¿Cuánto tiempo se debe conservar la documentación contable primaria? Periodos de almacenamiento de documentos contables.

Esta pregunta la hacen todos los empresarios, sin excepción, que han abierto recientemente una empresa y no han comprendido las complejidades del sistema. Entonces, ¿cuánto tiempo se deben conservar los documentos de la LLC, un año, dos o más? Puede comprender esta cuestión en detalle leyendo punto por punto la Ley Federal Nº 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación de Rusia".

Los períodos de almacenamiento de los documentos contables varían. ¿Qué se puede decir combinando todos los subpuntos? Los documentos contables deben conservarse en una LLC al menos mientras exista la posibilidad de que una auditoría fiscal los requiera. Según el artículo 89 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la inspección está sujeta a un período que no exceda los tres años anteriores a la decisión de realizar esta inspección. Es decir, lo almacenamos durante exactamente tres años y luego comienza la diversión.

El artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, subcláusula 8 del inciso 1, nos informa claramente que los contribuyentes deben conservar la documentación que confirme la acumulación de impuestos durante cuatro años y no menos. Eso es todo, señores. No desde hace tres años, sino desde hace cuatro, guardamos cuidadosamente la documentación contable y nos aseguramos de que no se pierda ni un solo papel.

¿A qué documentos específicos damos preferencia y mantenemos como la niña de nuestros ojos?

• datos contables fiscales;
• documentos que confirmen ingresos;
• comprobante documental de gastos;
• comprobante de retención de impuestos;

La contabilidad también confirma las reglas para almacenar la documentación primaria. Según la orden "Sobre Contabilidad" No. 129-FZ, los estados financieros deben almacenarse según lo especificado en las reglas de asuntos de archivos estatales. Pero no menos de cinco años después de la última vez que se les compilaron los estados financieros.

¿Lo que sucede? Y es que está obligado a conservar los documentos estrictamente durante el período durante el cual el servicio fiscal puede solicitarlos para su verificación. Eso son tres años. Si como resultado de la inspección no tienes documentos que tengan cinco años de antigüedad, te pueden multar por almacenamiento inadecuado de la documentación y nada más.

Pero no todo es tan sencillo y transparente en la jungla contable y fiscal. Hay documentación que debería almacenarse por mucho más tiempo que los periodos que acabamos de comentar. ¿Cuáles son estos documentos?

1. Documentos primarios para la adquisición de propiedad. Guardamos estos documentos durante el tiempo que sea necesario. Para qué sirve. Primero, la depreciación. En segundo lugar, al vender una propiedad, es necesario obtener confirmación de su valor inicial en algún lugar7 y no olvidarse del impuesto a la propiedad.
2. Activos fijos. Para las empresas no rentables, el artículo 283 del Código Tributario establece una regla para reducir la base imponible del período actual debido a las pérdidas del período impositivo anterior. Naturalmente, la documentación debería confirmarlo. Las pérdidas pueden tenerse en cuenta durante diez años siguientes, lo que significa que los documentos deben estar en orden (artículo 283, párrafo 4). Los inspectores fiscales tienen derecho a solicitar documentos primarios que confirmen el resultado financiero para confirmar los datos sobre pérdidas especificados en la declaración presentada.
3. Para las empresas rurales que trabajan con un impuesto agrícola único, también es necesario almacenar documentos sobre las pérdidas durante todo el período de cancelación. Artículo 346.6, párrafo 5 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.
4. Para las personas que trabajan bajo el sistema llamado “simplificado”, impuesto social unificado. Artículo 346.18, párrafo 7 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.
5. Para cancelar cuentas por cobrar incobrables, también es necesario contar con documentos primarios de respaldo para el servicio de impuestos. La destrucción de los documentos justificativos priva a la empresa del derecho a reconocer una deuda incobrable como gasto, porque no habrá nada que confirme el importe.
6. No nos detendremos demasiado en las sociedades anónimas, ya que todavía se planteó la cuestión de cuánto tiempo es necesario almacenar los documentos de una LLC y no de una OJSC. Entonces, en pocas palabras, es necesario conservar los documentos para la declaración de impuestos en una OJSC: estados financieros anuales, así como los estatutos, mientras la empresa exista. Si una empresa entra en liquidación, los documentos se envían al archivo estatal. Para este trámite se requiere un acuerdo previo con el archivo. Si no existe tal acuerdo, en el archivo sólo entra el documento sobre el personal de la empresa. El lugar donde se almacenarán los documentos restantes lo tendrá que decidir el presidente de la comisión de liquidación o, tal vez, el síndico de la quiebra.
7. La empresa debe conservar informes fiscales anuales durante al menos 10 años. trimestralmente - cinco años, esto es en presencia de anuales.
8. Si no hay informes trimestrales, los informes mensuales también se almacenan durante al menos cinco años.
9. Los libros y facturas de compras y ventas deben conservarse durante cinco años completos a partir de la fecha del último asiento en el diario. Cláusula 15.27 de las “Reglas para el mantenimiento de registros contables”. En la Lista de Documentos Estándar de Gestión hay un ítem referente a las facturas, y dice que estas mismas facturas deben almacenarse durante cinco años, punto.

Una vez más, las autoridades fiscales durante las auditorías deben guiarse por la legislación sobre impuestos y tasas. Pero la Lista no está incluida allí.

concluyamos: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de la LLC? Resulta que no menos de cinco años, y en términos de inmovilizado, generalmente durante toda la existencia de la empresa. El plazo de conservación de los documentos deberá computarse a partir del primero de enero siguiente al año de su creación.

¿Cómo almacenar documentos en papel?

La política contable de la empresa debe indicar cómo y dónde se debe almacenar la documentación, así como designar a una persona responsable de la implementación de este punto o incluso una comisión compuesta por los empleados más calificados.

Por cierto, no es necesario guardar documentación en la oficina. La ley no prohíbe elegir otros lugares para el almacenamiento, por ejemplo, empresas de archivo especializadas. Pero una sociedad anónima está obligada por ley a almacenar documentos como informes anuales y estatutos exactamente en el lugar donde se encuentra la sede social. Por cierto, el almacenamiento de documentación en formato electrónico está permitido por ley con la pequeña salvedad de que los documentos contendrán necesariamente una firma electrónica de la persona responsable de redactar el documento. Para almacenar la documentación en formato electrónico, la empresa crea un sistema de información corporativo. Cuenta con un centro de certificación, que garantiza el uso de firmas electrónicas en documentos electrónicos.

Los documentos sujetos a almacenamiento prolongado se deteriorarán y desvanecerán con el tiempo. Para garantizar que sus contenidos sean legibles, los responsables del almacenamiento deben cuidarlos y realizar copias en el momento oportuno.

Cuando se liquida una empresa, los documentos sujetos a almacenamiento a largo plazo se entregan a los archivos. Si la empresa se reorganiza, los documentos se transfieren a la organización sucesora. Cuando se escinde una nueva empresa, recibe los expedientes personales de los empleados que se trasladaron a la nueva estructura y los documentos relacionados con el ámbito de la nueva empresa.

Destrucción de documentos. Para destruir un documento, primero es necesario redactar un acta, que será firmada por el responsable de la empresa, y solo entonces se podrá proceder directamente a la destrucción de los documentos. Además, en el acto no es necesario reescribir cuidadosamente cada uno de los papeles que van a ser destruidos. Basta con reescribir los nombres de grupos homogéneos. Lo que se considera grupos homogéneos debe pensarse de forma independiente. Por ejemplo, las facturas pueden considerarse documentos homogéneos, etc.

¿Cómo destruir documentos correctamente?

¿Solo quemarlo? La respuesta es incorrecta. En este caso, es muy posible que tenga problemas con los servicios medioambientales.
¿Debo reciclarlo como papel usado? La opción es buena, pero no hay garantía de que los documentos no acaben en manos de una empresa competidora, lo cual no es bueno. Para evitar que esto suceda, las carpetas con documentos deben enviarse a su eliminación junto con una factura. Además, la retirada de documentos debe realizarse bajo la supervisión de un empleado de la empresa responsable del almacenamiento de la documentación.

Tampoco es posible tirarlos simplemente porque, por ley, el empresario está obligado a mantener en secreto los datos personales de los empleados.

¿Lo que queda? Lo mejor que puedes hacer es utilizar una máquina trituradora de papel especial. En general, depende de usted decidir cómo deshacerse de los papeles innecesarios.

Para evitar el deseo de aligerar su archivo documental antes de lo previsto, añadiré que la ausencia de registros contables o facturas del período impositivo se considera una infracción grave y se castiga con una multa de cinco mil rublos.

Y esto es si faltan documentos para un período impositivo. En casos más graves, la multa ya no será de 5.000, sino de 15.000 rublos.

Si la base imponible se subestima por la pérdida de documentos que confirman los ingresos, el contribuyente pagará una multa del 10 por ciento del importe del impuesto no pagado y al menos los mismos 15.000 rublos.
Por cierto, el derecho penal también contiene cláusulas relativas a garantizar la seguridad de los documentos contables. Si se demuestra que los documentos fueron dañados por motivos personales, el involucrado podría ser encarcelado por al menos un año. Si desea familiarizarse con este párrafo con más detalle, consulte el artículo 352, párrafo 1 del Código Penal de la Federación de Rusia.

También tenga en cuenta que los representantes de las autoridades de archivos tienen derecho a comprobar el almacenamiento adecuado de la documentación de archivo en su organización. Y aquí usted, de acuerdo con el artículo 13.20 del Código de la Federación de Rusia sobre violaciones de las reglas de almacenamiento, contabilidad y adquisición, así como el uso de documentos de archivo, puede ser sancionado con una multa de 300 a 500 rublos o una multa administrativa. castigo.

El director de la empresa es responsable de crear lugares para el almacenamiento de documentos y, en particular, el archivo, y el jefe de contabilidad debe conservar estos mismos documentos de manera organizada y transferirlos correctamente al archivo.

E.V. Hombre blanco Experto de la revista Russian Tax Courier, con la participación de especialistas del Servicio Federal de Impuestos de Rusia
Revista "Russian Tax Courier", nº 6 de 2009

Todas las transacciones comerciales realizadas por cualquier organización deben documentarse con documentos de respaldo. Son documentos contables primarios y sirven como base para la contabilidad. Así se establece en el párrafo 1 del artículo 9 de la Ley Federal No. 129-FZ de 21 de noviembre de 1996 (en adelante, Ley No. 129-FZ). Además, estos mismos documentos se utilizan para calcular y pagar impuestos y tasas. A menudo, el archivo de documentos de todo el período de actividad de una empresa es tan voluminoso que no hay lugar para colocar nuevos documentos. Esto significa que debe calcular cuánto tiempo necesita almacenar ciertos documentos. Quizás sea hora de destruir algunos de ellos.

Documentos contables

Los plazos generales de conservación de los documentos contables primarios, registros contables y estados financieros se establecen en el artículo 17 de la Ley N° 129-FZ. Se establece que la organización debe conservar estos documentos durante al menos cinco años. Para determinar los plazos de almacenamiento para tipos específicos de documentos, es necesario guiarse por la Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, que indican los plazos de almacenamiento, aprobada por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000 (en adelante, la lista). En la siguiente tabla se presenta información sobre los tipos de documentos más comunes.

Tenga en cuenta: los plazos establecidos en la Lista deben computarse no a partir de la fecha de elaboración del documento, sino a partir del 1 de enero del año siguiente. Así está escrito en el párrafo 2.9 de las Instrucciones para el uso de la Lista, aprobadas por Rosarkhiv el 6 de octubre de 2000 (en adelante, las Instrucciones). Por ejemplo, el cálculo del período de almacenamiento para los casos completados en 2008 comienza el 1 de enero de 2009.

Además, la organización, teniendo en cuenta las particularidades de sus actividades, tiene derecho a aumentar la duración del almacenamiento de documentos en comparación con el período establecido en la Lista (cláusula 2.11 de las Instrucciones). Tal decisión se formaliza por orden del director de la empresa o se fija en sus políticas contables.

Declaraciones de impuestos y documentos para cálculos de impuestos.

Los períodos durante los cuales una organización debe mantener informes fiscales se establecen en el párrafo 170 de la Lista. Así, las declaraciones de impuestos anuales deben conservarse durante al menos diez años, las declaraciones de impuestos trimestrales durante al menos cinco años y las declaraciones de impuestos mensuales durante al menos un año. Si no hay informes anuales (por ejemplo, para el IVA), las declaraciones de impuestos trimestrales y mensuales deben conservarse durante al menos diez años. Los informes mensuales en ausencia de informes trimestrales deben conservarse durante al menos cinco años.

Los plazos de conservación de los documentos a partir de los cuales una organización calcula los impuestos y tasas no se indican claramente en ninguna parte. Sólo el subpárrafo 8 del párrafo 1 del artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que los contribuyentes están obligados a garantizar la seguridad de los documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos durante cuatro años. Estos documentos, en particular, incluyen datos contables y fiscales, así como otros documentos que acrediten la recepción de ingresos, gastos, pagos y retenciones de impuestos.

Un requisito similar se establece en el subpárrafo 5 del párrafo 3 del artículo 24 del Código Fiscal de la Federación de Rusia para los agentes fiscales. Durante cuatro años deberán velar por la seguridad de los documentos necesarios para el cálculo, retención y transferencia de impuestos.

¿A partir de qué fecha se computa este período de cuatro años? El Ministerio de Finanzas de Rusia considera que el período especificado comienza después del período de declaración (impuesto) en el que el documento se utilizó por última vez para preparar declaraciones de impuestos, calcular y pagar impuestos, confirmar los ingresos recibidos y los gastos incurridos (carta del 18 de octubre de 2005 No. 03-03- 02/04/83).

nota

Para sociedades anónimas: reglas especiales

Los plazos durante los cuales las sociedades anónimas deben conservar sus documentos se establecen en el Reglamento sobre el procedimiento y plazos de conservación de documentos de las sociedades anónimas, aprobado por Resolución de la Comisión Federal para el Mercado de Valores de Rusia de 16 de julio de 2003 No. 03-33/ps. Así, están obligados a conservar estados financieros anuales de forma permanente, es decir, durante toda la vida de la organización. Los documentos de almacenamiento permanente también incluyen:

• documentos sobre la creación y reorganización de la empresa;
• el estatuto de la empresa, sus modificaciones y adiciones;
• certificado de registro estatal de la empresa;
• decisiones sobre emisión de valores, folletos de emisión de valores;
• actas de juntas generales de accionistas;
• actas de reuniones del consejo de administración (consejo de supervisión);
• listas de personas afiliadas a la empresa;
• normativa sobre sucursales y oficinas de representación de la empresa;
• actas de reuniones del directorio (dirección) de la empresa, decisiones del director (director general, presidente) de la empresa;
• papeletas de votación;
• conclusiones de la comisión de auditoría (auditor) de la empresa, etc.

Digamos que se está liquidando una sociedad anónima. Si tiene un acuerdo con la institución del Archivo Ruso, transfiere los documentos durante un período de almacenamiento permanente y sobre el personal al archivo estatal.

Si no existe una relación contractual con el archivo, el archivo estatal está obligado a aceptar para su almacenamiento únicamente documentos sobre el personal de la empresa. El lugar de almacenamiento de otros documentos lo determina el presidente de la comisión de liquidación o el síndico de la quiebra.

Si una sociedad anónima deja de operar como resultado de una reorganización, los originales de sus documentos solo pueden transferirse a una de las empresas de nueva creación (por regla general, la empresa con el mayor valor liquidativo)

La base imponible y el importe del impuesto se determinan al final del período impositivo (Cláusula 1, artículo 55 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Para la mayoría de los impuestos, este período es el año calendario. La excepción es el IVA, cuyo período impositivo es trimestral. Así, el plazo de conservación de los documentos necesarios para el cálculo y pago de los impuestos deberá computarse a partir del día siguiente al de finalización del período impositivo.

Ejemplo 1

Giatsint LLC se registró en abril de 2004. La organización aplica un sistema fiscal general.

El período de cuatro años durante el cual Giatsint LLC debe almacenar documentos relacionados con los cálculos del impuesto sobre la renta, el impuesto social unificado y el impuesto sobre la propiedad corporativa para 2004 es el período comprendido entre el 1 de enero de 2005 y el 31 de diciembre de 2008. En consecuencia, la organización deberá conservar los documentos utilizados para calcular estos impuestos para el año 2005 hasta el 31 de diciembre de 2009.

El plan de cuentas de trabajo, otros documentos de política contable, así como los programas informáticos de procesamiento de datos deben conservarse durante al menos cinco años después del año en que se utilizaron por última vez para preparar los estados financieros (cláusula 2 del artículo 17 de la Ley N° 129). -FZ)

Hasta 2008, el período impositivo del IVA se establecía como un mes calendario y, para determinadas categorías de contribuyentes, como un trimestre (artículo 163 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Los contribuyentes están obligados a presentar a las autoridades fiscales y a sus funcionarios los documentos necesarios para el cálculo y pago de los impuestos (subcláusula 6, cláusula 1, artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Los agentes fiscales están obligados a presentar a la autoridad fiscal en el lugar de su registro los documentos necesarios para controlar la exactitud del cálculo, la retención y la transferencia de impuestos (subcláusula 4, cláusula 3, artículo 24 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Una pérdida identificada a finales de 2001 (antes de la entrada en vigor del Capítulo 25 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) se puede trasladar al futuro por un monto que no exceda el monto de la pérdida registrada el 1 de julio de 2001 ( inciso 4 del artículo 10 de la Ley Federal de 08.06.2001 No. 110-FZ)

Al mismo tiempo, como parte de una auditoría fiscal in situ, un período que no exceda los tres años calendario anteriores al año en que se tomó la decisión de realizar la auditoría (cláusula 4 del artículo 89 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) se puede comprobar. Por ejemplo, una auditoría fiscal prevista para el 31 de diciembre de 2008 puede cubrir los años 2005-2007 y durar un máximo de seis meses en 2009. Esto significa que durante todo el período de auditoría, la organización está obligada a conservar los documentos relacionados con los cálculos de impuestos para el período auditado. Pero ya está obligada a hacerlo según la Ley No. 129-FZ. Después de todo, la base para calcular los impuestos, por regla general, son los mismos documentos contables primarios que se utilizan para reflejar las transacciones en contabilidad. El período mínimo de conservación de dichos documentos es de cinco años (Cláusula 1, artículo 17 de la Ley N° 129-FZ). Resulta que, de acuerdo con la legislación contable, durante el año en curso la organización está obligada a almacenar documentos relacionados con los cálculos de impuestos y para aquellos períodos que las autoridades fiscales ya no pueden verificar.

Se establece específicamente el plazo de conservación de los libros de compras y de los libros de ventas. Se establece en los párrafos 15 y 27 de las Reglas para el mantenimiento de registros de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas al calcular el impuesto al valor agregado, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 2 de diciembre de 2000 No. 914. Su duración mínima es de cinco años completos a partir de la fecha de la última inscripción en los documentos especificados.

También observamos que, según el párrafo 150 de la Lista, la organización debe almacenar las facturas emitidas y recibidas durante al menos cinco años. Sin embargo, si durante una auditoría fiscal o de otro tipo surge un desacuerdo con los inspectores, las facturas deben conservarse hasta que se tome una decisión final basada en los resultados de esta auditoría.

Aunque las facturas deben conservarse durante un mínimo de cinco años, una organización no está obligada a presentar, a petición de la autoridad fiscal, facturas cuyo período de conservación de cuatro años ya haya expirado. Por ejemplo, después de haber recibido una solicitud de la inspección fiscal en 2009 para presentar una factura de 2004, es posible que el contribuyente (agente fiscal) no la cumpla.

Ejemplo 2

Usemos la condición del ejemplo 1. Digamos que antes de 2008, el período impositivo del IVA para Giatsint LLC era un mes calendario.

La organización deberá conservar los libros de compras y libros de ventas de abril de 2004 hasta el 30 de abril de 2009 (siempre que las últimas anotaciones en los mismos se hayan realizado en abril de 2004).

El período de almacenamiento de cinco años para las facturas emitidas y recibidas se calcula a partir del 1 de enero del año siguiente al año de su preparación, a partir del 1 de enero de 2005. Es decir, Giatsint LLC está obligada a almacenar las facturas con fecha de abril de 2004 hasta el 31 de diciembre de 2009.

Dado que en 2004-2007 el período impositivo del IVA para una empresa era un mes calendario, el período de almacenamiento de cuatro años para otros documentos necesarios para calcular el IVA se determina para cada mes. El período mínimo de almacenamiento obligatorio de los documentos utilizados por una organización para calcular el IVA para abril de 2004 es del 1 de mayo de 2004 al 30 de abril de 2008.

El período de conservación de cuatro años de los documentos relacionados con el cálculo del IVA para el primer trimestre de 2008 comienza el 1 de abril de 2008 y finaliza el 31 de marzo de 2012. La empresa estará obligada a conservar los libros de compras y de ventas del primer trimestre de 2008 hasta el 31 de marzo de 2013 (si los últimos asientos en ellos se realizaron en marzo de 2008), y las facturas de este período hasta el 31 de diciembre de 2013.

Por tanto, los documentos contables primarios deben conservarse durante al menos cinco años. Sin embargo, en algunas situaciones, los documentos justificativos deben conservarse durante mucho más tiempo.

Situación 1. La organización transfiere pérdidas al futuro.

De conformidad con el artículo 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, una empresa que paga el impuesto sobre las ganancias tiene derecho a reducir la base imponible del período impositivo actual por el monto de la pérdida que recibió en períodos impositivos anteriores. La pérdida puede trasladarse al futuro dentro de los diez años siguientes al período impositivo en el que se recibió (cláusula 2 del artículo 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Durante todo el período de transferencia de la pérdida, la organización debe conservar los documentos que confirmen el monto de la pérdida incurrida. Así se establece en el párrafo 4 del artículo 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. En carta de fecha 03/04/2007 No. 03-03-06/1/206, el Ministerio de Finanzas de Rusia explicó que la cancelación de pérdidas sólo es posible previa presentación de documentos primarios que confirmen el resultado financiero obtenido.

Se establecen requisitos similares para los contribuyentes del impuesto agrícola único y las organizaciones que utilizan el sistema tributario simplificado. Al transferir pérdidas al futuro, también deben conservar documentos que confirmen el monto de la pérdida incurrida y el monto en el que se redujo la base imponible para cada período impositivo. Así se establece en el apartado 5 del artículo 346.6 y en el apartado 7 del artículo 346.18 del Código Tributario, respectivamente.

Ejemplo 3

Azalia LLC es un contribuyente a las ganancias. A finales de 2003, la organización registró una pérdida en su contabilidad fiscal. Su importe se transfirió al futuro durante el período 2006-2008 en partes.

De acuerdo con los requisitos de la legislación fiscal, la organización estaba obligada a almacenar los documentos contables primarios necesarios para calcular el impuesto sobre la renta de 2003 durante cuatro años, hasta el 31 de diciembre de 2007. Dado que las bases imponibles para 2006-2008 se redujeron por el monto de la pérdida de 2003, la empresa continúa almacenando estos documentos. Debe mantenerlos durante otros cuatro años después de finales de 2008 (el último año en el que la base imponible se redujo por el monto de la pérdida de años anteriores), hasta el 31 de diciembre de 2012.

Situación 2. Se han identificado pérdidas de años anteriores o se han cancelado deudas incobrables

Las pérdidas de períodos impositivos anteriores identificadas por el contribuyente en el período impositivo o de declaración actual se equiparan a gastos no operativos sobre la base del subpárrafo 1 del párrafo 2 del artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. En otras palabras, dichas pérdidas reducen la base imponible del impuesto a la renta para el período en que fueron identificadas.

Además, los montos de las deudas incobrables también se equiparan a gastos no operativos, y si la organización forma una reserva para deudas de cobro dudoso, los montos de las deudas incobrables no cubiertos por los fondos de reserva (inciso 2, inciso 2, artículo 265 de la Código Fiscal de la Federación de Rusia).

De acuerdo con la regla general establecida en el párrafo 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, al calcular el impuesto sobre la renta solo se pueden reconocer aquellos gastos que estén documentados. Esto significa que para tener en cuenta a efectos fiscales las pérdidas de años anteriores identificadas en el año en curso, o cancelar deudas incobrables, la organización debe contar con los documentos de respaldo adecuados. Además, está obligado a conservar estos documentos durante al menos cuatro años después del final del año en el que la base imponible se redujo por el monto de la pérdida especificada o se canceló la deuda incobrable.

Situación 3. La organización posee activos fijos.

Digamos que la empresa posee un activo fijo que se compró hace más de diez años. Parecería que el plazo de conservación de los documentos sobre su adquisición y puesta en servicio ya ha expirado.

Sin embargo, dichos documentos deben conservarse durante toda la vida útil del inmueble. De hecho, durante este período la organización calcula la depreciación en impuestos y contabilidad. Para reconocer los cargos por depreciación, durante todo el período de depreciación debe tener documentos que confirmen la adquisición del objeto y su puesta en servicio.

Además, la empresa paga impuestos sobre la propiedad sobre el valor residual de los activos fijos. En consecuencia, para justificar los cálculos de este impuesto, también necesita los documentos mencionados.

Supongamos que una organización decide vender una propiedad depreciable. Según el subpárrafo 1 del párrafo 1 del artículo 268 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, tiene derecho a reducir los ingresos recibidos de la venta por el valor residual de esta propiedad. Pero el valor residual del objeto debe ser confirmado nuevamente mediante los documentos pertinentes.

Por lo tanto, incluso si una organización que posee bienes depreciables no planea venderlos, es aconsejable conservar los documentos sobre la adquisición de estos bienes, su puesta en servicio y el cálculo de los montos de depreciación durante toda la vida de la empresa.

En el caso de la venta de otros bienes (con excepción de valores, productos de su propia producción, bienes adquiridos), la organización reduce los ingresos recibidos por el precio de adquisición o creación de estos bienes (inciso 2, inciso 1, artículo 268 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Naturalmente, siempre que pueda documentar el precio indicado. En ausencia de dichos documentos, la empresa no tiene derecho a reducir la base imponible del impuesto sobre la renta por el monto de los gastos de adquisición de la propiedad, ya que estos gastos no cumplen con los requisitos del párrafo 1 del artículo 252 del Impuesto. Código de la Federación de Rusia. En este caso, los plazos de conservación de estos documentos no importan. Una posición similar se da en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 15 de septiembre de 2005 No. 03-03-02/84.

Almacenamiento de documento

Los gastos se reconocen como gastos justificados y documentados del contribuyente y, en los casos previstos en el artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, las pérdidas incurridas por él (cláusula 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

A efectos fiscales, el valor residual de los bienes depreciables se determina de acuerdo con las reglas establecidas en el párrafo 1 del artículo 257 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

La lista de documentos de una sociedad anónima que debe almacenar en la ubicación del órgano ejecutivo se establece en el párrafo 1 del artículo 89 de la Ley Federal de 26 de diciembre. 95 No. 208-FZ

Las condiciones bajo las cuales una firma electrónica en un documento electrónico equivale a una firma manuscrita en un documento en papel están estipuladas en el artículo 4 de la Ley Federal de 10 de enero de 2002 No. 1-FZ "Sobre Firma Digital Electrónica".

Las organizaciones cuyos documentos no están sujetos a aceptación en archivos estatales o municipales destruyen documentos con períodos de almacenamiento vencidos sin el acuerdo con las autoridades de archivo (cláusula 3.9 de las Instrucciones)

La responsabilidad de organizar el almacenamiento de documentos contables, registros contables y estados financieros recae en el jefe de la organización (cláusula 3 del artículo 17 de la Ley N ° 129-FZ)

Cada organización determina dónde se almacenan los documentos de forma independiente. Como regla general, la mayoría de los documentos se guardan en la oficina de la empresa. Si existen volúmenes importantes de documentación, es recomendable asignar un lugar especial para el archivo o incluso alquilar una sala separada donde transportar los documentos procesados ​​​​que ya no se utilizan en el trabajo actual.

Otra opción es transferir los documentos para su almacenamiento a una empresa de archivo especializada. Sin embargo, si la organización es una sociedad anónima, se debe tener en cuenta la siguiente característica. El párrafo 2 del artículo 89 de la Ley Federal No. 208-FZ de 26 de diciembre de 1995 establece que una sociedad anónima debe almacenar una serie de documentos en la ubicación de su órgano ejecutivo. Estos documentos, en particular, incluyen estados financieros, documentos contables y documentos que confirman los derechos de propiedad de la empresa en su balance.

Naturalmente, con el tiempo, el volumen de archivos de cualquier organización aumenta y se necesitan nuevas instalaciones para albergarlos. ¿Quizás sea más conveniente almacenar documentos no en papel, sino en formato electrónico?

Esta posibilidad está prevista directamente en relación con los documentos contables primarios y los registros contables (cláusula 7, artículo 9 y cláusula 1, artículo 10 de la Ley N ° 129-FZ). Además, el artículo 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que los registros contables fiscales se llevan en papel, electrónicamente o en cualquier soporte mecánico. Al mismo tiempo, deben protegerse de correcciones no autorizadas.

En carta del 24 de julio de 2008 No. 03-02-07/1-314, el Ministerio de Finanzas de Rusia explicó que el almacenamiento de documentos primarios, documentos contables y tributarios está permitido en formato electrónico, a menos que las disposiciones legales reglamentarias dispongan lo contrario. actos de la Federación de Rusia y siempre que los documentos electrónicos estén certificados mediante una firma digital electrónica (EDS).

Las reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones fueron aprobadas por decisión de la junta directiva de Rosarkhiv del 6 de febrero de 2002 (en adelante, las Reglas Básicas). La cláusula 2.3.1 de las Reglas Básicas establece que es necesario realizar un examen anual del valor de los documentos, es decir, determinar sus períodos de almacenamiento y seleccionar documentos para almacenamiento y destrucción a largo plazo.

Destrucción y eliminación de documentos.

La organización tiene derecho a destruir de forma independiente los documentos cuyo período de almacenamiento haya expirado (romperlos manualmente o con una trituradora, tirarlos, quemarlos) o transferirlos para su eliminación a una empresa especializada que se dedique al procesamiento de materias primas secundarias. La lista de documentos sujetos a destrucción o eliminación es aprobada por el director de la organización. Puede emitirse en forma de orden o instrucción del gerente, o en forma de acto desarrollado por la empresa de forma independiente. A continuación se ofrece un ejemplo de tal acto.

Dibujo. Modelo de ley sobre la selección de documentos para destrucción.

Además, una organización puede utilizar un modelo de ley sobre la asignación para la destrucción de documentos que no están sujetos a almacenamiento. Su forma está aprobada en el Apéndice No. 4 de las Reglas Básicas.

Al elaborar una lista de documentos a destruir, no es necesario indicar los detalles de cada documento. Esto se desprende de lo dispuesto en el párrafo 2.4.5 de las Reglas Básicas. Se afirma que los casos (documentos) similares se incluyen en la ley bajo un título general que indica el número de casos asignados a este grupo (por ejemplo, informes anticipados para el año 2000).

La transferencia de documentos para reciclaje se emite con una factura, que indica la fecha de transferencia, el número de documentos transferidos (número de carpetas, cajas, etc.) y el peso del papel usado. La carga y retirada para su eliminación se realizan bajo el control de un empleado responsable de la seguridad de los documentos en la organización (cláusula 2.4.7 de las Reglas Básicas).

Si una empresa destruye documentos por su cuenta, formaliza este hecho con un acto de destrucción de documentos independiente. Dado que no existe una forma unificada, también se redacta en cualquier forma. Tengamos en cuenta que la destrucción de documentos después de la expiración del período de almacenamiento es un derecho y no una obligación de la organización (ver carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 18 de octubre de 2005 No. 03-03-04/2/ 83). En otras palabras, la empresa puede seguir almacenando documentos incluso después de que hayan expirado los períodos de conservación obligatorios.

Responsabilidad por pérdida de documentos.

Impuesto. La ausencia de documentos primarios, facturas o registros contables por parte del contribuyente se considera una violación grave de las reglas de contabilidad de ingresos y gastos y partidas imponibles. Por tal infracción, el artículo 120 del Código Tributario prevé la responsabilidad en forma de multa por el monto de:

5000 rublos - si no hay documentos para un período impositivo;

15.000 rublos. — en ausencia de documentos durante más de un período impositivo;

El 10% del importe del impuesto no pagado, pero no menos de 15.000 rublos, si la base imponible se subestimó por falta de documentos.

Además, si el contribuyente (pagador de tasas, agente fiscal) no proporciona documentos u otra información a solicitud de la inspección fiscal, se le cobrará una multa de 50 rublos. por cada documento no presentado (cláusula 1 del artículo 126 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Administrativo. La violación de las reglas para el almacenamiento, adquisición, registro o uso de documentos de archivo implica una advertencia o la imposición de una multa administrativa a los funcionarios por un monto de 300 a 500 rublos. Así se establece en el artículo 13.20 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Por violación del procedimiento y las condiciones para el almacenamiento de documentos contables, los funcionarios pueden estar sujetos a una multa administrativa de 2.000 a 3.000 rublos. (Artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).

Delincuente. El robo, destrucción, daño u ocultación de documentos oficiales cometidos por interés mercenario u otro interés personal se castiga con una multa de hasta 200.000 rublos. o en el monto del salario u otros ingresos del condenado por un período de hasta 18 meses, o trabajo correccional por un período de hasta dos años, o arresto por un período de hasta cuatro meses, o prisión por un período de hasta un año (Cláusula 1 del artículo 325 del Código Penal de la Federación de Rusia)

Quizás no pase un solo día en una organización sin redactar documentos. Cartas, contratos, pedidos, informes: este es el conjunto de documentación que adquiere toda organización. ¿Necesito conservar todos los documentos? Si es necesario, ¿dónde y por cuánto tiempo?

tres grupos

Todas las reglas para el almacenamiento de documentos que surgen en el curso de las actividades de una organización se pueden dividir en tres grandes grupos. El primero incluirá las normas que establezca la legislación tributaria. En consecuencia, se aplican a los documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos y tasas. El segundo grupo incluirá documentos personales. Y en el tercero, documentos contables y documentos sobre actividades comerciales. Veámoslos todos en orden.

Documentos fiscales

La regla general para el almacenamiento de documentos tributarios se establece en el inciso 8 del párrafo 1 del artículo 23 del Código Tributario. Establece que el contribuyente deberá conservar los registros contables y demás documentos necesarios para el cálculo y pago de los impuestos durante cuatro años. El mismo plazo se establece para los documentos que acrediten el pago del impuesto. Sin embargo, el Código Tributario no contiene un procedimiento especial para el cálculo de este período de cuatro años. Esto significa que deberán contarse cuatro años a partir del día siguiente de la redacción del documento. Y caducarán en la fecha y mes correspondientes, lo que ocurrirá en 4 años (artículo 6.1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Hay dos excepciones a la vida útil de cuatro años. El primero se refiere a los contribuyentes que utilizan exenciones fiscales. Deberán conservar los documentos que acrediten el derecho a las prestaciones durante todo el período de aplicación de la prestación. Después de todo, durante una inspección documental, la inspección tiene derecho a solicitar dichos documentos (Cláusula 6, artículo 88 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Pero incluso una vez finalizado el beneficio, no hay necesidad de apresurarse a destruir los documentos. Después de todo, también existe una inspección in situ, que se puede realizar durante los tres años anteriores (cláusula 4 del artículo 89 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

De ahí la conclusión: los documentos sobre el derecho a los beneficios deben conservarse durante tres años después del final del período en el que la organización dejó de aplicar el beneficio.

La segunda excepción se refiere a los bienes depreciables. Dado que los gastos se amortizan durante un período determinado, durante todo este tiempo la organización deberá conservar documentos que confirmen el costo original de dicha propiedad, así como la depreciación acumulada e incluida en los gastos. Y, por supuesto, no te olvides de la posibilidad de realizar una inspección in situ.

Teniendo en cuenta su profundidad, llegamos a la conclusión: los documentos sobre bienes depreciables pueden destruirse no antes de tres años después del final del período en el que se detuvo la depreciación.

El incumplimiento de los plazos para la conservación de documentos fiscales, además de impuestos y sanciones adicionales, también puede dar lugar a multas. Así, de acuerdo con el artículo 120 del Código Tributario, la ausencia de documentos primarios, facturas y registros contables constituye una grave violación de las normas de contabilización de ingresos y gastos y partidas imponibles. Y esto conlleva una multa de 5.000 rublos. hasta 15.000 rublos. Si esta infracción dio lugar a una subestimación de la base imponible, la multa será del 10% del importe del impuesto no pagado, pero no menos de 15.000 rublos.

Documentos de personal

Pasemos ahora a los documentos personales. En este caso, los plazos de conservación están determinados por la legislación sobre archivos. Se trata, en particular, de la Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento (aprobada por Rosarkhiv el 6 de octubre de 2000). Resumir la información contenida en esta Lista nos permite derivar las siguientes reglas de almacenamiento para documentos personales.
Los documentos con los que la ley relaciona la provisión de pagos o beneficios se conservan durante al menos 75 años. Este es exactamente el período establecido para tarjetas personales, expedientes personales, contratos de trabajo, listas de trabajadores que se encuentran en condiciones de trabajo peligrosas, etc. Quizás la única excepción aquí sea un libro de trabajo no reclamado, que debe conservarse “sólo” 50 años. .

Para otros documentos, los plazos son mucho más cortos. Así, los acuerdos sobre responsabilidad se mantienen durante 5 años. La información sobre la capacitación en seguridad de los empleados, las órdenes que establecen horarios de trabajo reducidos y los traslados deben conservarse durante el mismo período de tiempo. Asimismo, se establece un plazo de cinco años para los pedidos de viajes de negocios y premios.

Los documentos sobre el registro de la jornada laboral y la disciplina laboral se pueden conservar incluso menos: 3 años. Y para la hoja de horas, el plazo se ha reducido a 1 año. Además, los calendarios de vacaciones y los documentos de los empleados a quienes se les niega el empleo se almacenan durante todo el año.
Tenga en cuenta que, a diferencia del Código Tributario, la Lista especifica que el período de almacenamiento de los documentos se calcula a partir del 1 de enero del año siguiente al año en que fueron procesados ​​(cláusula 2.9).

El incumplimiento de los requisitos para el almacenamiento de documentos personales puede dar lugar a que una organización sea multada en virtud del art. 13.20 del Código de Infracciones Administrativas (300-500 rublos por incumplimiento de los requisitos para el almacenamiento de documentos) y consecuencias negativas en forma de inspecciones por parte de la Inspección del Trabajo del Estado, el Fondo de Pensiones o en forma de decisión judicial. reintegrar al trabajador en su puesto de trabajo. ¡Así que no se apresure a deshacerse de sus documentos personales!

Documentos contables y comerciales.

En teoría, los plazos de conservación de los documentos contables deberían estar establecidos en la Ley de Contabilidad. Pero esta Ley, aunque contiene un artículo completo dedicado al almacenamiento de documentos (artículo 17), proporciona muy escasa información al respecto. Así, la Ley exige conservar los documentos contables primarios, los registros contables y los estados financieros durante al menos cinco años. Al mismo tiempo, se estipula específicamente que en relación con el plan de cuentas de trabajo y otros documentos de política contable, este período se cuenta a partir del año siguiente a aquel en que estos documentos se utilizaron para la preparación de los estados financieros del último tiempo.

Por lo demás, la Ley de Contabilidad remite a las organizaciones a la legislación sobre archivos. O más precisamente, a la ya mencionada Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los plazos de almacenamiento. Proporciona plazos de almacenamiento para casi todos los documentos posibles que puedan generarse en las actividades de una organización. Además, en lo que respecta a los documentos contables, todos los plazos de la Lista son exactamente cinco años. Es el tiempo necesario para almacenar informes contables (tanto anuales como trimestrales), todo tipo de contratos comerciales, documentos primarios y de caja, certificados de aceptación, etc. En este caso, estos plazos se cuentan a partir del 1 de enero del año siguiente al año de terminación del uso del documento (cláusula 2.9 Instrucciones para el uso de la Lista).

Otra característica del almacenamiento de documentos contables es que la legislación establece claramente dónde y cómo se debe almacenar dicha documentación. También se establecen responsables y procedimientos para el acceso a los documentos.
Por lo tanto, de acuerdo con la cláusula 6.2 del Reglamento sobre documentos y flujo de documentos en contabilidad (aprobado por el Ministerio de Finanzas de la URSS el 29 de julio de 1983 No. 105), los documentos primarios, registros contables, informes contables y balances se pueden almacenar en los archivos de la organización o en el departamento de contabilidad en salas especiales o armarios cerrados con llave. Y los formularios de notificación estrictos deben guardarse en cajas fuertes, armarios metálicos o salas especiales para garantizar su seguridad.

El jefe de contabilidad es responsable de la seguridad de los documentos. Es él quien tiene derecho a tomar la decisión de expedir dichos documentos a los empleados de las divisiones estructurales de la empresa.

En cuanto a la responsabilidad por el incumplimiento de las normas de conservación de documentos contables, puede ser tanto administrativa como fiscal. Después de todo, como se mencionó anteriormente, la ausencia de documentos primarios y registros contables es una grave violación de las reglas de contabilidad de ingresos, gastos y partidas imponibles y conlleva una multa de 5.000 a 15.000 rublos. (Artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

En este caso, se puede imponer una multa administrativa tanto por violación de los requisitos de archivo para el almacenamiento de documentos (artículo 13.20 del Código Administrativo - 300-500 rublos) como por una violación grave de las normas contables si, debido a la falta de documentos, el los estados contables están distorsionados (artículo 15.11 del Código Administrativo: 2-3 mil rublos).

La presentación de informes y registros durante un período de tiempo determinado es un requisito de la legislación vigente.

Esto significa que, dentro del plazo especificado, se debe garantizar el acceso a los documentos y la posibilidad de su pleno uso, si es necesario.

¿Qué documentos requieren almacenamiento obligatorio?

Documentos que requieren almacenamiento obligatorio, condicionalmente. Puede ser dividido para documentos:

• que estén en funcionamiento durante el año del informe;
• que siempre son necesarios en el trabajo, a pesar de que no se utilizan a diario.

A primer grupo Los documentos incluyen:

Mantener Se requieren documentos relacionados con el primer grupo:

• para fines contables (artículo 29 de la Ley “Sobre Contabilidad” No. 402-FZ): al menos cinco años desde el final del año de informe o el año en que estos documentos se utilizaron por última vez;
• a efectos de contabilidad fiscal (artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), por un período de al menos 4 años. Al mismo tiempo, el Código podrá establecer plazos de almacenamiento más prolongados. Por ejemplo, un participante en un proyecto de inversión de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia está obligado a conservar todos los documentos durante 6 años. Y para confirmar el monto de la pérdida incurrida, durante todo el período durante el cual se reduce con su ayuda y que puede calcularse en más de uno o dos años.

Co. segundo grupo Estos incluyen documentos que deben almacenarse en la empresa durante todo el período de su actividad. En particular, para las LLC, la Ley "Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada" No. 14-FZ establece lo siguiente lista de almacenamiento obligatorio documentación en sitio:

• documentos de registro, incluida la asamblea constitutiva (decisión) sobre la creación de la empresa;
• documentos que confirmen la propiedad de la propiedad en el balance de la empresa;
• actas que documenten reuniones de fundadores y otras personas;
• documentos sobre la emisión de valores;
• regulaciones sobre divisiones separadas de la empresa;
• listas de afiliados;
• conclusiones de diversas autoridades reguladoras sobre determinadas cuestiones de las actividades de la empresa (sobre inspecciones realizadas, etc.);
• y demás documentos que la empresa deba poseer de acuerdo con la legislación vigente.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables?

El período general de almacenamiento de cualquier documento contable no es inferior a 5 años.

Pero en algunos casos puede ser mucho mayor. A continuación se presenta una tabla resumen con la vida útil.

A pesar de que una parte importante de esta lista consiste en documentos de personal, son una parte integral de la contabilidad. Sobre su base se calculan las indemnizaciones y remuneraciones, así como diversos beneficios.

Los plazos de almacenamiento de la documentación de informes se describen en el siguiente vídeo:

Si aún no ha registrado una organización, entonces la manera más fácil Esto se puede hacer utilizando servicios en línea que lo ayudarán a generar todos los documentos necesarios de forma gratuita: si ya tiene una organización y está pensando en cómo simplificar y automatizar la contabilidad y los informes, los siguientes servicios en línea vendrán al rescate y reemplazará completamente al contador en su empresa y le ahorrará mucho dinero y tiempo. Todos los informes se generan automáticamente, se firman electrónicamente y se envían automáticamente en línea. Es ideal para empresarios individuales o LLC en el sistema tributario simplificado, UTII, PSN, TS, OSNO.
Todo sucede en unos pocos clics, sin colas ni estrés. Pruébalo y te sorprenderás.¡Qué fácil se ha vuelto!

Lugar de pedido y almacenamiento

A organizar el almacenamiento de documentos, la empresa puede:

• o recurrir a los servicios de una organización de archivos especial;
• o crea tu propio archivo. Esto está permitido por el artículo 13 de la Ley "Sobre Asuntos de Archivos" No. 125-FZ del 22 de octubre de 2004.

Creando propio archivo, la empresa deberá asignar una habitación separada para estos fines y equiparla con estanterías, estanterías o armarios. Si hay ventanas en esta sala, deben tener cortinas o sombra para evitar que la luz del sol entre en los documentos y haga que se desvanezcan.

Además, necesita su propia sala de archivos. equipar con protección contra accesos no autorizados y contra incendios: puerta de entrada metálica, rejas en las ventanas y sistema de alarma.

Para organizar una búsqueda rápida de los documentos necesarios, debe desarrollar una lista de casos.

En caso de traslado de cajas para su almacenamiento en estructura especializada, es necesario elegir una organización que esté equipada con equipos modernos y todas las condiciones para el almacenamiento de documentos a largo plazo, incluida la presencia de alarmas contra incendios y sistemas de control de acceso.

Respecto a los documentos en el registro de una organización, ella y otros documentos similares, suelen ser conservados por el responsable de la organización en originales y en una caja fuerte. Y sus copias están en el departamento de contabilidad.

Los empleados de la empresa, sus formularios en blanco y encartes para ellos siempre deben estar en el servicio de personal o en el departamento de contabilidad, si a él se le confía la gestión de registros de personal. Al mismo tiempo, los libros de trabajo siempre se guardan en una caja fuerte.

Vale la pena señalar que los documentos en formato electrónico deben estar protegidos contra cambios no autorizados y, al mismo tiempo, su almacenamiento debe permitir la posibilidad de crear una copia en papel si es necesario.

Traslado de documentación al archivo

Los documentos se transfieren al archivo para su almacenamiento permanente y a largo plazo (más de 10 años).

Transferir estos materiales al archivo. llevado a cabo de acuerdo con el cronograma aprobado por el titular de la organización en el orden de formación del archivo.

La misma orden nombra un responsable del mantenimiento del archivo y aprueba las normas:

• depositar documentos en el archivo y emitirlos;
• mantener un archivo;
• destrucción de documentos cuyo período de conservación haya expirado;
• organización de eventos para la preservación de archivos de archivo.

Todos los documentos del archivo se aceptan únicamente en forma de originales y, en su defecto, en forma de copias certificadas. Los documentos transferidos deben encuadernarse según alguna indicación, y en la portada de su expediente hay una marca información identificativa, En particular:

• año de ejecución de los documentos;
• área de contabilidad;
• números seriales;
• el período para el cual se generaron registros y documentos primarios;
• tipo de documentos presentados;
• número de hojas archivadas, etc.

En cuanto a la presentación de documentos al archivo en formato electrónico, este procedimiento se aprueba por separado en la Orden del director del archivo de la organización. Pero normalmente estos documentos primero se duplican en otros soportes.

En el siguiente vídeo se presenta un ejemplo de almacenamiento de documentación contable:

Qué hacer en caso de pérdida

Los documentos pueden perderse ya sea debido a un desastre natural o como resultado de acciones de terceros o de sus propios empleados. Pero en cualquier caso será necesaria la confirmación del hecho del siniestro por parte de las autoridades pertinentes. Estos podrían ser organismos encargados de hacer cumplir la ley (si se roban documentos), o autoridades de bomberos (si se queman documentos), etc.

Si se detecta destrucción o pérdida de documentación, el responsable de la organización, por orden suya, deberá formar una comisión para conocer los motivos del hecho identificado. Si es necesario, se podrá invitar a participar en la investigación a representantes de una empresa de seguridad, de un departamento de bomberos o de una estructura de investigación.

Basado en los resultados de una investigación interna. se redacta un acta en cualquier forma con una declaración de todos los hechos. Este acto se convierte en una excusa por la falta de documentos si son solicitados por las autoridades reguladoras.

¿Qué hacer con los documentos si su período de almacenamiento ha expirado?

Antes de destruir la documentación necesitarás realizando un examen sus valores. Para ello, se crea una comisión permanente en la empresa por orden del gerente. Debe incluir especialistas que puedan dar una evaluación cualificada de la necesidad de destruir determinados documentos.

Es esta comisión la que toma la decisión sobre la destrucción de los documentos si ya no pueden conservarse durante un período de tiempo. Su destrucción se lleva a cabo mediante la elaboración de un acta en cualquier forma, que debe contener los detalles obligatorios del documento primario y que debe ser aprobado por la política contable de la empresa.

Antes de la destrucción debe haber inventario realizado documentos por un período determinado. Sin este procedimiento no se puede destruir la documentación.

¿Si se violan las reglas de almacenamiento?

Responsabilidad por esta violación. Los hay tributarios y administrativos, en particular:

1. Los funcionarios pueden ser castigados si no conservan los documentos dentro del plazo legal, de 5 mil a 10 mil rublos. Si se vuelve a detectar esta infracción: de 10 a 20 mil rublos o descalificación por 1 a 2 años (Código Administrativo de la Federación de Rusia, artículo 15.11);
2. una organización por los mismos actos puede ser castigada con 10 mil rublos y, en caso de reincidencia, con 30 mil rublos (Código Fiscal de la Federación de Rusia, art. 120).

Para obtener información sobre las sanciones por estas infracciones, vea el siguiente vídeo:

La contabilidad es el departamento con más papeleo de cualquier empresa. Pero es necesario deshacerse de todo tipo de documentos con prudencia. Deben almacenarse durante al menos varios años. ¡Y algunos documentos no pueden destruirse hasta dentro de 75 años! Entonces, ¿cuánto tiempo deberían “vivir” los documentos contables?

Por supuesto, los documentos deben conservarse al menos durante el tiempo que los inspectores fiscales los requieran durante una auditoría. Con base en el párrafo 4 del artículo 89 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, una inspección se puede realizar por un período que no exceda los tres años calendario anteriores al año en que se tomó la decisión sobre la inspección. Esto significa que se deben conservar los documentos de los tres años anteriores.

Mientras tanto, la legislación tributaria añade un año más a este período. Según el subpárrafo 8 del párrafo 1 del artículo 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los contribuyentes deben garantizar la seguridad de los documentos necesarios para el cálculo y pago de impuestos durante cuatro años. Estos incluyen datos contables y fiscales, así como documentos que confirman la recepción de ingresos, gastos y pago (retención) de impuestos. Se establece un requisito similar para los agentes fiscales (subcláusula 5, cláusula 3, artículo 24 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). ¿En qué momento se empieza a contar el cuatrienio?

Los impuestos se calculan sobre la base de los resultados de los períodos impositivos (Cláusula 1, artículo 55 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Resulta que el período de cuatro años debe contarse a partir del día siguiente al final del período impositivo. Por ejemplo, tomemos el IVA: ¿hasta qué fecha debemos conservar los documentos relacionados con los cálculos de este impuesto para el cuarto trimestre de 2004? El mandato de cuatro años comenzará el 1 de enero de 2005 y finalizará el 31 de diciembre de 2008. Resulta que en 2008 es necesario almacenar documentos de 2004. Es decir, un año que no está sujeto a inspección in situ.

Los plazos de conservación de los documentos también están establecidos en la legislación contable. Del artículo 17 de la Ley Federal de 21 de noviembre de 1996 No. 129-FZ “Sobre Contabilidad” (en adelante, la Ley de Contabilidad) se desprende que:
- los documentos contables primarios, los registros contables y los estados financieros deben conservarse durante los períodos establecidos por las normas de archivos estatales, pero no menos de cinco años;
— la organización debe conservar los documentos de política contable y los programas informáticos de procesamiento de datos durante al menos cinco años después del año en que se utilizaron por última vez para preparar los estados financieros.

Algunas excepciones a la regla general

Por lo tanto, como regla general, es necesario almacenar los papeles durante al menos cinco años. Este es el plazo máximo que establece la Ley de Contabilidad. Al mismo tiempo, la duración máxima de una auditoría fiscal es de tres años. Por tanto, es especialmente importante mantener la seguridad de los documentos relacionados con el cálculo de impuestos durante este período. Si no tiene suficientes documentos de, digamos, hace cinco años, solo se le puede multar por violar las reglas de almacenamiento de documentos.

Mientras tanto, en algunos casos el plazo de conservación de los documentos se determina según normas especiales. Como resultado, la ausencia de documentos, incluso hace seis años, por ejemplo, puede dar lugar a multas por subestimar el pago de impuestos. Veamos estas situaciones por separado.

“Primario” para propiedad adquirida. Los documentos para la adquisición de activos fijos deben conservarse independientemente de la vida útil de estos objetos. Después de todo, se necesitan documentos para confirmar el costo original a los efectos de calcular la depreciación, así como el impuesto a la propiedad. Además, sin un documento “primario”, la empresa no podrá confirmar el valor de la propiedad cuando se venda. Además, esto se aplica tanto a los activos fijos como a otros bienes (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 15 de septiembre de 2005 No. 03-03-02/84).

Requisito especial para empresas con pérdidas. El contribuyente del impuesto sobre la renta tiene derecho a reducir la base imponible del período actual por pérdidas de períodos impositivos anteriores en la forma prescrita por el artículo 283 del Código Tributario. Las pérdidas se pueden tener en cuenta durante los próximos 10 años. Dado que el Capítulo 25 del Código Fiscal está en vigor desde 2002, la pérdida de este año se puede utilizar para reducir la carga fiscal de la empresa hasta 2012 inclusive. Además, el artículo 10 de la Ley Federal No. 110-FZ del 6 de agosto de 2001 permite el reconocimiento de pérdidas identificadas a finales de 2001.

Sin embargo, si una empresa transfiere pérdidas al futuro, durante todo el período de uso de este beneficio está obligada a conservar documentos que confirmen el monto de las pérdidas incurridas (cláusula 4 del artículo 283 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Esta disposición permite a las autoridades fiscales solicitar documentos sobre pérdidas pasadas que la empresa declara en su declaración del período actual. En base a esto, el Ministerio de Finanzas de Rusia, en carta del 3 de abril de 2007 No. 03-03-06/1/206, explica que la cancelación de pérdidas sólo es posible previa presentación de documentos primarios que confirmen el resultado financiero obtenido.

Es cierto que el volumen de las pérdidas puede confirmarse mediante inspecciones fiscales realizadas previamente, durante las cuales ya se han examinado los datos "primarios" relacionados con ellas. En este caso, no se requiere verificación documental repetida. A esta conclusión llegó el Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia en sentencia de 6 de junio de 2008 No. 6899/08.

Agreguemos que el requisito de conservar los documentos sobre las pérdidas durante todo el período de su cancelación también se aplica a los contribuyentes del impuesto agrícola unificado (cláusula 5 del artículo 346.6 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) y a los "trabajadores simplificados". (cláusula 7 del artículo 346.18 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Cancelación de cuentas por cobrar incobrables. Y en este caso, los documentos deberán conservarse durante más de cinco años.

Le recordamos: de conformidad con el subpárrafo 2 del párrafo 2 del artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los montos de las deudas incobrables se equiparan a los gastos no operativos del contribuyente como una pérdida recibida en la declaración (impuesto) período. Dichos gastos reducen la base imponible al calcular el impuesto sobre la renta. Por supuesto, con documentos justificativos.

Así, los documentos contables primarios que sustentan el monto de las cuentas por cobrar caracterizan el valor de los derechos de propiedad enajenados, es decir, el monto de los gastos. Por lo tanto, la cuenta regresiva del período de almacenamiento de dichos documentos debe comenzar de nuevo desde el momento en que se cancela la deuda incobrable. Si destruye los documentos antes de lo previsto, la empresa perderá el derecho a reconocer las deudas incobrables como gastos, ya que no podrá confirmar su importe a las autoridades fiscales.

Plazo de conservación de documentos por sociedades anónimas.. En el almacenamiento de documentos, las sociedades anónimas deben guiarse por el Reglamento aprobado por Resolución FCSM N° 03-33/ps de 16 de julio de 2003. En particular, según este documento reglamentario, están obligados a conservar permanentemente el estatuto y los estados financieros anuales. Es decir, durante toda la vida de la empresa. Y en caso de liquidación de la empresa, los documentos con una vida útil permanente y los registros de personal se transfieren al archivo estatal. Esto es si se concluyó un acuerdo con él. Si no hay acuerdo con el archivo, entonces está obligado a aceptar para su almacenamiento únicamente documentos sobre el personal de la empresa. El lugar de almacenamiento de los documentos restantes lo determina el presidente de la comisión de liquidación o el síndico de la quiebra.

Informes de impuestos. La empresa deberá conservar las declaraciones anuales de impuestos durante al menos 10 años, y las trimestrales, si las hay anuales, durante cinco años. Esto está determinado por el párrafo 170 de la Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobada por Rosarkhiv el 6 de octubre de 2000 (en adelante, la Lista de documentos de gestión estándar) en conjunto con la cláusula 2.4. 2 de las Instrucciones de uso de la Lista. Los informes trimestrales también deben conservarse durante al menos 10 años, si no hay informes anuales (por ejemplo, para el IVA). Pero los informes mensuales, a falta de formularios trimestrales, deben conservarse durante 5 años.

Facturas, libros de compras y ventas. De acuerdo con los párrafos 15 y 27 de las Reglas para el mantenimiento de registros de facturas recibidas y emitidas, libros de compras y libros de ventas... aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 2 de diciembre de 2000 No. 914, libros de compras y libros de ventas. debe conservarse durante cinco años completos a partir de la fecha de los últimos registros. Es decir, estos papeles del cuarto trimestre de 2004 deberán conservarse durante todo el año 2009.

También se establece un plazo de conservación de las facturas de cinco años. Motivo: cláusula 150 de la Lista de documentos de gestión estándar.

Al mismo tiempo, aunque las autoridades fiscales tienen derecho a exigir documentos que sirvan de base para calcular los impuestos y confirmar su pago, pero sólo de conformidad con la legislación sobre impuestos y tasas. Pero la Lista anterior no está incluida en ella. Por lo tanto, por ejemplo, en 2009, se puede ignorar la solicitud de las autoridades fiscales de una factura de 2004.

Período de retención para una serie de otros documentos. Los plazos de conservación de una serie de otros documentos los establece un órgano ejecutivo federal especial: Rosarkhiv (Cláusula 3 del artículo 6 de la Ley Federal de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ, Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de junio 17, 2004 N° 290). Y muchas veces superan los cinco años. Pasemos a la lista ya mencionada de documentos de gestión estándar.

Al contador le interesa principalmente la Sección 4 "Contabilidad e informes", así como las Secciones 7 "Relaciones laborales" y 8 "Dotación de personal". Hemos resumido los elementos individuales de la Lista en una tabla.

La tabla contiene documentos con una vida útil de un año. Pero si estos papeles pertenecen a documentos "primarios", entonces, de acuerdo con la legislación contable, deben conservarse durante al menos cinco años.

Cómo almacenar y destruir documentos correctamente

Una comisión de expertos permanente debería seleccionar los documentos para su almacenamiento y destrucción, así como fijar los plazos. Está formado por los especialistas más cualificados de las principales divisiones estructurales y uno de los empleados de mayor rango de la empresa es nombrado presidente.

Cómo almacenar. El almacenamiento de documentos es un elemento del flujo de documentos y, por lo tanto, debe estar regulado por la política contable (cláusula 5 de PBU 1/98 “Política contable de la organización”). En este caso, uno debe guiarse por el Reglamento sobre documentos y flujo de documentos en contabilidad (aprobado por el Ministerio de Finanzas de la URSS con fecha 29 de julio de 1983 No. 105, en adelante denominado el Reglamento). Pero en la medida que no contradiga la legislación vigente. La cláusula 6.1 del Reglamento establece que los documentos primarios, registros contables, informes contables y balances están sujetos a transferencia obligatoria al archivo. Los documentos primarios procesados ​​se completan mensualmente (cláusula 6.4 del Reglamento).

La empresa determina de forma independiente el lugar de almacenamiento de los documentos. Por regla general, esta es la oficina de la empresa. Tenga en cuenta que puede guardar documentos fuera de la oficina; esto no está prohibido por ley. Por ejemplo, puede utilizar los servicios de empresas de archivos especializadas, que suelen ser más rentables y fiables. Pero las sociedades anónimas deben almacenar una serie de documentos (por ejemplo, los estatutos y los informes anuales) exclusivamente en la ubicación de su órgano ejecutivo (cláusula 2 del artículo 89 de la Ley Federal de 26 de diciembre de 1995 No. 208-FZ " Sobre Sociedades Anónimas”).

Por supuesto, alojar un archivo en papel requiere espacio de oficina, que cada vez es más caro. Por tanto, es más fácil almacenar electrónicamente documentos contables y fiscales. Esta posibilidad está prevista en los artículos 9 y 10 de la Ley de Contabilidad y el artículo 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Así lo confirmó el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta del 24 de julio de 2008 No. 03-02-07/1-314.

Sin embargo, los funcionarios explicaron que la información en soportes informáticos debe almacenarse mediante una firma digital electrónica. De acuerdo con las normas de la Ley Federal del 10 de enero de 2002 No. 1-FZ “Sobre Firma Digital Electrónica”, dicha firma equivale a una firma manuscrita en un documento en papel. Para la gestión de documentos electrónicos, la empresa crea un sistema de información corporativo. Cuenta con el servicio de un centro de certificación que garantiza el uso de firmas digitales en documentos electrónicos.

¿Qué hacer con los documentos si se liquida la empresa? Luego, la comisión de liquidación transfiere los documentos sobre el personal para su almacenamiento al archivo estatal o municipal. Y otros documentos de archivo cuyo período de almacenamiento temporal no haya expirado también pueden transferirse al archivo mediante la celebración de un acuerdo con él. O guárdelo en cualquier otro lugar. Tengamos en cuenta que la simple destrucción de estos documentos está prohibida por la cláusula 9.7.3 de las Reglas básicas para el funcionamiento de los archivos de las organizaciones, aprobadas por decisión de la Junta de Rosarkhiv del 6 de febrero de 2002. Y para evitar posibles problemas con las fuerzas del orden, es mejor no hacer esto.

Cuando se reorganiza una empresa, los documentos se transfieren a la organización u organizaciones sucesoras. Si se escinde una nueva organización, se le transfieren archivos relacionados con el perfil de sus actividades, así como archivos personales y cuentas personales de los empleados que se han transferido para trabajar para esta organización.

como destruir. La destrucción de documentos está documentada mediante un acto aprobado por el director de la organización.

Al mismo tiempo, no es necesario indicar los detalles de todos los documentos en el acto de eliminación de documentos. Esta conclusión se desprende del párrafo 2.4.5 de las Reglas básicas para el funcionamiento de archivos organizacionales. Estas reglas proporcionan una forma unificada de la ley sobre la asignación de documentos para su destrucción. Y en él podrás realizar una única entrada para un grupo de documentos similares. La empresa tiene derecho a determinar de forma independiente qué documentos se consideran homogéneos. Por ejemplo, podrían ser documentos con el mismo nombre, por ejemplo facturas.

Según la ley, las carpetas con documentos sujetos a destrucción deben transferirse para su reciclaje (eliminación). Por ejemplo, a una empresa que procesa materiales reciclables. La transferencia de papeles se emite con factura. La carga y retirada para su eliminación se realiza bajo el control de un empleado que garantiza la seguridad de los documentos en la organización.

Existe un enfoque más sencillo para la destrucción de documentos. Digamos que usamos una trituradora de papel para esto. Además, los documentos pueden quemarse o simplemente desecharse. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la quema no autorizada constituye una violación de la legislación medioambiental. Tirar documentación innecesaria también es arriesgado. Por ejemplo, según la legislación laboral, el empleador está obligado a garantizar la protección de los datos personales de los empleados. Y es posible que otros artículos sean de interés para los competidores.

Responsabilidad por violación de las reglas de almacenamiento de documentos.

Según el artículo 120 del Código Tributario, la ausencia de documentos primarios del contribuyente, o la ausencia de facturas o registros contables se considera una violación grave de las reglas de contabilidad de ingresos y gastos y partidas imponibles. Tal delito fiscal conlleva una multa de 5.000 rublos. Pero sólo con la condición de que la "escasez" de estos documentos se descubriera sólo durante un período impositivo. De lo contrario, el contribuyente se enfrentará a una multa de al menos 15.000 rublos. Si la falta de documentos conduce a una subestimación de la base imponible, el contribuyente se enfrenta a una multa del 10 por ciento del importe del impuesto no pagado, pero no menos de 15.000 rublos. La seguridad de los documentos no se ignora en el derecho penal. Según el párrafo 1 del artículo 325 del Código Penal de la Federación de Rusia, el robo, la destrucción, el daño o la ocultación de documentos oficiales por interés personal pueden castigarse con penas de prisión de hasta un año. Pero, por supuesto, las fuerzas del orden tendrán que demostrar ese interés. Y, por último, los archiveros pueden comprobar si la empresa cumple con la legislación sobre archivos. Según el artículo 13.20 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, la violación de las reglas para el almacenamiento, adquisición, registro o uso de documentos de archivo amenaza a los funcionarios con una advertencia o una multa de 300 a 500 rublos.

¿Cómo se distribuye la responsabilidad del almacenamiento de documentos?

El director de la empresa y el jefe de contabilidad son responsables del almacenamiento de los documentos. Además, según la Ley de Contabilidad, el director es responsable de organizar el almacenamiento, en particular de la disponibilidad de locales especiales, armarios con cerradura y cajas fuertes. Y el jefe de contabilidad garantiza la seguridad de los documentos y su transferencia al archivo. Para ello, podrá designar personas responsables (cláusulas 6.6 y 6.2 del Reglamento). Por ejemplo, con el tiempo, la información reflejada en el papel puede perderse (desvanecerse). En este caso, deberás encargarte de realizar copias de estos documentos y certificarlos con el sello de la empresa. Esta recomendación se deriva de la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 3 de abril de 2007 No. 03-03-06/1/209.

¿Qué se hace con los documentos cuyo plazo de conservación ha expirado?