Kako dolgo je treba hraniti primarno knjigovodsko dokumentacijo? Roki hrambe knjigovodskih listin

To vprašanje si postavljajo vsi podjetniki brez izjeme, ki so pred kratkim odprli podjetje in niso razumeli zapletenosti sistema. Kako dolgo torej hraniti dokumente LLC, leto, dve ali več? To vprašanje lahko podrobno razumete tako, da preberete točko za točko zveznega zakona št. 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji".

Roki hrambe knjigovodskih listin so različni. Kaj lahko rečemo z združevanjem vseh podtočk? Računovodske listine je treba hraniti v LLC vsaj toliko časa, dokler obstaja možnost, da jih bo zahteval davčni nadzor. V skladu s členom 89 davčnega zakonika Ruske federacije je inšpekcijski pregled predmet obdobja, ki ne presega treh let pred odločitvijo o izvedbi tega inšpekcijskega pregleda. Se pravi, hranimo ga točno tri leta, potem pa se začne zabava.

23. člen Davčnega zakonika Ruske federacije, pododstavek 8 odstavka 1, nas jasno obvešča, da morajo davčni zavezanci hraniti dokumentacijo, ki potrjuje obračun davkov, štiri leta in nič manj. To je to, gospodje. Ne tri leta, ampak štiri leta skrbno hranimo knjigovodsko dokumentacijo in skrbimo, da se niti en kos papirja ne izgubi.

Katerim konkretnim dokumentom dajemo prednost in jih hranimo kot punčico očesa?

• davčni računovodski podatki;
• dokumenti, ki potrjujejo dohodek;
• dokumentarna dokazila o stroških;
• dokazilo o davčnem odtegljaju;

Računovodstvo potrjuje tudi pravila za shranjevanje primarne dokumentacije. V skladu z odredbo "O računovodstvu" št. 129-FZ je treba finančne izkaze hraniti v skladu s pravili državnih arhivskih zadev. A nič manj kot pet let po tem, ko so jim zadnjič sestavljali računovodske izkaze.

Kar se zgodi? In dejstvo je, da ste dolžni hraniti dokumente strogo za obdobje, v katerem jih lahko davčna služba zahteva za preverjanje. To so tri leta. Če po pregledu nimate dokumentov, starih pet let, vas lahko oglobijo zaradi neustrezne hrambe dokumentacije in nič več.

A v računovodski in davčni džungli ni vse tako preprosto in pregledno. Obstaja dokumentacija, ki bi jo bilo treba hraniti veliko dlje od obdobij, o katerih smo pravkar razpravljali. Kaj so ti dokumenti?

1. Primarni dokumenti za pridobitev nepremičnine. Te dokumente hranimo tako dolgo, kot je potrebno. Za kaj je. Prvič, amortizacija. Drugič, pri prodaji nepremičnine morate nekje dobiti potrdilo o njeni začetni vrednosti7 in ne pozabite na davek na nepremičnine.
2. Osnovna sredstva. Za nedonosna podjetja 283. člen davčnega zakonika določa pravilo za zmanjšanje davčne osnove tekočega obdobja zaradi izgub preteklega davčnega obdobja. Dokumentacija bi to seveda morala potrditi. Izgube se lahko upoštevajo zaporednih deset let, kar pomeni, da morajo biti listine urejene (4. odstavek 283. člena). Davčni inšpektorji imajo pravico zahtevati primarne dokumente, ki potrjujejo finančni rezultat, da potrdijo podatke o izgubah, navedenih v predloženi izjavi.
3. Za podeželska podjetja, ki delajo z enotnim kmetijskim davkom, je treba hraniti tudi dokumente o izgubah v celotnem obdobju njihovega odpisa. Člen 346.6 odstavek 5 Davčnega zakonika Ruske federacije.
4. Za osebe, ki delajo po tako imenovanem "poenostavljenem" sistemu, enotni socialni davek. Člen 346.18 odstavek 7 Davčnega zakonika Ruske federacije.
5. Za odpis slabih terjatev so potrebne tudi dokazne primarne listine davčne službe. Uničenje dokazil odvzame podjetju pravico do priznanja slabega dolga kot odhodka, ker ne bo ničesar za potrditev zneska.
6. Ne bomo se preveč ukvarjali z delniškimi družbami, saj je bilo še vedno postavljeno vprašanje, kako dolgo je treba hraniti dokumente LLC in ne OJSC. Torej, na kratko, morate hraniti dokumente za davčno poročanje v OJSC - letne računovodske izkaze in listino, dokler obstaja podjetje. Če gre podjetje v likvidacijo, se dokumenti pošljejo v državni arhiv. Za ta postopek je potrebna predhodna pogodba z arhivom. Če takega dogovora ni bilo, pride v arhiv samo dokument o osebju podjetja. Kje bo shranjena preostala dokumentacija, bo moral odločiti predsednik likvidacijske komisije ali morda stečajni upravitelj.
7. Podjetje mora hraniti letna davčna poročila najmanj 10 let. četrtletno - pet let, to je v prisotnosti letnih.
8. Če četrtletnih poročil ni, se najmanj pet let hranijo tudi mesečna poročila.
9. Nabavne in prodajne knjige ter račune je treba hraniti polnih pet let od dneva zadnjega vpisa v dnevnik. Oddelek 15.27 »Pravil za vodenje računovodskih dnevnikov«. V Seznamu standardnih poslovodnih dokumentov je postavka glede računov in piše, da se ti isti računi hranijo pet let, pika.

Davčni organi se morajo tudi pri revizijah ravnati po zakonodaji o davkih in pristojbinah. Toda seznam tam ni vključen.

Naj zaključimo: Kako dolgo je treba hraniti dokumente LLC? Izkazalo se je, da nič manj kot pet let, glede na osnovna sredstva pa praviloma ves čas obstoja podjetja. Rok hrambe dokumentov se mora računati od 1. januarja po letu, v katerem so nastali.

Kako shraniti papirne dokumente?

Računovodska politika podjetja mora navajati, kako in kje je treba hraniti dokumentacijo, ter imenovati odgovorno osebo za izvajanje te postavke ali celo komisijo, ki jo sestavljajo najbolj usposobljeni zaposleni.

Mimogrede, ni treba hraniti dokumentacije v pisarni. Zakon ne prepoveduje izbire drugih mest za shranjevanje, na primer specializiranih arhivskih podjetij. Toda delniška družba mora po zakonu hraniti dokumente, kot so letna poročila in statut, točno tam, kjer je sedež. Mimogrede, shranjevanje dokumentacije v elektronski obliki je dovoljeno z zakonom z majhnim opozorilom, da bodo dokumenti nujno vsebovali elektronski podpis osebe, ki je odgovorna za sestavo dokumenta. Za hrambo dokumentacije v elektronski obliki družba vzpostavi korporativni informacijski sistem. Oskrbuje jo certifikacijski center, ki zagotavlja uporabo elektronskega podpisa v elektronskih dokumentih.

Dokumenti, ki so predmet dolgoročne hrambe, se bodo sčasoma poslabšali in zbledeli. Za berljivost njihove vsebine morajo skrbeti odgovorni za shranjevanje in jih pravočasno kopirati.

Ob likvidaciji podjetja se dokumenti, ki so predmet dolgoročne hrambe, predajo arhivu. Če se podjetje reorganizira, se dokumenti prenesejo na organizacijo naslednico. Ob izčlenitvi novo podjetje prejme osebne mape delavcev, ki so prešli v novo strukturo, in dokumente, povezane z obsegom novega podjetja.

Uničenje dokumentov. Za uničenje dokumenta morate najprej sestaviti akt, ki ga podpiše vodja podjetja, in šele nato lahko nadaljujete neposredno z uničenjem dokumentov. Poleg tega v aktu ni treba skrbno prepisati vsakega od dokumentov, ki gredo v uničenje. Dovolj je, da prepišemo imena homogenih skupin. Kar se šteje za homogene skupine, je treba premisliti neodvisno. Na primer, računi se lahko štejejo za homogene dokumente in tako naprej.

Kako pravilno uničiti dokumente?

Samo zažgati? Odgovor je napačen. V tem primeru lahko imate težave z okoljskimi službami.
Ali naj ga recikliram kot odpadni papir? Možnost je dobra, ni pa zagotovila, da dokumenti ne bodo pristali pri konkurenčnem podjetju, kar ni dobro. Da se to ne bi zgodilo, je treba mape z dokumenti oddati v odlaganje z računom. Poleg tega mora biti odstranitev dokumentov izvedena pod nadzorom uslužbenca podjetja, odgovornega za shranjevanje dokumentacije.

Prav tako ga ni mogoče preprosto zavreči, saj je delodajalec po zakonu dolžan varovati osebne podatke zaposlenih kot tajnost.

Kaj je ostalo? Najbolje je, da uporabite poseben stroj za rezanje papirja. Na splošno je vaša odločitev, kako se boste znebili nepotrebnih papirjev.

Da bi se izognili želji po predčasnem olajšanju dokumentarnega arhiva, bom dodal, da se odsotnost računovodskih registrov ali računov za davčno obdobje šteje za hudo kršitev in se kaznuje z globo pet tisoč rubljev.

In to, če manjkajo dokumenti za eno davčno obdobje. V hujših primerih globa ne bo več 5.000, ampak 15.000 rubljev.

Če je davčna osnova prenizka zaradi izgube dokumentov, ki potrjujejo dohodek, bo davčni zavezanec plačal globo v višini 10 odstotkov zneska neplačanega davka in ne manj kot istih 15.000 rubljev.
Mimogrede, kazenski zakon ima tudi klavzule o zagotavljanju varnosti računovodskih listin. Če se dokaže, da je prišlo do poškodovanja dokumentov iz osebnih razlogov, lahko vpletena oseba ostane v zaporu najmanj leto dni. Če se želite podrobneje seznaniti s tem odstavkom, glejte 1. odstavek 352. člena Kazenskega zakonika Ruske federacije.

Upoštevajte tudi, da imajo predstavniki arhivov pravico preverjati ustreznost hrambe arhivske dokumentacije v vaši organizaciji. In tukaj se lahko v skladu s členom 13.20 Zakonika Ruske federacije o kršitvah pravil shranjevanja, računovodstva in pridobivanja ter uporabe arhivskih dokumentov kaznuje z globo od 300 do 500 rubljev ali upravnim kazen.

Direktor podjetja je odgovoren za ustvarjanje prostorov za shranjevanje dokumentov in zlasti za arhiviranje, glavni računovodja pa mora te iste dokumente organizirano hraniti in jih pravilno prenašati v arhiv.

E.V. Beli človek Strokovnjak za revijo Russian Tax Courier, s sodelovanjem strokovnjakov Zvezne davčne službe Rusije
Revija "Ruski davčni kurir", št. 6 za leto 2009

Vse poslovne transakcije, ki jih izvaja katera koli organizacija, morajo biti dokumentirane z dokazili. So primarne knjigovodske listine in služijo kot osnova za računovodenje. To je navedeno v 1. odstavku 9. člena Zveznega zakona št. 129-FZ z dne 21. novembra 1996 (v nadaljnjem besedilu: zakon št. 129-FZ). Poleg tega se ti isti dokumenti uporabljajo za obračun in plačilo davkov in pristojbin. Pogosto je arhiv dokumentov za celotno obdobje delovanja podjetja tako obsežen, da novih dokumentov ni več kam postaviti. To pomeni, da morate ugotoviti, kako dolgo morate hraniti določene dokumente. Morda je čas, da nekatere od njih uničimo

Knjigovodske listine

Splošna obdobja shranjevanja primarnih računovodskih dokumentov, računovodskih registrov in računovodskih izkazov so določena v 17. členu zakona št. 129-FZ. Navaja, da mora organizacija te dokumente hraniti najmanj pet let. Za določitev rokov hrambe za določene vrste dokumentov je treba upoštevati Seznam standardnih upravnih dokumentov, ki nastanejo pri dejavnostih organizacij, z navedbo rokov hrambe, ki ga je odobril Zvezni arhiv 6. oktobra 2000 (v nadaljnjem besedilu: seznam). Informacije o najpogostejših vrstah dokumentov so predstavljene v spodnji tabeli.

Upoštevajte: roki, določeni v seznamu, se ne smejo šteti od datuma priprave dokumenta, temveč od 1. januarja naslednjega leta. To je zapisano v odstavku 2.9 Navodil za uporabo Seznama, ki jih je Rosarhiv odobril 6. oktobra 2000 (v nadaljevanju Navodila). Na primer, izračun obdobja hrambe za zadeve, zaključene v letu 2008, se začne 1. januarja 2009.

Poleg tega ima organizacija ob upoštevanju posebnosti svojih dejavnosti pravico povečati trajanje hrambe dokumentov v primerjavi z obdobjem, določenim v Seznamu (točka 2.11 Navodil). Takšna odločitev je formalizirana z odredbo vodje podjetja ali zapisana v njegovih računovodskih usmeritvah.

Davčne napovedi in dokumenti za obračun davka

Obdobja, v katerih mora organizacija hraniti davčno poročanje, so določena v odstavku 170 Seznama. Tako je treba letne davčne napovedi hraniti najmanj deset let, trimesečne vsaj pet let, mesečne pa najmanj eno leto. Če ni letnega poročanja (na primer za DDV), je treba trimesečne in mesečne davčne napovedi hraniti najmanj deset let. Če četrtletnega poročanja ni, je treba mesečno poročanje hraniti vsaj pet let.

Roki hrambe dokumentov, na podlagi katerih organizacija obračunava davke in pristojbine, niso nikjer jasno navedeni. Samo pododstavek 8 prvega odstavka 23. člena Davčnega zakonika Ruske federacije določa, da so davkoplačevalci dolžni štiri leta zagotoviti varnost dokumentov, potrebnih za izračun in plačilo davkov. Ti dokumenti vključujejo zlasti računovodske in davčne računovodske podatke ter druge dokumente, ki potrjujejo prejem dohodka, odhodke, plačilo in davčne odtegljaje.

Podobna zahteva je določena v pododstavku 5 tretjega odstavka 24. člena Davčnega zakonika Ruske federacije za davčne zastopnike. Štiri leta morajo zagotavljati varnost dokumentov, potrebnih za obračun, odtegljaj in nakazilo davkov.

Od katerega datuma se računa to štiriletno obdobje? Rusko ministrstvo za finance meni, da se navedeno obdobje začne po poročevalskem (davčnem) obdobju, v katerem je bil dokument nazadnje uporabljen za pripravo davčnih poročil, izračun in plačilo davkov, potrditev prejetih dohodkov in nastalih stroškov (pismo z dne 18. oktobra 2005 št. 03-03- 04/2/83).

Opomba

Za delniške družbe - posebna pravila

Obdobja, v katerih morajo delniške družbe hraniti svoje dokumente, so določena v Pravilniku o postopku in rokih za hrambo dokumentov delniških družb, potrjenem s sklepom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev Rusije z dne 16. julija 2003 št. 03-33/ps. Tako morajo letne računovodske izkaze hraniti trajno, torej ves čas delovanja organizacije. Dokumenti trajne hrambe so tudi:

• dokumenti o ustanovitvi in ​​reorganizaciji podjetja;
• listina podjetja, njene spremembe in dopolnitve;
• potrdilo o državni registraciji podjetja;
• sklepi o izdaji vrednostnih papirjev, prospekti za izdajo vrednostnih papirjev;
• zapisniki skupščin delničarjev;
• zapisniki sej upravnega odbora (nadzornega sveta);
• sezname povezanih oseb družbe;
• predpisi o podružnicah in predstavništvih družbe;
• zapisniki sej upravnega odbora (direkcije) družbe, sklepi direktorja (generalnega direktorja, predsednika) družbe;
• glasovalne listine;
• sklepi revizijske komisije (revizorja) družbe itd.

Recimo delniška družba je v likvidaciji. Če ima pogodbo z institucijo ruskega arhiva, prenese dokumente za trajno hrambo in glede osebja v državni arhiv.

Če z arhivom ni sklenjenega pogodbenega razmerja, je državni arhiv dolžan sprejeti v hrambo samo listine o osebju zaposlenih v podjetju. Kraj hrambe drugih listin določi predsednik likvidacijske komisije ali stečajni upravitelj.

Če delniška družba zaradi reorganizacije preneha delovati, se lahko izvirniki njenih listin prenesejo samo na eno od novonastalih družb (praviloma na družbo z največjo čisto vrednostjo sredstev).

Davčna osnova in znesek davka se določita ob koncu davčnega obdobja (1. člen 55. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). Za večino davkov je to obdobje koledarsko leto. Izjema je DDV, katerega davčno obdobje je četrtletje. Tako je treba obdobje hrambe dokumentov, potrebnih za obračun in plačilo davkov, šteti od dneva po koncu davčnega obdobja.

Primer 1

Podjetje Giatsint LLC je bilo registrirano aprila 2004. Organizacija uporablja splošni sistem obdavčitve.

Štiriletno obdobje, v katerem mora Giatsint LLC hraniti dokumente v zvezi z izračuni dohodnine, enotnega socialnega davka in davka na premoženje pravnih oseb za leto 2004, je obdobje od 1. januarja 2005 do 31. decembra 2008. V skladu s tem bo morala organizacija hraniti dokumente, uporabljene za izračun teh davkov za leto 2005, do 31. decembra 2009.

Delovni kontni načrt, druge dokumente računovodske politike in programe za računalniško obdelavo podatkov je treba hraniti najmanj pet let po letu, v katerem so bili nazadnje uporabljeni za pripravo računovodskih izkazov (2. odstavek 17. člena zakona št. 129). -FZ)

Do leta 2008 je bilo davčno obdobje DDV določeno kot koledarski mesec, za nekatere kategorije davčnih zavezancev pa kot četrtletje (člen 163 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Davčni zavezanci morajo davčnim organom in njihovim uradnikom predložiti dokumente, potrebne za izračun in plačilo davkov (pododstavek 6, odstavek 1, člen 23 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Davčni zastopniki morajo davčnemu organu na kraju svoje registracije predložiti dokumente, potrebne za spremljanje pravilnosti izračuna, odtegljaja in prenosa davkov (4. pododstavek, 3. člen, 24. člen Davčnega zakonika Ruske federacije).

Izguba, ugotovljena konec leta 2001 (pred začetkom veljavnosti poglavja 25 Davčnega zakonika Ruske federacije), se lahko prenese v prihodnost v znesku, ki ne presega zneska izgube, evidentirane 1. julija 2001 ( 4. člen 10. člena zveznega zakona z dne 06.08.2001 št. 110-FZ)

Hkrati v okviru davčne revizije na kraju samem obdobje, ki ni daljše od treh koledarskih let pred letom, v katerem je bila sprejeta odločitev o izvedbi revizije (4. odstavek 89. člena Davčnega zakonika Ruske federacije) se da preveriti. Na primer, davčni nadzor, predviden za 31. december 2008, lahko zajema leta 2005–2007 in traja največ šest mesecev v letu 2009. To pomeni, da je organizacija v celotnem revizijskem obdobju dolžna hraniti dokumente v zvezi z obračuni davka za revidirano obdobje. Toda to je že dolžna storiti v skladu z zakonom št. 129-FZ. Navsezadnje so osnova za izračun davkov praviloma iste primarne računovodske listine, ki se uporabljajo za odražanje transakcij v računovodstvu. Minimalno obdobje hrambe takšnih dokumentov je pet let (1. člen 17. člena zakona št. 129-FZ). Izkazalo se je, da je v skladu z zakonodajo o računovodstvu v tekočem letu organizacija dolžna hraniti dokumente v zvezi z davčnimi izračuni in za tista obdobja, ki jih davčni organi ne morejo več preveriti.

Rok hrambe nabavnih in prodajnih knjig je posebej določen. Določeno je v 15. in 27. odstavku Pravil za vodenje dnevnikov prejetih in izdanih računov, knjig nakupov in prodajnih knjig pri izračunu davka na dodano vrednost, odobrenih z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 2. decembra 2000 št. 914. Njegovo minimalno trajanje je pet polnih let od datuma zadnjega vpisa v navedene dokumente.

Ugotavljamo tudi, da mora organizacija v skladu s 150. točko Seznama hraniti izdane in prejete račune najmanj pet let. Če pa med davčnim ali drugim nadzorom pride do nesoglasja z inšpektorji, je treba račune hraniti do končne odločitve na podlagi rezultatov tega nadzora.

Čeprav je treba račune hraniti najmanj pet let, organizaciji ni treba na zahtevo davčnega organa predložiti računov, katerih štiriletno obdobje hrambe je že poteklo. Davčni zavezanec (davčni zastopnik) na primer, ko je leta 2009 prejel zahtevo davčnega inšpektorata za predložitev računa za leto 2004, je morda ne bo izpolnil.

Primer 2

Uporabimo pogoj iz primera 1. Recimo, da je bilo pred letom 2008 davčno obdobje DDV za Giatsint LLC koledarski mesec.

Organizacija mora nabavne knjige in prodajne knjige za april 2004 voditi do 30. aprila 2009 (pod pogojem, da so bili vanje zadnji vpisi opravljeni aprila 2004).

Petletni rok hrambe izdanih in prejetih računov se računa od 1. januarja leta, ki sledi letu njihove izdelave - od 1. januarja 2005. To pomeni, da je Giatsint LLC dolžan hraniti račune z datumom april 2004 do 31. decembra 2009.

Ker je bilo v letih 2004–2007 davčno obdobje za DDV za podjetje koledarski mesec, se za vsak mesec določi štiriletni rok hrambe ostalih dokumentov, potrebnih za obračun DDV. Obvezno minimalno obdobje hrambe dokumentov, ki jih organizacija uporablja za obračun DDV za april 2004, je od 1. maja 2004 do 30. aprila 2008.

Štiriletno obdobje hrambe dokumentov v zvezi z obračunom DDV za prvo četrtletje 2008 začne teči 1. aprila 2008 in se konča 31. marca 2012. Družba bo morala nabavne in prodajne knjige za prvo četrtletje 2008 hraniti do 31. 3. 2013 (če so bili vanje zadnji vpisi opravljeni v marcu 2008), račune za to obdobje pa do 31. 12. 2013.

Torej je treba primarne knjigovodske listine hraniti najmanj pet let. Vendar je treba v nekaterih primerih dokazila hraniti dlje časa.

Situacija 1. Organizacija prenese izgube v prihodnost

V skladu s členom 283 Davčnega zakonika Ruske federacije ima podjetje, ki je plačnik davka na dobiček, pravico zmanjšati davčno osnovo tekočega davčnega obdobja za znesek izgube, ki jo je prejela v prejšnjih davčnih obdobjih. Izguba se lahko prenese v prihodnost v desetih letih po davčnem obdobju, v katerem je bila prejeta (odstavek 2 člena 283 Davčnega zakonika Ruske federacije).

V celotnem obdobju prenosa izgube mora organizacija hraniti dokumente, ki potrjujejo višino nastale izgube. To je navedeno v četrtem odstavku 283. člena Davčnega zakonika Ruske federacije. Ministrstvo za finance Ruske federacije je v pismu z dne 03.04.2007 št. 03-03-06/1/206 pojasnilo, da je odpis izgube možen le ob predložitvi primarnih dokumentov, ki potrjujejo doseženi finančni rezultat.

Podobne zahteve so določene za plačnike enotnega kmetijskega davka in organizacije, ki uporabljajo poenostavljeni sistem obdavčitve. Pri prenosu izgub v prihodnost morajo hraniti tudi listine, ki potrjujejo višino nastale izgube in znesek, za katerega se je zmanjšala davčna osnova za posamezno davčno obdobje. To je navedeno v odstavku 5 člena 346.6 oziroma odstavku 7 člena 346.18 davčnega zakonika.

Primer 3

Azalia LLC je zavezanec za davek na dobiček. Konec leta 2003 je organizacija v davčnem računovodstvu zabeležila izgubo. Njegov znesek je bil v letih 2006–2008 po delih prenesen v prihodnost.

V skladu z zahtevami davčne zakonodaje je bila organizacija dolžna štiri leta - do 31. decembra 2007 - hraniti primarne računovodske dokumente, potrebne za izračun dohodnine za leto 2003. Ker so bile davčne osnove za obdobje 2006-2008 zmanjšane za znesek izgube iz leta 2003, družba še naprej hrani te dokumente. Vzdrževati jih mora še štiri leta po koncu leta 2008 (zadnje leto, za katero se je znižala davčna osnova za znesek izgube preteklih let) – do 31. decembra 2012.

Stanje 2. Izgube iz preteklih let so bile ugotovljene ali slabe terjatve odpisane

Izgube iz preteklih davčnih obdobij, ki jih je davčni zavezanec ugotovil v tekočem poročevalskem ali davčnem obdobju, so izenačene z neposlovnimi odhodki na podlagi prvega pododstavka drugega odstavka 265. člena Davčnega zakonika Ruske federacije. Povedano drugače, takšne izgube znižujejo davčno osnovo za dohodnino za obdobje, v katerem so bile ugotovljene.

Poleg tega so zneski slabih terjatev izenačeni tudi z neposlovnimi odhodki, in če organizacija oblikuje rezervo za dvomljive terjatve, zneski slabih terjatev, ki jih rezervni skladi ne krijejo (2. pododstavek, 2. odstavek, 265. člen Davčni zakonik Ruske federacije).

V skladu s splošnim pravilom, določenim v 1. odstavku 252. člena Davčnega zakonika Ruske federacije, se pri izračunu davka od dohodka lahko priznajo le tisti stroški, ki so dokumentirani. To pomeni, da mora organizacija za davčno upoštevanje izgub iz preteklih let, ugotovljenih v tekočem letu, ali za odpis slabih terjatev imeti ustrezna dokazila. Poleg tega je dolžan te dokumente hraniti najmanj štiri leta po poteku leta, za katero se je zmanjšala davčna osnova za znesek navedene izgube oziroma odpisane slabe terjatve.

Stanje 3. Organizacija ima v lasti osnovna sredstva

Recimo, da ima podjetje v lasti osnovno sredstvo, ki je bilo kupljeno pred več kot desetimi leti. Zdi se, da je obdobje shranjevanja dokumentov o njegovi pridobitvi in ​​zagonu že poteklo.

Vendar je treba take dokumente hraniti celotno življenjsko dobo nepremičnine. Navsezadnje v tem obdobju organizacija izračuna amortizacijo v davčnem in računovodskem sistemu. Za priznavanje stroškov amortizacije mora imeti v celotnem obdobju amortizacije dokumente, ki potrjujejo pridobitev predmeta in njegovo zagon.

Poleg tega družba plača davek na premoženje od preostale vrednosti osnovnih sredstev. Posledično za utemeljitev obračunov tega davka potrebuje tudi omenjene dokumente.

Recimo, da se organizacija odloči prodati amortizirljivo nepremičnino. V skladu s pododstavkom 1 odstavka 1 člena 268 Davčnega zakonika Ruske federacije ima pravico do zmanjšanja dohodka, prejetega s prodajo, za preostalo vrednost tega premoženja. Toda preostalo vrednost predmeta je treba znova potrditi z ustreznimi dokumenti.

Torej, tudi če organizacija, ki ima v lasti amortizirljivo premoženje, tega ne namerava prodati, je priporočljivo, da hrani dokumente o pridobitvi tega premoženja, njegovem zagonu in izračunu zneskov amortizacije za celotno življenjsko dobo podjetja.

V primeru prodaje drugega premoženja (razen vrednostnih papirjev, proizvodov lastne proizvodnje, kupljenega blaga) organizacija zmanjša prejeti dohodek za ceno pridobitve ali ustvarjanja tega premoženja (2. pododstavek, 1. člen, člen 268 davčnega zakonika Ruske federacije). Seveda pod pogojem, da lahko dokumentira navedeno ceno. Če teh listin ni, podjetje nima pravice zmanjšati davčne osnove za dohodnino za znesek izdatkov za pridobitev premoženja, ker ti izdatki ne izpolnjujejo zahtev iz 1. odstavka 252. člena davčnega zakona. Zakonik Ruske federacije. Obdobja hrambe teh dokumentov v tem primeru niso pomembna. Podobno stališče je navedeno v pismu Ministrstva za finance Rusije z dne 15. septembra 2005 št. 03-03-02/84.

Shranjevanje dokumentov

Stroški se priznajo kot upravičeni in dokumentirani odhodki davkoplačevalca, v primerih, določenih v členu 265 Davčnega zakonika Ruske federacije - izgube, ki jih je utrpel (odstavek 1 člena 252 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Za davčne namene se preostala vrednost amortizirljive nepremičnine določi v skladu s pravili iz prvega odstavka 257. člena Davčnega zakonika Ruske federacije.

Seznam dokumentov delniške družbe, ki jih mora hraniti na lokaciji izvršnega organa, je določen v 1. odstavku 89. člena zveznega zakona z dne 26. decembra. 95 št. 208-FZ

Pogoji, pod katerimi je elektronski podpis v elektronskem dokumentu enakovreden lastnoročnemu podpisu v dokumentu na papirju, so določeni v 4. členu Zveznega zakona z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu"

Organizacije, katerih dokumenti niso predmet sprejema v državni ali občinski arhiv, uničijo dokumente s pretečenim rokom hrambe brez soglasja z arhivskimi organi (točka 3.9 Navodil).

Odgovornost za organizacijo hrambe računovodskih listin, računovodskih registrov in računovodskih izkazov nosi vodja organizacije (3. člen 17. člena zakona št. 129-FZ)

Vsaka organizacija neodvisno določi, kje se hranijo dokumenti. Praviloma se večina dokumentov nahaja v pisarni podjetja. Če obstajajo velike količine dokumentacije, je priporočljivo dodeliti poseben prostor za arhiv ali celo najeti ločen prostor, kamor lahko prevažate obdelane dokumente, ki se ne uporabljajo več pri tekočem delu.

Druga možnost je prenos dokumentov v hrambo v specializirano arhivsko podjetje. Če pa je organizacija delniška družba, mora upoštevati naslednjo značilnost. 2. odstavek 89. člena zveznega zakona št. 208-FZ z dne 26. decembra 1995 določa, da mora delniška družba hraniti številne dokumente na lokaciji svojega izvršnega organa. Takšni dokumenti vključujejo zlasti računovodske izkaze, računovodske dokumente, dokumente, ki potrjujejo pravice družbe do lastnine v njeni bilanci stanja.

Seveda se sčasoma obseg arhivov katere koli organizacije poveča in za njihovo namestitev so potrebni novi prostori. Morda je bolj priročno shranjevati dokumente ne v papirni, ampak v elektronski obliki?

Ta možnost je neposredno predvidena v zvezi s primarnimi računovodskimi dokumenti in računovodskimi registri (odstavek 7, člen 9 in odstavek 1, člen 10 zakona št. 129-FZ). Poleg tega člen 314 davčnega zakonika Ruske federacije določa, da se davčni računovodski registri vodijo na papirju, v elektronski obliki ali na katerem koli strojnem mediju. Hkrati jih je treba zaščititi pred nepooblaščenimi popravki.

Ministrstvo za finance Rusije je v pismu z dne 24. julija 2008 št. 03-02-07/1-314 pojasnilo, da je shranjevanje primarnih dokumentov, računovodskih in davčnih knjigovodskih dokumentov dovoljeno v elektronski obliki, razen če zakonodaja ne določa drugače. akti Ruske federacije in pod pogojem, da so elektronski dokumenti potrjeni z elektronskim digitalnim podpisom (EDS).

Osnovna pravila za delo arhivov organizacij so bila odobrena s sklepom upravnega odbora Rosarhiva z dne 02.06.2002 (v nadaljnjem besedilu: Osnovna pravila). Odstavek 2.3.1 osnovnih pravil določa, da je treba opraviti letni pregled vrednosti dokumentov, to je določiti obdobja njihovega shranjevanja in izbrati dokumente za dolgoročno hrambo in uničenje.

Uničenje in odstranitev dokumentov

Organizacija ima pravico samostojno uničiti dokumente, katerih rok hrambe je potekel (raztrgati jih ročno ali z drobilnikom, jih odvreči, zažgati) ali jih predati specializiranemu podjetju, ki se ukvarja s predelavo sekundarnih surovin. Seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti ali odstraniti, odobri vodja organizacije. Lahko se izda v obliki odredbe ali navodila vodje ali v obliki akta, ki ga podjetje razvije neodvisno. Spodaj je naveden primer takega dejanja.

risanje. Vzorec akta o izbiri dokumentov za uničenje

Poleg tega lahko organizacija uporabi vzorec akta o dodelitvi za uničenje dokumentov, ki niso predmet hrambe. Njegova oblika je odobrena v Dodatku št. 4 k Osnovnim pravilom.

Pri sestavljanju seznama listin, ki jih je treba uničiti, ni treba navesti podrobnosti posamezne listine. To izhaja iz določb odstavka 2.4.5 osnovnih pravil. Navaja, da so podobni primeri (dokumenti) vključeni v akt pod splošnim naslovom, v katerem je navedeno število zadev, dodeljenih tej skupini (na primer predporočila za leto 2000).

Oddaja dokumentov v reciklažo se izda z računom, na katerem so navedeni datum oddaje, število oddanih dokumentov (število map, škatel ipd.) in teža starega papirja. Nakladanje in odvoz za odstranjevanje poteka pod nadzorom zaposlenega, odgovornega za varnost dokumentov v organizaciji (točka 2.4.7 Osnovnih pravil).

Če podjetje dokumente uničuje samo, to dejstvo formalizira s posebnim aktom o uničenju dokumentov. Ker enotnega obrazca ni, se sestavi tudi v poljubni obliki. Naj opozorimo, da je uničenje dokumentov po izteku roka hrambe pravica in ne obveznost organizacije (glej pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 18. oktobra 2005 št. 03-03-04/2/ 83). Z drugimi besedami, podjetje lahko še naprej hrani dokumente tudi po poteku obveznega obdobja hrambe.

Odgovornost za izgubo dokumentov

davek. Odsotnost primarnih dokumentov, računov ali računovodskih registrov pri davčnem zavezancu se šteje za hudo kršitev pravil za obračunavanje prihodkov in odhodkov ter davčnih obveznosti. Za takšno kršitev 120. člen davčnega zakonika določa odgovornost v obliki globe v višini:

5000 rubljev - če ni dokumentov za eno davčno obdobje;

15.000 rubljev. — če ni dokumentov za več kot eno davčno obdobje;

10% zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 15.000 rubljev, če je bila davčna osnova podcenjena zaradi pomanjkanja dokumentov.

Poleg tega, če davkoplačevalec (plačnik pristojbine, davčni zastopnik) ne predloži dokumentov ali drugih informacij na zahtevo davčnega inšpektorata, se od njega pobere globa v višini 50 rubljev. za vsak dokument, ki ni bil predložen (odstavek 1 člena 126 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Administrativni. Kršitev pravil za shranjevanje, pridobivanje, snemanje ali uporabo arhivskih dokumentov pomeni opozorilo ali naložitev upravne globe uradnikom v višini od 300 do 500 rubljev. To je navedeno v členu 13.20 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije. Za kršitev postopka in pogojev za shranjevanje računovodskih dokumentov se lahko uradnikom naloži upravna globa v višini od 2.000 do 3.000 rubljev. (Člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).

Kriminalka. Kraja, uničenje, poškodovanje ali prikrivanje uradnih dokumentov, storjeno iz koristoljubja ali drugega osebnega interesa, se kaznuje z globo do 200.000 rubljev. ali v višini plače ali drugega dohodka obsojenca za dobo do 18 mesecev, ali popravnega dela do dveh let, ali pripora do štirih mesecev, ali zapora za dobo. do enega leta (1. odstavek 325. člena Kazenskega zakonika Ruske federacije)

Morda v organizaciji ne mine niti en dan brez priprave dokumentov. Pisma, pogodbe, naročila, poročila - to je vrsta dokumentacije, ki jo pridobi vsaka organizacija. Ali moram hraniti vse dokumente? Če je treba, kje in koliko časa?

Tri skupine

Vsa pravila za shranjevanje dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi organizacije, lahko razdelimo v tri velike skupine. Prvi bo vključeval pravila, ki jih določa davčna zakonodaja. V skladu s tem veljajo za dokumente, potrebne za izračun in plačilo davkov in pristojbin. V drugo skupino bodo vključeni kadrovski dokumenti. In v tretjem - računovodske listine in dokumenti o poslovnih dejavnostih. Poglejmo jih vse po vrsti.

Davčne listine

Splošno pravilo za shranjevanje davčnih dokumentov je določeno v pododstavku 8 prvega odstavka 23. člena davčnega zakonika. Ta določa, da mora davčni zavezanec štiri leta hraniti knjigovodske evidence in druge listine, potrebne za obračun in plačilo davkov. Isti rok je določen za dokumente, ki potrjujejo plačilo davka. Vendar pa davčni zakonik ne vsebuje posebnega postopka za izračun tega štiriletnega obdobja. To pomeni, da je treba štiri leta šteti od dneva po sestavi listine. In potečejo na ustrezen datum in mesec, ki se bo zgodil čez 4 leta (člen 6.1 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Pri štiriletnem roku uporabnosti sta dve izjemi. Prvi zadeva davkoplačevalce, ki uporabljajo davčne olajšave. Listine, ki potrjujejo pravico do ugodnosti, bodo morali hraniti ves čas uveljavljanja ugodnosti. Navsezadnje ima inšpekcija med pisarniškim pregledom pravico zahtevati takšne dokumente (člen 88 6. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). A tudi po prenehanju ugodnosti ni treba hiteti z uničenjem dokumentov. Navsezadnje obstaja tudi pregled na kraju samem, ki se lahko izvaja v zadnjih treh letih (4. člen 89. člena Davčnega zakonika Ruske federacije).

Od tod sklep: dokumente o pravicah do ugodnosti je treba hraniti tri leta po koncu obdobja, v katerem je organizacija prenehala uporabljati ugodnost.

Druga izjema se nanaša na amortizirljive nepremičnine. Ker se stroški zanj odpisujejo v določenem obdobju, bo morala organizacija ves ta čas hraniti dokumente, ki potrjujejo prvotne stroške takega premoženja, pa tudi obračunano amortizacijo in vključeno v stroške. In seveda ne pozabite na možnost ogleda na kraju samem.

Ob upoštevanju njegove globine pridemo do zaključka: dokumente o amortiziranem premoženju je mogoče uničiti ne prej kot tri leta po koncu obdobja, v katerem je bila amortizacija ustavljena.

Kršitev rokov za hrambo davčnih dokumentov lahko poleg dodatnih davkov in kazni povzroči tudi globe. Tako je v skladu s členom 120 davčnega zakonika odsotnost primarnih dokumentov, računov in računovodskih registrov huda kršitev pravil za obračunavanje prihodkov in odhodkov ter davčnih predmetov. In to pomeni globo v višini 5.000 rubljev. do 15.000 rub. Če je ta kršitev povzročila podcenjevanje davčne osnove, bo globa znašala 10% zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 15.000 rubljev.

Kadrovski dokumenti

Zdaj pa preidimo na kadrovske dokumente. Pri tem so roki hrambe določeni z arhivsko zakonodajo. To je zlasti Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo obdobij hrambe (odobren s strani Rosarhiva 10.6.2000). Če povzamemo informacije iz tega seznama, lahko izpeljemo naslednja pravila za shranjevanje kadrovskih dokumentov.
Dokumenti, s katerimi zakonodaja povezuje zagotavljanje kakršnih koli plačil ali ugodnosti, se hranijo najmanj 75 let. Točno to obdobje je določeno za osebne kartone, osebne mape, pogodbe o zaposlitvi, sezname delavcev, ki opravljajo nevarne delovne razmere itd. Morda bo edina izjema pri tem neprevzeta delovna knjižica, ki jo je treba hraniti »le« 50 let. .

Za druge dokumente so roki precej krajši. Tako se pogodbe o odgovornosti hranijo 5 let. Enako dolgo je treba hraniti podatke o varnem usposabljanju zaposlenih, odredbe o skrajšanem delovnem času in premestitvah. Določeno je tudi petletno obdobje za ukaze o službenih potovanjih in nagradah.

Dokumenti o evidentiranju delovnega časa in delovni disciplini se lahko hranijo še manj: 3 leta. In za časovnico je bilo obdobje skrajšano na 1 leto. Prav tako se skozi vse leto hranijo urniki dopustov in dokumenti za zaposlene, ki jim je zavrnjena zaposlitev.
Upoštevajte, da za razliko od davčnega zakonika seznam določa, da se obdobje hrambe dokumentov izračuna od 1. januarja leta, ki sledi letu, v katerem so bili obdelani (klavzula 2.9).

Neupoštevanje zahtev za shranjevanje kadrovskih dokumentov lahko povzroči globo organizacije po čl. 13.20 zakonika o upravnih prekrških (300-500 rubljev za neizpolnjevanje zahtev za shranjevanje dokumentov) in negativne posledice v obliki inšpekcijskih pregledov državnega inšpektorata za delo, pokojninskega sklada ali v obliki sodne odločbe. za vrnitev delavca na delo. Zato ne hitite, da se znebite svojih kadrovskih dokumentov!

Računovodske in poslovne listine

Teoretično bi morali roki hrambe knjigovodskih listin biti določeni v zakonu o računovodstvu. Toda ta zakon, čeprav vsebuje cel člen, posvečen hrambi dokumentov (17. člen), daje o tem zelo skopo informacij. Tako zakon zahteva hrambo primarnih knjigovodskih listin, računovodskih registrov in računovodskih izkazov najmanj pet let. Hkrati je posebej določeno, da se v zvezi z delovnim kontnim načrtom in drugimi listinami računovodske usmeritve to obdobje šteje od leta, ki sledi letu, v katerem so bile te listine uporabljene za sestavo računovodskih izkazov za zadnje leto. čas.

V ostalem zakon o računovodstvu napotuje organizacije na arhivsko zakonodajo. In natančneje, na že omenjeni Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ki nastanejo v dejavnostih organizacij, z navedbo obdobij shranjevanja. Zagotavlja obdobja shranjevanja za skoraj vse možne dokumente, ki lahko nastanejo pri dejavnostih organizacije. Še več, glede knjigovodskih listin so vsi roki v Seznamu natanko petletni. Toliko časa je treba hraniti računovodska poročila (letna in trimesečna), vse vrste podjemnih pogodb, primarnih in blagajniških listin, prevzemnih potrdil itd. V tem primeru se ti roki štejejo od 1. januarja leta, ki sledi letu leto prenehanja uporabe dokumenta (točka 2.9 Navodila za uporabo Seznama).

Posebnost hrambe knjigovodskih listin je tudi ta, da zakonodaja jasno določa, kje in kako se mora ta dokumentacija hraniti. Določene so tudi odgovorne osebe in postopki za dostop do dokumentov.
Tako se lahko v skladu s klavzulo 6.2 Pravilnika o dokumentih in dokumentnem toku v računovodstvu (ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance ZSSR 29. julija 1983 št. 105) primarni dokumenti, računovodski registri, računovodska poročila in bilance stanja hranijo bodisi v arhivu organizacije ali v računovodstvu v posebnih prostorih ali zaklenjenih omarah. Stroge obrazce za poročanje je treba hraniti v sefih, kovinskih omarah ali posebnih prostorih, da se zagotovi njihova varnost.

Za varnost dokumentov je odgovoren glavni računovodja. On je tisti, ki ima pravico odločati o izdaji takih dokumentov zaposlenim v strukturnih oddelkih podjetja.

Kar zadeva odgovornost za neupoštevanje pravil za shranjevanje računovodskih listin, je lahko upravna in davčna. Konec koncev, kot je navedeno zgoraj, je odsotnost primarnih dokumentov in računovodskih registrov huda kršitev pravil za računovodstvo prihodkov, odhodkov in davčnih postavk ter pomeni globo od 5.000 do 15.000 rubljev. (Člen 120 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Upravna globa v tem primeru se lahko naloži tako za kršitev arhivskih zahtev za shranjevanje dokumentov (člen 13.20 upravnega zakonika - 300-500 rubljev) kot za hudo kršitev računovodskih pravil, če zaradi pomanjkanja dokumentov računovodski izkazi so izkrivljeni (člen 15.11 upravnega zakonika - 2-3 tisoč rubljev).

Poročanje in registri za določeno časovno obdobje je zahteva veljavne zakonodaje.

To pomeni, da je treba v navedenem roku zagotoviti dostop do dokumentov in možnost njihove polne uporabe, če je to potrebno.

Kateri dokumenti zahtevajo obvezno hrambo?

Dokumenti, ki zahtevajo obvezno hrambo, pogojno lahko razdelimo za dokumente:

• ki delujejo v letu poročanja;
• ki so pri delu vedno nujne, kljub temu, da jih ne uporabljamo dnevno.

TO prva skupina dokumenti vključujejo:

obdrži potrebni so dokumenti, ki se nanašajo na prvo skupino:

• za računovodske namene (člen 29 Zakona o računovodstvu št. 402-FZ) - najmanj pet let od konca leta poročanja ali leta, v katerem so bili ti dokumenti nazadnje uporabljeni;
• za namene davčnega računovodstva (23. člen Davčnega zakonika Ruske federacije) - za obdobje najmanj 4 let. Hkrati lahko zakonik določi daljša obdobja hrambe. Na primer, udeleženec investicijskega projekta sestavnega subjekta Ruske federacije je dolžan hraniti vse dokumente 6 let. In za potrditev zneska nastale izgube - za celotno obdobje, v katerem se zmanjša z njegovo pomočjo in ki se lahko izračuna v več kot enem ali dveh letih.

Co. druga skupina Ti vključujejo dokumente, ki jih je treba hraniti v podjetju v celotnem obdobju njegove dejavnosti. Zlasti za LLC zakon "o družbah z omejeno odgovornostjo" št. 14-FZ določa naslednje seznam obvezne hrambe dokumentacija na kraju samem:

• dokumenti o registraciji, vključno z ustanovnim sestankom (sklepom) o ustanovitvi podjetja;
• dokumenti, ki potrjujejo lastništvo nepremičnine v bilanci stanja podjetja;
• zapisniki sej ustanoviteljev in drugih oseb;
• dokumenti o izdaji vrednostnih papirjev;
• predpisi o ločenih oddelkih podjetja;
• seznami podružnic;
• sklepi različnih regulativnih organov o nekaterih vprašanjih dejavnosti podjetja (o opravljenih inšpekcijskih pregledih itd.);
• in drugi dokumenti, ki jih mora imeti podjetje v skladu z veljavno zakonodajo.

Kako dolgo je treba hraniti knjigovodske listine?

Splošno obdobje hrambe vseh računovodskih dokumentov ni krajše od 5 let.

Toda v nekaterih primerih je lahko veliko višja. Zbirna tabela z rokom uporabnosti je predstavljena spodaj.

Kljub dejstvu, da pomemben del tega seznama sestavljajo kadrovski dokumenti, so sestavni del računovodstva. Na njihovi podlagi se izračunajo odškodnine in prejemki ter različne ugodnosti.

Obdobja shranjevanja poročevalske dokumentacije so opisana v naslednjem videu:

Če še niste registrirali organizacije, potem najlažji način To lahko storite s pomočjo spletnih storitev, ki vam bodo pomagale brezplačno ustvariti vse potrebne dokumente: Če že imate organizacijo in razmišljate, kako bi poenostavili in avtomatizirali računovodstvo in poročanje, vam bodo na pomoč priskočile naslednje spletne storitve in bo popolnoma nadomestilo računovodjo v vašem podjetju in bo prihranilo veliko denarja in časa. Vsa poročila so generirana samodejno, elektronsko podpisana in samodejno poslana na spletu. Idealen je za samostojne podjetnike ali LLC na poenostavljenem davčnem sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Vse se zgodi v nekaj klikih, brez čakalnih vrst in stresa. Poskusite in presenečeni boste kako enostavno je postalo!

Naročilo in skladišče

Za organizirati shranjevanje dokumentov, lahko podjetje:

• ali se obrniti na storitve posebne arhivske organizacije;
• ali ustvarite svoj arhiv. To dovoljuje 13. člen zakona "O arhivskih zadevah" št. 125-FZ z dne 22. oktobra 2004.

Ustvarjanje lasten arhiv, mora podjetje za te namene dodeliti ločen prostor in ga opremiti s policami, policami ali omarami. Če so v tem prostoru okna, morajo biti zastrta z zavesami ali kako drugače zasenčena, da preprečijo vdor sončne svetlobe v dokumente, zaradi česar bi ti zbledeli.

Poleg tega potrebujete svoj arhivski prostor opremiti z zaščito pred nepooblaščenim dostopom in požarom - kovinska vhodna vrata, rešetke na oknih in alarmni sistem.

Če želite organizirati hitro iskanje potrebnih dokumentov, bi morali pripravite seznam primerov.

V primeru prenosa ohišij za njihovo hrambo pri specializirana struktura, je treba izbrati organizacijo, ki je opremljena s sodobno opremo in vsemi pogoji za dolgoročno shranjevanje dokumentov, vključno s prisotnostjo požarnih alarmov in sistemov za nadzor dostopa.

Glede dokumentov o registraciji organizacije, njene in druge podobne dokumente, jih običajno hrani vodja organizacije v izvirnikih in na sefu. In njihove kopije so v računovodstvu.

Zaposleni v podjetju, njihovi prazni obrazci in vložki zanje morajo biti vedno v kadrovski službi ali v računovodstvu, če mu je zaupano vodenje kadrovskih evidenc. Hkrati so delovne knjižice vedno shranjene v sefu.

Pri tem velja omeniti, da je treba dokumente v elektronski obliki zaščititi pred nepooblaščenimi spremembami, hkrati pa mora njihova hramba zagotavljati možnost ustvarjanja kopije na papirju, če je to potrebno.

Prenos dokumentacije v arhiv

Dokumenti se prenesejo v arhiv za dolgoročno (več kot 10 let) in trajno hrambo.

Prenos tega gradiva v arhiv izvede po urniku, ki ga odobri vodja organizacije v odredbi o oblikovanju arhiva.

Z istim ukazom se imenuje odgovorna oseba za vzdrževanje arhiva in potrdi pravilnik:

• odlaganje dokumentov v arhiv in njihovo izdajanje;
• vzdrževanje arhiva;
• uničenje dokumentov, katerih rok hrambe je potekel;
• organiziranje dogodkov za hrambo arhivskih datotek.

Vsi dokumenti v arhivu so sprejeti samo v obliki izvirnikov, če jih ni, pa v obliki overjenih kopij. Preneseni dokumenti morajo biti vezani po nekaterih merilih, na naslovnici njihovega spisa pa je oznaka informacije za identifikacijo, še posebej:

• leto izvršitve dokumentov;
• računovodsko področje;
• serijske številke;
• obdobje, za katero so bili ustvarjeni registri in primarni dokumenti;
• vrsta vloženih dokumentov;
• število vloženih listov itd.

Kar zadeva predložitev dokumentov v arhiv v elektronski obliki, je ta postopek ločeno odobren v Odloku vodje o arhivu organizacije. Toda običajno se ti dokumenti najprej podvojijo na druge medije.

Primer shranjevanja računovodske dokumentacije je predstavljen v naslednjem videu:

Kaj storiti v primeru izgube

Dokumenti se lahko izgubijo zaradi naravne nesreče ali zaradi dejanj tretjih oseb ali vaših zaposlenih. V vsakem primeru pa bo potrebna potrditev dejstva izgube s strani ustreznih organov. To so lahko organi kazenskega pregona (če so dokumenti ukradeni) ali gasilci (če so dokumenti zažgani) itd.

Če se ugotovi uničenje ali izguba dokumentacije, mora vodja organizacije s svojim ukazom oblikovati komisijo ugotoviti razloge za ugotovljeno dejstvo. Po potrebi se lahko k sodelovanju pri preiskavi povabijo predstavniki varnostnega podjetja, gasilske službe ali preiskovalne strukture.

Na podlagi rezultatov notranje preiskave sestavi se akt v poljubni obliki z navedbo vseh dejstev. To dejanje postane izgovor za pomanjkanje dokumentov, če jih zahtevajo regulativni organi.

Kaj storiti z dokumenti, če jim je potekel rok hrambe?

Pred uničenjem dokumentacije boste morali opravljanje pregleda njene vrednote. V ta namen se v podjetju po nalogu vodje ustanovi stalna komisija. Vključevati mora strokovnjake, ki so sposobni kvalificirano oceniti potrebo po uničenju določenih dokumentov.

Prav ta komisija odloča o uničenju dokumentov, če jih določen čas ni več mogoče hraniti. Njihovo uničenje se izvede s sestavo akta v kakršni koli obliki, ki mora vsebovati obvezne podrobnosti primarnega dokumenta in ki mora biti potrjena z računovodsko politiko podjetja.

Pred uničenjem mora obstajati opravljen inventar dokumentov za določeno obdobje. Brez tega postopka dokumentacije ni mogoče uničiti.

Če so kršena pravila shranjevanja?

Odgovornost za to kršitev Obstajajo predvsem davčni in upravni:

1. uradniki so lahko kaznovani, če dokumentov ne shranijo v zakonskem roku, od 5 tisoč do 10 tisoč rubljev. Če se ta kršitev ponovno odkrije - 10-20 tisoč rubljev ali diskvalifikacija za 1-2 leti (Upravni zakonik Ruske federacije, člen 15.11);
2. organizacija se lahko za ista dejanja kaznuje z 10 tisoč rubljev, v primeru ponavljajočih se kršitev pa s 30 tisoč rubljev (Davčni zakonik Ruske federacije, 120. člen).

Za informacije o kaznih za te kršitve si oglejte naslednji video:

Računovodstvo je papirnato najbolj obremenjen oddelek vsakega podjetja. Vendar se morate pametno znebiti vseh vrst dokumentov. Hraniti jih je treba vsaj nekaj let. In nekaterih dokumentov ni mogoče uničiti kar 75 let! Kako dolgo naj torej »živijo« računovodski papirji?

Dokumente je seveda treba hraniti vsaj toliko časa, kolikor jih davčni inšpektorji morda zahtevajo pri nadzoru. Na podlagi četrtega odstavka 89. člena Davčnega zakonika Ruske federacije se inšpekcijski pregled lahko izvede v obdobju, ki ne presega treh koledarskih let pred letom, ko je bila sprejeta odločitev o inšpekcijskem pregledu. To pomeni, da je treba hraniti dokumente iz preteklih treh let.

Davčna zakonodaja temu obdobju dodaja še eno leto. V skladu s pododstavkom 8 prvega odstavka 23. člena Davčnega zakonika Ruske federacije morajo davkoplačevalci štiri leta zagotoviti varnost dokumentov, potrebnih za izračun in plačilo davkov. Sem spadajo računovodski in davčni računovodski podatki ter dokumenti, ki potrjujejo prejem prihodkov, odhodkov in plačilo (odtegljaja) davkov. Podobna zahteva je določena za davčne zastopnike (pododstavek 5, odstavek 3, člen 24 Davčnega zakonika Ruske federacije). Na kateri točki začnete šteti štiriletno obdobje?

Davki se izračunajo na podlagi rezultatov davčnih obdobij (1. člen 55. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). Izkazalo se je, da je treba štiriletno obdobje šteti od naslednjega dne po koncu davčnega obdobja. Za primer vzemimo DDV: do katerega datuma naj hranimo dokumente v zvezi z obračuni tega davka za četrto četrtletje 2004? Štiriletni mandat se bo začel 1. januarja 2005 in končal 31. decembra 2008. Izkazalo se je, da je treba v letu 2008 shraniti dokumente iz leta 2004. Se pravi letnik, ki ni predmet nadzora na kraju samem.

Roki hrambe dokumentov so določeni tudi v računovodski zakonodaji. Iz 17. člena zveznega zakona z dne 21. novembra 1996 št. 129-FZ "O računovodstvu" (v nadaljnjem besedilu: zakon o računovodstvu) izhaja, da:
- primarne knjigovodske listine, knjigovodske registre in računovodske izkaze je treba hraniti za obdobja, ki jih določajo predpisi o državnem arhivskem področju, vendar ne manj kot pet let;
— dokumente računovodske politike in programe za računalniško obdelavo podatkov mora organizacija hraniti najmanj pet let po letu, v katerem so bili nazadnje uporabljeni za pripravo računovodskih izkazov.

Nekaj ​​izjem od splošnega pravila

Splošno pravilo je torej, da morate dokumente hraniti vsaj pet let. To je najdaljše obdobje, ki ga določa zakon o računovodstvu. Hkrati je največja globina davčnega nadzora tri leta. Zato je še posebej pomembno, da v tem obdobju ohranimo varnost papirjev, povezanih z obračunom davkov. Če nimaš dovolj dokumentov izpred recimo petih let, te lahko oglobijo le zaradi kršitve pravil shranjevanja dokumentov.

Medtem se v številnih primerih obdobje hrambe dokumentov določi v skladu s posebnimi pravili. Posledično lahko odsotnost dokumentov tudi na primer pred šestimi leti povzroči globe zaradi podcenjenih plačil davka. Oglejmo si takšne situacije ločeno.

"Primarno" za pridobljeno lastnino. Listine za pridobitev osnovnih sredstev je treba hraniti ne glede na dobo koristnosti teh predmetov. Navsezadnje so potrebni dokumenti za potrditev prvotne vrednosti za namene obračuna amortizacije, pa tudi davka na nepremičnine. Poleg tega podjetje brez »primarnega« dokumenta ne bo moglo potrditi vrednosti nepremičnine ob prodaji. Poleg tega to velja tako za osnovna sredstva kot za drugo lastnino (pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 15. septembra 2005 št. 03-03-02/84).

Posebna zahteva za podjetja z izgubo. Zavezanec za dohodnino ima pravico zmanjšati davčno osnovo tekočega obdobja za izgube preteklih davčnih obdobij na način, ki ga določa 283. člen Davčnega zakonika. Izgube se lahko upoštevajo za naslednjih 10 let. Ker je 25. poglavje davčnega zakonika v veljavi od leta 2002, se lahko letošnja izguba uporabi za znižanje davčne obremenitve družbe do vključno leta 2012. Poleg tega 10. člen Zveznega zakona št. 110-FZ z dne 6. avgusta 2001 dovoljuje priznavanje izgub, ugotovljenih konec leta 2001.

Če pa podjetje prenese izgube v prihodnost, mora v celotnem obdobju uporabe te ugodnosti hraniti dokumente, ki potrjujejo višino nastalih izgub (4. člen 283. člena Davčnega zakonika Ruske federacije). Ta določba omogoča davčnim organom, da zahtevajo dokumente o preteklih izgubah, ki jih podjetje navede v svoji izjavi za tekoče obdobje. Na podlagi tega Ministrstvo za finance Rusije v pismu z dne 3. aprila 2007 št. 03-03-06/1/206 pojasnjuje, da je odpis izgube možen le ob predložitvi primarnih dokumentov, ki potrjujejo doseženi finančni rezultat.

Res je, da je obseg izgub mogoče potrditi s predhodno opravljenimi davčnimi pregledi, med katerimi so bili že preučeni "primarni" podatki v zvezi z njimi. V tem primeru ponovno preverjanje dokumentov ni potrebno. Do tega sklepa je prišlo Vrhovno arbitražno sodišče Ruske federacije v svoji odločitvi z dne 6. junija 2008 št. 6899/08.

Naj dodamo, da zahteva za shranjevanje dokumentov o izgubah v celotnem obdobju njihovega odpisa velja tudi za plačnike enotnega kmetijskega davka (odstavek 5 člena 346.6 Davčnega zakonika Ruske federacije) in za "poenostavljene delavce" (odstavek 7 člena 346.18 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Odpis slabih terjatev. In v tem primeru bo treba dokumente hraniti dlje kot pet let.

Naj vas spomnimo: v skladu s pododstavkom 2 odstavka 2 člena 265 Davčnega zakonika Ruske federacije se zneski slabih terjatev izenačijo z neposlovnimi odhodki davkoplačevalca kot izguba, prejeta v poročanju (davku) obdobje. Takšni odhodki znižujejo davčno osnovo pri obračunu dohodnine. Seveda z dokazili.

Primarne knjigovodske listine, ki utemeljujejo višino terjatev, torej označujejo vrednost odtujenih premoženjskih pravic, to je višino odhodkov. Zato je treba odštevanje obdobja hrambe za take dokumente začeti znova od trenutka odpisa slabe terjatve. Če dokumente uničite pred rokom, bo podjetje izgubilo pravico priznati slabe terjatve kot odhodke, saj davčnim organom ne bo moglo potrditi njihovega zneska.

Rok hrambe dokumentov delniških družb. Pri shranjevanju dokumentov se morajo delniške družbe ravnati po Pravilniku, potrjenem s sklepom FCSM št. 03-33/ps z dne 16. julija 2003. Zlasti v skladu s tem regulativnim dokumentom morajo trajno hraniti listino in letne računovodske izkaze. Se pravi skozi celotno življenjsko dobo podjetja. In v primeru likvidacije podjetja se dokumenti s trajnim rokom trajanja in kadrovske evidence prenesejo v državni arhiv. To je, če je bil z njim sklenjen dogovor. Če z arhivom ni dogovora, je dolžan sprejeti v hrambo samo dokumente o osebju zaposlenih v podjetju. Kraj hrambe preostale dokumentacije določi predsednik likvidacijske komisije ali stečajni upravitelj.

Davčna poročila. Podjetje mora letne davčne napovedi hraniti najmanj 10 let, četrtletne davčne napovedi, če obstajajo letne, pa pet let. To določa odstavek 170 Seznama standardnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, ki navaja obdobja shranjevanja, ki jih je Rosarhiv odobril 6. oktobra 2000 (v nadaljnjem besedilu Seznam standardnih upravljalnih dokumentov) v povezavi s klavzulo 2.4. 2 Navodil za uporabo Seznama. Tudi četrtletna poročila je treba hraniti najmanj 10 let, če letnih poročil ni (npr. za DDV). Toda mesečna poročila, če ni četrtletnih obrazcev, je treba hraniti 5 let.

Računi, nabavne in prodajne knjige. V skladu s 15. in 27. odstavkoma Pravil za vodenje dnevnikov prejetih in izdanih računov, knjig nakupov in prodajnih knjig ..., odobrenih z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 2. decembra 2000 št. 914, knjige nakupov in prodajne knjige hraniti polnih pet let od datuma zadnje evidence. Se pravi, te papirje za četrto četrtletje 2004 je treba hraniti vse leto 2009.

Za račune je določen tudi petletni rok hrambe. Razlog - člen 150 Seznama standardnih dokumentov upravljanja.

Hkrati imajo davčni organi pravico zahtevati dokumente, ki služijo kot podlaga za izračun davkov in potrjujejo njihovo plačilo, vendar le v skladu z zakonodajo o davkih in pristojbinah. Vendar zgornji seznam ni vključen v to. Zato je na primer v letu 2009 mogoče prezreti zahtevo davčnih organov za račun za leto 2004.

Rok hrambe za številne druge dokumente. Obdobja shranjevanja številnih drugih dokumentov določi poseben zvezni izvršni organ - Rosarhiv (odstavek 3 člena 6 zveznega zakona z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ, odlok vlade Ruske federacije z dne junija 17, 2004 št. 290). In pogosto presegajo pet let. Obrnemo se na že omenjeni seznam standardnih dokumentov upravljanja.

Računovodja se ukvarja predvsem z oddelkom 4 »Računovodstvo in poročanje« ter oddelkoma 7 »Delovna razmerja« in 8 »Kadrovanje«. Posamezne postavke Seznama smo strnili v tabelo.

Tabela vsebuje dokumente z rokom trajanja eno leto. Če pa ti dokumenti spadajo med "primarne" dokumente, jih je treba v skladu z računovodsko zakonodajo hraniti najmanj pet let.

Kako pravilno hraniti in uničiti dokumente

Stalna strokovna komisija naj izbere dokumente za hrambo in uničenje ter določi roke. Sestavljajo ga najbolj usposobljeni strokovnjaki iz glavnih strukturnih oddelkov, eden od vodilnih zaposlenih v podjetju pa je imenovan za predsednika.

Kako shraniti. Shranjevanje dokumentov je element dokumentnega toka, zato ga mora urejati računovodska politika (odstavek 5 PBU 1/98 "Računovodska politika organizacije"). V tem primeru se je treba ravnati po Pravilniku o dokumentih in pretoku dokumentov v računovodstvu (ki ga je odobrilo Ministrstvo za finance ZSSR z dne 29. julija 1983 št. 105, v nadaljnjem besedilu Pravilnik). Vendar v obsegu, ki ni v nasprotju z veljavno zakonodajo. Odstavek 6.1 Pravilnika določa, da so primarni dokumenti, računovodski registri, računovodska poročila in bilance stanja predmet obveznega prenosa v arhiv. Obdelani primarni dokumenti se izpolnjujejo mesečno (točka 6.4 Pravilnika).

Mesto hrambe dokumentov podjetje določi samostojno. Praviloma je to pisarna podjetja. Upoštevajte, da lahko papirje shranjujete zunaj pisarne - to ni prepovedano z zakonom. Uporabite lahko na primer storitve specializiranih arhivskih podjetij, kar je pogosto donosnejše in zanesljivejše. Toda delniške družbe morajo hraniti številne dokumente (na primer listino in letna poročila) izključno na lokaciji svojega izvršnega organa (odstavek 2 člena 89 zveznega zakona z dne 26. decembra 1995 št. 208-FZ “ o delniških družbah).

Seveda je za gostovanje papirnega arhiva potreben pisarniški prostor, ki se nenehno draži. Zato je lažje elektronsko shranjevanje računovodskih in davčnih dokumentov. Ta možnost je predvidena v členih 9 in 10 zakona o računovodstvu in členu 314 davčnega zakonika Ruske federacije. To je potrdilo rusko ministrstvo za finance v pismu z dne 24. julija 2008 št. 03-02-07/1-314.

Vendar so uradniki pojasnili, da je treba podatke na računalniških medijih hraniti z elektronskim digitalnim podpisom. V skladu z normami zveznega zakona z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu" je tak podpis enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu. Za elektronsko upravljanje dokumentov družba oblikuje korporativni informacijski sistem. Oskrbuje ga certifikacijski center, ki zagotavlja uporabo digitalnega podpisa v elektronskih dokumentih.

Kaj storiti z dokumenti, če je podjetje likvidirano? Nato likvidacijska komisija dokumente o osebju prenese v hrambo v državni ali občinski arhiv. Tudi drugo arhivsko gradivo, ki mu še ni potekel rok začasne hrambe, lahko prenesete v arhiv, če z njim sklenete pogodbo. Ali pa ga shranite na katerem koli drugem mestu. Upoštevajte, da je preprosto uničenje teh dokumentov prepovedano s klavzulo 9.7.3 Osnovnih pravil za delovanje arhivov organizacij, odobrenih s sklepom uprave Rosarhiva z dne 6. februarja 2002. In da bi se izognili morebitnim težavam z organi pregona, je bolje, da tega ne storite.

Pri reorganizaciji podjetja se dokumenti prenesejo na organizacijo ali organizacije naslednice. Če se nova organizacija odcepi, se vanjo prenesejo datoteke, povezane s profilom njenih dejavnosti, pa tudi osebne datoteke in osebni računi zaposlenih, ki so prešli na delo v to organizacijo.

Kako uničiti. Uničenje dokumentov je dokumentirano z aktom, ki ga potrdi vodja organizacije.

Hkrati v aktu o razpolaganju z dokumenti ni treba navesti podrobnosti vseh dokumentov. Ta ugotovitev izhaja iz točke 2.4.5 Temeljnih pravil za delovanje organizacijskih arhivov. Ta pravila zagotavljajo enotno obliko akta o dodelitvi dokumentov za uničenje. In v njem lahko naredite en vnos za skupino podobnih dokumentov. Podjetje ima pravico samostojno določiti, kateri dokumenti se štejejo za homogene. To so lahko na primer dokumenti z istim imenom, recimo računi.

Po zakonu je treba mape z dokumenti, ki so predmet uničenja, oddati v recikliranje (odstranitev). Na primer podjetju, ki predeluje materiale, ki jih je mogoče reciklirati. Prenos papirjev se izda z računom. Nalaganje in odvoz za odlaganje poteka pod nadzorom zaposlenega, ki zagotavlja varnost dokumentov v organizaciji.

Obstaja enostavnejši pristop k uničenju dokumentov. Recimo, da za to uporabite uničevalnik papirja. Poleg tega lahko dokumente zažgete ali preprosto zavržete. Pri tem pa je treba upoštevati, da je nedovoljeno kurjenje kršitev okoljske zakonodaje. Tvegano je tudi odmetavanje nepotrebne dokumentacije. Na primer, po delovnopravni zakonodaji je delodajalec dolžan zagotoviti varstvo osebnih podatkov delavcev. In drugi vrednostni papirji so lahko zanimivi za konkurente.

Odgovornost za kršitev pravil shranjevanja dokumentov

V skladu s členom 120 davčnega zakonika se odsotnost primarnih dokumentov pri davkoplačevalcu ali odsotnost računov ali računovodskih registrov šteje za hudo kršitev pravil za obračunavanje prihodkov in odhodkov ter predmetov davka. Takšen davčni prekršek pomeni globo v višini 5.000 rubljev. Vendar le pod pogojem, da je bil "pomanjkanje" teh dokumentov odkrit le za eno davčno obdobje. V nasprotnem primeru se davkoplačevalcu grozi globa v višini najmanj 15.000 rubljev. Če pomanjkanje dokumentov povzroči podcenjevanje davčne osnove, se davčnemu zavezancu grozi globa v višini 10 odstotkov zneska neplačanega davka, vendar ne manj kot 15.000 rubljev. Kazensko pravo ne zanemarja varnosti dokumentov. Na podlagi prvega odstavka 325. člena Kazenskega zakonika Ruske federacije se lahko kraja, uničenje, poškodovanje ali prikrivanje uradnih dokumentov iz osebnih interesov kaznuje z zaporom do enega leta. Seveda pa bodo morali organi pregona tak interes dokazati. In končno, kako podjetje spoštuje arhivsko zakonodajo, lahko preverijo arhivisti. V skladu s členom 13.20 Zakonika Ruske federacije o upravnih prekrških kršitev pravil za shranjevanje, pridobivanje, evidentiranje ali uporabo arhivskih dokumentov grozi uradnikom z opozorilom ali globo v višini od 300 do 500 rubljev.

Kako je porazdeljena odgovornost za hrambo dokumentov?

Za hrambo dokumentov sta odgovorna vodja podjetja in glavni računovodja. Poleg tega je na podlagi zakona o računovodstvu direktor odgovoren za organizacijo skladiščenja, zlasti za razpoložljivost posebnih prostorov, omar, ki se zaklepajo, in sefov. In glavni računovodja zagotavlja varnost dokumentov in njihov prenos v arhiv. V ta namen lahko imenuje odgovorne osebe (točki 6.6 in 6.2 Pravilnika). Na primer, sčasoma se lahko informacije, ki se odražajo na papirju, izgubijo (zbledijo). V tem primeru morate poskrbeti za izdelavo kopij teh dokumentov in njihovo overitev s pečatom podjetja. To priporočilo izhaja iz pisma Ministrstva za finance Rusije z dne 3. aprila 2007 št. 03-03-06/1/209.

Kaj storite z dokumenti, ki jim je potekel rok hrambe?