ما هي المدة التي يجب أن يتم فيها الاحتفاظ بالوثائق المحاسبية الأولية؟ فترات تخزين المستندات المحاسبية

يتم طرح هذا السؤال من قبل جميع رواد الأعمال، دون استثناء، الذين افتتحوا مؤسسة مؤخرًا ولم يفهموا تعقيدات النظام. إذن، ما هي مدة الاحتفاظ بمستندات الشركة ذات المسؤولية المحدودة، سنة أو سنتين أو أكثر؟ يمكنك فهم هذه المشكلة بالتفصيل من خلال قراءة القانون الاتحادي رقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" نقطة تلو الأخرى.

تختلف فترات تخزين المستندات المحاسبية. ماذا يمكن أن يقال من خلال الجمع بين جميع النقاط الفرعية؟ يجب الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية في شركة ذات مسؤولية محدودة على الأقل طالما كان هناك احتمال أن يتطلبها التدقيق الضريبي. وفقًا للمادة 89 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، يخضع التفتيش لفترة لا تتجاوز ثلاث سنوات قبل اتخاذ قرار إجراء هذا التفتيش. أي أننا نقوم بتخزينه لمدة ثلاث سنوات بالضبط، ومن ثم تبدأ المتعة.

تبلغنا المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، البند الفرعي 8 من البند 1، بوضوح أن دافعي الضرائب مطالبون بالاحتفاظ بالوثائق التي تؤكد استحقاق الضرائب لمدة أربع سنوات وما لا يقل. هذا كل شيء أيها السادة. ليس لمدة ثلاث سنوات، ولكن لمدة أربع سنوات، قمنا بتخزين الوثائق المحاسبية بعناية والتأكد من عدم فقدان قطعة واحدة من الورق.

ما هي الوثائق المحددة التي نفضلها ونحتفظ بها كحدة أعيننا؟

• بيانات المحاسبة الضريبية؛
• المستندات التي تؤكد الدخل؛
• الأدلة الوثائقية للنفقات؛
• دليل على اقتطاع الضريبة؛

تؤكد المحاسبة أيضًا قواعد تخزين الوثائق الأساسية. وفقًا للأمر "بشأن المحاسبة" رقم 129-FZ، يجب تخزين البيانات المالية على النحو المحدد في قواعد شؤون أرشيف الدولة. ولكن بعد مرور ما لا يقل عن خمس سنوات من آخر مرة تم فيها تجميع البيانات المالية لهم.

ما يحدث؟ والحقيقة هي أنك ملزم بتخزين المستندات بشكل صارم خلال الفترة التي قد تطلبها خدمة الضرائب للتحقق منها. تلك ثلاث سنوات. إذا لم يكن لديك، نتيجة للتفتيش، مستندات عمرها خمس سنوات، فقد يتم تغريمك بسبب تخزين الوثائق بشكل غير صحيح وليس أكثر.

ولكن ليس كل شيء بهذه البساطة والشفافية في غابة المحاسبة والضرائب. هناك وثائق ينبغي تخزينها لفترة أطول بكثير من الفترات التي ناقشناها للتو. ما هي هذه الوثائق؟

1. الوثائق الأولية لشراء الممتلكات. نقوم بحفظ هذه المستندات لأطول فترة ممكنة. لما هذا. أولا، الاستهلاك. ثانيًا، عند بيع عقار، تحتاج إلى الحصول على تأكيد بقيمته الأولية في مكان ما ولا تنس ضريبة الأملاك.
2. أصول ثابتة. بالنسبة للشركات غير المربحة، تنص المادة 283 من قانون الضرائب على قاعدة تخفيض القاعدة الضريبية للفترة الحالية بسبب خسائر الفترة الضريبية السابقة. وبطبيعة الحال، يجب أن تؤكد الوثائق ذلك. ويمكن أن تؤخذ الخسائر في الاعتبار لمدة عشر سنوات لاحقة، مما يعني أن المستندات يجب أن تكون بالترتيب الصحيح (المادة 283، الفقرة 4). يحق لمفتشي الضرائب طلب المستندات الأولية التي تؤكد النتيجة المالية لتأكيد بيانات الخسائر المحددة في الإقرار المقدم.
3. بالنسبة للمؤسسات الريفية التي تعمل بضريبة زراعية واحدة، من الضروري أيضًا تخزين المستندات الخاصة بالخسائر خلال فترة شطبها بأكملها. المادة 346.6 الفقرة 5 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
4. بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في ظل ما يسمى بالنظام "المبسط"، الضريبة الاجتماعية الموحدة. المادة 346.18 الفقرة 7 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
5. لشطب المستحقات المعدومة، من الضروري أيضًا الحصول على المستندات الأساسية الداعمة للخدمة الضريبية. إن تدمير المستندات الداعمة يحرم الشركة من الحق في الاعتراف بالديون المعدومة كمصروفات، لأنه لن يكون هناك ما يؤكد المبلغ.
6. لن نتحدث كثيرًا عن الشركات المساهمة، حيث لا يزال هناك سؤال حول المدة التي يجب أن يتم فيها تخزين مستندات شركة ذات مسؤولية محدودة، وليس شركة مساهمة عامة. لذلك، باختصار، تحتاج إلى الاحتفاظ بمستندات التقارير الضريبية في OJSC - البيانات المالية السنوية، وكذلك الميثاق، طالما أن الشركة موجودة. إذا تمت تصفية الشركة، يتم إرسال المستندات إلى أرشيف الدولة. مطلوب اتفاق مبرم مع الأرشيف مسبقًا لهذا الإجراء. إذا لم يكن هناك مثل هذا الاتفاق، فإن الوثيقة الخاصة بموظفي الشركة فقط هي التي تدخل الأرشيف. مكان تخزين المستندات المتبقية يجب أن يقرره رئيس لجنة التصفية، أو ربما أمين الإفلاس.
7. يتعين على الشركة الاحتفاظ بالتقارير الضريبية السنوية لمدة 10 سنوات على الأقل. ربع سنوي - خمس سنوات، وذلك بحضور سنوي.
8. إذا لم تكن هناك تقارير ربع سنوية، فسيتم أيضًا تخزين التقارير الشهرية لمدة خمس سنوات على الأقل.
9. يجب الاحتفاظ بدفاتر وفواتير المشتريات والمبيعات لمدة خمس سنوات كاملة من تاريخ آخر قيد في دفتر اليومية. البند 15.27 من "قواعد الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية". يوجد في قائمة مستندات الإدارة القياسية بند يتعلق بالفواتير، وينص على أنه يجب تخزين هذه الفواتير نفسها لمدة خمس سنوات.

ومرة أخرى، يجب أن تسترشد السلطات الضريبية أثناء عمليات التدقيق بالتشريعات المتعلقة بالضرائب والرسوم. لكن القائمة غير مدرجة هناك.

دعونا نستنتج: ما هي المدة التي يجب أن يتم فيها الاحتفاظ بمستندات الشركة ذات المسؤولية المحدودة؟ وتبين أن ما لا يقل عن خمس سنوات، ومن حيث الأصول الثابتة، عموما طوال فترة وجود الشركة. يجب أن تحسب مدة تخزين المستندات من أول يناير التالي للسنة التي تم إنشاؤها فيها.

كيفية تخزين المستندات الورقية؟

يجب أن تنص السياسة المحاسبية للمؤسسة على كيفية ومكان تخزين الوثائق، وكذلك تعيين شخص مسؤول عن تنفيذ هذا البند أو حتى لجنة تتكون من الموظفين الأكثر تأهيلاً.

بالمناسبة، ليس من الضروري تخزين الوثائق في المكتب. ولا يمنع القانون اختيار أماكن أخرى للتخزين مثل شركات الأرشفة المتخصصة. لكن الشركة المساهمة ملزمة بموجب القانون بتخزين المستندات مثل التقارير السنوية والنظام الأساسي في المكان الذي يقع فيه المكتب الرئيسي بالضبط. بالمناسبة، يسمح القانون بتخزين الوثائق في شكل إلكتروني مع ملاحظة بسيطة مفادها أن المستندات ستحتوي بالضرورة على توقيع إلكتروني للشخص المسؤول عن إعداد الوثيقة. لتخزين الوثائق في شكل إلكتروني، تقوم الشركة بإنشاء نظام معلومات الشركة. ويخدمه مركز تصديق يضمن استخدام التوقيعات الإلكترونية في المستندات الإلكترونية.

المستندات التي تخضع للتخزين طويل الأمد سوف تتدهور وتتلاشى بمرور الوقت. ولضمان أن تكون محتوياتها قابلة للقراءة، يجب على المسؤولين عن التخزين الاهتمام بها وعمل نسخ منها في الوقت المناسب.

عند تصفية الشركة، يتم تسليم المستندات الخاضعة للتخزين طويل الأجل إلى الأرشيف. إذا تم إعادة تنظيم الشركة، يتم نقل المستندات إلى المنظمة اللاحقة. عندما يتم تقسيم شركة جديدة، فإنها تتلقى الملفات الشخصية للموظفين الذين تم نقلهم إلى الهيكل الجديد والمستندات المتعلقة بنطاق الشركة الجديدة.

تدمير الوثائق. لتدمير مستند، يجب عليك أولاً إعداد قانون يوقعه رئيس الشركة، وعندها فقط يمكنك البدء مباشرة في تدمير المستندات. علاوة على ذلك، في القانون، ليس من الضروري إعادة كتابة كل من الأوراق المراد تدميرها بعناية. يكفي إعادة كتابة أسماء المجموعات المتجانسة. ما يعتبر مجموعات متجانسة ينبغي التفكير فيه بشكل مستقل. على سبيل المثال، يمكن اعتبار الفواتير مستندات متجانسة وما إلى ذلك.

كيفية تدمير الوثائق بشكل صحيح؟

فقط احرقه؟ الجواب غير صحيح. في هذه الحالة، قد تواجه مشاكل مع الخدمات البيئية.
هل يجب علي إعادة تدويرها كورق نفايات؟ الخيار جيد، ولكن ليس هناك ما يضمن أن الوثائق لن تنتهي مع شركة منافسة، وهذا ليس جيدا. لمنع حدوث ذلك، يجب تقديم المجلدات التي تحتوي على المستندات للتخلص منها مع فاتورة. علاوة على ذلك، يجب أن تتم عملية إزالة المستندات تحت إشراف موظف الشركة المسؤول عن تخزين المستندات.

من المستحيل أيضًا التخلص منها ببساطة، لأن صاحب العمل ملزم بموجب القانون بالحفاظ على سرية البيانات الشخصية للموظفين.

ماذا تبقى؟ أفضل ما يمكنك فعله هو استخدام آلة تمزيق الورق الخاصة. بشكل عام، الأمر متروك لك لتقرر كيف ستتخلص من الأوراق غير الضرورية.

لتجنب الرغبة في تخفيف أرشيفك الوثائقي قبل الموعد المحدد، سأضيف أن عدم وجود سجلات محاسبية أو فواتير للفترة الضريبية يعتبر انتهاكا جسيما ويعاقب عليه بغرامة قدرها خمسة آلاف روبل.

وهذا إذا كانت هناك مستندات مفقودة لفترة ضريبية واحدة. في الحالات الأكثر خطورة، لن تكون الغرامة 5000، ولكن 15000 روبل.

إذا تم التقليل من القاعدة الضريبية من خلال فقدان المستندات التي تؤكد الدخل، فسيدفع دافعي الضرائب غرامة قدرها 10 في المائة من مبلغ الضريبة غير المدفوعة وما لا يقل عن نفس 15000 روبل.
بالمناسبة، يحتوي القانون الجنائي أيضًا على بنود تتعلق بضمان سلامة المستندات المحاسبية. إذا ثبت أن المستندات قد تعرضت للتلف لأسباب شخصية، فقد يتعرض الشخص المعني للسجن لمدة عام على الأقل. إذا كنت ترغب في التعرف على هذه الفقرة بمزيد من التفصيل، راجع المادة 352، الفقرة 1 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي.

ضع في اعتبارك أيضًا أن ممثلي سلطات الأرشيف لديهم الحق في التحقق من التخزين المناسب لوثائق الأرشيف في مؤسستك. وهنا، وفقًا للمادة 13.20 من قانون الاتحاد الروسي بشأن انتهاكات قواعد التخزين والمحاسبة والاستحواذ، وكذلك استخدام المستندات الأرشيفية، يمكن معاقبتك بغرامة قدرها 300 إلى 500 روبل أو إداري عقاب.

مدير الشركة مسؤول عن إنشاء أماكن لتخزين المستندات والأرشفة على وجه الخصوص، ويجب على كبير المحاسبين الحفاظ على هذه المستندات نفسها بطريقة منظمة ونقلها بشكل صحيح إلى الأرشيف.

إي.في. رجل ابيضخبير في مجلة Russian Tax Courier، بمشاركة متخصصين من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا
مجلة "البريد الضريبي الروسي" العدد 6 لعام 2009

يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها أي منظمة بالوثائق الداعمة. إنها وثائق محاسبية أساسية وتعمل كأساس للمحاسبة. جاء ذلك في الفقرة 1 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 129-FZ المؤرخ 21 نوفمبر 1996 (المشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 129-FZ). بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام هذه المستندات نفسها لحساب ودفع الضرائب والرسوم. غالبًا ما يكون أرشيف المستندات طوال فترة نشاط الشركة ضخمًا للغاية بحيث لا يوجد مكان لوضع مستندات جديدة. هذا يعني أنك بحاجة إلى معرفة المدة التي تحتاجها لتخزين مستندات معينة. ربما حان الوقت لتدمير البعض منهم

وثائق المحاسبة

تم تحديد فترات التخزين العامة لمستندات المحاسبة الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية في المادة 17 من القانون رقم 129-FZ. وينص على أنه يجب على المنظمة تخزين هذه المستندات لمدة خمس سنوات على الأقل. لتحديد فترات التخزين لأنواع معينة من المستندات، من الضروري الاسترشاد بقائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين، التي وافق عليها الأرشيف الفيدرالي في 6 أكتوبر 2000 (المشار إليها فيما يلي باسم القائمة). يتم عرض المعلومات حول أنواع المستندات الأكثر شيوعًا في الجدول أدناه.

يرجى ملاحظة: المواعيد النهائية المحددة في القائمة يجب ألا تحسب من تاريخ إعداد الوثيقة، ولكن من 1 يناير من العام التالي. هذا مكتوب في الفقرة 2.9 من تعليمات استخدام القائمة، التي وافقت عليها روسارخيف في 6 أكتوبر 2000 (المشار إليها فيما يلي باسم التعليمات). على سبيل المثال، يبدأ حساب فترة التخزين للحالات المكتملة في عام 2008 في 1 يناير 2009.

علاوة على ذلك، يحق للمنظمة، مع مراعاة تفاصيل أنشطتها، زيادة مدة تخزين المستندات مقارنة بالفترة المحددة في القائمة (البند 2.11 من التعليمات). يتم إضفاء الطابع الرسمي على مثل هذا القرار بأمر من رئيس الشركة أو منصوص عليه في سياساتها المحاسبية.

الإقرارات الضريبية والمستندات الخاصة بحسابات الضرائب

يتم تحديد الفترات التي يتعين على المنظمة خلالها الاحتفاظ بالتقارير الضريبية في الفقرة 170 من القائمة. وبالتالي، يجب الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية السنوية لمدة عشر سنوات على الأقل، والإقرارات الضريبية ربع السنوية لمدة خمس سنوات على الأقل، والإقرارات الضريبية الشهرية لمدة سنة واحدة على الأقل. إذا لم يكن هناك تقارير سنوية (على سبيل المثال، لضريبة القيمة المضافة)، فيجب الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية ربع السنوية والشهرية لمدة عشر سنوات على الأقل. ينبغي الاحتفاظ بالتقارير الشهرية في حالة عدم وجود تقارير ربع سنوية لمدة خمس سنوات على الأقل.

فترات تخزين المستندات التي تقوم المنظمة على أساسها بحساب الضرائب والرسوم غير مذكورة بوضوح في أي مكان. تنص الفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 من المادة 23 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي فقط على أن دافعي الضرائب ملزمون بضمان سلامة المستندات اللازمة لحساب الضرائب ودفعها لمدة أربع سنوات. وتشمل هذه المستندات، على وجه الخصوص، البيانات المحاسبية والمحاسبة الضريبية، بالإضافة إلى المستندات الأخرى التي تؤكد استلام الدخل والمصروفات وسداد الضرائب وخصمها.

تم تحديد شرط مماثل في الفقرة الفرعية 5 من الفقرة 3 من المادة 24 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي لوكلاء الضرائب. لمدة أربع سنوات، يجب عليهم التأكد من سلامة المستندات اللازمة لحساب الضرائب وحجزها ونقلها.

من أي تاريخ يتم حساب فترة الأربع سنوات هذه؟ تعتقد وزارة المالية الروسية أن الفترة المحددة تبدأ بعد فترة الإبلاغ (الضريبة) التي تم فيها استخدام المستند آخر مرة لإعداد التقارير الضريبية، وحساب الضرائب ودفعها، وتأكيد الدخل المستلم والنفقات المتكبدة (خطاب بتاريخ 18 أكتوبر 2005 رقم 111). 03-03- 04/2/83).

ملحوظة

للشركات المساهمة - قواعد خاصة

يتم تحديد الفترات التي يجب على الشركات المساهمة خلالها تخزين وثائقها في اللوائح الخاصة بإجراءات وفترات تخزين وثائق الشركات المساهمة، والتي تمت الموافقة عليها بقرار اللجنة الفيدرالية لسوق الأوراق المالية في روسيا بتاريخ 16 يوليو 2003. .03-33/ملاحظة. وبالتالي، يتعين عليهم الاحتفاظ بالبيانات المالية السنوية بشكل دائم، أي طوال عمر المنظمة. تتضمن وثائق التخزين الدائم أيضًا ما يلي:

• وثائق حول إنشاء وإعادة تنظيم الشركة؛
• النظام الأساسي للشركة والتعديلات والإضافات التي أدخلت عليه؛
• شهادة تسجيل الدولة للشركة؛
• القرارات المتعلقة بإصدار الأوراق المالية، ونشرات إصدار الأوراق المالية؛
• محاضر الاجتماعات العامة للمساهمين؛
• محاضر اجتماعات مجلس الإدارة (مجلس الإشراف) ؛
• قوائم الأشخاص التابعين للشركة؛
• اللوائح المتعلقة بالفروع والمكاتب التمثيلية للشركة؛
• محاضر اجتماعات مجلس الإدارة (المديرية) للشركة، قرارات المدير (المدير العام، الرئيس) للشركة؛
• أوراق التصويت؛
• استنتاجات لجنة التدقيق (مدقق الحسابات) للشركة، وما إلى ذلك.

لنفترض أنه يتم تصفية شركة مساهمة. إذا كان لديه اتفاق مع مؤسسة الأرشيف الروسي، فإنه ينقل الوثائق لفترة التخزين الدائمة والمتعلقة بالموظفين إلى أرشيف الدولة.

إذا لم تكن هناك علاقة تعاقدية مع الأرشيف، فإن أرشيف الدولة ملزم بقبول الوثائق الخاصة بموظفي الشركة للتخزين فقط. ويتم تحديد مكان تخزين المستندات الأخرى من قبل رئيس لجنة التصفية أو أمين التفليسة.

إذا توقفت شركة مساهمة عن العمل نتيجة لإعادة التنظيم، فلا يمكن نقل أصول وثائقها إلا إلى إحدى الشركات المنشأة حديثًا (كقاعدة عامة، الشركة ذات أعلى قيمة صافية للأصول)

يتم تحديد القاعدة الضريبية ومبلغ الضريبة في نهاية الفترة الضريبية (البند 1، المادة 55 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). بالنسبة لمعظم الضرائب، هذه الفترة هي السنة التقويمية. الاستثناء هو ضريبة القيمة المضافة، الفترة الضريبية التي هي ربع. وبالتالي، يجب احتساب فترة تخزين المستندات اللازمة لحساب ودفع الضرائب من اليوم التالي لنهاية الفترة الضريبية.

مثال 1

تم تسجيل شركة Giatsint LLC في أبريل 2004. تطبق المنظمة نظام الضرائب العام.

فترة الأربع سنوات التي يجب خلالها على شركة Giatsint LLC تخزين المستندات المتعلقة بحسابات ضريبة الدخل والضريبة الاجتماعية الموحدة وضريبة ممتلكات الشركات لعام 2004 هي الفترة من 1 يناير 2005 إلى 31 ديسمبر 2008. وعليه، سيُطلب من المنظمة الاحتفاظ بالمستندات المستخدمة لحساب هذه الضرائب لعام 2005 حتى 31 ديسمبر 2009.

يجب تخزين جدول الحسابات ووثائق السياسة المحاسبية الأخرى وبرامج معالجة البيانات الحاسوبية لمدة خمس سنوات على الأقل بعد السنة التي تم استخدامها فيها آخر مرة لإعداد البيانات المالية (البند 2 من المادة 17 من القانون رقم 129). -FZ)

حتى عام 2008، تم تحديد الفترة الضريبية لضريبة القيمة المضافة كشهر تقويمي، ولفئات معينة من دافعي الضرائب - كربع (المادة 163 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي)

يتعين على دافعي الضرائب أن يقدموا إلى السلطات الضريبية ومسؤوليها المستندات اللازمة لحساب الضرائب ودفعها (البند الفرعي 6، البند 1، المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

يتعين على وكلاء الضرائب أن يقدموا إلى مصلحة الضرائب في مكان تسجيلهم المستندات اللازمة لمراقبة صحة حساب الضرائب وخصمها ونقلها (البند الفرعي 4، البند 3، المادة 24 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

يمكن ترحيل الخسارة التي تم تحديدها في نهاية عام 2001 (قبل دخول الفصل 25 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) حيز التنفيذ إلى المستقبل بمبلغ لا يتجاوز مبلغ الخسارة المسجلة اعتبارًا من 1 يوليو 2001 ( البند 4 من المادة 10 من القانون الاتحادي الصادر في 06.08.2001 رقم 110-FZ)

في الوقت نفسه، كجزء من التدقيق الضريبي في الموقع، فترة لا تتجاوز ثلاث سنوات تقويمية تسبق السنة التي تم فيها اتخاذ قرار إجراء التدقيق (البند 4 من المادة 89 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) يمكن التحقق منها. على سبيل المثال، قد يغطي التدقيق الضريبي المقرر إجراؤه في 31 ديسمبر 2008 الأعوام 2005-2007 ويستمر لمدة أقصاها ستة أشهر في عام 2009. وهذا يعني أنه خلال فترة المراجعة بأكملها، تكون المنظمة ملزمة بالحفاظ على المستندات المتعلقة بحسابات الضرائب لفترة المراجعة. لكنها ملزمة بالفعل بالقيام بذلك بموجب القانون رقم 129-FZ. بعد كل شيء، أساس حساب الضرائب، كقاعدة عامة، هو نفس المستندات المحاسبية الأولية التي تستخدم لتعكس المعاملات في المحاسبة. الحد الأدنى لفترة تخزين هذه المستندات هو خمس سنوات (البند 1، المادة 17 من القانون رقم 129-FZ). اتضح أنه وفقًا للتشريعات المحاسبية، خلال العام الحالي، تلتزم المنظمة بتخزين المستندات المتعلقة بحسابات الضرائب وتلك الفترات التي لم تعد السلطات الضريبية قادرة على التحقق منها.

تم تحديد فترة تخزين كتب الشراء وكتب المبيعات بشكل محدد. تم تحديده في الفقرتين 15 و 27 من قواعد الاحتفاظ بسجلات الفواتير المستلمة والصادرة ودفاتر الشراء ودفاتر المبيعات عند حساب ضريبة القيمة المضافة، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم من حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 2 ديسمبر 2000 رقم 914. والحد الأدنى لمدة خمس سنوات كاملة من تاريخ آخر قيد في المستندات المحددة.

ونلاحظ أيضًا أنه وفقًا للفقرة 150 من القائمة، يجب على المنظمة تخزين الفواتير الصادرة والمستلمة لمدة خمس سنوات على الأقل. ومع ذلك، إذا نشأ خلاف مع المفتشين أثناء التدقيق الضريبي أو أي تدقيق آخر، فيجب الاحتفاظ بالفواتير حتى يتم اتخاذ قرار نهائي بناءً على نتائج هذا التدقيق.

على الرغم من أنه يجب الاحتفاظ بالفواتير لمدة لا تقل عن خمس سنوات، إلا أنه ليس مطلوبًا من المؤسسة أن تقدم، بناءً على طلب من مصلحة الضرائب، فواتير انتهت بالفعل فترة الاحتفاظ بها البالغة أربع سنوات. على سبيل المثال، بعد تلقي طلب من مفتشية الضرائب في عام 2009 لتقديم فاتورة لعام 2004، قد لا يمتثل دافع الضرائب (وكيل الضرائب) له.

مثال 2

لنستخدم شرط المثال 1. لنفترض أنه قبل عام 2008، كانت فترة ضريبة القيمة المضافة لشركة Giatsint LLC عبارة عن شهر تقويمي.

يجب أن تحتفظ المنظمة بكتب الشراء ودفاتر المبيعات لشهر أبريل 2004 حتى 30 أبريل 2009 (شريطة أن تكون آخر الإدخالات فيها قد تمت في أبريل 2004).

يتم احتساب فترة التخزين البالغة خمس سنوات للفواتير الصادرة والمستلمة اعتبارًا من 1 يناير من السنة التالية لسنة إعدادها - اعتبارًا من 1 يناير 2005. أي أن شركة Giatsint LLC ملزمة بتخزين الفواتير المؤرخة في أبريل 2004 حتى 31 ديسمبر 2009.

نظرًا لأن الفترة الضريبية لضريبة القيمة المضافة لشركة ما في 2004-2007 كانت عبارة عن شهر تقويمي، يتم تحديد فترة تخزين مدتها أربع سنوات للمستندات الأخرى اللازمة لحساب ضريبة القيمة المضافة لكل شهر. الحد الأدنى الإلزامي لفترة التخزين للمستندات التي تستخدمها إحدى المؤسسات لحساب ضريبة القيمة المضافة لشهر أبريل 2004 هو من 1 مايو 2004 إلى 30 أبريل 2008.

تبدأ فترة تخزين المستندات المتعلقة بحساب ضريبة القيمة المضافة للربع الأول من عام 2008 لمدة أربع سنوات في 1 أبريل 2008 وتنتهي في 31 مارس 2012. سيُطلب من الشركة الاحتفاظ بدفاتر المشتريات ودفاتر المبيعات للربع الأول من عام 2008 حتى 31 مارس 2013 (إذا تم آخر إدخال فيها في مارس 2008)، وفواتير هذه الفترة حتى 31 ديسمبر 2013.

لذلك، يجب تخزين المستندات المحاسبية الأولية لمدة خمس سنوات على الأقل. ومع ذلك، في بعض الحالات، يجب الاحتفاظ بالمستندات الداعمة لفترة أطول.

الموقف 1. تقوم المنظمة بنقل الخسائر إلى المستقبل

وفقًا للمادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يحق للشركة التي تمثل دافع ضريبة الأرباح تخفيض القاعدة الضريبية للفترة الضريبية الحالية بمقدار الخسارة التي تلقتها في الفترات الضريبية السابقة. يمكن ترحيل الخسارة إلى المستقبل في غضون عشر سنوات بعد الفترة الضريبية التي تم استلامها فيها (البند 2 من المادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

خلال فترة نقل الخسارة بأكملها، يجب على المنظمة الاحتفاظ بالمستندات التي تؤكد مقدار الخسارة المتكبدة. جاء ذلك في الفقرة 4 من المادة 283 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي. في رسالة بتاريخ 04/03/2007 رقم 03-03-06/1/206، أوضحت وزارة المالية الروسية أن شطب الخسائر ممكن فقط عند تقديم المستندات الأولية التي تؤكد النتيجة المالية التي تم الحصول عليها.

يتم وضع متطلبات مماثلة لدافعي الضريبة الزراعية الواحدة والمنظمات التي تستخدم نظام الضرائب المبسط. عند ترحيل الخسائر إلى المستقبل، يتعين عليهم أيضًا الاحتفاظ بالمستندات التي تؤكد مقدار الخسارة المتكبدة والمبلغ الذي تم تخفيض القاعدة الضريبية به لكل فترة ضريبية. جاء ذلك في الفقرة 5 من المادة 346.6 والفقرة 7 من المادة 346.18 من قانون الضرائب، على التوالي.

مثال 3

Azalia LLC هي دافعة ضريبة الأرباح. وفي نهاية عام 2003، سجلت المنظمة خسارة في المحاسبة الضريبية. تم تحويل مبلغها للمستقبل خلال عامي 2006-2008 على أجزاء.

وفقًا لمتطلبات التشريع الضريبي، كانت المنظمة ملزمة بتخزين المستندات المحاسبية الأولية اللازمة لحساب ضريبة الدخل لعام 2003 لمدة أربع سنوات - حتى 31 ديسمبر 2007. وبما أن القواعد الضريبية للفترة 2006-2008 قد تم تخفيضها بمقدار خسارة عام 2003، فإن الشركة تواصل تخزين هذه المستندات. ويجب عليها الاحتفاظ بها لمدة أربع سنوات أخرى بعد نهاية عام 2008 (العام الأخير الذي تم فيه تخفيض القاعدة الضريبية بمقدار خسارة السنوات السابقة) - حتى 31 ديسمبر 2012.

الموقف 2. تم تحديد الخسائر من السنوات السابقة أو شطب الديون المعدومة

الخسائر من الفترات الضريبية السابقة التي حددها دافع الضرائب في التقرير الحالي أو الفترة الضريبية تعادل النفقات غير التشغيلية على أساس الفقرة الفرعية 1 من الفقرة 2 من المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. وبعبارة أخرى، فإن هذه الخسائر تقلل من القاعدة الضريبية لضريبة الدخل للفترة التي تم تحديدها فيها.

بالإضافة إلى ذلك، فإن مبالغ الديون المعدومة تعادل أيضًا مصاريف غير تشغيلية، وإذا كونت المنظمة احتياطيًا للديون المشكوك في تحصيلها، فإن مبالغ الديون المعدومة التي لا تغطيها الأموال الاحتياطية (الفقرة 2، البند 2، المادة 265 من النظام الأساسي) قانون الضرائب في الاتحاد الروسي).

وفقًا للقاعدة العامة المنصوص عليها في الفقرة 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، عند حساب ضريبة الدخل، لا يمكن التعرف إلا على تلك النفقات الموثقة. وهذا يعني أنه من أجل مراعاة الأغراض الضريبية للخسائر من السنوات السابقة المحددة في العام الحالي، أو لشطب الديون المعدومة، يجب أن يكون لدى المنظمة المستندات الداعمة المناسبة. كما تلتزم بالاحتفاظ بهذه المستندات لمدة أربع سنوات على الأقل بعد نهاية السنة التي تم فيها تخفيض الوعاء الضريبي بمقدار الخسارة المحددة أو شطب الديون المعدومة.

الموقف 3. تمتلك المنظمة الأصول الثابتة

لنفترض أن الشركة تمتلك أصلًا ثابتًا تم شراؤه منذ أكثر من عشر سنوات. يبدو أن فترة تخزين المستندات الخاصة بشرائها وتشغيلها قد انتهت بالفعل.

ومع ذلك، يجب الاحتفاظ بهذه المستندات طوال العمر الإنتاجي للعقار. بعد كل شيء، خلال هذه الفترة تقوم المنظمة بحساب الاستهلاك في الضرائب والمحاسبة. للتعرف على رسوم الاستهلاك، خلال فترة الاستهلاك بأكملها، يجب أن يكون لديها مستندات تؤكد اقتناء الكائن وتشغيله.

وبالإضافة إلى ذلك، تدفع الشركة ضريبة الأملاك على القيمة المتبقية للأصول الثابتة. وبالتالي، لتبرير حسابات هذه الضريبة، فهي تحتاج أيضاً إلى المستندات المذكورة.

لنفترض أن إحدى المنظمات قررت بيع ممتلكات قابلة للاستهلاك. وفقًا للفقرة الفرعية 1 من الفقرة 1 من المادة 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يحق لها تخفيض الدخل المستلم من البيع بالقيمة المتبقية لهذا العقار. ولكن يجب تأكيد القيمة المتبقية للكائن مرة أخرى من خلال الوثائق ذات الصلة.

وبالتالي، حتى لو كانت المنظمة التي تمتلك ممتلكات قابلة للاستهلاك لا تخطط لبيعها، فمن المستحسن أن تحتفظ بالمستندات المتعلقة باقتناء هذه الممتلكات، والتكليف بها، وحساب مبالغ الاستهلاك طوال عمر الشركة.

في حالة بيع ممتلكات أخرى (باستثناء الأوراق المالية، ومنتجات إنتاجها، والسلع المشتراة)، تقلل المنظمة الدخل الذي تتلقاه من سعر اقتناء أو إنشاء هذه الممتلكات (الفقرة الفرعية 2، الفقرة 1، المادة 268 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وبطبيعة الحال، بشرط أن تتمكن من توثيق السعر المشار إليه. في حالة عدم وجود مثل هذه المستندات، لا يحق للشركة تخفيض القاعدة الضريبية لضريبة الدخل بمقدار نفقات اقتناء الممتلكات، حيث أن هذه النفقات لا تفي بمتطلبات الفقرة 1 من المادة 252 من الضريبة كود الاتحاد الروسي. ولا يهم فترات تخزين هذه المستندات في هذه الحالة. ويرد موقف مماثل في رسالة وزارة المالية الروسية بتاريخ 15 سبتمبر 2005 رقم 03-03-02/84.

تخزين الوثائق

يتم الاعتراف بالنفقات على أنها نفقات مبررة وموثقة لدافعي الضرائب، وفي الحالات المنصوص عليها في المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي - الخسائر التي تكبدها (البند 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)

للأغراض الضريبية، يتم تحديد القيمة المتبقية للممتلكات القابلة للاستهلاك وفقًا للقواعد المنصوص عليها في الفقرة 1 من المادة 257 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي

تم تحديد قائمة مستندات الشركة المساهمة التي يجب عليها تخزينها في موقع الهيئة التنفيذية في الفقرة 1 من المادة 89 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر. 95 رقم 208-FZ

الشروط التي بموجبها يكون التوقيع الإلكتروني في مستند إلكتروني معادلاً للتوقيع المكتوب بخط اليد في مستند على الورق منصوص عليها في المادة 4 من القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني"

تقوم المنظمات التي لا تخضع وثائقها للقبول في أرشيفات الدولة أو البلدية بتدمير المستندات التي انتهت فترات تخزينها دون الاتفاق مع سلطات الأرشيف (البند 3.9 من التعليمات)

تقع مسؤولية تنظيم تخزين المستندات المحاسبية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية على عاتق رئيس المنظمة (البند 3 من المادة 17 من القانون رقم 129-FZ)

تحدد كل منظمة مكان تخزين المستندات بشكل مستقل. كقاعدة عامة، يتم وضع معظم المستندات في مكتب الشركة. إذا كانت هناك كميات كبيرة من الوثائق، فمن المستحسن تخصيص مكان خاص للأرشيف أو حتى استئجار غرفة منفصلة حيث يمكنك نقل المستندات المعالجة التي لم تعد مستخدمة في العمل الحالي.

خيار آخر هو نقل المستندات للتخزين إلى شركة أرشفة متخصصة. ومع ذلك، إذا كانت المنظمة شركة مساهمة، فيجب أن تأخذ في الاعتبار الميزة التالية. تنص الفقرة 2 من المادة 89 من القانون الاتحادي رقم 208-FZ بتاريخ 26 ديسمبر 1995 على أنه يجب على الشركة المساهمة تخزين عدد من المستندات في موقع هيئتها التنفيذية. وتشمل هذه المستندات، على وجه الخصوص، البيانات المالية والمستندات المحاسبية والمستندات التي تؤكد حقوق الشركة في الملكية في ميزانيتها العمومية.

وبطبيعة الحال، مع مرور الوقت، يزداد حجم أرشيفات أي منظمة، ويلزم إنشاء مباني جديدة لإيوائها. ربما يكون تخزين المستندات ليس ورقيًا أكثر ملاءمة في شكل إلكتروني؟

يتم توفير هذه الإمكانية مباشرة فيما يتعلق بالمستندات المحاسبية الأولية وسجلات المحاسبة (البند 7، المادة 9 والفقرة 1، المادة 10 من القانون رقم 129-FZ). بالإضافة إلى ذلك، تنص المادة 314 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي على أنه يتم الاحتفاظ بسجلات المحاسبة الضريبية على الورق أو إلكترونيًا أو أي وسائط آلية. وفي الوقت نفسه، يجب حمايتهم من التصحيحات غير المصرح بها.

في رسالة بتاريخ 24 يوليو 2008 رقم 03-02-07/1-314، أوضحت وزارة المالية الروسية أن تخزين المستندات الأولية والمستندات المحاسبية والمحاسبة الضريبية مسموح به في شكل إلكتروني، ما لم ينص القانون التنظيمي على خلاف ذلك أعمال الاتحاد الروسي وشريطة أن تكون المستندات الإلكترونية معتمدة باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS).

تمت الموافقة على القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002 (يشار إليها فيما بعد بالقواعد الأساسية). ينص البند 2.3.1 من القواعد الأساسية على أنه من الضروري إجراء فحص سنوي لقيمة المستندات، أي تحديد فترات تخزينها واختيار المستندات للتخزين والتدمير على المدى الطويل.

تدمير والتخلص من الوثائق

يحق للمنظمة إتلاف المستندات التي انتهت مدة تخزينها بشكل مستقل (تمزيقها يدويًا أو باستخدام آلة التقطيع أو التخلص منها أو حرقها) أو نقلها للتخلص منها إلى شركة متخصصة تعمل في معالجة المواد الخام الثانوية. تتم الموافقة على قائمة المستندات الخاضعة للتدمير أو التخلص منها من قبل رئيس المنظمة. ويمكن أن تصدر في شكل أمر أو تعليمات من المدير، أو في شكل عمل تضعه الشركة بشكل مستقل. ويرد أدناه مثال على مثل هذا الفعل.

رسم. نموذج العمل بشأن اختيار الوثائق للتدمير

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمؤسسة استخدام نموذج قانون بشأن التخصيص لتدمير المستندات التي لا تخضع للتخزين. وقد تمت الموافقة على شكله في الملحق رقم (4) للقواعد الأساسية.

عند إعداد قائمة المستندات المراد إتلافها، ليس من الضروري الإشارة إلى تفاصيل كل مستند. ويأتي ذلك بناءً على أحكام الفقرة 2.4.5 من القواعد الأساسية. وينص على أن الحالات المماثلة (الوثائق) مدرجة في القانون تحت عنوان عام يشير إلى عدد الحالات المخصصة لهذه المجموعة (على سبيل المثال، التقارير المسبقة لعام 2000).

يتم إصدار نقل المستندات لإعادة التدوير بفاتورة توضح تاريخ النقل وعدد المستندات المنقولة (عدد المجلدات والصناديق وما إلى ذلك) ووزن نفايات الورق. يتم التحميل والإزالة للتخلص منها تحت سيطرة الموظف المسؤول عن سلامة المستندات في المنظمة (البند 2.4.7 من القواعد الأساسية).

إذا قامت إحدى الشركات بتدمير المستندات بنفسها، فإنها تضفي الطابع الرسمي على هذه الحقيقة من خلال قانون منفصل لتدمير المستندات. نظرًا لعدم وجود شكل موحد، يتم إعداده أيضًا بأي شكل من الأشكال. نلاحظ أن تدمير المستندات بعد انتهاء فترة التخزين هو حق وليس التزامًا بالمنظمة (انظر خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 18 أكتوبر 2005 رقم 03-03-04/2/ 83). بمعنى آخر، يمكن للشركة الاستمرار في تخزين المستندات حتى بعد انتهاء فترات الاحتفاظ الإلزامية الخاصة بها.

المسؤولية عن فقدان الوثائق

ضريبة. ويعتبر عدم وجود المستندات الأولية أو الفواتير أو السجلات المحاسبية لدى المكلف مخالفة جسيمة لقواعد المحاسبة عن الدخل والمصروفات والأصناف الخاضعة للضريبة. لمثل هذا الانتهاك، تنص المادة 120 من قانون الضرائب على المسؤولية في شكل غرامة بمبلغ:

5000 روبل - إذا لم تكن هناك مستندات لفترة ضريبية واحدة؛

15000 فرك. - في حالة عدم وجود مستندات لأكثر من فترة ضريبية واحدة؛

10٪ من مبلغ الضريبة غير المدفوعة، ولكن لا تقل عن 15000 روبل، إذا تم التقليل من القاعدة الضريبية بسبب نقص المستندات.

بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يقدم دافع الضرائب (دافع الرسوم، وكيل الضرائب) المستندات أو المعلومات الأخرى بناءً على طلب مفتشية الضرائب، فسيتم تحصيل غرامة قدرها 50 روبل منه. لكل مستند لم يتم تقديمه (البند 1 من المادة 126 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

إداري. يستلزم انتهاك قواعد تخزين الوثائق الأرشيفية أو حيازتها أو تسجيلها أو استخدامها تحذيرًا أو فرض غرامة إدارية على المسؤولين بمبلغ يتراوح بين 300 إلى 500 روبل. جاء ذلك في المادة 13.20 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي. في حالة انتهاك إجراءات وشروط تخزين المستندات المحاسبية، قد يتعرض المسؤولون لغرامة إدارية بمبلغ يتراوح بين 2000 إلى 3000 روبل. (المادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).

مجرم. ويعاقب على سرقة الوثائق الرسمية أو إتلافها أو إتلافها أو إخفاءها بدافع المرتزقة أو غيرها من المصالح الشخصية بغرامة تصل إلى 200000 روبل. أو بمبلغ الأجور أو الدخل الآخر للشخص المدان لمدة تصل إلى 18 شهرًا، أو العمل الإصلاحي لمدة تصل إلى عامين، أو الاعتقال لمدة تصل إلى أربعة أشهر، أو السجن لفترة لمدة تصل إلى سنة واحدة (البند 1 من المادة 325 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي)

ربما لا يمر يوم واحد في المنظمة دون إعداد المستندات. الرسائل والعقود والأوامر والتقارير - هذه هي مجموعة الوثائق التي تحصل عليها كل مؤسسة. هل أحتاج إلى الاحتفاظ بجميع المستندات؟ وإذا لزم الأمر، أين وإلى متى؟

ثلاث مجموعات

يمكن تقسيم جميع قواعد تخزين المستندات الناشئة أثناء أنشطة المنظمة إلى ثلاث مجموعات كبيرة. الأول سيشمل القواعد التي يحددها التشريع الضريبي. وبناء على ذلك، فإنها تنطبق على المستندات اللازمة لحساب ودفع الضرائب والرسوم. المجموعة الثانية ستشمل وثائق الموظفين. وفي الثالث - المستندات المحاسبية والوثائق المتعلقة بالأنشطة التجارية. دعونا ننظر إليها جميعا بالترتيب.

المستندات الضريبية

تم تحديد القاعدة العامة لتخزين المستندات الضريبية في الفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 من المادة 23 من قانون الضرائب. وينص على أنه يجب على دافعي الضرائب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية وغيرها من المستندات اللازمة لحساب ودفع الضرائب لمدة أربع سنوات. تم تحديد الموعد النهائي نفسه للمستندات التي تؤكد دفع الضرائب. ومع ذلك، لا يحتوي قانون الضرائب على إجراء خاص لحساب فترة الأربع سنوات هذه. وهذا يعني أنه يجب احتساب أربع سنوات من اليوم التالي لتحرير الوثيقة. وسوف تنتهي صلاحيتها في التاريخ والشهر المقابلين، والذي سيحدث بعد 4 سنوات (المادة 6.1 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي).

هناك استثناءان لمدة الصلاحية لمدة أربع سنوات. الأول يتعلق بدافعي الضرائب الذين يستخدمون الإعفاءات الضريبية. سيتعين عليهم الاحتفاظ بالمستندات التي تؤكد الحق في الحصول على المزايا طوال فترة تطبيق المزايا. بعد كل شيء، أثناء التفتيش المكتبي، يحق للتفتيش طلب مثل هذه المستندات (البند 6، المادة 88 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). ولكن حتى بعد انتهاء المنفعة، ليست هناك حاجة للاندفاع لتدمير المستندات. بعد كل شيء، هناك أيضًا تفتيش في الموقع، والذي يمكن إجراؤه على مدى السنوات الثلاث الماضية (البند 4 من المادة 89 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي).

ومن هنا الاستنتاج: يجب الاحتفاظ بالمستندات المتعلقة بحقوق الحصول على المزايا لمدة ثلاث سنوات بعد نهاية الفترة التي توقفت فيها المنظمة عن تطبيق المزايا.

الاستثناء الثاني يتعلق بالممتلكات القابلة للاستهلاك. نظرًا لأنه تم شطب النفقات الخاصة بها خلال فترة معينة، فسيتعين على المنظمة طوال هذا الوقت الاحتفاظ بالمستندات التي تؤكد التكلفة الأصلية لهذه الممتلكات، بالإضافة إلى الاستهلاك المتراكم والمدرج في النفقات. وبطبيعة الحال، لا ننسى إمكانية التفتيش في الموقع.

مع الأخذ في الاعتبار عمقها، نصل إلى الاستنتاج: لا يمكن تدمير المستندات المتعلقة بالممتلكات القابلة للاستهلاك في موعد لا يتجاوز ثلاث سنوات بعد نهاية الفترة التي توقف فيها الاستهلاك.

يمكن أن يؤدي انتهاك المواعيد النهائية لتخزين المستندات الضريبية، بالإضافة إلى الضرائب والعقوبات الإضافية، إلى فرض غرامات أيضًا. وبالتالي، وفقا للمادة 120 من قانون الضرائب، فإن عدم وجود المستندات الأولية والفواتير والسجلات المحاسبية يعد انتهاكا صارخا لقواعد المحاسبة عن الدخل والنفقات والعناصر الخاضعة للضريبة. وهذا يستلزم غرامة قدرها 5000 روبل. ما يصل إلى 15000 فرك. إذا أدى هذا الانتهاك إلى التقليل من القاعدة الضريبية، فستكون الغرامة 10٪ من مبلغ الضريبة غير المدفوعة، ولكن لا تقل عن 15000 روبل.

وثائق الموظفين

دعنا ننتقل الآن إلى وثائق الموظفين. هنا، يتم تحديد فترات التخزين من خلال التشريعات الأرشيفية. هذه، على وجه الخصوص، قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، والتي تشير إلى فترات التخزين (التي تمت الموافقة عليها من قبل Rosarkiv في 10/06/2000). يتيح لنا تلخيص المعلومات الواردة في هذه القائمة استخلاص قواعد التخزين التالية لمستندات الموظفين.
يتم تخزين المستندات التي يتعلق بها القانون بتوفير أي مدفوعات أو مزايا لمدة 75 عامًا على الأقل. هذه هي بالضبط الفترة المحددة للبطاقات الشخصية، والملفات الشخصية، وعقود العمل، وقوائم العمال العاملين في ظروف عمل خطرة، وما إلى ذلك. ولعل الاستثناء الوحيد هنا هو دفتر العمل الذي لم يطالب به أحد، والذي يجب الاحتفاظ به لمدة 50 عامًا "فقط" .

بالنسبة للمستندات الأخرى، تكون المواعيد النهائية أقصر بكثير. وبالتالي، يتم الاحتفاظ باتفاقيات المسؤولية لمدة 5 سنوات. يجب الاحتفاظ بالمعلومات المتعلقة بالتدريب على سلامة الموظفين، والأوامر التي تحدد ساعات العمل المختصرة، والتحويلات لنفس الفترة الزمنية. كما تم تحديد فترة خمس سنوات للطلبات الخاصة برحلات العمل والجوائز.

يمكن تخزين المستندات الخاصة بتسجيل ساعات العمل وانضباط العمل لمدة أقل: 3 سنوات. وبالنسبة للجدول الزمني، تم تخفيض الفترة إلى سنة واحدة. كما يتم أيضًا تخزين جداول الإجازات والمستندات الخاصة بالموظفين الذين تم حرمانهم من العمل على مدار العام.
يرجى ملاحظة أنه، على عكس قانون الضرائب، تحدد القائمة أن فترة تخزين المستندات يتم حسابها اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي تمت معالجتها فيها (البند 2.9).

قد يؤدي عدم الامتثال لمتطلبات تخزين مستندات الموظفين إلى فرض غرامة على المنظمة بموجب المادة. 13.20 من قانون الجرائم الإدارية (300-500 روبل لعدم الامتثال لمتطلبات تخزين المستندات)، والعواقب السلبية في شكل عمليات تفتيش من قبل مفتشية العمل الحكومية، وصندوق المعاشات التقاعدية، أو في شكل قرار من المحكمة لإعادة الموظف إلى عمله. لذلك لا تتعجل للتخلص من وثائق الموظفين الخاصة بك!

وثائق المحاسبة والأعمال

من الناحية النظرية، ينبغي تحديد فترات تخزين المستندات المحاسبية في قانون المحاسبة. لكن هذا القانون، على الرغم من احتوائه على مادة كاملة مخصصة لحفظ المستندات (المادة 17)، إلا أنه يقدم معلومات هزيلة للغاية في هذا الشأن. وبالتالي، يتطلب القانون تخزين المستندات المحاسبية الأولية والسجلات المحاسبية والبيانات المالية لمدة خمس سنوات على الأقل. في الوقت نفسه، يُنص على وجه التحديد أنه فيما يتعلق بمخطط الحسابات العملي والوثائق الأخرى للسياسة المحاسبية، يتم احتساب هذه الفترة من السنة التالية للسنة التي تم فيها استخدام هذه المستندات لإعداد البيانات المالية لآخر مرة وقت.

أما بالنسبة للبقية، فإن قانون المحاسبة يحيل المنظمات إلى التشريعات الأرشيفية. وبشكل أكثر دقة، إلى القائمة المذكورة بالفعل من وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين. يوفر فترات تخزين لجميع المستندات الممكنة التي قد يتم إنشاؤها في أنشطة المنظمة تقريبًا. علاوة على ذلك، فيما يتعلق بالمستندات المحاسبية، فإن جميع المصطلحات الواردة في القائمة هي خمس سنوات بالضبط. هذه هي المدة اللازمة لتخزين التقارير المحاسبية (السنوية والربع سنوية)، وجميع أنواع العقود التجارية، والمستندات الأولية والنقدية، وشهادات القبول، وما إلى ذلك. وفي هذه الحالة، يتم احتساب هذه المواعيد النهائية اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي لـ سنة إنهاء استخدام الوثيقة (البند 2.9 تعليمات لاستخدام القائمة).

ميزة أخرى لتخزين المستندات المحاسبية هي أن التشريع ينص بوضوح على مكان وكيفية تخزين هذه الوثائق. كما تم تحديد الأشخاص المسؤولين وإجراءات الوصول إلى الأوراق.
وبالتالي، وفقًا للفقرة 6.2 من اللوائح المتعلقة بالمستندات وتدفق المستندات في المحاسبة (التي وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)، يمكن تخزين المستندات الأولية وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية إما في أرشيف المنظمة أو في قسم المحاسبة في غرف خاصة أو خزائن مقفلة. ويجب تخزين نماذج الإبلاغ الصارمة في خزائن أو خزائن معدنية أو غرف خاصة لضمان سلامتها.

كبير المحاسبين مسؤول عن سلامة الوثائق. هو الذي له الحق في اتخاذ قرار بشأن إصدار مثل هذه الوثائق لموظفي الأقسام الهيكلية للمؤسسة.

أما المسؤولية عن عدم الامتثال لقواعد تخزين المستندات المحاسبية، فيمكن أن تكون إدارية وضريبية. بعد كل شيء، كما ذكر أعلاه، فإن عدم وجود المستندات الأولية والسجلات المحاسبية يعد انتهاكًا صارخًا لقواعد المحاسبة عن الدخل والنفقات والعناصر الخاضعة للضريبة ويستلزم غرامة قدرها 5000 إلى 15000 روبل. (المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي).

يمكن فرض غرامة إدارية في هذه الحالة على حد سواء بسبب انتهاك متطلبات الأرشيف لتخزين المستندات (المادة 13.20 من القانون الإداري - 300-500 روبل)، وبسبب الانتهاك الجسيم لقواعد المحاسبة، إذا كان ذلك بسبب عدم وجود وثائق المحاسبة البيانات مشوهة (المادة 15.11 من القانون الإداري - 2-3 ألف روبل).

يعد الإبلاغ والتسجيل لفترة زمنية معينة أحد متطلبات التشريعات الحالية.

وهذا يعني أنه خلال الفترة المحددة يجب ضمان الوصول إلى المستندات وإمكانية استخدامها الكامل إذا لزم الأمر.

ما هي المستندات التي تتطلب تخزينًا إلزاميًا؟

المستندات التي تتطلب تخزينًا إلزاميًا بشروط يمكن تقسيمهللمستندات:

• والتي تكون قيد التشغيل خلال السنة المشمولة بالتقرير ؛
• والتي تعتبر ضرورية دائمًا في العمل، على الرغم من عدم استخدامها يوميًا.

ل المجموعة الأولىالوثائق تشمل:

يحفظالمستندات المتعلقة بالمجموعة الأولى مطلوبة:

• للأغراض المحاسبية (المادة 29، قانون "المحاسبة" رقم 402-FZ) - خمس سنوات على الأقل من نهاية السنة المشمولة بالتقرير أو السنة التي تم فيها استخدام هذه المستندات آخر مرة؛
• لأغراض المحاسبة الضريبية (المادة 23، قانون الضرائب للاتحاد الروسي) - لمدة لا تقل عن 4 سنوات. وفي الوقت نفسه، قد تحدد المدونة فترات تخزين أطول. على سبيل المثال، يلتزم المشارك في مشروع استثماري لكيان مكون للاتحاد الروسي بتخزين جميع المستندات لمدة 6 سنوات. وللتأكد من مقدار الخسارة المتكبدة - لكامل الفترة التي يتم خلالها تقليلها بمساعدتها والتي يمكن حسابها على مدار أكثر من عام أو عامين.

شركة المجموعة الثانيةوتشمل هذه المستندات التي يجب تخزينها في المؤسسة طوال فترة نشاطها. على وجه الخصوص، بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة، ينص قانون "الشركات ذات المسؤولية المحدودة" رقم 14-FZ على ما يلي قائمة التخزين الإلزاميالتوثيق في الموقع:

• وثائق التسجيل، بما في ذلك الاجتماع التأسيسي (القرار) بشأن إنشاء الشركة؛
• المستندات التي تؤكد ملكية الممتلكات في الميزانية العمومية للشركة؛
• محاضر توثق اجتماعات المؤسسين والأشخاص الآخرين؛
• وثائق بشأن إصدار الأوراق المالية؛
• اللوائح المتعلقة بالأقسام المنفصلة للمؤسسة ؛
• قوائم الشركات التابعة؛
• استنتاجات السلطات التنظيمية المختلفة بشأن قضايا معينة تتعلق بأنشطة المؤسسة (بشأن عمليات التفتيش التي يتم إجراؤها، وما إلى ذلك)؛
• وغيرها من المستندات التي يجب أن تكون لدى المؤسسة وفقًا للتشريعات الحالية.

كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية؟

مدة التخزين العامة لأية مستندات محاسبية لا تقل عن 5 سنوات.

ولكن في بعض الحالات يمكن أن يكون أعلى من ذلك بكثير. ويرد أدناه جدول ملخص مع مدة الصلاحية.

على الرغم من أن جزءا كبيرا من هذه القائمة يتكون من وثائق الموظفين، فهي جزء لا يتجزأ من المحاسبة. وعلى أساسها يتم احتساب مدفوعات التعويضات والمكافآت، فضلا عن المزايا المختلفة.

يتم وصف فترات تخزين وثائق التقارير في الفيديو التالي:

إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد، ثم أسهل طريقةيمكن القيام بذلك باستخدام الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك على إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة وتفكر في كيفية تبسيط وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير، فستساعدك الخدمات عبر الإنترنت التالية سيحل محل المحاسب في مؤسستك تمامًا وسيوفر الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها إلكترونيًا وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لأصحاب المشاريع الفردية أو الشركات ذات المسؤولية المحدودة على النظام الضريبي المبسط، UTII، PSN، TS، OSNO.
كل شيء يحدث ببضع نقرات، دون طوابير أو ضغوط. جربه وسوف يفاجأكم أصبح الأمر سهلاً!

موقع الطلب والتخزين

ل تنظيم تخزين المستندات، يمكن للمؤسسة:

• أو اللجوء إلى خدمات منظمة أرشيفية خاصة؛
• أو إنشاء الأرشيف الخاص بك. هذا مسموح به بموجب المادة 13 من قانون "شؤون المحفوظات" رقم 125-FZ المؤرخ 22 أكتوبر 2004.

خلق الأرشيف الخاصيجب على المنشأة تخصيص غرفة منفصلة لهذه الأغراض وتجهيزها بالرفوف أو الرفوف أو الخزانات. إذا كانت هناك نوافذ في هذه الغرفة، فيجب أن تكون مغطاة بستائر أو مظللة بطريقة أخرى لمنع دخول ضوء الشمس إلى المستندات، مما يؤدي إلى بهتانها.

بالإضافة إلى ذلك، أنت بحاجة إلى مساحة أرشيفية خاصة بك تجهيز مع الحمايةمن الوصول غير المصرح به ومن الحرائق - باب مدخل معدني وقضبان على النوافذ ونظام إنذار.

لتنظيم بحث سريع عن الوثائق اللازمة، يجب عليك تطوير قائمة الحالات.

في حالة نقل الحالات لتخزينها في هيكل متخصص، من الضروري اختيار منظمة مجهزة بالمعدات الحديثة وجميع الشروط لتخزين المستندات على المدى الطويل، بما في ذلك وجود أجهزة إنذار للحريق وأنظمة التحكم في الوصول.

فيما يتعلق بالوثائق عند تسجيل المنظمة، لها وغيرها من الوثائق المماثلة، وعادة ما يحتفظ بها رئيس المنظمة في النسخ الأصلية وفي خزانة. ونسخهم موجودة في قسم المحاسبة.

يجب أن يكون موظفو المؤسسة ونماذجهم الفارغة وإدخالاتهم دائمًا في خدمة شؤون الموظفين أو في قسم المحاسبة، إذا كان مكلفًا بإدارة سجلات الموظفين. وفي الوقت نفسه، يتم الاحتفاظ بكتب العمل دائمًا في مكان آمن.

تجدر الإشارة إلى أن المستندات في شكل إلكتروني يجب أن تكون محمية من التغييرات غير المصرح بها عليها، وفي الوقت نفسه يجب أن يوفر تخزينها إمكانية إنشاء نسخة على الورق إذا لزم الأمر.

نقل الوثائق إلى الأرشيف

يتم نقل المستندات إلى الأرشيف للتخزين طويل الأمد (أكثر من 10 سنوات) ودائم.

نقل هذه المواد إلى الأرشيف تم تنفيذهاحسب الجدول الذي وافق عليه رئيس المنظمة في أمر تشكيل الأرشيف.

يعين الأمر نفسه شخصًا مسؤولاً عن صيانة الأرشيف ويوافق على القواعد:

• إيداع الوثائق في الأرشيف وإصدارها؛
• الحفاظ على الأرشيف؛
• تدمير المستندات التي انتهت فترة تخزينها؛
• تنظيم فعاليات لحفظ الملفات الأرشيفية.

يتم قبول جميع المستندات الموجودة في الأرشيف فقط في شكل أصول، وفي حالة غيابها - في شكل نسخ مصدقة. يجب أن تكون المستندات المحولة مقيدة وفق بعض المعايير، وتكون على غلاف ملفها علامة معلومات التعريف، بخاصة:

• سنة تنفيذ الوثائق؛
• منطقة المحاسبة
• الأرقام التسلسلية؛
• الفترة التي تم فيها إنشاء السجلات والمستندات الأولية؛
• نوع الوثائق المقدمة؛
• عدد الأوراق المقدمة، الخ

أما بالنسبة لتقديم المستندات إلى الأرشيف بشكل إلكتروني، تتم الموافقة على هذا الإجراء بشكل منفصل في أمر رئيس أرشيف المنظمة. ولكن عادةً ما يتم نسخ هذه المستندات أولاً على وسائط أخرى.

يتم عرض مثال لتخزين الوثائق المحاسبية في الفيديو التالي:

ماذا تفعل في حالة الخسارة

يمكن أن يتم فقدان المستندات إما بسبب كارثة طبيعية أو نتيجة لتصرفات أطراف ثالثة أو موظفيك. ولكن على أي حال، سيكون من الضروري تأكيد حقيقة الخسارة من قبل السلطات المختصة. يمكن أن تكون هذه وكالات إنفاذ القانون (في حالة سرقة المستندات)، أو سلطات الإطفاء (في حالة حرق المستندات)، وما إلى ذلك.

إذا تم الكشف عن إتلاف أو فقدان الوثائق، يجب على رئيس المنظمة، بأمر منه، القيام بذلك تشكيل لجنةلمعرفة أسباب الحقيقة المحددة. إذا لزم الأمر، يمكن دعوة ممثلي شركة أمنية أو إدارة الإطفاء أو هيئة التحقيق للمشاركة في التحقيق.

بناء على نتائج التحقيق الداخلي يتم وضع الفعلبأي شكل من الأشكال مع بيان جميع الحقائق. يصبح هذا القانون ذريعة لعدم وجود وثائق إذا طلبت السلطات التنظيمية ذلك.

ماذا تفعل بالمستندات إذا انتهت فترة تخزينها؟

قبل تدمير الوثائق سوف تحتاج إجراء الفحصقيمها. ولهذا الغرض يتم إحداث عمولة دائمة بالمؤسسة بأمر من المدير. وينبغي أن تشمل المتخصصين القادرين على تقديم تقييم مؤهل للحاجة إلى تدمير وثائق معينة.

هذه اللجنة هي التي تتخذ قرارًا بشأن تدمير المستندات إذا لم يعد من الممكن تخزينها لفترة من الوقت. يتم تدميرها عن طريق إعداد عمل بأي شكل من الأشكال، والذي يجب أن يحتوي على التفاصيل الإلزامية للوثيقة الأولية والتي يجب أن تتم الموافقة عليها من قبل السياسة المحاسبية للمؤسسة.

قبل الدمار يجب أن يكون هناك تم أخذ المخزونالوثائق لفترة معينة. بدون هذا الإجراء، لا يمكن تدمير الوثائق.

إذا تم انتهاك قواعد التخزين؟

المسؤولية عن هذا الانتهاكهناك الضرائب والإدارية، على وجه الخصوص:

1. يمكن معاقبة المسؤولين إذا لم يقوموا بتخزين المستندات خلال الفترة القانونية من 5 آلاف إلى 10 آلاف روبل. إذا تم اكتشاف هذا الانتهاك مرة أخرى - 10-20 ألف روبل أو فقدان الأهلية لمدة 1-2 سنوات (القانون الإداري للاتحاد الروسي، المادة 15.11)؛
2. يمكن معاقبة المنظمة على نفس الأفعال بـ 10 آلاف روبل، وفي حالة الانتهاكات المتكررة - بـ 30 ألف روبل (قانون الضرائب للاتحاد الروسي، المادة 120).

وللتعرف على عقوبات هذه المخالفات شاهد الفيديو التالي:

المحاسبة هي القسم الأكثر ثقلاً للورق في أي شركة. لكن عليك التخلص من جميع أنواع المستندات بحكمة. يجب أن يتم تخزينها لعدة سنوات على الأقل. وبعض الوثائق لا يمكن إتلافها لمدة تصل إلى 75 عامًا! إذن، إلى متى يجب أن "تعيش" الأوراق المحاسبية؟

وبطبيعة الحال، يجب الاحتفاظ بالوثائق على الأقل طالما أن مفتشي الضرائب قد يطلبونها أثناء عملية التدقيق. بناءً على الفقرة 4 من المادة 89 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يجوز إجراء التفتيش لمدة لا تتجاوز ثلاث سنوات تقويمية تسبق السنة التي تم فيها اتخاذ قرار التفتيش. وهذا يعني أنه يجب الاحتفاظ بالمستندات من السنوات الثلاث السابقة.

وفي الوقت نفسه، يضيف التشريع الضريبي سنة أخرى إلى هذه الفترة. وفقًا للفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 من المادة 23 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، يتعين على دافعي الضرائب ضمان سلامة المستندات اللازمة لحساب الضرائب ودفعها لمدة أربع سنوات. وتشمل هذه البيانات المحاسبية والمحاسبة الضريبية، وكذلك المستندات التي تؤكد استلام الدخل والنفقات ودفع (استقطاع) الضرائب. تم وضع شرط مماثل لوكلاء الضرائب (البند الفرعي 5، البند 3، المادة 24 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). متى تبدأ في حساب فترة الأربع سنوات؟

يتم احتساب الضرائب على أساس نتائج الفترات الضريبية (البند 1، المادة 55 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وتبين أنه يجب احتساب فترة الأربع سنوات من اليوم التالي بعد انتهاء الفترة الضريبية. على سبيل المثال، لنأخذ ضريبة القيمة المضافة: حتى أي تاريخ يجب أن نحتفظ بالمستندات المتعلقة بحسابات هذه الضريبة للربع الرابع من عام 2004؟ وتبدأ فترة الأربع سنوات في 1 يناير 2005 وتنتهي في 31 ديسمبر 2008. اتضح أنه في عام 2008 كان من الضروري تخزين المستندات من عام 2004. أي سنة لا تخضع للتفتيش الموقعي.

يتم أيضًا تحديد فترات تخزين المستندات في التشريعات المحاسبية. من المادة 17 من القانون الاتحادي الصادر في 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ "بشأن المحاسبة" (المشار إليه فيما بعد بقانون المحاسبة) يتبع ما يلي:
- يجب تخزين المستندات المحاسبية الأولية والسجلات المحاسبية والبيانات المالية لفترات تحددها قواعد شؤون أرشيف الدولة، ولكن لا تقل عن خمس سنوات؛
— يجب أن تقوم المنظمة بتخزين وثائق السياسة المحاسبية وبرامج معالجة البيانات الحاسوبية لمدة خمس سنوات على الأقل بعد السنة التي تم استخدامها فيها آخر مرة لإعداد البيانات المالية.

بعض الاستثناءات للقاعدة العامة

لذلك، كقاعدة عامة، تحتاج إلى تخزين الأوراق لمدة خمس سنوات على الأقل. هذه هي المدة القصوى التي يحددها قانون المحاسبة. وفي الوقت نفسه، الحد الأقصى لعمق التدقيق الضريبي هو ثلاث سنوات. ولذلك، من المهم بشكل خاص الحفاظ على سلامة الأوراق المتعلقة بحساب الضرائب خلال هذه الفترة. إذا لم يكن لديك ما يكفي من المستندات، على سبيل المثال، قبل خمس سنوات، فلا يمكن تغريمك إلا لانتهاك قواعد تخزين المستندات.

وفي الوقت نفسه، في عدد من الحالات، يتم تحديد فترة تخزين المستندات وفقًا لقواعد خاصة. ونتيجة لذلك، فإن غياب الأوراق حتى، على سبيل المثال، قبل ست سنوات يمكن أن يؤدي إلى غرامات للتقليل من مدفوعات الضرائب. دعونا ننظر إلى مثل هذه المواقف بشكل منفصل.

"الابتدائي" للممتلكات المكتسبة. يجب الحفاظ على المستندات الخاصة باقتناء الأصول الثابتة بغض النظر عن العمر الإنتاجي لهذه الأشياء. ففي نهاية المطاف، هناك حاجة إلى أوراق لتأكيد التكلفة الأصلية لأغراض حساب الاستهلاك، وكذلك ضريبة الأملاك. بالإضافة إلى ذلك، بدون وثيقة "أولية"، لن تتمكن الشركة من تأكيد قيمة العقار عند بيعه. علاوة على ذلك، ينطبق هذا على كل من الأصول الثابتة والممتلكات الأخرى (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 15 سبتمبر 2005 رقم 03-03-02/84).

متطلبات خاصة للشركات الخاسرة. يحق لدافع ضريبة الدخل تخفيض القاعدة الضريبية للفترة الحالية عن خسائر الفترات الضريبية السابقة بالطريقة المنصوص عليها في المادة 283 من قانون الضرائب. يمكن أن تؤخذ الخسائر في الاعتبار على مدى السنوات العشر القادمة. وبما أن الفصل 25 من قانون الضرائب دخل حيز التنفيذ منذ عام 2002، فيمكن استخدام خسارة هذا العام لتقليل العبء الضريبي على الشركة حتى عام 2012. علاوة على ذلك، تسمح المادة 10 من القانون الاتحادي رقم 110-FZ المؤرخ 6 أغسطس 2001 بالاعتراف بالخسائر المحددة في نهاية عام 2001.

ومع ذلك، إذا قامت الشركة بتحويل الخسائر إلى المستقبل، فخلال فترة استخدام هذه الميزة بأكملها، تكون ملزمة بالاحتفاظ بالمستندات التي تؤكد مقدار الخسائر المتكبدة (البند 4 من المادة 283 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). يسمح هذا الحكم للسلطات الضريبية بطلب وثائق عن الخسائر السابقة التي تعلنها الشركة في إعلانها عن الفترة الحالية. وبناءً على ذلك، توضح وزارة المالية الروسية في خطابها بتاريخ 3 أبريل 2007 رقم 03-03-06/1/206 أن شطب الخسائر لا يمكن تحقيقه إلا عند تقديم المستندات الأولية التي تؤكد النتيجة المالية التي تم الحصول عليها.

صحيح أنه يمكن التأكد من حجم الخسائر من خلال عمليات التدقيق الضريبي التي أجريت سابقاً، والتي تم خلالها بالفعل فحص البيانات "الأولية" المتعلقة بها. في هذه الحالة، لا يشترط تكرار المستندات للتحقق. تم التوصل إلى هذا الاستنتاج من قبل محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي في حكمها الصادر في 6 يونيو 2008 رقم 6899/08.

أضف أن شرط تخزين المستندات الخاصة بالخسائر خلال كامل فترة شطبها ينطبق أيضًا على دافعي الضريبة الزراعية الموحدة (البند 5 من المادة 346.6 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) وعلى "العمال المبسطين" (البند 7 من المادة 346.18 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

شطب الديون المعدومة.وفي هذه الحالة، يجب تخزين المستندات لمدة تزيد عن خمس سنوات.

أذكرك: وفقًا للفقرة الفرعية 2 من الفقرة 2 من المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فإن مبالغ الديون المعدومة تعادل النفقات غير التشغيلية لدافعي الضرائب كخسارة مستلمة في إعداد التقارير (الضريبة) فترة. هذه النفقات تقلل من القاعدة الضريبية عند حساب ضريبة الدخل. وبطبيعة الحال، مع الوثائق الداعمة.

وبالتالي، فإن المستندات المحاسبية الأولية التي تثبت مبلغ المستحقات تميز قيمة حقوق الملكية المتصرف فيها، أي مبلغ النفقات. ولذلك، يجب أن يبدأ العد التنازلي لفترة تخزين هذه المستندات من جديد منذ لحظة شطب الديون المعدومة. إذا قمت بتدمير المستندات في وقت مبكر، فسوف تفقد الشركة الحق في الاعتراف بالديون المعدومة كمصروفات، لأنها لن تكون قادرة على تأكيد مبلغها إلى السلطات الضريبية.

مدة الاحتفاظ بالمستندات لدى الشركات المساهمة. عند تخزين المستندات، يجب على الشركات المساهمة أن تسترشد باللوائح المعتمدة بموجب قرار FCSM رقم 03-33/ps بتاريخ 16 يوليو 2003. على وجه الخصوص، وفقًا لهذه الوثيقة التنظيمية، يتعين عليهم الاحتفاظ بالميثاق والبيانات المالية السنوية بشكل دائم. أي طوال عمر الشركة. وفي حالة تصفية الشركة، يتم نقل المستندات ذات مدة الصلاحية الدائمة وسجلات الموظفين إلى أرشيف الدولة. هذا إذا تم الاتفاق معه. إذا لم يكن هناك اتفاق مع الأرشيف، فهو ملزم بقبول المستندات الخاصة بموظفي الشركة للتخزين فقط. ويتم تحديد مكان تخزين باقي المستندات من قبل رئيس لجنة التصفية أو أمين التفليسة.

التقارير الضريبية. يجب على الشركة الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية السنوية لمدة 10 سنوات على الأقل، والإقرارات الضريبية الربع سنوية، إذا كانت سنوية، لمدة خمس سنوات. يتم تحديد ذلك من خلال الفقرة 170 من قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، والتي تشير إلى فترات التخزين، التي وافقت عليها روزارخيف في 6 أكتوبر 2000 (المشار إليها فيما يلي بقائمة وثائق الإدارة القياسية) بالتزامن مع البند 2.4. 2 من تعليمات استخدام القائمة. ويجب أيضًا الاحتفاظ بالتقارير ربع السنوية لمدة 10 سنوات على الأقل، في حالة عدم وجود تقارير سنوية (على سبيل المثال، ضريبة القيمة المضافة). لكن التقارير الشهرية في حالة عدم وجود نماذج ربع سنوية يجب الاحتفاظ بها لمدة 5 سنوات.

الفواتير ودفاتر الشراء والمبيعات.وفقًا للفقرتين 15 و27 من قواعد الاحتفاظ بسجلات الفواتير المستلمة والصادرة ودفاتر الشراء ودفاتر المبيعات... تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 2 ديسمبر 2000 رقم 914، دفاتر الشراء ودفاتر المبيعات ويجب الاحتفاظ بها لمدة خمس سنوات كاملة من تاريخ آخر السجلات. أي أن هذه الأوراق الخاصة بالربع الرابع من عام 2004 ينبغي الاحتفاظ بها طوال عام 2009.

يتم أيضًا تحديد فترة احتفاظ مدتها خمس سنوات للفواتير. السبب - البند 150 من قائمة وثائق الإدارة القياسية.

في الوقت نفسه، على الرغم من أن السلطات الضريبية لها الحق في طلب المستندات التي تستخدم كأساس لحساب الضرائب وتأكيد دفعها، ولكن فقط وفقًا للتشريعات المتعلقة بالضرائب والرسوم. لكن القائمة المذكورة أعلاه غير مدرجة فيها. ولذلك، على سبيل المثال، في عام 2009، يمكن تجاهل طلب السلطات الضريبية للحصول على فاتورة لعام 2004.

فترة الاحتفاظ لعدد من الوثائق الأخرى.يتم تحديد فترات التخزين لعدد من الوثائق الأخرى من قبل هيئة تنفيذية اتحادية خاصة - روسارخيف (البند 3 من المادة 6 من القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ، مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ يونيو 17، 2004 رقم 290). وغالباً ما تتجاوز الخمس سنوات. دعنا ننتقل إلى قائمة وثائق الإدارة القياسية التي سبق ذكرها.

يهتم المحاسب في المقام الأول بالقسم 4 "المحاسبة وإعداد التقارير"، بالإضافة إلى القسم 7 "علاقات العمل" والقسم 8 "التوظيف". لقد قمنا بتلخيص العناصر الفردية للقائمة في جدول.

يحتوي الجدول على مستندات ذات مدة صلاحية سنة واحدة. ولكن إذا كانت هذه الأوراق تنتمي إلى المستندات "الأساسية"، فإنه وفقا للتشريعات المحاسبية، يجب تخزينها لمدة خمس سنوات على الأقل.

كيفية تخزين وتدمير الوثائق بشكل صحيح

ويجب أن تقوم لجنة خبراء دائمة باختيار المستندات للتخزين والتدمير، بالإضافة إلى تحديد المواعيد النهائية. وتتكون من أكفأ المتخصصين من الأقسام الهيكلية الرئيسية، ويتم تعيين أحد كبار موظفي الشركة رئيسًا.

كيفية تخزين. يعد تخزين المستندات أحد عناصر تدفق المستندات وبالتالي يجب أن يتم تنظيمه بواسطة السياسة المحاسبية (البند 5 من PBU 1/98 "السياسة المحاسبية للمنظمة"). في هذه الحالة، ينبغي للمرء أن يسترشد باللوائح المتعلقة بالوثائق وتدفق المستندات في المحاسبة (التي وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 29 يوليو 1983 رقم 105، والمشار إليها فيما يلي باسم اللوائح). ولكن بالقدر الذي لا يتعارض مع التشريعات الحالية. ينص البند 6.1 من اللوائح على أن المستندات الأولية وسجلات المحاسبة والتقارير المحاسبية والميزانيات العمومية تخضع للنقل الإلزامي إلى الأرشيف. يتم استكمال المستندات الأولية التي تتم معالجتها شهريًا (البند 6.4 من اللائحة).

تحدد الشركة مكان تخزين المستندات بشكل مستقل. كقاعدة عامة، هذا هو مكتب الشركة. يرجى ملاحظة أنه يمكنك تخزين الأوراق خارج المكتب - وهذا لا يحظره القانون. على سبيل المثال، يمكنك استخدام خدمات شركات الأرشيف المتخصصة، والتي غالبا ما تكون أكثر ربحية وأكثر موثوقية. لكن يجب على الشركات المساهمة تخزين عدد من المستندات (على سبيل المثال، الميثاق والتقارير السنوية) حصريًا في موقع هيئتها التنفيذية (البند 2 من المادة 89 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ " في الشركات المساهمة").

وبطبيعة الحال، تتطلب استضافة أرشيف ورقي مساحة مكتبية، والتي تصبح أكثر تكلفة باستمرار. لذلك، من الأسهل تخزين المستندات المحاسبية والضريبية إلكترونيًا. هذا الاحتمال منصوص عليه في المادتين 9 و 10 من قانون المحاسبة والمادة 314 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي. وهذا ما أكدته وزارة المالية الروسية في رسالة بتاريخ 24 يوليو 2008 رقم 03-02-07/1-314.

ومع ذلك، أوضح المسؤولون أنه يجب تخزين المعلومات الموجودة على وسائط الكمبيوتر باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني. وفقًا لمعايير القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني"، فإن هذا التوقيع يعادل التوقيع المكتوب بخط اليد في مستند ورقي. بالنسبة لإدارة المستندات إلكترونيًا، تقوم الشركة بإنشاء نظام معلومات خاص بالشركة. تتم خدمته من خلال مركز اعتماد يضمن استخدام التوقيعات الرقمية في المستندات الإلكترونية.

ماذا تفعل بالمستندات في حالة تصفية الشركة؟ ثم تقوم لجنة التصفية بنقل المستندات الخاصة بالموظفين لتخزينها إلى أرشيف الدولة أو البلدية. ويمكن أيضًا نقل الأوراق الأرشيفية الأخرى التي لم تنته فترة تخزينها المؤقتة إلى الأرشيف من خلال إبرام اتفاقية معها. أو تخزينها في أي مكان آخر. دعونا نلاحظ أن مجرد تدمير هذه الأوراق محظور بموجب البند 9.7.3 من القواعد الأساسية لتشغيل أرشيفات المنظمات، التي تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف الصادر في 6 فبراير 2002. ومن أجل تجنب المشاكل المحتملة مع وكالات إنفاذ القانون، فمن الأفضل عدم القيام بذلك.

عند إعادة تنظيم الشركة، يتم نقل المستندات إلى المنظمة أو المنظمات اللاحقة. في حالة انفصال منظمة جديدة، يتم نقل الملفات المتعلقة بملف نشاطها إليها، وكذلك الملفات الشخصية والحسابات الشخصية للموظفين الذين انتقلوا للعمل في هذه المنظمة.

كيفية تدمير. يتم توثيق تدمير الوثائق بموجب قانون وافق عليه رئيس المنظمة.

وفي الوقت نفسه، ليس من الضروري الإشارة إلى تفاصيل جميع الأوراق في قانون التخلص من المستندات. يأتي هذا الاستنتاج من الفقرة 2.4.5 من القواعد الأساسية لتشغيل الأرشيف التنظيمي. توفر هذه القواعد شكلاً موحدًا لقانون تخصيص المستندات المراد إتلافها. وفيه يمكنك إجراء إدخال واحد لمجموعة من المستندات المماثلة. يحق للشركة أن تحدد بشكل مستقل المستندات التي تعتبر متجانسة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون هذه المستندات بنفس الاسم، مثل الفواتير.

بموجب القانون، يجب نقل المجلدات التي تحتوي على المستندات القابلة للتدمير لإعادة التدوير (التخلص منها). على سبيل المثال، لشركة تقوم بمعالجة المواد القابلة لإعادة التدوير. يتم نقل الأوراق بفاتورة. يتم التحميل والإزالة للتخلص منها تحت سيطرة الموظف الذي يضمن سلامة المستندات في المنظمة.

هناك طريقة أبسط لتدمير المستندات. لنفترض أننا استخدمنا آلة تمزيق الورق لهذا الغرض. بالإضافة إلى ذلك، يمكن حرق المستندات أو التخلص منها ببساطة. ومع ذلك، ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار أن الحرق غير المصرح به يشكل انتهاكا للتشريعات البيئية. يعد التخلص من الوثائق غير الضرورية أمرًا محفوفًا بالمخاطر أيضًا. على سبيل المثال، وفقا لقانون العمل، فإن صاحب العمل ملزم بضمان حماية البيانات الشخصية للموظفين. وقد تكون الأوراق المالية الأخرى ذات أهمية للمنافسين.

المسؤولية عن انتهاك قواعد تخزين المستندات

وبحسب المادة 120 من قانون الضرائب، فإن غياب المستندات الأولية من المكلف، أو عدم وجود الفواتير أو السجلات المحاسبية، يعتبر مخالفة جسيمة لقواعد المحاسبة عن الدخل والنفقات والعناصر الخاضعة للضريبة. تستلزم مثل هذه الجريمة الضريبية غرامة قدرها 5000 روبل. ولكن بشرط أن يتم اكتشاف "النقص" في هذه المستندات لفترة ضريبية واحدة فقط. خلاف ذلك، سيواجه دافعي الضرائب غرامة لا تقل عن 15000 روبل. إذا أدى عدم وجود المستندات إلى التقليل من القاعدة الضريبية، يواجه دافعي الضرائب غرامة قدرها 10 في المائة من مبلغ الضريبة غير المدفوعة، ولكن لا تقل عن 15000 روبل. لا يتم تجاهل سلامة الوثائق في القانون الجنائي. بناءً على الفقرة 1 من المادة 325 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي، فإن سرقة المستندات الرسمية أو إتلافها أو إتلافها أو إخفائها من أجل المصلحة الشخصية يمكن أن يعاقب عليها بالسجن لمدة تصل إلى عام واحد. ولكن، بطبيعة الحال، سيتعين على وكالات إنفاذ القانون إثبات هذا الاهتمام. وأخيرًا، يمكن لأمناء المحفوظات التحقق من كيفية امتثال الشركة لتشريعات الأرشيف. وفقًا للمادة 13.20 من قانون الاتحاد الروسي بشأن الجرائم الإدارية، فإن انتهاك قواعد تخزين أو حيازة أو تسجيل أو استخدام وثائق الأرشيف يهدد المسؤولين بتحذير أو غرامة قدرها 300 إلى 500 روبل.

كيف يتم توزيع مسؤولية تخزين المستندات؟

رئيس الشركة وكبير المحاسبين مسؤولون عن تخزين المستندات. علاوة على ذلك، وعلى أساس قانون المحاسبة، يكون المدير مسؤولا عن تنظيم التخزين، ولا سيما عن توافر أماكن خاصة، وخزائن قابلة للقفل، وخزائن. ويتأكد كبير المحاسبين من سلامة المستندات ونقلها إلى الأرشيف. ولهذا الغرض، يمكنه تعيين أشخاص مسؤولين (الفقرتان 6.6 و6.2 من اللائحة). على سبيل المثال، مع مرور الوقت، قد يتم فقدان (تلاشي) المعلومات المنعكسة على الورق. وفي هذه الحالة عليك الاهتمام بعمل نسخ من هذه المستندات وتصديقها بختم الشركة. تأتي هذه التوصية في أعقاب خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 3 أبريل 2007 رقم 03-03-06/1/209.

ماذا تفعل بالمستندات التي انتهت فترة تخزينها؟