariqasida, buxgalteriya hisobidagi operatsiyalarni aks ettirish uchun foydalaniladigan bir xil birlamchi buxgalteriya hujjatlari hisoblanadi. Bunday hujjatlarni saqlashning minimal muddati - besh yil (129-FZ-son Qonunining 17-moddasi 1-bandi). Ma'lum bo'lishicha, buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlariga muvofiq, tashkilot joriy yil davomida soliq hisob-kitoblari bilan bog'liq hujjatlarni va soliq organlari endi tekshira olmaydigan davrlar uchun saqlashi shart.

Sotib olish kitoblari va savdo kitoblari uchun saqlash muddati alohida belgilab qo'yilgan. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2000 yil 2 dekabrdagi 914-sonli qarori bilan tasdiqlangan qo'shilgan qiymat solig'ini hisoblashda qabul qilingan va berilgan schyot-fakturalar, sotib olish kitoblari va savdo kitoblari jurnallarini yuritish qoidalarining 15 va 27-bandlarida belgilangan. Uning minimal muddati ko'rsatilgan hujjatlarga oxirgi kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil.

Shuningdek, biz ro'yxatning 150-bandiga binoan tashkilot berilgan va olingan schyot-fakturalarni kamida besh yil davomida saqlashi kerakligini ta'kidlaymiz. Biroq, agar soliq yoki boshqa tekshiruv vaqtida inspektorlar bilan kelishmovchilik yuzaga kelsa, u holda schyot-fakturalar ushbu tekshirish natijalari bo'yicha yakuniy qaror qabul qilinmaguncha saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar kamida besh yil davomida saqlanishi kerak bo'lsa-da, tashkilot soliq organining talabiga binoan to'rt yillik saqlash muddati allaqachon tugagan hisobvaraq-fakturalarni taqdim etishi shart emas. Masalan, 2009 yilda soliq inspektsiyasidan 2004 yil uchun hisob-fakturani taqdim etish to'g'risidagi so'rovni olgan holda, soliq to'lovchi (soliq agenti) uni bajarmasligi mumkin.

2-misol

1-misol shartidan foydalanamiz. Aytaylik, 2008 yilgacha “Giatsint” MChJ uchun QQS soliq davri kalendar oyi edi.

Tashkilot 2004 yil apreli uchun sotib olish kitoblari va savdo kitoblarini 2009 yil 30 aprelgacha saqlashi kerak (agar ulardagi oxirgi yozuvlar 2004 yil aprel oyida qilingan bo'lsa).

Berilgan va olingan schyot-fakturalar uchun besh yillik saqlash muddati ular tuzilgan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan - 2005 yil 1 yanvardan boshlab hisoblanadi. Ya'ni, "Giatsint" MChJ 2004 yil apreldagi schyot-fakturalarni 2009 yil 31 dekabrgacha saqlashi shart.

2004-2007 yillarda kompaniya uchun QQS bo'yicha soliq davri kalendar oyi bo'lganligi sababli, QQSni hisoblash uchun zarur bo'lgan boshqa hujjatlar uchun to'rt yillik saqlash muddati har oy uchun belgilanadi. 2004 yil aprel oyi uchun QQSni hisoblash uchun tashkilot tomonidan foydalaniladigan hujjatlarni saqlashning majburiy minimal muddati 2004 yil 1 maydan 2008 yil 30 aprelgacha.

2008 yilning birinchi choragi uchun QQSni hisoblash bilan bog'liq hujjatlarni to'rt yillik saqlash muddati 2008 yil 1 apreldan boshlanadi va 2012 yil 31 martda tugaydi. Kompaniya 2008 yilning birinchi choragi uchun xarid kitoblari va savdo kitoblarini 2013 yil 31 martgacha (agar ulardagi oxirgi yozuvlar 2008 yil mart oyida qilingan bo'lsa) va ushbu davr uchun hisob-fakturalarni 2013 yil 31 dekabrgacha saqlashi shart.

Shunday qilib, birlamchi buxgalteriya hujjatlari kamida besh yil davomida saqlanishi kerak. Biroq, ba'zi hollarda, tasdiqlovchi hujjatlar uzoqroq saqlanishi kerak.

Vaziyat 1. Tashkilot zararlarni kelajakka o'tkazadi

Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasiga muvofiq, foyda solig'i to'lovchisi bo'lgan kompaniya joriy soliq davrining soliq bazasini oldingi soliq davrlarida olgan zarar miqdoriga kamaytirishga haqlidir. Zarar, u olingan soliq davridan keyingi o'n yil ichida kelajakka o'tkazilishi mumkin (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasi 2-bandi).

Zararni o'tkazishning butun davri davomida tashkilot etkazilgan zarar miqdorini tasdiqlovchi hujjatlarni saqlashi kerak. Bu Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasi 4-bandida ko'rsatilgan. 04/03/2007 yildagi 03-03-06/1/206-sonli xatida Rossiya Moliya vazirligi yo'qotishlarni hisobdan chiqarish faqat olingan moliyaviy natijani tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar taqdim etilgandan keyin mumkinligini tushuntirdi.

Xuddi shunday talablar yagona qishloq xo'jaligi solig'ini to'lovchilar va soddalashtirilgan soliqqa tortish tizimidan foydalanadigan tashkilotlar uchun ham o'rnatiladi. Zararlarni kelajakka o'tkazishda ular, shuningdek, har bir soliq davri uchun ko'rilgan zarar miqdorini va soliq solinadigan bazaning kamayishi miqdorini tasdiqlovchi hujjatlarni saqlashlari shart. Bu Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandida va 346.18-moddasining 7-bandida ko'rsatilgan.

3-misol

“Azaliya” MChJ foyda solig'i to'lovchi hisoblanadi. 2003 yil oxirida tashkilot soliq hisobidagi zararni qayd etdi. Uning miqdori 2006-2008 yillar davomida qisman kelajakka o'tkazildi.

Soliq qonunchiligi talablariga muvofiq, tashkilot 2003 yil uchun daromad solig'ini hisoblash uchun zarur bo'lgan birlamchi buxgalteriya hujjatlarini to'rt yil davomida - 2007 yil 31 dekabrgacha saqlashi shart edi. 2006-2008 yillar uchun soliq solinadigan bazalar 2003 yildagi zarar miqdoriga qisqartirilganligi sababli, kompaniya ushbu hujjatlarni saqlashda davom etmoqda. U ularni 2008 yil oxiridan keyin yana to'rt yil davomida saqlab turishi kerak (soliq bazasi oldingi yillardagi yo'qotishlar miqdoriga qisqartirilgan oxirgi yil) - 2012 yil 31 dekabrgacha.

Vaziyat 2. O'tgan yillardagi yo'qotishlar aniqlangan yoki umidsiz qarzlar hisobdan chiqarilgan

Joriy hisobot yoki soliq davrida soliq to'lovchi tomonidan aniqlangan oldingi soliq davrlaridagi yo'qotishlar Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 265-moddasi 2-bandining 1-kichik bandi asosida operatsion bo'lmagan xarajatlarga tenglashtiriladi. Boshqacha qilib aytganda, bunday yo'qotishlar ular aniqlangan davr uchun daromad solig'i bo'yicha soliq solinadigan bazani kamaytiradi.

Bundan tashqari, umidsiz qarzlar summalari operatsion bo'lmagan xarajatlarga tenglashtiriladi va agar tashkilot shubhali qarzlar bo'yicha zaxira tuzsa, zaxira fondlari bilan qoplanmagan umidsiz qarzlarning summalari (Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 265-moddasi 2-bandi 2-bandi). Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi).

Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 252-moddasi 1-bandida belgilangan umumiy qoidaga ko'ra, daromad solig'ini hisoblashda faqat hujjatlashtirilgan xarajatlar tan olinishi mumkin. Bu shuni anglatadiki, soliq maqsadlarida joriy yilda aniqlangan o'tgan yillardagi yo'qotishlarni hisobga olish yoki umidsiz qarzlarni hisobdan chiqarish uchun tashkilot tegishli tasdiqlovchi hujjatlarga ega bo'lishi kerak. Bundan tashqari, soliq solinadigan baza belgilangan zarar miqdoriga kamaytirilgan yoki umidsiz qarz hisobdan chiqarilgan yil tugaganidan keyin ushbu hujjatlarni kamida to'rt yil davomida saqlashi shart.

Vaziyat 3. Tashkilot asosiy vositalarga ega

Aytaylik, kompaniya o'n yildan ko'proq vaqt oldin sotib olingan asosiy vositaga ega. Uni sotib olish va foydalanishga topshirish bo'yicha hujjatlarni saqlash muddati allaqachon tugaganga o'xshaydi.

Biroq, bunday hujjatlar mulkning butun foydalanish muddati davomida saqlanishi kerak. Axir, bu davrda tashkilot soliq va buxgalteriya hisobida amortizatsiyani hisoblab chiqadi. Amortizatsiya to'lovlarini tan olish uchun butun amortizatsiya davri davomida u ob'ektni sotib olish va uni ishga tushirishni tasdiqlovchi hujjatlarga ega bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, kompaniya asosiy vositalarning qoldiq qiymatidan mulk solig'ini to'laydi. Binobarin, ushbu soliq bo'yicha hisob-kitoblarni asoslash uchun unga ko'rsatilgan hujjatlar ham kerak.

Tashkilot amortizatsiya qilinadigan mulkni sotishga qaror qildi deylik. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 268-moddasi 1-bandining 1-bandiga binoan, u sotishdan olingan daromadni ushbu mulkning qoldiq qiymatiga kamaytirishga haqli. Ammo ob'ektning qoldiq qiymati yana tegishli hujjatlar bilan tasdiqlanishi kerak.

Shunday qilib, amortizatsiya qilinadigan mulkka ega bo'lgan tashkilot uni sotishni rejalashtirmagan bo'lsa ham, kompaniyaning butun hayoti davomida ushbu mulkni sotib olish, foydalanishga topshirish va amortizatsiya summalarini hisoblash to'g'risidagi hujjatlarni saqlab qo'yish tavsiya etiladi.

Boshqa mol-mulk sotilgan taqdirda (qimmatli qog'ozlar, o'z ishlab chiqarish mahsulotlari, sotib olingan tovarlar bundan mustasno) tashkilot ushbu mulkni sotib olish yoki yaratish bahosidan olingan daromadni kamaytiradi (1-bandning 2-bandi). Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 268-moddasi). Tabiiyki, agar u ko'rsatilgan narxni hujjatlashtira olsa. Bunday hujjatlar bo'lmagan taqdirda, kompaniya daromad solig'i bo'yicha soliq solinadigan bazani mulkni sotib olish xarajatlari miqdoriga kamaytirishga haqli emas, chunki bu xarajatlar Soliq kodeksining 252-moddasi 1-bandi talablariga javob bermaydi. Rossiya Federatsiyasi kodeksi. Ushbu hujjatlarni saqlash muddatlari bu holda muhim emas. Shunga o'xshash pozitsiya Rossiya Moliya vazirligining 2005 yil 15 sentyabrdagi 03-03-02/84-sonli xatida berilgan.

Hujjatlarni saqlash

Xarajatlar soliq to'lovchining asosli va hujjatlashtirilgan xarajatlari, Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 265-moddasida nazarda tutilgan hollarda esa - u etkazilgan zararlar (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 252-moddasi 1-bandi) deb tan olinadi.

Soliq maqsadlarida amortizatsiya qilinadigan mol-mulkning qoldiq qiymati Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 257-moddasi 1-bandida belgilangan qoidalarga muvofiq belgilanadi.

Ijroiya organi joylashgan joyda saqlashi kerak bo'lgan aktsiyadorlik jamiyatining hujjatlari ro'yxati 26 dekabrdagi Federal qonunning 89-moddasi 1-bandida belgilangan. 95-son 208-FZ

Elektron hujjatdagi elektron imzo qog'ozdagi hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga teng bo'lgan shartlar 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli "Elektron raqamli imzo to'g'risida" Federal qonunining 4-moddasida nazarda tutilgan.

Hujjatlari davlat yoki shahar arxivlariga qabul qilinishi shart bo'lmagan tashkilotlar saqlash muddati o'tgan hujjatlarni arxiv organlari bilan kelishilmagan holda yo'q qiladi (Yo'riqnomaning 3.9-bandi).

Buxgalteriya hujjatlarini, buxgalteriya registrlarini va moliyaviy hisobotlarni saqlashni tashkil etish uchun javobgarlik tashkilot rahbariga yuklanadi (129-FZ-son Qonunining 17-moddasi 3-bandi).

Har bir tashkilot hujjatlar qaerda saqlanishini mustaqil ravishda belgilaydi. Qoidaga ko'ra, hujjatlarning aksariyati kompaniyaning ofisiga joylashtiriladi. Hujjatlarning katta hajmlari mavjud bo'lsa, arxiv uchun maxsus joy ajratish yoki hatto joriy ishda ishlatilmaydigan qayta ishlangan hujjatlarni tashish mumkin bo'lgan alohida xonani ijaraga olish tavsiya etiladi.

Yana bir variant - hujjatlarni saqlash uchun ixtisoslashgan arxiv kompaniyasiga o'tkazish. Biroq, agar tashkilot aktsiyadorlik jamiyati bo'lsa, unda quyidagi xususiyatni hisobga olish kerak. 1995 yil 26 dekabrdagi 208-FZ-sonli Federal qonunining 89-moddasi 2-bandida aytilishicha, aktsiyadorlik jamiyati bir qator hujjatlarni ijro etuvchi organ joylashgan joyda saqlashi kerak. Bunday hujjatlarga, xususan, moliyaviy hisobotlar, buxgalteriya hujjatlari, kompaniyaning balansidagi mulkka bo'lgan huquqlarini tasdiqlovchi hujjatlar kiradi.

Tabiiyki, vaqt o'tishi bilan har qanday tashkilotning arxivlari hajmi oshadi va ularni joylashtirish uchun yangi binolar talab qilinadi. Ehtimol, hujjatlarni qog'ozda emas, balki elektron shaklda saqlash qulayroqdir?

Ushbu imkoniyat to'g'ridan-to'g'ri birlamchi buxgalteriya hujjatlari va buxgalteriya hisobi registrlariga nisbatan (129-FZ-sonli Qonunning 9-moddasi 7-bandi va 10-moddasi 1-bandi) nazarda tutilgan. Bundan tashqari, Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 314-moddasida soliq hisobi registrlari qog'ozda, elektron shaklda yoki har qanday mashina vositalarida yuritiladi. Shu bilan birga, ular ruxsat etilmagan tuzatishlardan himoyalangan bo'lishi kerak.

Rossiya Moliya vazirligi 2008 yil 24 iyuldagi 03-02-07 / 1-314-sonli xatida, agar normativ-huquqiy hujjatlarda boshqacha qoida nazarda tutilgan bo'lmasa, birlamchi hujjatlarni, buxgalteriya hisobi va soliq hisobi hujjatlarini elektron shaklda saqlashga ruxsat berilishini tushuntirdi. Rossiya Federatsiyasi qonunlari va elektron hujjatlar elektron raqamli imzo (ERI) yordamida tasdiqlangan bo'lsa.

Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar Rosarxiv kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan (bundan buyon matnda Asosiy qoidalar deb yuritiladi). Asosiy qoidalarning 2.3.1-bandida hujjatlarning qiymatini har yili ekspertizadan o'tkazish, ya'ni ularni saqlash muddatlarini aniqlash va uzoq muddatli saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash zarurligi belgilangan.

Hujjatlarni yo'q qilish va yo'q qilish

Tashkilot saqlash muddati o'tgan hujjatlarni mustaqil ravishda yo'q qilishga (ularni qo'lda yoki maydalagich yordamida yirtib tashlash, tashlash, yoqish) yoki ularni ikkilamchi xom ashyoni qayta ishlash bilan shug'ullanadigan ixtisoslashtirilgan korxonaga topshirishga haqli. Yo'q qilinishi yoki yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxati tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. U rahbarning buyrug'i yoki ko'rsatmasi shaklida yoki kompaniya tomonidan mustaqil ravishda ishlab chiqilgan dalolatnoma shaklida berilishi mumkin. Bunday harakatga misol quyida keltirilgan.

Chizma. Yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash bo'yicha dalolatnoma namunasi

Bundan tashqari, tashkilot saqlanishi shart bo'lmagan hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi akt namunasidan foydalanishi mumkin. Uning shakli Asosiy qoidalarga 4-ilovada tasdiqlangan.

Yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxatini tuzishda har bir hujjatning tafsilotlarini ko'rsatish shart emas. Bu Asosiy qoidalarning 2.4.5-bandi qoidalaridan kelib chiqadi. Unda aytilishicha, shunga o'xshash holatlar (hujjatlar) aktga ushbu guruhga ajratilgan ishlar soni ko'rsatilgan umumiy sarlavha ostida kiritiladi (masalan, 2000 yil uchun avans hisobotlari).

Hujjatlarni qayta ishlashga o'tkazish schyot-faktura bilan rasmiylashtiriladi, unda o'tkazish sanasi, o'tkazilgan hujjatlar soni (papkalar, qutilar va boshqalar soni) va chiqindi qog'ozning og'irligi ko'rsatiladi. Yuklash va yo'q qilish uchun olib tashlash tashkilotdagi hujjatlarning saqlanishi uchun mas'ul bo'lgan xodimning nazorati ostida amalga oshiriladi (Asosiy qoidalarning 2.4.7-bandi).

Agar kompaniya hujjatlarni o'z-o'zidan yo'q qilsa, u bu faktni alohida hujjatni yo'q qilish akti bilan rasmiylashtiradi. Yagona shakl yo'qligi sababli, u har qanday shaklda ham tuziladi. Shuni ta'kidlash kerakki, hujjatlarni saqlash muddati tugagandan so'ng yo'q qilish tashkilotning majburiyati emas, balki huquqdir (Rossiya Moliya vazirligining 2005 yil 18 oktyabrdagi 03-03-04/2-sonli xatiga qarang). 83). Boshqacha qilib aytganda, kompaniya hujjatlarni majburiy saqlash muddati tugaganidan keyin ham saqlashni davom ettirishi mumkin.

Hujjatlarni yo'qotish uchun javobgarlik

Soliq. Soliq to'lovchida birlamchi hujjatlar, schyot-fakturalar yoki buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar va xarajatlarni, shuningdek soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi. Bunday huquqbuzarlik uchun Soliq kodeksining 120-moddasi quyidagi miqdorda jarima shaklida javobgarlikni nazarda tutadi:

5000 rubl - agar bitta soliq davri uchun hujjatlar bo'lmasa;

15 000 rub. — birdan ortiq soliq davri uchun hujjatlar mavjud bo‘lmaganda;

Agar hujjatlar yo'qligi sababli soliq bazasi kam baholangan bo'lsa, to'lanmagan soliq summasining 10%, lekin kamida 15 000 rubl.

Bundan tashqari, soliq to'lovchi (to'lovchi, soliq agenti) soliq inspektsiyasining talabiga binoan hujjatlar yoki boshqa ma'lumotlarni taqdim qilmasa, undan 50 rubl miqdorida jarima undiriladi. taqdim etilmagan har bir hujjat uchun (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 126-moddasi 1-bandi).

Ma'muriy. Arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish ogohlantirish yoki mansabdor shaxslarga 300 dan 500 rublgacha ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi. Bu Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 13.20-moddasida ko'rsatilgan. Buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va shartlarini buzganlik uchun mansabdor shaxslar 2000 dan 3000 rublgacha ma'muriy jarimaga tortilishi mumkin. (Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 15.11-moddasi).

Jinoyatchi. Yollanma yoki boshqa shaxsiy manfaatlar uchun rasmiy hujjatlarni o'g'irlash, yo'q qilish, shikastlash yoki yashirish 200 000 rublgacha jarima bilan jazolanadi. yoki mahkumning 18 oygacha bo'lgan ish haqi yoki boshqa daromadlari miqdorida yoki ikki yilgacha axloq tuzatish ishlari yoxud to'rt oygacha qamoq yoxud bir muddatga ozodlikdan mahrum qilish bilan jazolanadi. bir yilgacha (Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 325-moddasi 1-bandi)

Ehtimol, tashkilotda biron bir kun hujjatlarni rasmiylashtirmasdan o'tmaydi. Xatlar, shartnomalar, buyruqlar, hisobotlar - bu har bir tashkilot sotib oladigan hujjatlar to'plami. Men barcha hujjatlarni saqlashim kerakmi? Agar kerak bo'lsa, qayerda va qancha muddatga?

Uch guruh

Tashkilot faoliyati jarayonida yuzaga keladigan hujjatlarni saqlashning barcha qoidalarini uchta katta guruhga bo'lish mumkin. Birinchisi soliq qonunchiligida belgilangan qoidalarni o'z ichiga oladi. Shunga ko'ra, ular soliq va yig'imlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi. Ikkinchi guruhga kadrlar to'g'risidagi hujjatlar kiradi. Uchinchisida - buxgalteriya hujjatlari va tadbirkorlik faoliyati to'g'risidagi hujjatlar. Keling, ularning barchasini tartibda ko'rib chiqaylik.

Soliq hujjatlari

Soliq hujjatlarini saqlashning umumiy qoidasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandi 8-kichik bandida belgilangan. Unda aytilishicha, soliq to‘lovchi soliqlarni hisoblash va to‘lash uchun zarur bo‘lgan buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlarni to‘rt yil davomida saqlashi shart. Xuddi shu muddat soliq to'langanligini tasdiqlovchi hujjatlar uchun ham belgilanadi. Biroq, Soliq kodeksida ushbu to'rt yillik davrni hisoblashning maxsus tartibi mavjud emas. Bu shuni anglatadiki, to'rt yil hujjat tuzilgan kundan boshlab hisoblanishi kerak. Va ular 4 yil ichida sodir bo'ladigan tegishli sana va oyda tugaydi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 6.1-moddasi).

To'rt yillik raf muddati uchun ikkita istisno mavjud. Birinchisi, soliq imtiyozlaridan foydalanadigan soliq to'lovchilarga tegishli. Ular nafaqa olish huquqini tasdiqlovchi hujjatlarni nafaqa qo‘llanilishining butun davri davomida saqlashlari kerak bo‘ladi. Axir, stol tekshiruvi vaqtida inspeksiya bunday hujjatlarni talab qilish huquqiga ega (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 88-moddasi 6-bandi). Ammo imtiyoz tugaganidan keyin ham hujjatlarni yo'q qilishga shoshilishning hojati yo'q. Axir, oldingi uch yil davomida amalga oshirilishi mumkin bo'lgan joyida tekshirish ham mavjud (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi 4-bandi).

Demak, xulosa: imtiyozlarga bo'lgan huquqlar to'g'risidagi hujjatlar tashkilot imtiyozlarni qo'llashni to'xtatgan davr tugaganidan keyin uch yil davomida saqlanishi kerak.

Ikkinchi istisno amortizatsiya qilinadigan mulkka tegishli. Buning uchun xarajatlar ma'lum vaqt davomida hisobdan chiqarilganligi sababli, butun vaqt davomida tashkilot bunday mulkning dastlabki qiymatini tasdiqlovchi hujjatlarni, shuningdek hisoblangan va xarajatlarga kiritilgan amortizatsiyani saqlashi kerak. Va, albatta, joyida tekshirish imkoniyati haqida unutmang.

Uning chuqurligini hisobga olgan holda, biz shunday xulosaga kelamiz: amortizatsiya to'g'risidagi hujjatlar amortizatsiya to'xtatilgan davr tugaganidan keyin uch yil o'tgach yo'q qilinishi mumkin.

Soliq hujjatlarini saqlash muddatlarini buzish, qo'shimcha soliqlar va jarimalardan tashqari, jarimaga ham olib kelishi mumkin. Shunday qilib, Soliq kodeksining 120-moddasiga ko'ra, birlamchi hujjatlar, schyot-fakturalar va buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar va xarajatlarni hamda soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi. Va bu 5000 rubl miqdorida jarimaga olib keladi. 15 000 rublgacha. Agar ushbu qoidabuzarlik soliq solinadigan bazaning kam baholanishiga olib kelgan bo'lsa, unda jarima to'lanmagan soliq summasining 10 foizini, lekin kamida 15 000 rublni tashkil qiladi.

Kadrlar hujjatlari

Endi kadrlar hujjatlariga o'tamiz. Bu yerda saqlash muddatlari arxiv qonunchiligi bilan belgilanadi. Bu, xususan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati (Rosarxiv tomonidan 2000 yil 10 iyunda tasdiqlangan). Ushbu ro'yxatdagi ma'lumotlarni umumlashtirish kadrlar hujjatlarini saqlashning quyidagi qoidalarini olish imkonini beradi.
Har qanday to'lovlar yoki imtiyozlarni taqdim etish qonun bilan bog'liq bo'lgan hujjatlar kamida 75 yil saqlanadi. Aynan shu muddat shaxsiy kartochkalar, shaxsiy fayllar, mehnat shartnomalari, zararli mehnat sharoitida ishlaydigan ishchilar ro'yxati va boshqalar uchun belgilangan muddatdir. Ehtimol, bu erda yagona istisno "faqat" 50 yil davomida saqlanishi kerak bo'lgan talab qilinmagan mehnat daftarchasi bo'ladi. .

Boshqa hujjatlar uchun muddatlar ancha qisqaroq. Shunday qilib, javobgarlik to'g'risidagi shartnomalar 5 yil davomida saqlanadi. Xodimlarni xavfsizlik bo'yicha o'qitish, qisqartirilgan ish vaqtini belgilash to'g'risidagi buyruqlar va transferlar to'g'risidagi ma'lumotlar bir xil vaqt davomida saqlanishi kerak. Shuningdek, xizmat safarlari va mukofotlar to'g'risidagi buyruqlar uchun besh yillik muddat belgilanadi.

Ish vaqti va mehnat intizomini qayd etish bo'yicha hujjatlar undan ham kamroq muddatga saqlanishi mumkin: 3 yil. Vaqt jadvali uchun esa muddat 1 yilga qisqartirildi. Shuningdek, mehnat ta’tillari jadvali va ishga qabul qilish rad etilgan xodimlarning hujjatlari yil davomida saqlanadi.
Shuni esda tutingki, Soliq kodeksidan farqli o'laroq, Ro'yxatda hujjatlarni saqlash muddati ular qayta ishlangan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanishi ko'rsatilgan (2.9-band).

Xodimlar hujjatlarini saqlash bo'yicha talablarga rioya qilmaslik tashkilotning San'at bo'yicha jarimaga tortilishiga olib kelishi mumkin. Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksning 13.20 (hujjatlarni saqlash talablariga rioya qilmaslik uchun 300-500 rubl) va Davlat mehnat inspektsiyasi, Pensiya jamg'armasi tomonidan tekshirish shaklida yoki sud qarori shaklida salbiy oqibatlar. xodimni ish joyiga tiklash. Shuning uchun shaxsiy hujjatlaringizdan xalos bo'lishga shoshilmang!

Buxgalteriya va biznes hujjatlari

Nazariy jihatdan, buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonunda belgilanishi kerak. Ammo ushbu Qonun, garchi u hujjatlarni saqlashga bag'ishlangan to'liq moddani o'z ichiga olgan bo'lsa ham (17-modda), bu borada juda kam ma'lumot beradi. Shunday qilib, Qonun birlamchi buxgalteriya hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlarni kamida besh yil davomida saqlashni talab qiladi. Shu bilan birga, buxgalteriya hisobining ishchi rejasiga va hisob siyosatining boshqa hujjatlariga nisbatan ushbu muddat oxirgi yil uchun moliyaviy hisobotlarni tuzishda ushbu hujjatlardan foydalanilgan yildan keyingi yildan boshlab hisoblanadi. vaqt.

Qolganlari uchun Buxgalteriya to'g'risidagi qonun tashkilotlarni arxiv qonunchiligiga havola qiladi. Va aniqrog'i, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan standart boshqaruv hujjatlarining yuqorida aytib o'tilgan ro'yxatiga. U tashkilot faoliyatida hosil bo'lishi mumkin bo'lgan deyarli barcha hujjatlarni saqlash muddatlarini ta'minlaydi. Bundan tashqari, buxgalteriya hujjatlariga kelsak, Ro'yxatdagi barcha muddatlar aniq besh yilni tashkil qiladi. Buxgalteriya hisobotlarini (yillik va choraklik), barcha turdagi xo'jalik shartnomalarini, birlamchi va kassa hujjatlarini, qabul qilish dalolatnomalarini va boshqalarni qancha muddatda saqlash kerakligi ko'rsatilgan. Bunday holda, ushbu muddatlar joriy yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanadi. hujjatdan foydalanish to'xtatilgan yil (Ro'yxatdan foydalanish bo'yicha yo'riqnomaning 2.9-bandi).

Buxgalteriya hujjatlarini saqlashning yana bir xususiyati shundan iboratki, qonun hujjatlarida bunday hujjatlar qayerda va qanday saqlanishi aniq ko‘rsatilgan. Hujjatlarga kirish uchun mas'ul shaxslar va tartiblar ham belgilangan.
Shunday qilib, buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomning 6.2-bandiga binoan (SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyulda 105-son bilan tasdiqlangan) birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari saqlanishi mumkin. tashkilot arxivida yoki buxgalteriya bo'limida maxsus xonalarda yoki qulflangan shkaflar . Va qat'iy hisobot shakllari ularning xavfsizligini ta'minlash uchun seyflarda, metall shkaflarda yoki maxsus xonalarda saqlanishi kerak.

Hujjatlarning saqlanishi uchun bosh buxgalter javobgardir. Aynan u korxonaning tarkibiy bo'linmalari xodimlariga bunday hujjatlarni berish to'g'risida qaror qabul qilish huquqiga ega.

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash qoidalariga rioya qilmaslik uchun javobgarlikka kelsak, u ham ma'muriy, ham soliq bo'lishi mumkin. Axir, yuqorida aytib o'tilganidek, birlamchi hujjatlar va buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar, xarajatlar va soliqqa tortiladigan ob'ektlarni hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi va 5000 dan 15 000 rublgacha jarima solishga sabab bo'ladi. (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi).

Bunday holda ma'muriy jarima hujjatlarni saqlash uchun arxiv talablarini buzganlik uchun ham (Ma'muriy Kodeksning 13.20-moddasi - 300-500 rubl), buxgalteriya hisobi qoidalarini qo'pol ravishda buzganlik uchun ham, agar hujjatlar yo'qligi sababli buxgalteriya hisobi bo'lsa, qo'llanilishi mumkin. bayonotlar buzilgan (Ma'muriy Kodeksning 15.11-moddasi - 2-3 ming rubl).

Muayyan vaqt uchun hisobot berish va ro'yxatga olish amaldagi qonunchilik talabidir.

Bu shuni anglatadiki, belgilangan muddatda hujjatlarga kirish va zarur hollarda ulardan to'liq foydalanish imkoniyati ta'minlanishi kerak.

Qanday hujjatlar majburiy saqlashni talab qiladi?

Majburiy saqlashni talab qiluvchi hujjatlar, shartli ravishda ajratish mumkin hujjatlar uchun:

• hisobot yilida faoliyat ko'rsatayotganlar;
• kundalik ishlatilmasligiga qaramay, ishda doimo zarur bo'lgan.

TO birinchi guruh hujjatlarga quyidagilar kiradi:

Saqlamoq Birinchi guruhga tegishli hujjatlar talab qilinadi:

• buxgalteriya hisobi uchun (402-FZ-sonli "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi Qonunning 29-moddasi) - hisobot yilining oxiridan yoki ushbu hujjatlar oxirgi marta qo'llanilgan yildan boshlab kamida besh yil;
• soliq hisobini yuritish uchun (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi) - kamida 4 yil muddatga. Shu bilan birga, Kodeks uzoqroq saqlash muddatlarini belgilashi mumkin. Masalan, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining investitsiya loyihasining ishtirokchisi barcha hujjatlarni 6 yil davomida saqlashi shart. Va etkazilgan zarar miqdorini tasdiqlash uchun - uning yordami bilan qisqartirilgan va bir yoki ikki yildan ortiq vaqt davomida hisoblanishi mumkin bo'lgan butun davr uchun.

Co. ikkinchi guruh Bularga korxonaning butun faoliyati davomida saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar kiradi. Xususan, MChJlar uchun 14-FZ-sonli "Mas'uliyati cheklangan jamiyatlar to'g'risida" gi qonun quyidagilarni nazarda tutadi. majburiy saqlash ro'yxati joyidagi hujjatlar:

• ro'yxatga olish hujjatlari, shu jumladan jamiyatni tashkil etish to'g'risidagi ta'sis yig'ilishi (qarori);
• kompaniya balansidagi mulkka egalik huquqini tasdiqlovchi hujjatlar;
• muassislar va boshqa shaxslar yig‘ilishlarini hujjatlashtiruvchi bayonnomalar;
• qimmatli qog'ozlarni chiqarish bo'yicha hujjatlar;
• korxonaning alohida bo'linmalari to'g'risidagi nizom;
• filiallar ro'yxati;
• turli nazorat qiluvchi organlarning korxona faoliyatining ayrim masalalari bo'yicha xulosalari (o'tkazilgan tekshirishlar bo'yicha va boshqalar);
• va amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq korxonada bo'lishi kerak bo'lgan boshqa hujjatlar.

Buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt saqlanishi kerak?

Har qanday buxgalteriya hujjatlarini saqlashning umumiy muddati 5 yildan kam emas.

Ammo ba'zi hollarda u ancha yuqori bo'lishi mumkin. Yaroqlilik muddati ko'rsatilgan umumiy jadval quyida keltirilgan.

Ushbu ro'yxatning muhim qismi kadrlar hujjatlaridan iborat bo'lishiga qaramay, ular buxgalteriya hisobining ajralmas qismi hisoblanadi. Ularning asosida kompensatsiya to'lovlari va mukofotlar, shuningdek, turli xil imtiyozlar hisoblab chiqiladi.

Hisobot hujjatlarini saqlash muddatlari quyidagi videoda tasvirlangan:

Agar siz hali tashkilotni ro'yxatdan o'tkazmagan bo'lsangiz, unda eng oson yo'li Buni barcha kerakli hujjatlarni bepul yaratishga yordam beradigan onlayn xizmatlar yordamida amalga oshirish mumkin: Agar sizda allaqachon tashkilot bo'lsa va siz buxgalteriya hisobi va hisobotini qanday soddalashtirish va avtomatlashtirish haqida o'ylayotgan bo'lsangiz, unda quyidagi onlayn xizmatlar yordamga keladi va korxonangizdagi buxgalterni to'liq almashtiradi va ko'p pul va vaqtni tejaydi. Barcha hisobotlar avtomatik ravishda yaratiladi, elektron imzolanadi va avtomatik ravishda onlayn tarzda yuboriladi. Bu soddalashtirilgan soliq tizimi, UTII, PSN, TS, OSNO bo'yicha yakka tartibdagi tadbirkorlar yoki MChJlar uchun ideal.
Hamma narsa bir necha marta bosish bilan, navbat va stresssiz sodir bo'ladi. Buni sinab ko'ring va siz hayron qolasiz qanchalik oson bo'ldi!

Buyurtma va saqlash joyi

Kimga hujjatlarni saqlashni tashkil etish, korxona:

• yoki maxsus arxiv tashkiloti xizmatlariga murojaat qilish;
• yoki o'z arxivingizni yarating. Bunga 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Arxiv ishi to'g'risida"gi Qonunning 13-moddasi ruxsat etiladi.

Yaratish shaxsiy arxiv, korxona ushbu maqsadlar uchun alohida xona ajratishi va uni javonlar, javonlar yoki shkaflar bilan jihozlashi kerak. Agar bu xonada derazalar mavjud bo'lsa, ular quyosh nurlarining hujjatlarga kirishiga yo'l qo'ymaslik uchun parda bilan qoplangan yoki boshqa soyali bo'lishi kerak, bu ularning xiralashishiga olib keladi.

Bundan tashqari, sizga o'zingizning arxiv joyingiz kerak himoya bilan jihozlash ruxsatsiz kirishdan va yong'inlardan - metall kirish eshigi, derazalardagi panjaralar va signalizatsiya tizimi.

Kerakli hujjatlarni tezkor qidirishni tashkil qilish uchun siz kerak holatlar ro'yxatini ishlab chiqish.

Ishlar saqlash uchun topshirilgan taqdirda ixtisoslashgan tuzilma, zamonaviy asbob-uskunalar bilan jihozlangan va hujjatlarni uzoq muddatli saqlash uchun barcha sharoitlar, jumladan, yong'in signalizatsiyasi va kirishni boshqarish tizimlari mavjudligi bilan jihozlangan tashkilotni tanlash kerak.

Hujjatlar haqida tashkilotni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida, uning va boshqa shunga o'xshash hujjatlar, ular odatda tashkilot rahbari tomonidan asl nusxada va seyfda saqlanadi. Va ularning nusxalari buxgalteriya bo'limida.

Korxonaning xodimlari, ularning blankalari va ular uchun qo'shimchalar har doim kadrlar xizmatida yoki buxgalteriya bo'limida bo'lishi kerak, agar unga kadrlar hisobini yuritish yuklangan bo'lsa. Shu bilan birga, mehnat daftarchalari doimo seyfda saqlanadi.

Shuni ta'kidlash kerakki, elektron shakldagi hujjatlar ularga ruxsatsiz o'zgartirishlar kiritishdan himoyalangan bo'lishi kerak va shu bilan birga ularni saqlash zarur hollarda qog'ozda nusxasini yaratish imkoniyatini ta'minlashi kerak.

Hujjatlarni arxivga topshirish

Hujjatlar arxivga uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash uchun topshiriladi.

Ushbu materiallarni arxivga o'tkazish amalga oshirildi; bajarildi arxivni shakllantirish to'g'risidagi buyruqda tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangan jadvalga muvofiq.

Xuddi shu buyruq arxivni yuritish uchun mas'ul shaxsni tayinlaydi va qoidalarni tasdiqlaydi:

• hujjatlarni arxivga saqlash va berish;
• arxivni yuritish;
• saqlash muddati o'tgan hujjatlarni yo'q qilish;
• arxiv hujjatlarini saqlash bo'yicha tadbirlarni tashkil etish.

Arxivdagi barcha hujjatlar faqat asl nusxalar ko'rinishida, ular yo'q bo'lganda esa tasdiqlangan nusxalar shaklida qabul qilinadi. O'tkazilgan hujjatlar ba'zi mezonlarga muvofiq bog'langan bo'lishi kerak va ularning faylining muqovasida belgi mavjud identifikatsiya ma'lumotlari, ayniqsa:

• hujjatlarning bajarilgan yili;
• buxgalteriya maydoni;
• seriya raqamlari;
• reestrlar va dastlabki hujjatlar yaratilgan davr;
• topshirilgan hujjatlar turi;
• topshirilgan varaqlar soni va boshqalar.

Hujjatlarni arxivga elektron shaklda topshirishga kelsak, ushbu tartib tashkilot arxivi boshlig'ining buyrug'i bilan alohida tasdiqlangan. Ammo, odatda, bu hujjatlar birinchi navbatda boshqa ommaviy axborot vositalarida takrorlanadi.

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash misoli quyidagi videoda keltirilgan:

Yo'qotilgan taqdirda nima qilish kerak

Hujjatlar tabiiy ofat yoki uchinchi shaxslar yoki o'z xodimlarining harakatlari natijasida yo'qolishi mumkin. Ammo har qanday holatda, tegishli organlar tomonidan yo'qotish faktini tasdiqlash talab qilinadi. Bu huquqni muhofaza qilish organlari (agar hujjatlar o'g'irlangan bo'lsa) yoki yong'in organlari (agar hujjatlar yoqib yuborilgan bo'lsa) va boshqalar bo'lishi mumkin.

Hujjatlarning yo'q qilinishi yoki yo'qolishi aniqlansa, tashkilot rahbari o'z buyrug'i bilan buni amalga oshirishi shart komissiya tuzish aniqlangan faktning sabablarini aniqlash. Zarur bo'lganda, tergovda ishtirok etish uchun xavfsizlik kompaniyasi, o't o'chirish bo'limi yoki tergov tuzilmasi vakillari taklif qilinishi mumkin.

Ichki tekshiruv natijalariga ko'ra dalolatnoma tuziladi barcha faktlar bayoni bilan har qanday shaklda. Ushbu akt, agar ular nazorat qiluvchi organlar tomonidan talab qilingan bo'lsa, hujjatlar yo'qligi uchun uzrli sabab bo'ladi.

Agar hujjatlarni saqlash muddati tugagan bo'lsa, ular bilan nima qilish kerak?

Hujjatlarni yo'q qilishdan oldin sizga kerak bo'ladi ekspertiza o'tkazish uning qadriyatlari. Shu maqsadda korxonada rahbarning buyrug'i bilan doimiy komissiya tuziladi. U muayyan hujjatlarni yo'q qilish zarurligiga malakali baho berishga qodir bo'lgan mutaxassislarni o'z ichiga olishi kerak.

Hujjatlarni ma'lum vaqt davomida saqlash imkoni bo'lmasa, ularni yo'q qilish to'g'risida qaror aynan shu komissiya tomonidan qabul qilinadi. Ularni yo'q qilish har qanday shaklda dalolatnoma tuzish yo'li bilan amalga oshiriladi, unda birlamchi hujjatning majburiy rekvizitlari bo'lishi kerak va korxonaning hisob siyosati bilan tasdiqlanishi kerak.

Vayronagarchilikdan oldin bo'lishi kerak inventar olindi ma'lum bir muddat uchun hujjatlar. Ushbu protsedurasiz hujjatlarni yo'q qilib bo'lmaydi.

Agar saqlash qoidalari buzilgan bo'lsa?

Ushbu qoidabuzarlik uchun javobgarlik Soliq va ma'muriy bor, xususan:

1. mansabdor shaxslar hujjatlarni qonuniy muddatda saqlamasalar, 5 mingdan 10 ming rublgacha jazolanishi mumkin. Agar bu qoidabuzarlik yana aniqlansa - 10-20 ming rubl yoki 1-2 yilga diskvalifikatsiya (Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy Kodeksi, 15.11-modda);
2. bir xil xatti-harakatlari uchun tashkilot 10 ming rubl miqdorida va takroriy qoidabuzarliklar uchun 30 ming rubl miqdorida jazolanishi mumkin (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksi, 120-modda).

Ushbu qoidabuzarliklar uchun jarimalar haqida ma'lumot olish uchun quyidagi videoga qarang:

Buxgalteriya hisobi har qanday kompaniyaning eng qog'ozli bo'limidir. Lekin har xil hujjatlardan oqilona qutulish kerak. Ular kamida bir necha yil saqlanishi kerak. Va ba'zi hujjatlarni 75 yil davomida yo'q qilib bo'lmaydi! Xo'sh, buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt "yashashi" kerak?

Albatta, hujjatlar kamida soliq inspektorlari tekshiruv vaqtida talab qilishi mumkin bo'lgan vaqtgacha saqlanishi kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi 4-bandiga binoan, tekshirish tekshirish to'g'risida qaror qabul qilingan yildan oldingi uch kalendar yildan ortiq bo'lmagan muddatga o'tkazilishi mumkin. Bu shuni anglatadiki, oldingi uch yildagi hujjatlar saqlanishi kerak.

Shu bilan birga, soliq qonunchiligi ushbu muddatga yana bir yil qo'shadi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandining 8-kichik bandiga binoan soliq to'lovchilar to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Buxgalteriya hisobi va soliq hisobi ma'lumotlari, shuningdek, daromadlar, xarajatlar va soliqlar to'langanligini (ushlanganligini) tasdiqlovchi hujjatlar kiradi. Xuddi shunday talab soliq agentlari uchun ham belgilangan (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasi 3-bandi 5-bandi). Qaysi nuqtada to'rt yillik davrni hisoblashni boshlaysiz?

Soliqlar soliq davrlari natijalari bo'yicha hisoblanadi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 55-moddasi 1-bandi). Ma'lum bo'lishicha, to'rt yillik muddat soliq davri tugaganidan keyingi kundan boshlab hisoblanishi kerak. Misol uchun, QQSni olaylik: 2004 yilning to'rtinchi choragi uchun ushbu soliqni hisoblash bilan bog'liq hujjatlarni qaysi sanaga qadar saqlashimiz kerak? To'rt yillik muddat 2005 yil 1 yanvarda boshlanadi va 2008 yil 31 dekabrda tugaydi. Ma'lum bo'lishicha, 2008 yilda 2004 yildagi hujjatlarni saqlash kerak. Ya'ni, joyida tekshiruvdan o'tkazilmaydigan yil.

Hujjatlarni saqlash muddatlari buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlarida ham belgilanadi. "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi 1996 yil 21 noyabrdagi 129-FZ-sonli Federal qonunining 17-moddasidan (keyingi o'rinlarda Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun deb yuritiladi) quyidagilardan kelib chiqadi:
- birlamchi buxgalteriya hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlar davlat arxivi ishi qoidalarida belgilangan muddatlarda, lekin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak;
— buxgalteriya hisobi siyosati hujjatlari va kompyuter ma’lumotlarini qayta ishlash dasturlari tashkilot tomonidan moliyaviy hisobotlarni tayyorlash uchun oxirgi marta foydalanilgan yildan keyin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak.

Umumiy qoidadan bir nechta istisnolar

Shunday qilib, umumiy qoida sifatida, qog'ozlarni kamida besh yil saqlashingiz kerak. Bu Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun bilan belgilangan maksimal muddat. Shu bilan birga, soliq tekshiruvining maksimal chuqurligi - uch yil. Shu sababli, ushbu davrda soliqlarni hisoblash bilan bog'liq qog'ozlarning xavfsizligini ta'minlash ayniqsa muhimdir. Agar sizda, aytaylik, besh yil oldin hujjatlar etarli bo'lmasa, siz faqat hujjatlarni saqlash qoidalarini buzganingiz uchun jarimaga tortilishi mumkin.

Shu bilan birga, bir qator hollarda hujjatlarni saqlash muddati maxsus qoidalarga muvofiq belgilanadi. Natijada, masalan, olti yil oldin hujjatlarning yo'qligi soliq to'lovlarini kam baholaganlik uchun jarimaga olib kelishi mumkin. Keling, bunday vaziyatlarni alohida ko'rib chiqaylik.

Olingan mulk uchun "asosiy". Asosiy vositalarni sotib olish uchun hujjatlar ushbu ob'ektlarning foydalanish muddatidan qat'i nazar, saqlanishi kerak. Axir, amortizatsiyani, shuningdek mulk solig'ini hisoblash uchun asl qiymatini tasdiqlash uchun hujjatlar kerak bo'ladi. Bundan tashqari, "asosiy" hujjatsiz kompaniya mulkni sotishda uning qiymatini tasdiqlay olmaydi. Bundan tashqari, bu asosiy vositalarga ham, boshqa mulkka ham tegishli (Rossiya Moliya vazirligining 2005 yil 15 sentyabrdagi 03-03-02/84-sonli xati).

Zarar ko'rayotgan kompaniyalar uchun maxsus talab. Daromad solig'i to'lovchi Soliq kodeksining 283-moddasida belgilangan tartibda oldingi soliq davrlaridagi yo'qotishlar uchun joriy davr soliq solinadigan bazani kamaytirishga haqli. Yo'qotishlarni keyingi 10 yil davomida hisobga olish mumkin. Soliq kodeksining 25-bobi 2002 yildan beri amalda bo'lganligi sababli, bu yilgi zarar kompaniyaning soliq yukini 2012 yilga qadar kamaytirish uchun ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, 2001 yil 6 avgustdagi 110-FZ-sonli Federal qonunining 10-moddasi 2001 yil oxirida aniqlangan yo'qotishlarni tan olishga imkon beradi.

Biroq, agar kompaniya zararni kelajakka o'tkazsa, ushbu imtiyozdan foydalanishning butun muddati davomida u etkazilgan zarar miqdorini tasdiqlovchi hujjatlarni saqlashi shart (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasi 4-bandi). Ushbu qoida soliq organlariga kompaniya joriy davr uchun o'z deklaratsiyasida e'lon qilgan o'tgan yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni talab qilish imkonini beradi. Shunga asoslanib, Rossiya Moliya vazirligining 2007 yil 3 apreldagi 03-03-06/1/206-sonli xatida yo'qotishlarni hisobdan chiqarish faqat olingan moliyaviy natijani tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar taqdim etilgandan keyin mumkinligini tushuntiradi.

To'g'ri, yo'qotishlar hajmi ilgari o'tkazilgan soliq tekshiruvlari bilan tasdiqlanishi mumkin, ular davomida ularga tegishli "birlamchi" ma'lumotlar allaqachon tekshirilgan. Bunday holda, takroriy hujjatli tekshirish talab qilinmaydi. Bunday xulosaga Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudi 2008 yil 6 iyundagi 6899/08-son qarorida keldi.

Qo'shimcha qilaylikki, yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni hisobdan chiqarishning butun davri davomida saqlash talabi yagona qishloq xo'jaligi solig'i to'lovchilariga (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandi) va "soddalashtirilgan ishchilar" uchun ham qo'llaniladi. (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.18-moddasi 7-bandi).

Yomon debitorlik qarzlarini hisobdan chiqarish. Va bu holda, hujjatlar besh yildan ko'proq vaqt davomida saqlanishi kerak.

Eslatib o'tamiz: Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 265-moddasi 2-bandining 2-kichik bandiga muvofiq umidsiz qarzlar summalari soliq to'lovchining operatsion bo'lmagan xarajatlariga hisobotda (soliq) olingan zarar sifatida tenglashtiriladi. davr. Bunday xarajatlar daromad solig'ini hisoblashda soliq solinadigan bazani kamaytiradi. Tabiiyki, tasdiqlovchi hujjatlar bilan.

Shunday qilib, debitorlik qarzlari miqdorini asoslovchi birlamchi buxgalteriya hujjatlari tasarruf qilingan mulkiy huquqlarning qiymatini, ya'ni xarajatlar miqdorini tavsiflaydi. Shuning uchun bunday hujjatlarni saqlash muddatini ortga hisoblash umidsiz qarz hisobdan chiqarilgan paytdan boshlab yangidan boshlanishi kerak. Agar siz hujjatlarni muddatidan oldin yo'q qilsangiz, kompaniya umidsiz qarzlarni xarajatlar sifatida tan olish huquqini yo'qotadi, chunki u soliq organlariga ularning miqdorini tasdiqlay olmaydi.

Aksiyadorlik jamiyatlari tomonidan hujjatlarni saqlash muddati. Hujjatlarni saqlashda aktsiyadorlik jamiyatlari FCSMning 2003 yil 16 iyuldagi 03-33/ps qarori bilan tasdiqlangan Nizomga amal qilishlari kerak. Xususan, mazkur me’yoriy hujjatga ko‘ra, ular ustav va yillik moliyaviy hisobotlarni doimiy ravishda yuritishlari shart. Ya'ni, kompaniyaning butun faoliyati davomida. Korxona tugatilgan taqdirda esa doimiy yaroqlilik muddatiga ega bo‘lgan hujjatlar va kadrlar hisobi davlat arxiviga topshiriladi. Bu agar u bilan shartnoma tuzilgan bo'lsa. Agar arxiv bilan kelishuv bo'lmasa, u faqat kompaniya xodimlarining shaxsiy tarkibiga tegishli hujjatlarni saqlashga qabul qilishi shart. Qolgan hujjatlarni saqlash joyi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik bo'yicha boshqaruvchi tomonidan belgilanadi.

Soliq hisobotlari. Kompaniya yillik soliq deklaratsiyasini kamida 10 yil, choraklik deklaratsiyalarni, agar yillik bo'lsa, besh yil davomida saqlashi kerak. Bu Rosarxiv tomonidan 2000 yil 6 oktyabrda tasdiqlangan tashkilotlarning faoliyatida shakllantiriladigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 170-bandida (bundan buyon matnda standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati deb yuritiladi) 2.4-band bilan belgilanadi. Ro'yxatni ishlatish bo'yicha ko'rsatmalarning 2-bandi. Yillik hisobotlar bo'lmasa (masalan, QQS bo'yicha) choraklik hisobotlar kamida 10 yil davomida saqlanishi kerak. Ammo har choraklik shakllar bo'lmagan oylik hisobotlar 5 yil davomida saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar, sotib olish va sotish kitoblari. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2000 yil 2 dekabrdagi 914-sonli qarori bilan tasdiqlangan, qabul qilingan va berilgan schyot-fakturalar, sotib olish kitoblari va savdo kitoblari jurnallarini yuritish qoidalarining 15 va 27-bandlariga muvofiq, kitoblarni sotib olish va sotish kitoblari. oxirgi yozuvlar kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil davomida saqlanishi kerak. Ya'ni, 2004 yilning to'rtinchi choragi uchun ushbu hujjatlar 2009 yil davomida saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar uchun ham besh yillik saqlash muddati belgilanadi. Sababi - standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 150-bandi.

Shu bilan birga, soliq organlari soliqlarni hisoblash uchun asos bo'lgan va ularning to'langanligini tasdiqlovchi hujjatlarni talab qilishga haqli bo'lsa-da, lekin faqat soliqlar va yig'imlar to'g'risidagi qonun hujjatlariga muvofiq. Ammo yuqoridagi ro'yxat unga kiritilmagan. Shuning uchun, masalan, 2009 yilda soliq organlarining 2004 yil uchun hisob-faktura so'rovini e'tiborsiz qoldirish mumkin.

Bir qator boshqa hujjatlar uchun saqlash muddati. Bir qator boshqa hujjatlarni saqlash muddatlari maxsus federal ijroiya organi - Rosarxiv tomonidan belgilanadi (2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonunining 6-moddasi 3-bandi, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining iyundagi qarori). 17, 2004 yil, 290-son). Va ular ko'pincha besh yildan oshadi. Keling, yuqorida aytib o'tilgan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatiga murojaat qilaylik.

Buxgalter, birinchi navbatda, 4-bo'lim "Buxgalteriya hisobi va hisoboti", shuningdek, 7-bo'lim "Mehnat munosabatlari" va 8-bo'lim "Kadrlar bilan ishlash" bilan bog'liq. Biz Ro'yxatning alohida bandlarini jadvalga jamladik.

Jadvalda saqlash muddati bir yil bo'lgan hujjatlar mavjud. Ammo agar bu hujjatlar "asosiy" hujjatlarga tegishli bo'lsa, buxgalteriya qonunchiligiga muvofiq ular kamida besh yil saqlanishi kerak.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri saqlash va yo'q qilish kerak

Doimiy ekspert komissiyasi saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashi, shuningdek muddatlarni belgilashi kerak. U asosiy tarkibiy bo'linmalarning eng malakali mutaxassislaridan iborat bo'lib, kompaniyaning yuqori lavozimli xodimlaridan biri rais etib tayinlanadi.

Qanday saqlash kerak. Hujjatlarni saqlash hujjat aylanishining elementidir va shuning uchun buxgalteriya siyosati bilan tartibga solinishi kerak (PBU 1/98 "Tashkilotning buxgalteriya siyosati" ning 5-bandi). Bunday holda, buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi nizomga (SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyuldagi 105-son bilan tasdiqlangan, bundan keyin Nizom deb ataladi) amal qilish kerak. Lekin amaldagi qonunchilikka zid bo'lmagan darajada. Nizomning 6.1-bandida birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslar arxivga majburiy topshirilishi kerakligi ko'rsatilgan. Qayta ishlangan birlamchi hujjatlar har oy to'ldiriladi (Nizomning 6.4-bandi).

Kompaniya hujjatlarni saqlash joyini mustaqil ravishda belgilaydi. Qoidaga ko'ra, bu kompaniyaning ofisidir. E'tibor bering, siz qog'ozlarni ofisdan tashqarida saqlashingiz mumkin - bu qonun bilan taqiqlanmagan. Masalan, siz ixtisoslashgan arxiv kompaniyalarining xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin, bu ko'pincha foydaliroq va ishonchli. Ammo aktsiyadorlik jamiyatlari bir qator hujjatlarni (masalan, ustav va yillik hisobotlarni) faqat o'zlarining ijro etuvchi organi joylashgan joyda saqlashlari kerak (1995 yil 26 dekabrdagi 208-FZ-sonli Federal qonunining 89-moddasi 2-bandi " Aksiyadorlik jamiyatlari to'g'risida").

Albatta, qog'oz arxivini joylashtirish ofis maydonini talab qiladi, bu doimiy ravishda qimmatlashadi. Shuning uchun buxgalteriya va soliq hujjatlarini elektron shaklda saqlash osonroq. Ushbu imkoniyat Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonunning 9 va 10-moddalarida va Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 314-moddasida nazarda tutilgan. Bu Rossiya Moliya vazirligi tomonidan 2008 yil 24 iyuldagi 03-02-07 / 1-314-sonli xatida tasdiqlangan.

Biroq mutasaddilarning tushuntirishicha, kompyuter tashuvchisidagi ma’lumotlar elektron raqamli imzo yordamida saqlanishi kerak. 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli "Elektron raqamli imzo to'g'risida" Federal qonunining normalariga muvofiq, bunday imzo qog'oz hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga tengdir. Elektron hujjat aylanishi uchun kompaniya korporativ axborot tizimini yaratadi. Unga elektron hujjatlarda elektron raqamli imzodan foydalanishni ta’minlaydigan sertifikatlashtirish markazi xizmat ko‘rsatadi.

Agar kompaniya tugatilgan bo'lsa, hujjatlar bilan nima qilish kerak? Keyin tugatish komissiyasi xodimlar to'g'risidagi hujjatlarni davlat yoki shahar arxiviga saqlash uchun topshiradi. Vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan boshqa arxiv hujjatlari ham u bilan shartnoma tuzgan holda arxivga topshirilishi mumkin. Yoki uni boshqa joyda saqlang. Eslatib o'tamiz, ushbu qog'ozlarni oddiygina yo'q qilish Rosarxiv Kengashining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 9.7.3-bandida taqiqlangan. Va huquqni muhofaza qilish organlari bilan yuzaga kelishi mumkin bo'lgan muammolarni oldini olish uchun buni qilmaslik yaxshiroqdir.

Korxona qayta tashkil etilganda hujjatlar merosxo'r tashkilot yoki tashkilotlarga o'tkaziladi. Agar yangi tashkilot tugatilgan bo'lsa, unga uning faoliyati profiliga tegishli fayllar, shuningdek, ushbu tashkilotga ishlashga o'tgan xodimlarning shaxsiy fayllari va shaxsiy hisoblari o'tkaziladi.

Qanday qilib yo'q qilish kerak. Hujjatlarni yo'q qilish tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangan dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Shu bilan birga, hujjatlarni yo'q qilish aktida barcha qog'ozlarning tafsilotlarini ko'rsatish shart emas. Ushbu xulosa Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalarining 2.4.5-bandidan kelib chiqadi. Ushbu qoidalar hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi aktning yagona shaklini nazarda tutadi. Va unda siz shunga o'xshash hujjatlar guruhiga bitta yozuv kiritishingiz mumkin. Kompaniya qaysi hujjatlar bir hil deb hisoblanishini mustaqil ravishda belgilashga haqli. Misol uchun, bu bir xil nomdagi hujjatlar bo'lishi mumkin, masalan, hisob-fakturalar.

Qonunga ko'ra, yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlari bo'lgan papkalar qayta ishlash (utilizatsiya) uchun o'tkazilishi kerak. Masalan, qayta ishlanadigan materiallarni qayta ishlaydigan kompaniyaga. Hujjatlarni topshirish schyot-faktura bilan rasmiylashtiriladi. Utilizatsiya qilish uchun yuklash va olib tashlash tashkilotdagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydigan xodimning nazorati ostida amalga oshiriladi.

Hujjatlarni yo'q qilish uchun oddiyroq yondashuv mavjud. Aytaylik, buning uchun qog'oz maydalagichdan foydalaning. Bundan tashqari, hujjatlarni yoqish yoki shunchaki tashlab yuborish mumkin. Biroq, ruxsatsiz yoqish ekologik qonunchilikni buzish ekanligini hisobga olish kerak. Keraksiz hujjatlarni tashlab yuborish ham xavflidir. Masalan, mehnat qonunchiligiga ko'ra, ish beruvchi xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilishni ta'minlashi shart. Va boshqa qimmatli qog'ozlar raqobatchilarni qiziqtirishi mumkin.

Hujjatlarni saqlash qoidalarini buzganlik uchun javobgarlik

Soliq kodeksining 120-moddasiga muvofiq, soliq to‘lovchida birlamchi hujjatlarning yo‘qligi yoki hisobvaraq-fakturalar yoki buxgalteriya registrlarining yo‘qligi daromadlar va xarajatlar hamda soliq solish ob’ektlarini hisobga olish qoidalarini qo‘pol ravishda buzish hisoblanadi. Bunday soliq huquqbuzarligi 5000 rubl miqdorida jarimaga olib keladi. Ammo bu hujjatlarning "taqchilligi" faqat bitta soliq davri uchun aniqlangan taqdirda. Aks holda, soliq to'lovchi kamida 15 000 rubl miqdorida jarimaga tortiladi. Agar hujjatlarning etishmasligi soliq solinadigan bazaning kam baholanishiga olib keladigan bo'lsa, soliq to'lovchiga to'lanmagan soliq summasining 10 foizi miqdorida jarima solinadi, lekin kamida 15 000 rubl. Hujjatlarning xavfsizligi jinoyat qonunchiligida e'tibordan chetda qolmaydi. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 325-moddasi 1-bandiga binoan, rasmiy hujjatlarni shaxsiy manfaatlardan kelib chiqib o'g'irlash, yo'q qilish, shikastlash yoki yashirish bir yilgacha ozodlikdan mahrum qilish bilan jazolanishi mumkin. Lekin, albatta, huquq-tartibot idoralari bunday qiziqishni isbotlashlari kerak bo'ladi. Va nihoyat, kompaniya arxiv qonunchiligiga qanday rioya qilishini arxivchilar tekshirishlari mumkin. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksining 13.20-moddasiga binoan, arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish mansabdor shaxslarni ogohlantirish yoki 300 dan 500 rublgacha jarima bilan tahdid qiladi.

Hujjatlarni saqlash uchun javobgarlik qanday taqsimlanadi?

Hujjatlarni saqlash uchun kompaniya rahbari va bosh buxgalter javobgardir. Bundan tashqari, buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun asosida direktor saqlashni tashkil etish, xususan, maxsus binolar, qulflanadigan shkaflar va seyflarning mavjudligi uchun javobgardir. Bosh hisobchi esa hujjatlarning saqlanishi va arxivga topshirilishini ta’minlaydi. Shu maqsadda u mas'ul shaxslarni tayinlashi mumkin (Nizomning 6.6 va 6.2-bandlari). Masalan, vaqt o'tishi bilan qog'ozda aks ettirilgan ma'lumotlar yo'qolishi mumkin (xiralashgan). Bunday holda, siz ushbu hujjatlarning nusxalarini yaratish va ularni kompaniya muhri bilan tasdiqlash haqida g'amxo'rlik qilishingiz kerak. Ushbu tavsiya Rossiya Moliya vazirligining 2007 yil 3 apreldagi 03-03-06/1/209-sonli xatidan kelib chiqadi.

Saqlash muddati tugagan hujjatlar bilan nima qilasiz?