Ako dlho by sa mala uchovávať primárna účtovná dokumentácia? Lehoty uchovávania účtovných dokladov

Túto otázku kladú všetci podnikatelia bez výnimky, ktorí nedávno otvorili podnik a nepochopili zložitosť systému. Ako dlho teda uchovávať dokumenty LLC, rok, dva alebo viac? Tejto problematike môžete porozumieť podrobne prečítaním federálneho zákona č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ bod po bode.

Doby uchovávania účtovných dokladov sa líšia. Čo možno povedať kombináciou všetkých podbodov? Účtovné doklady sa musia uchovávať v LLC minimálne dovtedy, kým existuje možnosť, že si ich bude vyžadovať daňová kontrola. Podľa článku 89 daňového poriadku Ruskej federácie kontrola podlieha lehote nepresahujúcej tri roky pred rozhodnutím o vykonaní tejto kontroly. To znamená, že ho skladujeme presne tri roky a potom začína zábava.

Článok 23 Daňového poriadku Ruskej federácie, odsek 8 odseku 1, nás jasne informuje, že daňoví poplatníci sú povinní uchovávať dokumentáciu potvrdzujúcu vznik daní po dobu štyroch rokov. To je všetko, páni. Nie tri roky, ale štyri roky starostlivo uchovávame účtovnú dokumentáciu a dávame pozor, aby sa nestratil ani papierik.

Aké konkrétne dokumenty uprednostňujeme a uchovávame ako zrenicu?

• daňové účtovné údaje;
• doklady potvrdzujúce príjem;
• doklad o výdavkoch;
• doklad o zrazení dane;

Účtovníctvo potvrdzuje aj pravidlá pre uchovávanie primárnej dokumentácie. Podľa nariadenia „O účtovníctve“ č. 129-FZ sa má účtovná závierka uchovávať tak, ako je uvedené v pravidlách pre štátne archívnictvo. Ale nie menej ako päť rokov po tom, čo im bola naposledy zostavená účtovná závierka.

Čo sa stane? Faktom je, že ste povinní uchovávať dokumenty striktne počas obdobia, počas ktorého si ich môže daňová služba vyžiadať na overenie. To sú tri roky. Ak v dôsledku kontroly nemáte doklady staré päť rokov, môžete dostať pokutu za nesprávne uloženie dokumentácie a nič viac.

No nie všetko je v účtovnej a daňovej džungli také jednoduché a prehľadné. Existuje dokumentácia, ktorá by sa mala uchovávať oveľa dlhšie ako obdobia, o ktorých sme práve hovorili. Aké sú tieto dokumenty?

1. Primárne dokumenty pre nadobudnutie majetku. Tieto dokumenty uchovávame tak dlho, ako to bude potrebné. Načo to je. Po prvé, odpisy. Po druhé, pri predaji nehnuteľnosti potrebujete niekde získať potvrdenie o jej počiatočnej hodnote7 a nezabudnite na daň z nehnuteľnosti.
2. Dlhodobý majetok. Pre neziskové spoločnosti sa v článku 283 daňového poriadku stanovuje pravidlo zníženia základu dane bežného obdobia v dôsledku strát predchádzajúceho zdaňovacieho obdobia. Prirodzene, dokumentácia by to mala potvrdiť. Straty sa môžu brať do úvahy počas desiatich nasledujúcich rokov, čo znamená, že dokumenty musia byť v správnom poradí (článok 283 ods. 4). Daňoví kontrolóri majú právo vyžiadať si prvotné doklady potvrdzujúce hospodársky výsledok na potvrdenie údajov o stratách uvedených v podanom priznaní.
3. Pre vidiecke podniky pracujúce s jednotnou poľnohospodárskou daňou je tiež potrebné uchovávať doklady o stratách počas celého obdobia ich odpisu. Článok 346.6 odsek 5 daňového poriadku Ruskej federácie.
4. Pre osoby pracujúce v takzvanom „zjednodušenom“ systéme jednotná sociálna daň. Článok 346.18 odsek 7 daňového poriadku Ruskej federácie.
5. K odpisu nedobytných pohľadávok je potrebné mať aj podporné prvotné doklady pre daňovú službu. Zničenie podkladov zbavuje spoločnosť práva uznať nedobytnú pohľadávku ako výdavok, pretože jej výšku nebude čím potvrdiť.
6. Nebudeme sa príliš zaoberať akciovými spoločnosťami, pretože stále bola nastolená otázka, ako dlho je potrebné uchovávať dokumenty LLC, a nie OJSC. Stručne povedané, dokumenty pre daňové vykazovanie musíte uchovávať v OJSC - ročná účtovná závierka, ako aj zakladateľská listina, pokiaľ spoločnosť existuje. Ak spoločnosť vstúpi do likvidácie, dokumenty sa zasielajú do štátneho archívu. Na tento postup je potrebná vopred uzavretá dohoda s archívom. Ak takáto dohoda neexistuje, do archívu sa dostane iba dokument o personáli spoločnosti. O tom, kde budú uložené zvyšné dokumenty, bude musieť rozhodnúť predseda likvidačnej komisie, prípadne správca konkurznej podstaty.
7. Spoločnosť je povinná uchovávať ročné daňové správy najmenej 10 rokov. štvrťročne - päť rokov, to je za prítomnosti ročných.
8. Ak neexistujú štvrťročné správy, uchovávajú sa aj mesačné správy po dobu najmenej piatich rokov.
9. Nákupné a predajné knihy a faktúry by sa mali uchovávať celých päť rokov od dátumu posledného zápisu do denníka. Odsek 15.27 „Pravidiel pre vedenie účtovných protokolov“. V Zozname štandardných manažérskych dokladov je položka týkajúca sa faktúr a tam sa píše, že tie isté faktúry by sa mali uchovávať päť rokov, obdobie.

Daňové úrady sa pri kontrolách musia opäť riadiť legislatívou o daniach a poplatkoch. Zoznam tam však nie je zahrnutý.

Poďme na záver: Ako dlho by sa mali uchovávať dokumenty LLC? Ukazuje sa, že nie menej ako päť rokov a z hľadiska dlhodobého majetku spravidla počas celej existencie spoločnosti. Lehota uloženia dokladov sa musí počítať od prvého januára nasledujúceho po roku, v ktorom boli vytvorené.

Ako uchovávať papierové dokumenty?

V účtovnej politike podniku musí byť uvedené, ako a kde sa má dokumentácia uchovávať, a musí sa tiež určiť osoba zodpovedná za vykonávanie tejto položky alebo dokonca komisia pozostávajúca z najkvalifikovanejších zamestnancov.

Mimochodom, nie je potrebné skladovať dokumentáciu v kancelárii. Zákon nezakazuje vybrať si na uloženie iné miesta, napríklad špecializovaným archivačným firmám. Akciová spoločnosť je však zo zákona povinná uchovávať dokumenty, ako sú výročné správy a stanovy, presne tam, kde sa nachádza ústredie. Mimochodom, ukladanie dokumentácie v elektronickej forme je povolené zákonom s malým upozornením, že dokumenty budú nevyhnutne obsahovať elektronický podpis osoby zodpovednej za vyhotovenie dokumentu. Pre uchovávanie dokumentácie v elektronickej forme spoločnosť vytvára podnikový informačný systém. Obsluhuje ho certifikačné centrum, ktoré zabezpečuje používanie elektronického podpisu v elektronických dokumentoch.

Dokumenty, ktoré sú predmetom dlhodobého skladovania, sa časom znehodnotia a vyblednú. Aby sa zabezpečila čitateľnosť ich obsahu, osoby zodpovedné za uchovávanie sa musia postarať o to a včas vyhotoviť kópie.

Pri likvidácii spoločnosti sa dokumenty, ktoré sú dlhodobo uchovávané, odovzdajú do archívu. Ak dôjde k reorganizácii spoločnosti, dokumenty prechádzajú na nástupnícku organizáciu. Pri vyčlenení novej spoločnosti dostane osobné spisy zamestnancov, ktorí prešli do novej štruktúry, a dokumenty súvisiace s pôsobnosťou novej spoločnosti.

Zničenie dokumentov. Na zničenie dokumentu musíte najskôr vypracovať akt, ktorý podpíše vedúci spoločnosti a až potom môžete pristúpiť priamo k zničeniu dokumentov. Navyše pri akte nie je potrebné starostlivo prepisovať každý papier určený na zničenie. Stačí prepísať názvy homogénnych skupín. To, čo sa považuje za homogénne skupiny, by sa malo myslieť nezávisle. Napríklad faktúry možno považovať za homogénne doklady a podobne.

Ako správne zničiť dokumenty?

Len to spáliť? Odpoveď je nesprávna. V tomto prípade môžete mať problémy s environmentálnymi službami.
Mám ho recyklovať ako odpadový papier? Možnosť je dobrá, ale nie je zaručené, že doklady neskončia u konkurenčnej firmy, čo nie je dobré. Aby sa tomu zabránilo, mali by sa zložky s dokumentmi predložiť na likvidáciu spolu s faktúrou. Okrem toho by sa odstraňovanie dokumentov malo vykonávať pod dohľadom zamestnanca spoločnosti zodpovedného za uchovávanie dokumentácie.

Nemožno ho jednoducho vyhodiť aj preto, že zamestnávateľ je zo zákona povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch zamestnancov.

Čo zostalo? Najlepšie urobíte, ak použijete špeciálny stroj na skartovanie papiera. Vo všeobecnosti je len na vás, ako sa zbavíte nepotrebných papierov.

Aby ste sa vyhli túžbe odľahčiť si svoj dokumentárny archív v predstihu, dodám, že absencia účtovných registrov alebo faktúr za zdaňovacie obdobie sa považuje za hrubé porušenie a trestá sa pokutou päťtisíc rubľov.

A to vtedy, ak chýbajú doklady za jedno zdaňovacie obdobie. V závažnejších prípadoch už nebude pokuta 5 000, ale 15 000 rubľov.

Ak je základ dane podhodnotený stratou dokladov potvrdzujúcich príjem, daňovník zaplatí pokutu vo výške 10 percent zo sumy nezaplatenej dane a nie menej ako 15 000 rubľov.
Mimochodom, aj trestný zákon má klauzuly o zaistení bezpečnosti účtovných dokladov. Ak sa preukáže, že dokumenty boli poškodené z osobných dôvodov, môže byť zainteresovaná osoba väznená najmenej na jeden rok. Ak sa chcete bližšie zoznámiť s týmto odsekom, pozrite si článok 352 odsek 1 Trestného zákona Ruskej federácie.

Majte tiež na pamäti, že zástupcovia archívnych úradov majú právo kontrolovať správne uloženie archívnej dokumentácie vo vašej organizácii. A tu môžete byť podľa článku 13.20 Kódexu Ruskej federácie o porušení pravidiel skladovania, účtovníctva a získavania, ako aj používania archívnych dokumentov potrestaní pokutou 300 až 500 rubľov alebo správnym trest.

Za vytváranie miest na ukladanie dokumentov a najmä archiváciu zodpovedá riaditeľ spoločnosti, pričom tieto dokumenty musí hlavný účtovník usporiadane uchovávať a správne prenášať do archívu.

E.V. Biely muž Expert časopisu Russian Tax Courier za účasti špecialistov z Federálnej daňovej služby Ruska
Časopis „Ruský daňový kuriér“, číslo 6 na rok 2009

Všetky obchodné transakcie uskutočnené akoukoľvek organizáciou musia byť zdokumentované podpornými dokumentmi. Sú prvotnými účtovnými dokladmi a slúžia ako podklad pre účtovníctvo. Toto je uvedené v odseku 1 článku 9 federálneho zákona č. 129-FZ z 21. novembra 1996 (ďalej len zákon č. 129-FZ). Okrem toho sa tieto isté dokumenty používajú na výpočet a platenie daní a poplatkov. Archív dokumentov za celé obdobie činnosti spoločnosti je často taký objemný, že nie je kam umiestniť nové dokumenty. To znamená, že musíte zistiť, ako dlho musíte uchovávať určité dokumenty. Možno je čas niektoré z nich zničiť

Účtovné doklady

Všeobecné lehoty uchovávania prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok sú ustanovené v § 17 zákona č. 129-FZ. Uvádza, že organizácia musí tieto dokumenty uchovávať najmenej päť rokov. Pre určenie lehôt uchovávania pre konkrétne druhy dokumentov je potrebné vychádzať zo Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia, schváleného Federálnym archívom dňa 6.10.2000 (ďalej len zoznam). Informácie o najbežnejších typoch dokumentov sú uvedené v tabuľke nižšie.

Upozornenie: lehoty uvedené v zozname sa musia počítať nie od dátumu vyhotovenia dokumentu, ale od 1. januára nasledujúceho roka. Toto je napísané v odseku 2.9 Pokynov na používanie Zoznamu, schváleného Rosarkhiv 6. októbra 2000 (ďalej len Pokyny). Napríklad výpočet doby uloženia pre prípady ukončené v roku 2008 začína 1. januára 2009.

Okrem toho má organizácia, berúc do úvahy špecifiká svojich činností, právo predĺžiť dobu uchovávania dokumentov v porovnaní s dobou stanovenou v zozname (bod 2.11 pokynov). Takéto rozhodnutie je formalizované príkazom vedúceho spoločnosti alebo je zakotvené v jej účtovných zásadách.

Daňové priznania a podklady pre daňové výpočty

Obdobia, počas ktorých je organizácia povinná viesť daňové výkazníctvo, sú stanovené v odseku 170 zoznamu. Ročné daňové priznania je teda potrebné uchovávať najmenej desať rokov, štvrťročné daňové priznania najmenej päť rokov a mesačné daňové priznania najmenej jeden rok. Ak sa nevykonáva ročné vykazovanie (napríklad pre DPH), štvrťročné a mesačné daňové priznania sa musia uchovávať najmenej desať rokov. Mesačné vykazovanie v prípade absencie štvrťročného vykazovania by sa malo uchovávať aspoň päť rokov.

Doby uchovávania dokladov, na základe ktorých organizácia počíta dane a poplatky, nie sú nikde jasne uvedené. Iba v pododseku 8 odseku 1 článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie sa uvádza, že daňovníci sú povinní zabezpečiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní počas štyroch rokov. Medzi tieto doklady patria najmä účtovné a daňové účtovné údaje, ako aj ďalšie doklady potvrdzujúce prijatie príjmov, výdavkov, zaplatenie a zrážku daní.

Podobná požiadavka je stanovená v pododseku 5 odseku 3 článku 24 daňového poriadku Ruskej federácie pre daňových agentov. Štyri roky musia zabezpečiť bezpečnosť dokladov potrebných na výpočet, zrážku a odvod daní.

Od akého dátumu sa počíta toto štvorročné obdobie? Ruské ministerstvo financií sa domnieva, že uvedené obdobie začína po vykazovacom (daňovom) období, v ktorom bol dokument naposledy použitý na prípravu daňových správ, výpočet a platenie daní, potvrdenie prijatých príjmov a vynaložených výdavkov (list z 18. októbra 2005 č. 03-03- 04/2/83).

Poznámka

Pre akciové spoločnosti - osobitné pravidlá

Lehoty, počas ktorých musia akciové spoločnosti uchovávať svoje dokumenty, sú ustanovené v Predpisoch o postupe a lehotách na uchovávanie dokumentov akciových spoločností schválených uznesením Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi Ruska zo 16. júla 2003 č. 03-33/ps. Ročnú účtovnú závierku sú teda povinní uchovávať natrvalo, teda po celú dobu životnosti organizácie. Medzi dokumenty trvalého uloženia patria aj:

• doklady o vytvorení a reorganizácii spoločnosti;
• zakladateľskú listinu spoločnosti, jej zmeny a doplnky;
• osvedčenie o štátnej registrácii spoločnosti;
• rozhodnutia o vydaní cenných papierov, prospekty na vydanie cenných papierov;
• zápisnice z valných zhromaždení akcionárov;
• zápisnice zo zasadnutí predstavenstva (dozorná rada);
• zoznamy pridružených osôb spoločnosti;
• predpisy o pobočkách a zastúpeniach spoločnosti;
• zápisnice zo zasadnutí predstavenstva (riaditeľstva) spoločnosti, rozhodnutia riaditeľa (generálneho riaditeľa, prezidenta) spoločnosti;
• hlasovacie lístky;
• závery revíznej komisie (audítora) spoločnosti a pod.

Povedzme, že sa likviduje akciová spoločnosť. Ak má dohodu s inštitúciou Ruského archívu, odovzdáva dokumenty na dobu trvalého uloženia a personálne do štátneho archívu.

Ak s archívom nie je zmluvný vzťah, štátny archív je povinný prijať do úschovy len dokumenty o personáli zamestnancov podniku. Miesto uloženia ostatných písomností určuje predseda likvidačnej komisie alebo správca konkurznej podstaty.

Ak akciová spoločnosť zanikne v dôsledku reorganizácie, originály jej dokumentov možno previesť len na jednu z novovzniknutých spoločností (spravidla spoločnosť s najvyššou hodnotou vlastného imania)

Základ dane a výška dane sa určujú na konci zdaňovacieho obdobia (odsek 1, článok 55 daňového poriadku Ruskej federácie). Pre väčšinu daní je týmto obdobím kalendárny rok. Výnimkou je DPH, ktorej zdaňovacím obdobím je štvrťrok. Úložná lehota dokladov potrebných na výpočet a platenie daní sa teda musí počítať odo dňa nasledujúceho po skončení zdaňovacieho obdobia.

Príklad 1

Giatsint LLC bola zaregistrovaná v apríli 2004. Organizácia uplatňuje všeobecný daňový systém.

Štvorročné obdobie, počas ktorého musí Giatsint LLC uchovávať dokumenty týkajúce sa výpočtov dane z príjmu, jednotnej sociálnej dane a dane z majetku právnických osôb za rok 2004, je obdobie od 1. januára 2005 do 31. decembra 2008. V súlade s tým bude organizácia povinná uchovávať dokumenty použité na výpočet týchto daní za rok 2005 do 31. decembra 2009.

Pracovná účtová osnova, iné dokumenty účtovnej politiky, ako aj programy na spracovanie počítačových údajov by sa mali uchovávať najmenej päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky (odsek 2 § 17 zákona č. 129 -FZ)

Do roku 2008 bolo zdaňovacie obdobie DPH stanovené ako kalendárny mesiac a pre určité kategórie daňovníkov - ako štvrťrok (článok 163 daňového poriadku Ruskej federácie)

Daňovníci sú povinní predložiť daňovým úradom a ich úradníkom doklady potrebné na výpočet a platbu daní (odsek 6, odsek 1, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie)

Daňoví agenti sú povinní predložiť daňovému úradu v mieste svojej registrácie dokumenty potrebné na kontrolu správnosti výpočtu, zrážky a prevodu daní (odsek 4, odsek 3, článok 24 daňového poriadku Ruskej federácie)

Stratu zistenú na konci roku 2001 (pred nadobudnutím účinnosti kapitoly 25 daňového poriadku Ruskej federácie) možno preniesť do budúcnosti vo výške nepresahujúcej výšku straty zaznamenanej k 1. júlu 2001 ( odsek 4 článku 10 federálneho zákona č. 110-FZ zo 6. 8. 2001

Zároveň, v rámci daňovej kontroly na mieste, obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo prijaté rozhodnutie o vykonaní kontroly (článok 4 článku 89 daňového poriadku Ruskej federácie) možno skontrolovať. Napríklad daňová kontrola naplánovaná na 31. decembra 2008 sa môže týkať rokov 2005 – 2007 a v roku 2009 môže trvať maximálne šesť mesiacov. To znamená, že počas celého kontrolného obdobia je organizácia povinná uchovávať doklady súvisiace s výpočtom dane za kontrolované obdobie. Ale už je povinná tak urobiť podľa zákona č. 129-FZ. Koniec koncov, základom pre výpočet daní sú spravidla tie isté primárne účtovné doklady, ktoré sa používajú na vyjadrenie transakcií v účtovníctve. Minimálna doba uchovávania takýchto dokumentov je päť rokov (článok 1, článok 17 zákona č. 129-FZ). Ukazuje sa, že podľa právnych predpisov o účtovníctve je organizácia počas bežného roka povinná uchovávať doklady súvisiace s výpočtom dane a za tie obdobia, ktoré už daňové úrady nemôžu overiť.

Doba skladovania nákupných a predajných kníh je osobitne stanovená. Je ustanovené v odsekoch 15 a 27 Pravidiel na vedenie evidencie prijatých a vydaných faktúr, nákupných kníh a predajných kníh pri výpočte dane z pridanej hodnoty, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 2. decembra 2000 č. 914. Jeho minimálne trvanie je päť celých rokov odo dňa posledného zápisu do uvedených dokumentov.

Upozorňujeme tiež, že podľa paragrafu 150 Zoznamu musí organizácia uchovávať vystavené a prijaté faktúry najmenej päť rokov. Ak však pri daňovej alebo inej kontrole dôjde k nezhode s kontrolórmi, potom je potrebné faktúry uschovať až do konečného rozhodnutia na základe výsledkov tejto kontroly.

Hoci faktúry musia byť uchovávané minimálne päť rokov, organizácia nie je povinná na žiadosť daňového úradu predkladať faktúry, ktorých štvorročná lehota na uchovávanie už uplynula. Napríklad daňovník (daňový agent) po prijatí výzvy daňovej inšpekcie v roku 2009 na predloženie faktúry za rok 2004 jej nemusí vyhovieť.

Príklad 2

Využime podmienku z príkladu 1. Povedzme, že pred rokom 2008 bol zdaňovacím obdobím DPH pre Giatsint LLC kalendárny mesiac.

Organizácia musí viesť nákupné a predajné knihy za apríl 2004 do 30. apríla 2009 (za predpokladu, že posledné záznamy v nich boli vykonané v apríli 2004).

Päťročná úložná lehota pre vystavené a prijaté faktúry sa počíta od 1. januára roku nasledujúceho po roku ich vyhotovenia - od 1. januára 2005. To znamená, že spoločnosť Giatsint LLC je povinná uchovávať faktúry z apríla 2004 do 31. decembra 2009.

Keďže v rokoch 2004 – 2007 bol zdaňovacím obdobím pre DPH pre firmu kalendárny mesiac, štvorročná lehota uloženia ostatných dokladov potrebných na výpočet DPH sa určuje na každý mesiac. Povinná minimálna doba uchovávania dokladov používaných organizáciou na výpočet DPH za apríl 2004 je od 1. mája 2004 do 30. apríla 2008.

Štvorročná lehota uloženia dokladov súvisiacich s výpočtom DPH za prvý štvrťrok 2008 začína 1. apríla 2008 a končí 31. marca 2012. Spoločnosť bude povinná viesť nákupné knihy a knihy tržieb za prvý štvrťrok 2008 do 31.3.2013 (ak v nich boli posledné zápisy vykonané v marci 2008) a faktúry za toto obdobie do 31.12.2013.

Primárne účtovné doklady sa teda musia uchovávať najmenej päť rokov. V niektorých situáciách by sa však podporné dokumenty mali uchovávať oveľa dlhšie.

Situácia 1. Organizácia prenáša straty do budúcnosti

V súlade s článkom 283 daňového poriadku Ruskej federácie má spoločnosť, ktorá je platiteľom dane zo zisku, právo znížiť základ dane bežného zdaňovacieho obdobia o výšku straty, ktorú utrpela v predchádzajúcich zdaňovacích obdobiach. Stratu možno preniesť do budúcnosti do desiatich rokov nasledujúcich po zdaňovacom období, v ktorom bola prijatá (článok 2 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie).

Počas celého obdobia prenosu straty musí organizácia uchovávať doklady potvrdzujúce výšku vzniknutej straty. Uvádza sa to v odseku 4 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie. V liste zo 4. 3. 2007 č. 03-03-06/1/206 ruské ministerstvo financií vysvetlilo, že odpis strát je možný len po predložení primárnych dokumentov potvrdzujúcich získaný finančný výsledok.

Podobné požiadavky sú stanovené pre platiteľov jednotnej poľnohospodárskej dane a organizácie využívajúce zjednodušený daňový systém. Pri prenesení strát do budúcnosti sú tiež povinní uchovávať doklady potvrdzujúce výšku vzniknutej straty a sumu, o ktorú sa znížil základ dane za každé zdaňovacie obdobie. Toto je uvedené v odseku 5 článku 346.6 a odseku 7 článku 346.18 daňového poriadku.

Príklad 3

Azalia LLC je platiteľom dane zo zisku. Ku koncu roka 2003 organizácia vykázala v daňovom účtovníctve stratu. Jeho výška bola prevedená do budúcnosti v priebehu rokov 2006-2008 po častiach.

Podľa požiadaviek daňovej legislatívy bola organizácia povinná uchovávať prvotné účtovné doklady potrebné na výpočet dane z príjmov za rok 2003 štyri roky - do 31.12.2007. Keďže základy dane za roky 2006-2008 boli znížené o výšku straty roku 2003, spoločnosť tieto doklady naďalej uchováva. Musí ich udržiavať ešte štyri roky po skončení roka 2008 (posledný rok, za ktorý bol základ dane znížený o výšku straty minulých rokov) - do 31.12.2012.

Situácia 2. Boli identifikované straty z predchádzajúcich rokov alebo boli odpísané nedobytné pohľadávky

Straty z predchádzajúcich zdaňovacích období identifikované daňovníkom v bežnom vykazovanom alebo zdaňovacom období sa považujú za neprevádzkové náklady na základe článku 265 ods. 2 pododseku 1 daňového poriadku Ruskej federácie. Inými slovami, takéto straty znižujú základ dane z príjmov za obdobie, v ktorom boli zistené.

Okrem toho sa sumy nedobytných pohľadávok rovnajú aj neprevádzkovým nákladom a ak organizácia tvorí rezervu na pochybné pohľadávky, sumy nedobytných pohľadávok, ktoré nie sú kryté rezervnými fondmi (odsek 2 odsek 2, článok 265 zákona č. Daňový poriadok Ruskej federácie).

Podľa všeobecného pravidla stanoveného v odseku 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie sa pri výpočte dane z príjmu môžu uznať iba tie výdavky, ktoré sú zdokumentované. To znamená, že na daňové účely zohľadnenia strát z predchádzajúcich rokov zistených v bežnom roku alebo na odpísanie nedobytných pohľadávok musí mať organizácia príslušné podklady. Okrem toho je povinný tieto doklady uchovávať najmenej štyri roky po skončení roka, v ktorom bol základ dane znížený o sumu určenej straty alebo odpísanej nedobytnej pohľadávky.

Situácia 3. Organizácia vlastní dlhodobý majetok

Povedzme, že spoločnosť vlastní dlhodobý majetok, ktorý bol zakúpený pred viac ako desiatimi rokmi. Zdalo by sa, že lehota na uloženie dokumentov o jeho nadobudnutí a uvedení do prevádzky už uplynula.

Takéto doklady je však potrebné uchovávať počas celej doby životnosti nehnuteľnosti. Koniec koncov, počas tohto obdobia organizácia počíta odpisy v daňovej a účtovnej oblasti. Na uznanie odpisov musí mať počas celej doby odpisovania doklady potvrdzujúce nadobudnutie predmetu a jeho uvedenie do prevádzky.

Okrem toho spoločnosť platí daň z nehnuteľnosti zo zostatkovej ceny dlhodobého majetku. Následne na zdôvodnenie výpočtov tejto dane potrebuje aj spomínané doklady.

Predpokladajme, že sa organizácia rozhodne predať odpisovateľný majetok. Podľa odseku 1 pododseku 1 článku 268 daňového poriadku Ruskej federácie má právo znížiť príjem z predaja o zostatkovú hodnotu tohto majetku. No zostatkovú hodnotu objektu treba opäť potvrdiť príslušnými dokladmi.

Ak teda organizácia, ktorá vlastní odpisovaný majetok, neplánuje ho predať, je vhodné, aby si ponechala doklady o nadobudnutí tohto majetku, jeho uvedení do prevádzky a vyčíslení výšky odpisov počas celej životnosti spoločnosti.

V prípade predaja iného majetku (s výnimkou cenných papierov, produktov vlastnej výroby, nakúpeného tovaru) organizácia zníži prijatý príjem o cenu obstarania alebo vytvorenia tohto majetku (odst. 2 ods. 1 ods. 268 daňového poriadku Ruskej federácie). Samozrejme za predpokladu, že vie zdokladovať uvedenú cenu. Ak takéto doklady neexistujú, spoločnosť nemá právo znížiť si základ dane z príjmov o sumu výdavkov na obstaranie majetku, nakoľko tieto výdavky nespĺňajú náležitosti § 252 ods. Kódex Ruskej federácie. Doby uchovávania týchto dokumentov nie sú v tomto prípade dôležité. Podobné stanovisko je uvedené v liste Ministerstva financií Ruska z 15. septembra 2005 č. 03-03-02/84.

Ukladanie dokumentov

Výdavky sa uznávajú ako oprávnené a zdokumentované výdavky daňovníka a v prípadoch ustanovených v článku 265 daňového poriadku Ruskej federácie - straty, ktoré mu vznikli (článok 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie)

Na daňové účely sa zostatková cena odpisovaného majetku určuje podľa pravidiel uvedených v odseku 1 článku 257 daňového poriadku Ruskej federácie.

Zoznam dokumentov akciovej spoločnosti, ktoré musí uchovávať v mieste výkonného orgánu, je stanovený v odseku 1 článku 89 spolkového zákona z 26. decembra. 95 č.208-FZ

Podmienky, za ktorých je elektronický podpis v elektronickom dokumente rovnocenný s vlastnoručným podpisom v dokumente na papieri, sú uvedené v článku 4 federálneho zákona z 10. januára 2002 č. 1-FZ „o elektronickom digitálnom podpise“

Organizácie, ktorých dokumenty nepodliehajú prijatiu do štátnych alebo obecných archívov, zničia dokumenty s uplynutou dobou uloženia bez dohody s archívmi (bod 3.9 Pokynov)

Za organizáciu uchovávania účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok je zodpovedný vedúci organizácie (článok 3 § 17 zákona č. 129-FZ)

Každá organizácia si nezávisle určuje, kde sa dokumenty ukladajú. Väčšina dokumentov je spravidla umiestnená v kancelárii spoločnosti. Ak existujú značné objemy dokumentácie, je vhodné vyčleniť špeciálne miesto pre archív alebo si dokonca prenajať samostatnú miestnosť, kde môžete prepravovať spracované dokumenty, ktoré sa už nepoužívajú v súčasnej práci.

Ďalšou možnosťou je odovzdanie dokumentov na uloženie do špecializovanej archívnej firmy. Ak je však organizáciou akciová spoločnosť, potom musí brať do úvahy nasledujúcu vlastnosť. V § 89 ods. 2 federálneho zákona č. 208-FZ z 26. decembra 1995 sa uvádza, že akciová spoločnosť musí uchovávať množstvo dokumentov v mieste svojho výkonného orgánu. Medzi takéto dokumenty patria najmä účtovné závierky, účtovné doklady, doklady potvrdzujúce majetkové práva spoločnosti v jej súvahe.

Prirodzene, v priebehu času sa objem archívov akejkoľvek organizácie zvyšuje a na ich umiestnenie sú potrebné nové priestory. Možno je pohodlnejšie ukladať dokumenty nie v papierovej, ale v elektronickej forme?

Táto možnosť je priamo stanovená vo vzťahu k prvotným účtovným dokladom a účtovným registrom (odsek 7, článok 9 a odsek 1, článok 10 zákona č. 129-FZ). Okrem toho v článku 314 daňového poriadku Ruskej federácie sa uvádza, že daňové účtovné registre sa vedú na papieri, elektronicky alebo na akomkoľvek strojovom médiu. Zároveň ich treba chrániť pred neoprávnenými opravami.

V liste z 24. júla 2008 č. 03-02-07/1-314 ministerstvo financií Ruska vysvetlilo, že uchovávanie primárnych dokumentov, účtovných a daňových účtovných dokumentov je povolené v elektronickej forme, pokiaľ regulačné právne predpisy neustanovujú inak. akty Ruskej federácie a za predpokladu, že elektronické dokumenty sú certifikované elektronickým digitálnym podpisom (EDS).

Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií boli schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo dňa 02.06.2002 (ďalej len Základné pravidlá). Článok 2.3.1 Základných pravidiel stanovuje, že je potrebné vykonať každoročné preskúmanie hodnoty dokumentov, to znamená určiť doby ich uchovávania a vybrať dokumenty na dlhodobé uloženie a zničenie.

Zničenie a likvidácia dokumentov

Dokumenty, ktorých lehota uloženia uplynula, má organizácia právo samostatne zničiť (ručne alebo skartovačkou ich roztrhať, vyhodiť, spáliť) alebo odovzdať na likvidáciu špecializovanej firme zaoberajúcej sa spracovaním druhotných surovín. Zoznam dokumentov podliehajúcich zničeniu alebo vyradeniu schvaľuje vedúci organizácie. Môže byť vydané vo forme príkazu alebo pokynu konateľa alebo vo forme zákona vypracovaného spoločnosťou samostatne. Príklad takéhoto konania je uvedený nižšie.

Kreslenie. Vzorový zákon o výbere dokumentov na zničenie

Okrem toho môže organizácia použiť vzorový zákon o pridelení na zničenie dokumentov, ktoré nie sú predmetom uchovávania. Jeho podoba je schválená v prílohe č. 4 k Základným pravidlám.

Pri zostavovaní zoznamu dokumentov určených na zničenie nie je potrebné uvádzať podrobnosti o každom dokumente. Vyplýva to z ustanovenia bodu 2.4.5 Základných pravidiel. Uvádza, že podobné prípady (dokumenty) sú zahrnuté v zákone pod všeobecným nadpisom, ktorý uvádza počet prípadov zaradených do tejto skupiny (napríklad predbežné správy za rok 2000).

Odovzdanie dokladov na recykláciu je vystavené s faktúrou, na ktorej je uvedený dátum odovzdania, počet odovzdaných dokladov (počet priečinkov, škatúľ a pod.) a hmotnosť zberového papiera. Nakladanie a odvoz na likvidáciu sa vykonáva pod kontrolou pracovníka zodpovedného za bezpečnosť dokumentov v organizácii (bod 2.4.7 Základných pravidiel).

Ak spoločnosť zničí dokumenty sama, formalizuje túto skutočnosť samostatným aktom o zničení dokumentov. Keďže neexistuje jednotná forma, vyhotovuje sa aj v akejkoľvek forme. Pripomeňme, že zničenie dokumentov po uplynutí doby uchovávania je právom a nie povinnosťou organizácie (pozri list Ministerstva financií Ruska z 18. októbra 2005 č. 03-03-04/2/ 83). Inými slovami, spoločnosť môže naďalej uchovávať dokumenty aj po uplynutí ich povinných lehôt uchovávania.

Zodpovednosť za stratu dokladov

daň. Absencia prvotných dokladov, faktúr alebo účtovných záznamov od daňovníka sa považuje za hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a zdaniteľných položiek. Za takéto porušenie článok 120 daňového poriadku stanovuje zodpovednosť vo forme pokuty vo výške:

5 000 rubľov - ak neexistujú žiadne dokumenty za jedno zdaňovacie obdobie;

15 000 rubľov. — ak neexistujú doklady za viac ako jedno zdaňovacie obdobie;

10% zo sumy nezaplatenej dane, ale nie menej ako 15 000 rubľov, ak bol základ dane podhodnotený z dôvodu nedostatku dokladov.

Okrem toho, ak daňovník (platiteľ poplatku, daňový agent) na žiadosť daňového inšpektorátu neposkytne doklady alebo iné informácie, bude od neho vybratá pokuta vo výške 50 rubľov. za každý nepredložený dokument (článok 1 článku 126 daňového poriadku Ruskej federácie).

administratívne. Porušenie pravidiel uchovávania, získavania, zaznamenávania alebo používania archívnych dokumentov má za následok varovanie alebo uloženie správnej pokuty úradníkom vo výške 300 až 500 rubľov. Toto je uvedené v článku 13.20 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Za porušenie postupu a podmienok uchovávania účtovných dokladov môže byť úradníkom uložená správna pokuta vo výške 2 000 až 3 000 rubľov. (článok 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Kriminálny. Krádež, zničenie, poškodenie alebo zatajenie úradných dokumentov spáchané zo žoldniera alebo iného osobného záujmu sa trestá pokutou až do výšky 200 000 rubľov. alebo vo výške mzdy alebo iného príjmu odsúdeného na dobu až 18 mesiacov alebo nápravnovýchovných prác až na dva roky, alebo zatknutia až do štyroch mesiacov, alebo trestu odňatia slobody na dobu určitú do jedného roka (článok 1 článku 325 Trestného zákona Ruskej federácie)

Možno ani jeden deň v organizácii neprejde bez vypracovania dokumentov. Listy, zmluvy, objednávky, výkazníctvo – to je súbor dokumentácie, ktorú získava každá organizácia. Musím si uchovávať všetky dokumenty? Ak je to potrebné, kde a ako dlho?

Tri skupiny

Všetky pravidlá ukladania dokumentov vznikajúcich v priebehu činnosti organizácie možno rozdeliť do troch veľkých skupín. Prvá bude zahŕňať pravidlá stanovené daňovou legislatívou. Podľa toho sa vzťahujú na doklady potrebné na výpočet a platenie daní a poplatkov. Do druhej skupiny budú patriť personálne doklady. A do tretice - účtovné doklady a doklady o podnikateľskej činnosti. Pozrime sa na ne všetky v poradí.

Daňové doklady

Všeobecné pravidlo pre uchovávanie daňových dokladov je ustanovené v § 23 ods. 1 ods. 8 daňového poriadku. Uvádza, že daňovník musí uchovávať účtovné záznamy a ďalšie doklady potrebné na výpočet a platenie dane štyri roky. Rovnaká lehota je stanovená aj pre doklady potvrdzujúce zaplatenie dane. Daňový poriadok však osobitný postup výpočtu tejto štvorročnej lehoty neobsahuje. To znamená, že štyri roky sa musia počítať odo dňa nasledujúceho po vyhotovení dokladu. A uplynú v zodpovedajúci dátum a mesiac, ktorý nastane o 4 roky (článok 6.1 daňového poriadku Ruskej federácie).

Existujú dve výnimky zo štvorročnej trvanlivosti. Prvá sa týka daňovníkov využívajúcich daňové úľavy. Doklady potvrdzujúce nárok na dávky budú musieť uchovávať po celú dobu uplatňovania dávky. Koniec koncov, počas administratívnej kontroly má inšpekcia právo požadovať takéto dokumenty (doložka 6, článok 88 daňového poriadku Ruskej federácie). Ale ani po skončení benefitu sa netreba ponáhľať s ničením dokladov. Koniec koncov, existuje aj kontrola na mieste, ktorá sa môže vykonať počas predchádzajúcich troch rokov (článok 4 článku 89 daňového poriadku Ruskej federácie).

Z toho vyplýva záver: doklady o nárokoch na dávky sa musia uchovávať tri roky po skončení obdobia, v ktorom organizácia prestala dávku uplatňovať.

Druhá výnimka sa týka odpisovaného majetku. Keďže výdavky naň sa odpisujú počas určitého obdobia, počas celého tohto obdobia bude musieť organizácia uchovávať dokumenty potvrdzujúce pôvodnú cenu takéhoto majetku, ako aj vzniknuté odpisy a zahrnuté do nákladov. A, samozrejme, nezabudnite na možnosť kontroly na mieste.

S prihliadnutím na jeho hĺbku dospievame k záveru, že doklady o odpisovanom majetku je možné zničiť najskôr tri roky po skončení obdobia, v ktorom bolo odpisovanie zastavené.

Porušenie lehôt na uchovávanie daňových dokladov môže mať za následok okrem dodatočných daní a penále aj pokuty. Absencia prvotných dokladov, faktúr a účtovných záznamov je teda podľa § 120 daňového poriadku hrubým porušením pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a zdaniteľných položiek. A to znamená pokutu 5 000 rubľov. až 15 000 rubľov. Ak toto porušenie viedlo k podhodnoteniu daňového základu, pokuta bude 10% z výšky nezaplatenej dane, ale nie menej ako 15 000 rubľov.

Personálne doklady

Prejdime teraz k personálnym dokumentom. Tu sú lehoty uchovávania určené archívnou legislatívou. Ide najmä o Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania (schválený Rosarkhivom dňa 10.06.2000). Zhrnutie informácií obsiahnutých v tomto zozname nám umožňuje odvodiť nasledujúce pravidlá uchovávania osobných dokumentov.
Dokumenty, s ktorými zákon spája poskytovanie akýchkoľvek platieb alebo výhod, sa uchovávajú najmenej 75 rokov. Presne toto obdobie je stanovené pre osobné karty, osobné spisy, pracovné zmluvy, zoznamy pracovníkov pracujúcich v rizikových pracovných podmienkach atď. Snáď jedinou výnimkou tu bude nevyžiadaná pracovná kniha, ktorú je potrebné uchovávať „len“ 50 rokov .

Pre ostatné dokumenty sú lehoty oveľa kratšie. Dohody o zodpovednosti sa teda uchovávajú 5 rokov. Informácie o bezpečnostných školeniach zamestnancov, príkazoch stanovujúcich skrátený pracovný čas a presunoch je potrebné uchovávať rovnako dlho. Taktiež je stanovená päťročná lehota pre objednávky na služobné cesty a ocenenia.

Doklady o evidencii pracovného času a pracovnej disciplíny je možné uchovávať ešte kratšie: 3 roky. A pre časový výkaz sa obdobie skrátilo na 1 rok. Počas celého roka sa uchovávajú aj plány dovoleniek a dokumenty pre zamestnancov, ktorým bolo zamietnuté zamestnanie.
Upozorňujeme, že na rozdiel od Daňového poriadku Zoznam určuje, že lehota na uloženie dokladov sa počíta od 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli spracované (odsek 2.9).

Za nedodržanie požiadaviek na uchovávanie personálnych dokladov môže byť organizácii uložená pokuta podľa čl. 13.20 Kódexu správnych deliktov (300 - 500 rubľov za nedodržanie požiadaviek na uchovávanie dokumentov) a negatívne dôsledky vo forme kontrol Štátneho inšpektorátu práce, dôchodkového fondu alebo vo forme súdneho rozhodnutia vrátiť zamestnanca do práce. Neponáhľajte sa preto zbaviť sa svojich osobných dokladov!

Účtovné a obchodné doklady

Teoreticky by mali byť lehoty uchovávania účtovných dokladov stanovené v zákone o účtovníctve. Ale tento zákon, hoci obsahuje celý článok venovaný uchovávaniu dokumentov (článok 17), poskytuje v tejto veci veľmi skromné ​​informácie. Zákon teda vyžaduje uchovávanie prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok najmenej päť rokov. Zároveň sa osobitne ustanovuje, že vo vzťahu k pracovnej účtovej osnove a iným dokladom účtovnej politiky sa toto obdobie počíta od roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli tieto doklady použité na zostavenie účtovnej závierky za posledný rok. čas.

Vo zvyšku zákon o účtovníctve odkazuje organizácie na archívnu legislatívu. A presnejšie k už spomínanému Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania. Poskytuje obdobia uchovávania takmer všetkých možných dokumentov, ktoré môžu byť generované v činnosti organizácie. Navyše, čo sa týka účtovných dokladov, všetky termíny v Zozname sú presne päťročné. Takto dlho je potrebné uchovávať účtovné výkazy (ročné aj štvrťročné), všetky druhy obchodných zmlúv, prvotné a pokladničné doklady, akceptačné listy a pod. V tomto prípade sa tieto lehoty počítajú od 1. januára roku nasledujúceho po rok ukončenia používania dokumentu (bod 2.9 Návod na používanie Zoznamu).

Ďalšou vlastnosťou uchovávania účtovných dokladov je, že legislatíva jasne stanovuje, kde a ako má byť takáto dokumentácia uložená. Stanovujú sa aj zodpovedné osoby a postupy pre prístup k dokumentom.
Podľa bodu 6.2 Predpisov o dokumentoch a toku dokladov v účtovníctve (schválené Ministerstvom financií ZSSR dňa 29. júla 1983 č. 105) môžu byť prvotné doklady, účtovné registre, účtovné správy a súvahy uložené buď v v archíve organizácie alebo v účtovníctve v špeciálnych miestnostiach alebo uzamknutých skriniach . A prísne ohlasovacie formuláre by mali byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby bola zaistená ich bezpečnosť.

Za bezpečnosť dokumentov je zodpovedný hlavný účtovník. Je to on, kto má právo rozhodnúť o vydaní takýchto dokumentov zamestnancom štrukturálnych divízií podniku.

Čo sa týka zodpovednosti za nedodržanie pravidiel pre uchovávanie účtovných dokladov, tá môže byť administratívna aj daňová. Koniec koncov, ako je uvedené vyššie, absencia primárnych dokumentov a účtovných registrov je hrubým porušením pravidiel účtovania príjmov, výdavkov a zdaniteľných položiek a znamená pokutu vo výške 5 000 až 15 000 rubľov. (článok 120 daňového poriadku Ruskej federácie).

Správnu pokutu v tomto prípade možno uložiť za porušenie archívnych požiadaviek na uchovávanie dokumentov (článok 13.20 správneho poriadku - 300 - 500 rubľov), ako aj za hrubé porušenie účtovných pravidiel, ak z dôvodu nedostatku dokumentov účtovné výkazy sú skreslené (článok 15.11 správneho poriadku - 2-3 000 rubľov).

Nahlasovanie a evidencia za určité časové obdobie je požiadavkou súčasnej legislatívy.

Znamená to, že v stanovenej lehote by mal byť v prípade potreby zabezpečený prístup k dokumentom a možnosť ich plného využitia.

Aké dokumenty vyžadujú povinné uloženie?

Dokumenty vyžadujúce povinné uloženie podmienečne možno rozdeliť pre dokumenty:

• ktoré sú v prevádzke počas vykazovaného roka;
• ktoré sú v práci vždy potrebné, napriek tomu, že sa nepoužívajú denne.

TO prvá skupina dokumenty zahŕňajú:

Udržujte Požadujú sa dokumenty týkajúce sa prvej skupiny:

• na účely účtovníctva (§ 29 zákona „o účtovníctve“ č. 402-FZ) - najmenej päť rokov od konca vykazovaného roka alebo roku, v ktorom boli tieto doklady naposledy použité;
• na účely daňového účtovníctva (článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie) - na obdobie najmenej 4 rokov. Kódex zároveň môže ustanoviť dlhšie lehoty uchovávania. Napríklad účastník investičného projektu zakladajúceho subjektu Ruskej federácie je povinný uchovávať všetky dokumenty po dobu 6 rokov. A potvrdiť výšku vzniknutej straty - za celé obdobie, počas ktorého sa s jej pomocou znižuje a ktorá sa dá vypočítať za viac ako jeden alebo dva roky.

Co. druhá skupina Patria sem dokumenty, ktoré musia byť uložené v podniku počas celej doby jeho činnosti. Najmä pre spoločnosti LLC zákon „o spoločnostiach s ručením obmedzeným“ č. 14-FZ stanovuje nasledovné zoznam povinného skladovania dokumentácia na mieste:

• registračné listiny vrátane ustanovujúcej schôdze (rozhodnutia) o založení spoločnosti;
• dokumenty potvrdzujúce vlastníctvo majetku v súvahe spoločnosti;
• zápisnice dokumentujúce stretnutia zakladateľov a iných osôb;
• doklady o vydaní cenných papierov;
• predpisy o oddelených divíziách podniku;
• zoznamy pridružených spoločností;
• závery rôznych regulačných orgánov o určitých otázkach činnosti podniku (o vykonaných inšpekciách atď.);
• a ďalšie doklady, ktoré musí mať podnik v súlade s platnou legislatívou.

Ako dlho treba uchovávať účtovné doklady?

Všeobecná doba uchovávania akýchkoľvek účtovných dokladov nie je kratšia ako 5 rokov.

Ale v niektorých prípadoch môže byť oveľa vyššia. Súhrnná tabuľka s dobou použiteľnosti je uvedená nižšie.

Napriek tomu, že významnú časť tohto zoznamu tvoria personálne doklady, sú neoddeliteľnou súčasťou účtovníctva. Na ich základe sa vypočítavajú kompenzačné platby a odmeny, ako aj rôzne benefity.

Doby uchovávania dokumentácie nahlasovania sú popísané v nasledujúcom videu:

Ak ste ešte nezaregistrovali organizáciu, potom najjednoduchší spôsob Dá sa to urobiť pomocou online služieb, ktoré vám pomôžu bezplatne vygenerovať všetky potrebné dokumenty: Ak už máte organizáciu a uvažujete o tom, ako zjednodušiť a zautomatizovať účtovníctvo a výkazníctvo, na pomoc vám prídu nasledujúce online služby a úplne nahradí účtovníka vo vašom podniku a ušetrí veľa peňazí a času. Všetky hlásenia sa generujú automaticky, elektronicky sa podpisujú a odosielajú sa automaticky online. Je ideálny pre individuálnych podnikateľov alebo LLC v zjednodušenom daňovom systéme, UTII, PSN, TS, OSNO.
Všetko sa deje na pár kliknutí, bez radov a stresu. Vyskúšajte a budete prekvapení aké ľahké sa to stalo!

Miesto objednávky a skladu

Komu organizovať ukladanie dokumentov, podnik môže:

• alebo sa obráťte na služby špeciálnej archívnej organizácie;
• alebo si vytvorte vlastný archív. Umožňuje to článok 13 zákona „o archívnictve“ č. 125-FZ z 22. októbra 2004.

Vytváranie vlastný archív, podnik musí na tieto účely vyčleniť samostatnú miestnosť a vybaviť ju regálmi, policami alebo skriňami. Ak sú v tejto miestnosti okná, musia byť zakryté závesmi alebo inak zatienené, aby sa do dokumentov nedostalo slnečné svetlo, ktoré by spôsobilo ich vyblednutie.

Okrem toho potrebujete vlastný archívny priestor vybaviť ochranou pred neoprávneným prístupom a pred požiarmi - kovové vchodové dvere, mreže na oknách a poplašný systém.

Ak chcete zorganizovať rýchle vyhľadávanie potrebných dokumentov, mali by ste vypracovať zoznam prípadov.

V prípade odovzdania puzdier na ich uloženie na špecializovanú štruktúru, je potrebné vybrať organizáciu, ktorá je vybavená moderným vybavením a všetkými podmienkami na dlhodobé uchovávanie dokumentov vrátane prítomnosti požiarnych poplachov a systémov kontroly prístupu.

Čo sa týka dokumentov o registrácii organizácie, jej a iné podobné dokumenty, uchováva ich vedúci organizácie spravidla v origináloch a v trezore. A ich kópie sú v účtovníctve.

Zamestnanci podniku, ich formuláre a prílohy pre nich by mali byť vždy v personálnej službe alebo v účtovníctve, ak je poverené vedením personálnej evidencie. Zároveň sú pracovné knihy vždy uložené v trezore.

Stojí za zmienku, že dokumenty v elektronickej podobe musia byť chránené pred ich neoprávnenými zmenami a zároveň ich uloženie musí poskytovať možnosť v prípade potreby vytvoriť kópiu na papieri.

Prenos dokumentácie do archívu

Dokumenty sa presúvajú do archívu na dlhodobé (viac ako 10 rokov) a trvalé uloženie.

Prenos týchto materiálov do archívu uskutočnené podľa harmonogramu schváleného vedúcim organizácie v príkaze o vytvorení archívu.

Rovnaký príkaz menuje osobu zodpovednú za udržiavanie archívu a schvaľuje pravidlá:

• uloženie dokumentov v archíve a ich vydávanie;
• udržiavanie archívu;
• zničenie dokumentov, ktorých lehota uloženia uplynula;
• organizovanie podujatí na záchranu archívnych súborov.

Všetky dokumenty v archíve sú akceptované iba vo forme originálov av prípade ich neprítomnosti - vo forme overených kópií. Prenášané dokumenty musia byť zviazané podľa určitých kritérií a na obale ich spisu je značka identifikačné informácie, najmä:

• rok vyhotovenia dokumentov;
• oblasť účtovníctva;
• sériové čísla;
• obdobie, za ktoré boli vytvorené registre a primárne dokumenty;
• druh podaných dokumentov;
• počet podaných listov atď.

Čo sa týka predkladania dokumentov do archívu v elektronickej forme, tento postup je schválený samostatne v Príkaze vedúceho o archíve organizácie. Zvyčajne sa však tieto dokumenty najskôr duplikujú na iné médiá.

Príklad uloženia účtovnej dokumentácie je uvedený v nasledujúcom videu:

Čo robiť v prípade straty

Dokumenty sa môžu stratiť buď v dôsledku živelnej pohromy alebo v dôsledku konania tretích osôb alebo vašich vlastných zamestnancov. V každom prípade sa však bude vyžadovať potvrdenie skutočnosti o strate príslušnými orgánmi. Môžu to byť orgány činné v trestnom konaní (ak sú dokumenty odcudzené) alebo požiarne orgány (ak sú dokumenty spálené) atď.

Ak sa zistí zničenie alebo strata dokumentácie, musí vedúci organizácie na jeho príkaz vytvoriť komisiu na zistenie príčin zistenej skutočnosti. V prípade potreby môžu byť na vyšetrovanie pozvaní zástupcovia bezpečnostnej spoločnosti, hasičského zboru alebo vyšetrovacej štruktúry.

Na základe výsledkov interného vyšetrovania je vypracovaný akt v akejkoľvek forme s uvedením všetkých skutočností. Tento akt sa stáva ospravedlnením pre nedostatok dokumentov, ak si ich vyžiadajú regulačné orgány.

Čo robiť s dokumentmi, ak uplynula lehota ich uloženia?

Pred zničením dokumentácie budete potrebovať vykonanie vyšetrenia jej hodnoty. Na tento účel sa v podniku na príkaz manažéra vytvára stála provízia. Mal by zahŕňať odborníkov, ktorí sú schopní kvalifikovane posúdiť potrebu zničenia určitých dokumentov.

Práve táto komisia rozhoduje o zničení dokumentov, ak ich už nemožno po určitú dobu uchovávať. Ich zničenie sa vykonáva vypracovaním aktu v akejkoľvek forme, ktorý musí mať povinné náležitosti primárneho dokumentu a ktorý musí byť schválený účtovnou politikou podniku.

Pred zničením musí byť vykonaná inventarizácia dokumenty za určité obdobie. Bez tohto postupu nie je možné dokumentáciu zničiť.

Ak sú porušené pravidlá skladovania?

Zodpovednosť za toto porušenie Existujú daňové a administratívne, najmä:

1. úradníci môžu byť potrestaní, ak neuložia dokumenty v zákonnej lehote, od 5 000 do 10 000 rubľov. Ak sa toto porušenie znova zistí - 10 - 20 000 rubľov alebo diskvalifikácia na 1 - 2 roky (Správny kódex Ruskej federácie, článok 15.11);
2. organizácia za rovnaké činy môže byť potrestaná 10 000 rubľov av prípade opakovaného porušenia - 30 000 rubľov (Daňový zákon Ruskej federácie, čl. 120).

Informácie o sankciách za tieto porušenia nájdete v nasledujúcom videu:

Účtovníctvo je najnáročnejším oddelením každej spoločnosti. Musíte sa však rozumne zbaviť všetkých druhov dokumentov. Mali by sa skladovať aspoň niekoľko rokov. A niektoré dokumenty nemožno zničiť až 75 rokov! Ako dlho by teda mali účtovné papiere „žiť“?

Samozrejme, doklady treba uchovávať aspoň dovtedy, kým ich daňoví kontrolóri môžu pri kontrole vyžadovať. Na základe článku 89 ods. 4 daňového poriadku Ruskej federácie možno kontrolu vykonať za obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo o kontrole prijaté. To znamená, že dokumenty z predchádzajúcich troch rokov sa musia uchovávať.

Daňová legislatíva medzitým pridáva k tomuto obdobiu ďalší rok. Podľa odseku 1 pododseku 8 článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie sú daňovníci povinní zabezpečiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní počas štyroch rokov. Patria sem účtovné a daňové účtovné údaje, ako aj doklady potvrdzujúce prijatie príjmov, výdavkov a zaplatenie (zrážanie) daní. Podobná požiadavka je stanovená pre daňových agentov (odsek 5, odsek 3, článok 24 daňového poriadku Ruskej federácie). Kedy začínate počítať štvorročné obdobie?

Dane sa vypočítavajú na základe výsledkov zdaňovacích období (článok 1, článok 55 daňového poriadku Ruskej federácie). Ukazuje sa, že štvorročné obdobie sa musí počítať od nasledujúceho dňa po skončení zdaňovacieho obdobia. Zoberme si napríklad DPH: do akého dátumu máme uchovávať doklady súvisiace s výpočtami tejto dane za štvrtý štvrťrok 2004? Štvorročné funkčné obdobie sa začne 1. januára 2005 a skončí sa 31. decembra 2008. Ukazuje sa, že v roku 2008 je potrebné uchovávať dokumenty z roku 2004. Teda rok, ktorý nepodlieha kontrole na mieste.

Lehoty na uchovávanie dokladov sú stanovené aj v účtovnej legislatíve. Z článku 17 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon o účtovníctve) vyplýva, že:
- prvotné účtovné doklady, účtovné evidencie a účtovné závierky sa musia uchovávať po dobu ustanovenú predpismi o štátnom archívnictve, najmenej však päť rokov;
— Dokumenty účtovnej politiky a programy na počítačové spracovanie údajov musí organizácia uchovávať najmenej päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky.

Niekoľko výnimiek zo všeobecného pravidla

Vo všeobecnosti teda musíte papiere skladovať aspoň päť rokov. Toto je maximálna lehota stanovená zákonom o účtovníctve. Zároveň maximálna hĺbka daňovej kontroly je tri roky. Preto je v tomto období obzvlášť dôležité zachovať bezpečnosť papierov súvisiacich s výpočtom daní. Ak nemáte dostatok dokladov povedzme spred piatich rokov, môžete dostať pokutu len za porušenie pravidiel pre uchovávanie dokladov.

Medzitým sa v mnohých prípadoch lehota na uchovávanie dokumentov určuje podľa osobitných pravidiel. Výsledkom je, že absencia papierov aj napríklad pred šiestimi rokmi môže viesť k pokutám za podhodnotenie daňových odvodov. Pozrime sa na takéto situácie oddelene.

„Primárne“ pre nadobudnutý majetok. Doklady na obstaranie dlhodobého majetku musia byť uchované bez ohľadu na dobu životnosti týchto predmetov. Papiere sú totiž potrebné na potvrdenie pôvodnej ceny pre účely výpočtu odpisov, ale aj dane z nehnuteľnosti. Okrem toho, bez „primárneho“ dokumentu spoločnosť nebude môcť potvrdiť hodnotu nehnuteľnosti pri jej predaji. Okrem toho sa to týka tak dlhodobého majetku, ako aj iného majetku (list Ministerstva financií Ruska z 15. septembra 2005 č. 03-03-02/84).

Špeciálna požiadavka pre stratové spoločnosti. Daňovník dane z príjmov má právo znížiť základ dane bežného obdobia o straty predchádzajúcich zdaňovacích období spôsobom ustanoveným v § 283 daňového poriadku. Straty môžu byť zohľadnené počas nasledujúcich 10 rokov. Keďže kapitola 25 daňového poriadku je účinná od roku 2002, tohtoročná strata môže byť použitá na zníženie daňového zaťaženia spoločnosti do roku 2012 vrátane. Okrem toho článok 10 federálneho zákona č. 110-FZ zo 6. augusta 2001 umožňuje uznanie strát zistených na konci roka 2001.

Ak však spoločnosť prevádza straty do budúcnosti, potom je počas celého obdobia využívania tejto výhody povinná uchovávať dokumenty potvrdzujúce výšku vzniknutých strát (článok 4 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie). Toto ustanovenie umožňuje daňovým úradom požadovať doklady o minulých stratách, ktoré spoločnosť deklaruje vo svojom priznaní za bežné obdobie. Na základe toho Ministerstvo financií Ruska v liste z 3. apríla 2007 č. 03-03-06/1/206 vysvetľuje, že odpis strát je možný len po predložení primárnych dokumentov potvrdzujúcich získaný finančný výsledok.

Je pravda, že objem strát možno potvrdiť predtým vykonanými daňovými kontrolami, počas ktorých už boli preskúmané „primárne“ údaje, ktoré sa ich týkajú. V tomto prípade nie je potrebné opakované overenie dokladov. K tomuto záveru dospel Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie vo svojom rozhodnutí zo 6. júna 2008 č. 6899/08.

Dodajme, že požiadavka uchovávať doklady o stratách počas celého obdobia ich odpisu sa vzťahuje aj na platiteľov jednotnej poľnohospodárskej dane (článok 5 článku 346.6 daňového poriadku Ruskej federácie) a na „zjednodušených pracovníkov“ (článok 7 článku 346.18 daňového poriadku Ruskej federácie).

Odpis nedobytných pohľadávok. A v tomto prípade sa dokumenty budú musieť uchovávať dlhšie ako päť rokov.

Pripomeňme vám: v súlade s odsekom 2 ods. 2 článku 265 daňového poriadku Ruskej federácie sa sumy nedobytných pohľadávok rovnajú neprevádzkovým výdavkom daňovníka ako strata prijatá pri vykazovaní (daň) obdobie. Takéto výdavky znižujú základ dane pri výpočte dane z príjmov. Samozrejme, s podpornými dokumentmi.

Prvotné účtovné doklady preukazujúce výšku pohľadávok teda charakterizujú hodnotu vyradených majetkových práv, teda výšku výdavkov. Odpočítavanie doby uloženia takýchto dokumentov sa preto musí začať odznova od odpísania nedobytného dlhu. Ak zničíte dokumenty v predstihu, spoločnosť stratí právo uznať nedobytné pohľadávky ako výdavky, pretože nebude môcť daňovým úradom potvrdiť ich výšku.

Doba uchovávania dokumentov akciových spoločností. Akciové spoločnosti sa musia pri ukladaní dokumentov riadiť predpismi schválenými uznesením FCSM č. 03-33/ps zo dňa 16. júla 2003. Najmä podľa tohto regulačného dokumentu sú povinní natrvalo uchovávať zakladateľskú listinu a ročnú účtovnú závierku. Teda počas celej životnosti firmy. A v prípade likvidácie firmy sa dokumenty s trvalou trvanlivosťou a personálnou evidenciou presúvajú do štátneho archívu. To v prípade, že s ním bola uzavretá dohoda. Ak nedôjde k dohode s archívom, je povinný prijať do úschovy iba dokumenty o personáli zamestnancov spoločnosti. Miesto uloženia zvyšných dokumentov určuje predseda likvidačnej komisie alebo správca konkurznej podstaty.

Daňové správy. Spoločnosť musí uchovávať ročné daňové priznania najmenej 10 rokov a štvrťročné daňové priznania, ak existujú ročné, päť rokov. Stanovuje to odsek 170 Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schváleného Rosarkhiv 6. októbra 2000 (ďalej len Zoznam štandardných riadiacich dokumentov) v spojení s odsekom 2.4. 2 Návodu na používanie Zoznamu. Štvrťročné správy sa musia uchovávať minimálne 10 rokov, ak neexistujú ročné správy (napríklad pre DPH). Ak však neexistujú štvrťročné formuláre, mesačné správy sa musia uchovávať 5 rokov.

Faktúry, nákupné a predajné knihy. Podľa paragrafov 15 a 27 Pravidiel vedenia evidencie prijatých a vystavených faktúr, nákupných kníh a predajných kníh... schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 2. decembra 2000 č.914, nákupné knihy a predajné knihy by sa mali uchovávať celých päť rokov od dátumu posledných záznamov. To znamená, že tieto dokumenty za štvrtý štvrťrok 2004 by sa mali uchovávať počas celého roka 2009.

Pre faktúry je stanovená aj päťročná lehota uchovávania. Dôvod – bod 150 Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov.

Daňové úrady majú zároveň právo požadovať doklady slúžiace ako podklad na výpočet daní a potvrdenie ich zaplatenia, ale len v súlade s legislatívou o daniach a poplatkoch. Vyššie uvedený zoznam však v ňom nie je zahrnutý. Preto napríklad v roku 2009 môže byť žiadosť daňových úradov o faktúru za rok 2004 ignorovaná.

Doba uchovávania pre množstvo ďalších dokumentov. Lehoty uchovávania pre množstvo ďalších dokumentov stanovuje osobitný federálny výkonný orgán – Rosarkhiv (článok 3 článku 6 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ, vyhláška vlády Ruskej federácie z júna 17, 2004 č. 290). A často presahujú päť rokov. Vráťme sa k už spomínanému Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov.

Účtovníkovi sa venuje predovšetkým časť 4 „Účtovníctvo a výkazníctvo“, ako aj časť 7 „Pracovné vzťahy“ a 8 „Personál“. Jednotlivé položky Zoznamu sme zhrnuli do tabuľky.

Tabuľka obsahuje dokumenty s trvanlivosťou jeden rok. Ak však tieto dokumenty patria medzi „primárne“ dokumenty, musia sa v súlade s účtovnou legislatívou uchovávať najmenej päť rokov.

Ako správne uchovávať a ničiť dokumenty

Stála odborná komisia by mala vyberať dokumenty na uloženie a zničenie, ako aj stanoviť termíny. Pozostáva z najkvalifikovanejších odborníkov z hlavných štrukturálnych divízií a za predsedu je vymenovaný jeden z vedúcich zamestnancov spoločnosti.

Ako skladovať. Ukladanie dokumentov je súčasťou toku dokumentov, a preto musí byť upravené účtovnou zásadou (bod 5 PBU 1/98 „Účtovná politika organizácie“). V tomto prípade sa treba riadiť Predpismi o dokladoch a toku dokladov v účtovníctve (schválené Ministerstvom financií ZSSR z 29. júla 1983 č. 105, ďalej len Predpisy). Ale v rozsahu, ktorý neodporuje platnej legislatíve. V bode 6.1 Nariadení sa uvádza, že prvotné dokumenty, účtovné registre, účtovné správy a súvahy podliehajú povinnému prenosu do archívu. Spracované primárne dokumenty sa vypĺňajú mesačne (bod 6.4 Nariadení).

Spoločnosť si miesto uloženia dokumentov určuje samostatne. Spravidla ide o kanceláriu spoločnosti. Upozorňujeme, že papiere môžete skladovať mimo kancelárie – zákon to nezakazuje. Môžete napríklad využiť služby špecializovaných archívnych spoločností, čo je často výnosnejšie a spoľahlivejšie. Akciové spoločnosti však musia uchovávať množstvo dokumentov (napríklad zakladateľskú listinu a výročné správy) výlučne v mieste svojho výkonného orgánu (článok 2 článku 89 federálneho zákona z 26. decembra 1995 č. 208-FZ “ o akciových spoločnostiach“).

Samozrejme, hosťovanie papierového archívu si vyžaduje kancelárske priestory, ktoré sa neustále predražujú. Preto je jednoduchšie uchovávať účtovné a daňové doklady elektronicky. Táto možnosť je stanovená v článkoch 9 a 10 zákona o účtovníctve a v článku 314 daňového poriadku Ruskej federácie. Potvrdilo to ruské ministerstvo financií listom z 24. júla 2008 č. 03-02-07/1-314.

Úradníci však vysvetlili, že informácie na počítačových médiách by sa mali uchovávať pomocou elektronického digitálneho podpisu. V súlade s normami federálneho zákona z 10. januára 2002 č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“ je takýto podpis ekvivalentom vlastnoručného podpisu v papierovom dokumente. Pre elektronickú správu dokumentov spoločnosť vytvára podnikový informačný systém. Obsluhuje ho certifikačné centrum, ktoré zabezpečuje používanie digitálnych podpisov v elektronických dokumentoch.

Čo robiť s dokumentmi v prípade likvidácie spoločnosti? Potom likvidačná komisia odovzdá dokumenty o personáli na uloženie do štátneho alebo mestského archívu. A ďalšie archívne listiny, ktorých lehota dočasného uloženia neuplynula, možno do archívu preniesť aj uzavretím dohody s ním. Alebo ho uložte na iné miesto. Uvedomme si, že jednoduché zničenie týchto dokumentov zakazuje odsek 9.7.3 Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií schválených rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo 6. februára 2002. A aby sa predišlo možným problémom s orgánmi činnými v trestnom konaní, je lepšie to nerobiť.

Pri reorganizácii spoločnosti sa dokumenty prevedú na nástupnícku organizáciu alebo organizácie. Ak dôjde k vyčleneniu novej organizácie, prechádzajú do nej spisy súvisiace s profilom jej činnosti, ako aj osobné spisy a osobné účty zamestnancov, ktorí prešli pracovať do tejto organizácie.

Ako zničiť. Zničenie dokumentov sa dokumentuje aktom schváleným vedúcim organizácie.

Zároveň nie je potrebné uvádzať podrobnosti o všetkých dokladoch v zákone o vyraďovaní dokumentov. Tento záver vyplýva z bodu 2.4.5 Základných pravidiel prevádzky organizačných archívov. Tieto pravidlá poskytujú jednotnú formu zákona o prideľovaní dokumentov na zničenie. A v ňom môžete urobiť jeden záznam pre skupinu podobných dokumentov. Spoločnosť má právo nezávisle určiť, ktoré dokumenty sa považujú za homogénne. Môžu to byť napríklad dokumenty s rovnakým názvom, povedzme faktúry.

Zložky s dokumentmi podliehajúcimi zničeniu musia byť podľa zákona odovzdané na recykláciu (likvidáciu). Napríklad do firmy, ktorá spracováva recyklovateľné materiály. Prevod papierov je vystavený s faktúrou. Nakladanie a odvoz na likvidáciu prebieha pod kontrolou zamestnanca, ktorý zaisťuje bezpečnosť dokumentov v organizácii.

Existuje jednoduchší prístup k ničeniu dokumentov. Povedzme, že na to použite skartovačku papiera. Okrem toho je možné dokumenty spáliť alebo jednoducho vyhodiť. Treba však brať do úvahy, že nepovolené spaľovanie je porušením environmentálnej legislatívy. Riskantné je aj vyhadzovanie nepotrebnej dokumentácie. Napríklad podľa pracovného práva je zamestnávateľ povinný zabezpečiť ochranu osobných údajov zamestnancov. A iné cenné papiere môžu byť pre konkurentov zaujímavé.

Zodpovednosť za porušenie pravidiel uchovávania dokumentov

Podľa § 120 daňového poriadku sa absencia prvotných dokladov od daňovníka alebo absencia faktúr alebo účtovných záznamov považuje za hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a zdaniteľných položiek. Takýto daňový trestný čin má za následok pokutu 5 000 rubľov. Ale len za podmienky, že „nedostatok“ týchto dokladov bol zistený len za jedno zdaňovacie obdobie. V opačnom prípade bude daňovník čeliť pokute vo výške najmenej 15 000 rubľov. Ak nedostatok dokladov vedie k podhodnoteniu základu dane, daňovníkovi hrozí pokuta vo výške 10 percent zo sumy nezaplatenej dane, nie však menej ako 15 000 rubľov. Bezpečnosť dokumentov nie je v trestnom práve ignorovaná. Na základe odseku 1 článku 325 Trestného zákona Ruskej federácie môže byť krádež, zničenie, poškodenie alebo zatajenie úradných dokumentov z osobného záujmu potrestané odňatím slobody až na jeden rok. Ale, samozrejme, orgány činné v trestnom konaní budú musieť takýto záujem preukázať. A napokon, ako firma dodržiava archívnu legislatívu, môžu skontrolovať archivári. Podľa článku 13.20 Kódexu Ruskej federácie o správnych deliktoch porušenie pravidiel uchovávania, získavania, zaznamenávania alebo používania archívnych dokumentov hrozí úradníkom varovaním alebo pokutou vo výške 300 až 500 rubľov.

Ako sa distribuuje zodpovednosť za uchovávanie dokumentov?

Za uchovávanie dokladov zodpovedá vedúci spoločnosti a hlavný účtovník. Okrem toho je riaditeľ na základe zákona o účtovníctve zodpovedný za organizáciu skladovania, najmä za dostupnosť špeciálnych priestorov, uzamykateľných skríň a trezorov. A hlavný účtovník zabezpečuje bezpečnosť dokumentov a ich prenos do archívu. Na tento účel môže určiť zodpovedné osoby (články 6.6 a 6.2 pravidiel). Napríklad v priebehu času sa informácie odrazené na papieri môžu stratiť (vyblednúť). V tomto prípade sa musíte postarať o vyhotovenie kópií týchto dokumentov a ich certifikáciu pečaťou spoločnosti. Toto odporúčanie vyplýva z listu Ministerstva financií Ruska zo dňa 3. apríla 2007 č. 03-03-06/1/209.

Čo robíte s dokumentmi, ktorých lehota uloženia uplynula?