Оформление докладной записки по факту оскорбления или хамского поведения на рабочем месте имеет ряд особенностей и нюансов, обязательных к учету. Так как оскорбление является административным правонарушением, грамотно составленный документ позволит привлечь грубияна к ответственности.

В соответствии с законодательством, оскорбление - униженная честь или выражение неприличной формы - влечет за собой наложение на виновного гражданина штрафа. Различного рода угрозы наказываются не только финансовыми, но и физическими санкциями: исправительными работами, ограничением воли или возможностей физического лица.

Докладная записка на сослуживца за оскорбление на рабочем месте или хамское поведение носит, прежде всего, информационно-справочный характер. Оформление документа помогает руководству получить ценную информацию о грубых, оскорбительных, несоответствующих правилам действиях рабочего. В содержание докладной записки следует включить не только описание ситуации, но и просьбу о проведении мероприятий во имя исключения возникновения аналогичных проявлений в будущем. Образец докладной записки о хамском поведении работника и оскорблении на рабочем месте предлагаем скачать в данной статье ниже.

Оформление докладной записки

Регистрация факта оскорбительного поведения со стороны сослуживца происходит на бумажном листе формата А4. Обязательно включение сведений:

  • наименование структурного подразделения, в котором выявлен факт оскорбления и хамского поведения;
  • наименование документа - Докладная записка;
  • текущая дата и номер докладной записки;
  • данные адресата: фамилии и инициалы, служебное место лица, кому адресуется документ;
  • заголовок, звучащий следующим образом: «Об оскорблении на рабочем месте» или «Касательно…»;
  • содержание документа, включающее сведения о произошедшем инциденте, информацию о виновной стороне, а также конкретное искательство о проведении ответных мер относительно некорректного и хамского поведения сотрудника;
  • заключения, указывающего служебное место, ФИО, подпись адресанта.

Для написания докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении используйте следующий образец:

Отдел бухгалтерского учета
Начальнику ООО «НИРК»
Г. А. Кравченко

Докладная записка
02.04.2016 №11

Об оскорблении на рабочем месте

Обращаю Ваше внимание на то, что 01.04.2016 г. бухгалтер, Сумец Максим Викторович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и прямо угрожал.
Прошу рассмотреть возможность привлечения Сумца М. В. к административной ответственности.

Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Федоров Ф. Ф.

Другие образцы докладных записок:


Скачать образцы докладных можно бесплатно ниже.

Стоит принять к сведению, что непринятие мер относительно недопущения оскорбления или публичного унижения сотрудников наказуемо административными штрафами.

Правильное оформление

Докладная записка об оскорблении на рабочем месте образец — (работник оскорбляет другого работника этой же организации).

Докладная об оскорблении клиента компании сотрудником организации образец —

С целю воспитания. Если раньше можно было хлопнуть линейкой или выгнать ученика из класса, то сейчас ничего такого учитель делать не вправе. Хотя сильно ли нам повредил родительский ремень, применённый за дело? Зато знали, что так делать нельзя.

Учитель стал практически бесправным, ученики пользуются этим,а считают, что учитель должен «справляться». Ребёнок может заявиться пьяным в класс, не выполнять задания, мешать другим учащимся. Но ни в каких документах и должностной инструкции не сказано, что учитель должен устанавливать дисциплину в классе, справляться и т.д. Учитель должен давать знания, предусмотренные программой и воспитывать теми средствами, которые предусмотрены школьным курсом. Что же тогда делать?

Почти год назад я написала свои размышления о том, почему в классе может не быть дисциплины. Это очень хорошая статья для родителей, чтобы лишний раз вспомнить, что воспитание в главной степени зависит от родителей, но никак не от школы. Обратите пожалуйста, на неё ваше внимание ещё раз — . В иных случаях педагогу остается одно — доложить директору о сложившейся ситуации. Сделать это желательно письменно, так как это будет доказательством перед родителями, что претензии к ним и их ребенку не голословны.

Теперь перейдем к вопросу статьи — как написать докладную на имя директора школы. Пишут её обычно учителя и другие работники школы.

Для чего пишут докладную директору?

Для того, чтобы сообщить о сложившейся ситуации в одном или нескольких классах, о дисциплине, о нарушении распорядка в школе и о других проступках.

В каких случаях пишут докладную?

Если вы в школе столкнулись с:

  • нарушением дисциплины в классе;
  • непосещением занятий одним или несколькими учащимися по неуважительной причине;
  • неоднократными опозданиями на уроки;
  • несоблюдением устава школы;
  • появлением ребенка в школе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения и пр. (в таких случаях могут вызвать полицию) ;
  • оскорблением в ваш адрес;
  • дракой;
  • неуспеваемостью ребенка по предмету (невозможностью выставить положительную оценку)
  • и т.д.

В ситуациях, выделенных жирным, вы обязаны написать докладную как можно скорее, чтобы снизить последствия и свести вашу ответственность к минимуму. Обо всех проблемах с классом также нужно оповестить , чтобы он мог оперативно связаться с родителями.

Кто рассматривает докладную?

Докладная фиксируется в книге входящей корреспонденции, что делает её обязательной к рассмотрению.

Докладная передается в зависимости от ситуации, но если дело касается нарушения дисциплины, то её передадут заместителю директора по воспитательной работе, социальному педагогу, психологу и классному руководителю.

В какие сроки принимаются действия после получения докладной?

Всё зависит от ситуации. Как правило, в ближайшее время, так как задержки в решении проблем могут привести к плачевным результатам, чего никто не желает.

Как написать докладную?

Докладная пишется как обычное , на листе А4 (можно даже на тетрадном) от руки или на компьютере.Образец для вас.

Удачи вам в решении школьных проблем! Комментируйте и ставьте лайки. Подписывайся на новые статьи через форму!

С уважением, Татьяна Иванова.

Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.

Форма и виды докладных записок

Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.

Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.

Текст докладной записки

Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.

Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.

Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.

Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:

1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.

Докладная записка – это документ информационного характера, который пишется работником вышестоящему руководству или в вышестоящие инстанции с целью сообщить какую-либо информацию, высказать свои предложения идеи, просьбы.

Докладная записка во многом схожа со служебной запиской. Однако служебная записка пишется одним работником предприятия другому в случае, если они находятся на одном уровне, на равнозначных должностях, например, от работника одного подразделения – другому.

Докладная пишется вышестоящему руководству: от работника отдела (подразделения) – начальнику этого подразделения или от начальника – руководителю организации.

В случае, если докладная записка передается между работниками внутри одной организацией, она имеет внутренний характер. Однако, часто она может быть направлена в вышестоящие инстанции, в этом случае она составляется от руководителя организации и носит внешний характер.

В данной статье предлагаем скачать несколько образцов оформления докладной записки, ссылки для скачивания бланков в формате doc представлены в конце статьи.

Как написать докладную записку?

Если документ направляется за пределы организации и носит внешний характер, то для оформления может быть использован фирменный бланк организации. Если же берется обычный лист, то нужно указать наименование организации, от имени которой пишется докладная записка.

Если документ предназначен для внутреннего использования, то необходимо указать название подразделения, работник которого оформляет бланк.

Вверху бланка пишется дата оформления, а при направлении докладной в другие организации указывается также место оформления.

Также обязательным реквизитом являются сведения об адресате: ФИО лица, которому предназначен бланк, а также его должность.

Документ должен иметь название «Докладная записка», а также заголовок «о…».

Основная часть бланка докладной – это текст. Текст должен быть построен по следующему принципу: описание ситуации (причина написания) потом просьбы, выводы, предложения, идеи на основе описанной ситуации.

Иногда текст записки носит просто информативный характер, а иногда требуется вмешательство руководство, выполнение с их стороны каких-либо действий. Например, докладная записка о прогуле работника должна сообщать об отсутствии сотрудника на своем рабочем месте и просьбу применить к виновному дисциплинарное взыскание.

Для примера предлагаем скачать некоторые варианты данного документа:

Скачать образец докладной записки о прогуле – ссылка.

Образец докладной о невыполнении должностных обязанностей – ссылка.

Докладная об оскорблении на рабочем месте – скачать.

О нарушении трудовой дисциплины – скачать.

Как написать докладную?

Как написать докладную? Нет ничего проще. Главное, вы должны быть уверены в своей правоте и готовы отстаивать собственную точку зрения на проблему и не сдаваться. Докладная записка – это деловой документ и оформляется в соответствии с ГОСТом 6.30–2003. Существует три основных правила, как написать докладную записку.

Подготовка

План обычно он состоит из 3 частей:

  • указание причин, фактов и событий, побудивших подготовить записку
  • ваш анализ описываемой ситуации, прогноз ее развития и способы урегулирования. Однако в случае, если вы просто информируете начальство и не хотите делиться своей точкой зрения, то этот пункт может и не писаться
  • делаете вывод и отмечаете свои пожелания действиям руководителя.

    • Создание текста

    Чтобы правильно написать докладную, необходимо использовать служебно-деловой язык переписки. Он не должен содержать эмоциональных высказываний и художественных описаний ситуации. Его форма – четкость, краткость и последовательность изложения. И главное для документа – достоверность и факты, а не ваше личное мнение. Нельзя писать докладную под воздействием эмоций!

    В делопроизводстве вашей организации наверняка есть унифицированные формы документов, образцы деловой переписки, которые можете использовать в качестве наглядного примера. Но если таковые отсутствуют, то, к примеру, рассмотрим, как написать докладную на ученика:

    «О необходимости перевода учащегося.

    В соответствии с Вашим распоряжением о создании психологического комфорта среди учащихся мною, классным руководителем 5 «В» класса Шубиной Еленой Викторовной, проведен ряд воспитательных мероприятий. В результате обстановка в коллективе класса значительно улучшилась. Вместе с тем учениками негативно воспринимается Иванов И.И. из-за систематического хамского отношения к девочкам, что существенно влияет на микроклимат коллектива.

    Дальнейшее обучение Иванова И.И. в настоящем классе нецелесообразно также по причине слабой успеваемости ученика. С учетом действующего в школе класса с учебно-производственным уклоном, полагаю целесообразным перевести в него Иванова И.И. для дальнейшего обучения».

    Реквизиты

    Соблюдайте реквизиты. Важно помнить о требованиях составления документов. Ведь это не просто лист с информацией, а форма оказания воздействия на ситуацию.

    Основных реквизитов всего 8:

    1. название вашей организации – располагается в верхнем левом углу
    2. наименование документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – заглавными буквами по центру или 2 интервала от левого поля
    3. дата – 12.12.2012 или 12 декабря 2012 года
    4. номер регистрации – на одном уровне с датой
    5. заголовок – «о необходимости перевода ученика» – от границы левого поля
    6. непосредственно текст – шрифт Times New Roman, размер – 14, интервала – 1.5, отступ красной строки – 1.25, межстрочный интервал – 1, выравнивание – по ширине текста.
    7. адресат – в правом верхнем углу в именительном падеже для организаций и в дательном – для должностных лиц
    8. реквизиты и подпись исполнителя.

    Теперь вы знаете, как написать докладную директору, но если вы работаете не в школе, а в другой организации, от вас все ровно потребуется строгое соблюдение правил подготовки деловых документов.

    Докладная записка на сотрудника

    Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

    Пример докладной записки

    Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

    Директору ООО «Сфера».

    Павлову Н.П.

    Слева в верху - наименование структурного подразделения: Отдел документооборота

    По центру: Докладная записка.

    В правой – место: г. Москва.

    Ниже - заглавие: О замене картриджа.

    Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.

    Докладная записка образец

    Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

    Ниже по центру: Докладная записка.

    Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.

    С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

    Докладная записка на ученика

    Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

    Например: О необходимости перевода учащегося

    Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.

    В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

    Докладная записка о прогуле

    Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

    Например: О нарушении трудовой дисциплины.

    Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.

    Форма докладной записки

    Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.

    Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

    Докладная записка

    Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

    Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

    В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

    Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

    Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.

    Как написать докладную записку

    По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

    Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

  • наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации)
  • наименование документа
  • дата и регистрационный номер документа
  • место (город) составления (для внешней докладной записки)
  • адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы
  • заголовок к тексту документа - начинается со слов О &hellip, Касательно &hellip
  • текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы
  • подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

    • Образцы и примеры докладной записки

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

    1 образец Докладная записка о прогуле

    Информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

    1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление

    Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.

    1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

    Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

    Образец докладной записки о премировании

    Как написать докладную записку?

    Для донесения определенного вида информации до руководящего состава организации составляется докладная записка. Данный документ носит информационно-справочный характер и составляется от работника организации.

    В докладной записке может быть изложена информация любого вида, предложения, жалобы и другие вопросы, касающиеся работы данной организации и взаимоотношений коллектива, может быть просто информационной – сообщать о выполнении какого-либо поручения или распоряжения, совершении определенного действия.

    Несколько образцов написания докладной записки предлагаем скачать по ссылкам в конце статьи.

    Докладная записка пишется работником вышестоящему руководству с одной целью – донести до начальства какую-либо важную информацию, требующую вмешательства руководства. При этом документ носит внутренний характер.

    Кроме этого, в ряде случае докладная записка может быть написана в вышестоящие инстанции – в этом случае она будет носить внешний характер.

    Какова бы ни была причина написания, необходимо соблюдать определенные правила при составлении.

    Как написать докладную записку?

    В бланке докладной записки необходимо указать название подразделения организации (отдела), работником которого является автор документа. Если бланк направляется в вышестоящие инстанции, то пишется наименование организации.

    Если бланк докладной записки адресован за пределы организации, то необходимо указать место составления документа – наименование населенного пункта.

    Обязательно пишется ФИО и должность лица, которому направляется записка.

    Ниже пишется непосредственно текст докладной записки, содержащий описание ситуации, которую необходимо донести до вышестоящего руководства, далее могут быть прописаны предложения, выводы, пути решения вопросов, просьбы в зависимости от причины написания докладной записки.

    В целом, написание докладной записки очень похоже на написание служебной записке за одной лишь разницей. Докладная пишется на имя вышестоящего руководства, а служебная направляется равнозначному работнику.

    Для примера предлагаем скачать несколько образцов написания докладных записок для различных случаев:

    Образец докладной записки на работника за оскорбление – скачать.

    Образец докладной о нарушении трудовой дисциплины – скачать.

    О невыполнении должностных обязанностей – скачать.

    На ученика за хамское поведение - образец.

    Формальность, отнимающая время и силы, - именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

    Зачем нужны записки

    Прежде всего, все записки - это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

    Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

    Чем записки различаются между собой

    Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

    Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка
    Суть записки
    • информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
    • содержит выводы и предложения составителя
    • <или> информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
    • <или> содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
    		 Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).
    При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записк ист. 192 , ч. 1 ст. 193 ТК РФ ; Письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493-6-1
    Направленность Обращение к руководству:
    • <или> от работника к руководителю отдела;
    • <или> от руководителя отдела к руководителю компании;
    • <или> от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
    		 Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему
    Виды записок по назначению
    • <или> инициирующие принятие решения;
    • <или> чисто информативные;
    • <или> отчетные
    • <или> объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
    • <или> описывающие какое-либо событие
    Структура I раздел - изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания;
    II раздел - при необходимости - анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы;
    III раздел - описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять     		I раздел - изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;
    II раздел - описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.
    Не содержит выводов и предложений
    Виды записок по степени доступности
    • <или> открытый документ;
    • <или> конфиденциальный документ
    Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29)утв. Инструкцией ЦСУ СССР от 24.11.82 № 613

    В налоговых целях записки всякие важны

    В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ , например:

    • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн оПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
    • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр ап. 1 ст. 252 , подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани йПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
    • объяснительная записка может пригодиться:
    • <или> для получения вычета по НДФЛ на ребенк аподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ыПисьмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ ;
    • <или> для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .

    Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ ап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .

    Как правильно составлять записки

    Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

    Утверждена приказом по ООО «Альфа»
    от 27.12.2011 № 123

    Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

    4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

    4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

    • наименование структурного подразделения - составителя записки;
    • наименование вида документа - докладная, служебная или объяснительная записка;
    • дата документа - дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
    • адресат - ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
    • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
    • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
    • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

    4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

    В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

    4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

    Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

    Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

    Бухгалтерия

    Генеральному директору
    ООО «Альфа»
    И.И. Стасову

    Начальнику отдела кадров
    С.В. Климовой
    Причины, указанные в объяснительной,
    признать неуважительными.
    Применить дисциплинарное взыскание
    в форме замечания к Т.И. Богдановой

    Главному бухгалтеру
    А.Д. Жаровой
    Принять меры к восстановлению ГТД

    30.08.2012

    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    от 30.08.2012 № 12

    О причинах утраты оригинала ГТД

    Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

    Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

    С документом ознакомлены:

    30.08.2012

    Главный бухгалтер