Por quanto tempo a documentação contábil primária deve ser mantida? Períodos de armazenamento de documentos contábeis

Esta pergunta é feita por todos os empresários, sem exceção, que abriram recentemente um empreendimento e não compreenderam os meandros do sistema. Então, por quanto tempo manter os documentos da LLC, um ano, dois ou mais? Você pode entender esse problema em detalhes lendo a Lei Federal nº 125-FZ “Sobre Arquivamento na Federação Russa” ponto por ponto.

Os períodos de armazenamento dos documentos contábeis variam. O que pode ser dito combinando todos os subpontos? Os documentos contábeis devem ser mantidos em uma LLC pelo menos enquanto houver a possibilidade de uma auditoria fiscal exigi-los. De acordo com o artigo 89 do Código Tributário da Federação Russa, a inspeção está sujeita a um período não superior a três anos anteriores à decisão de realizar esta inspeção. Ou seja, armazenamos exatamente três anos e aí começa a diversão.

O artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa, subcláusula 8 da cláusula 1, nos informa claramente que os contribuintes são obrigados a manter a documentação que comprove o acúmulo de impostos por quatro anos e não menos. É isso, senhores. Não há três anos, mas há quatro, armazenamos cuidadosamente a documentação contábil e garantimos que nenhum pedaço de papel seja perdido.

Que documentos específicos damos preferência e mantemos como a menina dos nossos olhos?

• dados contábeis fiscais;
• documentos comprovativos de rendimentos;
• comprovação documental de despesas;
• comprovante de retenção de imposto;

A contabilidade também confirma as regras para armazenamento da documentação primária. De acordo com o despacho “Sobre Contabilidade” nº 129-FZ, as demonstrações financeiras devem ser armazenadas conforme especificado nas normas de arquivo estadual. Mas não menos de cinco anos após a última vez que as demonstrações financeiras foram compiladas para eles.

O que acontece? E o fato é que você é obrigado a guardar os documentos estritamente durante o período durante o qual o serviço fiscal poderá solicitá-los para verificação. Isso é três anos. Se, como resultado da fiscalização, você não possuir documentos com cinco anos de antiguidade, poderá ser multado por armazenamento indevido de documentação e nada mais.

Mas nem tudo é tão simples e transparente na selva contábil e tributária. Há documentação que deve ser armazenada por muito mais tempo do que os períodos que acabamos de discutir. Quais são esses documentos?

1. Documentos primários para aquisição de imóvel. Guardamos esses documentos pelo tempo que for necessário. Para que serve. Primeiro, a depreciação. Em segundo lugar, ao vender um imóvel, é necessário obter a confirmação do seu valor inicial em algum lugar7 e não se esquecer do imposto predial.
2. Ativo permanente. Para as empresas não lucrativas, o artigo 283.º do Código Tributário prevê uma regra para a redução da base tributável do período corrente devido a perdas do período fiscal anterior. Naturalmente, a documentação deve confirmar isso. As perdas podem ser contabilizadas durante dez anos subsequentes, o que significa que os documentos devem estar em boa ordem (artigo 283.º, n.º 4). Os inspetores fiscais têm o direito de solicitar documentos primários que comprovem o resultado financeiro para confirmar os dados sobre perdas especificadas na declaração apresentada.
3. Para os empreendimentos rurais que trabalham com imposto agrícola único, também é necessário guardar os documentos de prejuízos durante todo o período de sua baixa. Artigo 346.6, parágrafo 5 do Código Tributário da Federação Russa.
4. Para as pessoas que trabalham no chamado sistema “simplificado”, imposto social unificado. Artigo 346.18 parágrafo 7 do Código Tributário da Federação Russa.
5. Para dar baixa em contas a receber inadimplentes, também é necessário ter documentos comprovativos primários do serviço fiscal. A destruição dos documentos comprovativos priva a empresa do direito de reconhecer a inadimplência como despesa, pois não haverá nada que comprove o valor.
6. Não vamos nos alongar muito nas sociedades anônimas, pois ainda foi levantada a questão de quanto tempo é necessário armazenar os documentos de uma LLC, e não de um OJSC. Então, resumindo, você precisa manter os documentos para declaração de impostos em um OJSC - demonstrações financeiras anuais, bem como o estatuto, enquanto a empresa existir. Se uma empresa entrar em liquidação, os documentos serão enviados ao arquivo estadual. É necessário um acordo celebrado previamente com o arquivo para este procedimento. Caso não exista tal acordo, apenas o documento do pessoal da empresa fica no arquivo. O local onde serão guardados os restantes documentos deverá ser decidido pelo presidente da comissão liquidatária, ou talvez pelo administrador da falência.
7. A empresa é obrigada a manter relatórios fiscais anuais por pelo menos 10 anos. trimestralmente - cinco anos, isto se houver anuais.
8. Se não houver relatórios trimestrais, os relatórios mensais também serão armazenados por pelo menos cinco anos.
9. Os livros e faturas de compras e vendas devem ser mantidos por cinco anos completos a partir da data do último lançamento no diário. Cláusula 15.27 das “Regras para Manutenção de Registros Contábeis”. Na Lista de Documentos Padrão de Gestão existe um item referente às faturas, e diz que essas mesmas faturas devem ser armazenadas por cinco anos, período.

Mais uma vez, as autoridades fiscais durante as auditorias devem orientar-se pela legislação sobre impostos e taxas. Mas a Lista não está incluída aí.

Vamos concluir: Por quanto tempo os documentos LLC devem ser mantidos? Acontece que não menos de cinco anos, e em termos de ativos fixos, geralmente ao longo de toda a existência da empresa. O período de armazenamento dos documentos deve ser calculado a partir do primeiro dia de janeiro seguinte ao ano em que foram criados.

Como armazenar documentos em papel?

A política contabilística da empresa deve indicar como e onde a documentação deve ser guardada, bem como nomear um responsável pela execução deste item ou ainda uma comissão composta pelos colaboradores mais qualificados.

Aliás, não é necessário guardar documentação no escritório. A lei não proíbe a escolha de outros locais de armazenamento, por exemplo, empresas de arquivo especializadas. Mas uma sociedade por ações é obrigada por lei a armazenar documentos como relatórios anuais e estatutos exatamente onde está localizada a sede. A propósito, o armazenamento de documentação em formato eletrônico é permitido por lei com a pequena ressalva de que os documentos conterão obrigatoriamente a assinatura eletrônica do responsável pela lavratura do documento. Para armazenar a documentação em meio eletrônico, a empresa cria um sistema de informações corporativo. É atendido por um centro de certificação, que garante a utilização de assinaturas eletrônicas em documentos eletrônicos.

Os documentos sujeitos a armazenamento a longo prazo irão deteriorar-se e desaparecer com o tempo. Para garantir que o seu conteúdo seja legível, os responsáveis ​​pelo armazenamento devem ter cuidado e fazer cópias em tempo hábil.

Quando uma empresa é liquidada, os documentos sujeitos a armazenamento de longo prazo são entregues ao arquivo. Se a empresa for reorganizada, os documentos serão transferidos para a organização sucessora. Quando uma nova empresa é cindida, ela recebe os arquivos pessoais dos funcionários que foram transferidos para a nova estrutura e documentos relativos ao escopo da nova empresa.

Destruição de documentos. Para destruir um documento, é necessário primeiro lavrar um ato, que será assinado pelo responsável da empresa, e só então poderá proceder diretamente à destruição dos documentos. Além disso, no ato não é necessário reescrever cuidadosamente cada um dos papéis que vão para destruição. Basta reescrever os nomes dos grupos homogêneos. O que são considerados grupos homogêneos deve ser pensado de forma independente. Por exemplo, as faturas podem ser consideradas documentos homogêneos e assim por diante.

Como destruir documentos corretamente?

Apenas queime? A resposta está incorreta. Nesse caso, você pode ter problemas com os serviços ambientais.
Devo reciclá-lo como lixo de papel? A opção é boa, mas não há garantia de que os documentos não vão parar em empresa concorrente, o que não é bom. Para evitar que isso aconteça, as pastas com documentos devem ser encaminhadas para descarte acompanhadas de nota fiscal. Além disso, a retirada dos documentos deverá ser realizada sob a supervisão de um funcionário da empresa responsável pelo armazenamento da documentação.

Também é impossível simplesmente deitá-lo fora porque, por lei, o empregador é obrigado a manter em segredo os dados pessoais dos trabalhadores.

O que sobrou? A melhor coisa a fazer é usar uma trituradora de papel especial. Em geral, cabe a você decidir como se livrará de papéis desnecessários.

Para evitar o desejo de aliviar o seu arquivo documental antes do previsto, acrescentarei que a ausência de registros contábeis ou faturas do período fiscal é considerada uma violação grave e é punível com multa de cinco mil rublos.

E isso ocorre se houver documentos faltantes para um período fiscal. Em casos mais graves, a multa não será mais de 5.000, mas de 15.000 rublos.

Se a base tributária for subestimada pela perda de documentos que comprovem a renda, o contribuinte pagará uma multa no valor de 10% do valor do imposto não pago e não inferior aos mesmos 15.000 rublos.
Aliás, a legislação penal também contém cláusulas relativas à garantia da segurança dos documentos contábeis. Se ficar comprovado que os documentos foram danificados por motivos pessoais, o envolvido poderá ser preso por pelo menos um ano. Se você quiser se familiarizar com este parágrafo com mais detalhes, consulte o Artigo 352, parágrafo 1 do Código Penal da Federação Russa.

Lembre-se também de que os representantes das autoridades arquivísticas têm o direito de verificar o armazenamento adequado da documentação arquivística em sua organização. E aqui você, de acordo com o artigo 13.20 do Código da Federação Russa sobre violações das regras de armazenamento, contabilidade e aquisição, bem como o uso de documentos de arquivo, pode ser punido com multa de 300 a 500 rublos ou administrativa punição.

O diretor da empresa é responsável pela criação de locais de armazenamento de documentos e, em particular, de arquivo, devendo o contador-chefe preservar esses mesmos documentos de forma organizada e transferi-los corretamente para o arquivo.

E.V. Homem branco Especialista da revista Russian Tax Courier, com a participação de especialistas do Serviço Fiscal Federal da Rússia
Revista "Correio Fiscal Russo", nº 6 em 2009

Todas as transações comerciais realizadas por qualquer organização devem ser documentadas com documentos comprovativos. Eles são documentos contábeis primários e servem de base para a contabilidade. Isto é afirmado no parágrafo 1º do artigo 9º da Lei Federal nº 129-FZ, de 21 de novembro de 1996 (doravante denominada Lei nº 129-FZ). Além disso, esses mesmos documentos são utilizados para calcular e pagar impostos e taxas. Muitas vezes o arquivo de documentos de todo o período de atividade de uma empresa é tão volumoso que não há local para colocar novos documentos. Isso significa que você precisa descobrir quanto tempo precisa para armazenar determinados documentos. Talvez seja hora de destruir alguns deles

Documentos contábeis

Os prazos gerais de armazenamento dos documentos contabilísticos primários, dos registos contabilísticos e das demonstrações financeiras estão estabelecidos no artigo 17.º da Lei n.º 129-FZ. Afirma que a organização deve armazenar esses documentos por pelo menos cinco anos. Para determinar os prazos de armazenamento de determinados tipos de documentos, é necessário orientar-se pela Lista de documentos padrão de gestão gerados nas atividades das organizações, indicando os prazos de armazenamento, aprovada pelo Arquivo Federal em 6 de outubro de 2000 (doravante denominada como a lista). As informações sobre os tipos de documentos mais comuns são apresentadas na tabela abaixo.

Atenção: os prazos estabelecidos na Lista devem ser contados não a partir da data de elaboração do documento, mas sim a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Isto está escrito no parágrafo 2.9 das Instruções para uso da Lista, aprovadas por Rosarkhiv em 6 de outubro de 2000 (doravante denominadas Instruções). Por exemplo, o cálculo do período de armazenamento para casos concluídos em 2008 começa em 1º de janeiro de 2009.

Além disso, a organização, tendo em conta as especificidades da sua atividade, reserva-se o direito de aumentar o tempo de conservação dos documentos face ao período estabelecido na Lista (cláusula 2.11 das Instruções). Tal decisão é formalizada por despacho do dirigente da empresa ou consagrada na sua política contabilística.

Declarações fiscais e documentos para cálculos de impostos

Os períodos durante os quais uma organização é obrigada a manter relatórios fiscais são estabelecidos no parágrafo 170 da Lista. Assim, as declarações fiscais anuais devem ser conservadas durante pelo menos dez anos, as declarações fiscais trimestrais durante pelo menos cinco anos e as declarações fiscais mensais durante pelo menos um ano. Se não houver relatórios anuais (por exemplo, para IVA), as declarações fiscais trimestrais e mensais devem ser mantidas durante pelo menos dez anos. Os relatórios mensais, na ausência de relatórios trimestrais, devem ser mantidos durante pelo menos cinco anos.

Os períodos de armazenamento de documentos com base nos quais uma organização calcula impostos e taxas não são claramente indicados em nenhum lugar. Apenas o subparágrafo 8 do parágrafo 1 do artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa afirma que os contribuintes são obrigados a garantir a segurança dos documentos necessários ao cálculo e pagamento dos impostos durante quatro anos. Estes documentos, nomeadamente, incluem dados contabilísticos e fiscais, bem como outros documentos comprovativos do recebimento de receitas, despesas, pagamento e retenção de impostos.

Um requisito semelhante é estabelecido no parágrafo 5 do parágrafo 3 do artigo 24 do Código Tributário da Federação Russa para agentes fiscais. Durante quatro anos, deverão garantir a segurança dos documentos necessários ao cálculo, retenção e transferência dos tributos.

A partir de que data é calculado este período de quatro anos? O Ministério das Finanças da Rússia acredita que o período especificado começa após o período de relatório (imposto) em que o documento foi usado pela última vez para preparar relatórios fiscais, calcular e pagar impostos, confirmar receitas recebidas e despesas incorridas (carta datada de 18 de outubro de 2005 No. 03-03- 02/04/83).

observação

Para sociedades anônimas - regras especiais

Os períodos durante os quais as sociedades por ações devem armazenar seus documentos estão estabelecidos no Regulamento sobre o procedimento e prazos para armazenamento de documentos das sociedades por ações, aprovado pela Resolução da Comissão Federal para o Mercado de Valores Mobiliários da Rússia de 16 de julho de 2003 No. 03-33/ps. Assim, são obrigados a manter as demonstrações financeiras anuais de forma permanente, ou seja, durante toda a vida da organização. Os documentos de armazenamento permanente também incluem:

• documentos sobre a criação e reorganização da empresa;
• o estatuto da empresa, alterações e acréscimos nele introduzidos;
• certificado de registro estadual da empresa;
• decisões sobre emissão de valores mobiliários, prospectos de emissão de valores mobiliários;
• atas de assembleias gerais de acionistas;
• atas de reuniões do conselho de administração (conselho fiscal);
• listas de pessoas afiliadas da empresa;
• regulamentos sobre filiais e escritórios de representação da empresa;
• atas de reuniões do conselho (diretoria) da empresa, decisões do diretor (diretor geral, presidente) da empresa;
• boletins de voto;
• conclusões da comissão de auditoria (auditor) da empresa, etc.

Digamos que uma sociedade anônima esteja sendo liquidada. Se tiver um acordo com a instituição do Arquivo Russo, ele transfere documentos para um período de armazenamento permanente e relativos ao pessoal para o arquivo do Estado.

Se não houver relação contratual com o arquivo, o arquivo estadual é obrigado a aceitar para armazenamento apenas documentos relativos ao pessoal dos funcionários da empresa. O local de armazenamento dos demais documentos é determinado pelo presidente da comissão liquidatária ou pelo administrador da falência.

Se uma sociedade anônima deixar de funcionar em decorrência de uma reorganização, os originais de seus documentos poderão ser transferidos apenas para uma das sociedades recém-criadas (em regra, a sociedade com maior valor patrimonial líquido)

A base tributável e o valor do imposto são determinados no final do período fiscal (cláusula 1, artigo 55 do Código Tributário da Federação Russa). Para a maioria dos impostos, este período é o ano civil. A exceção é o IVA, cujo período de tributação é trimestral. Assim, o prazo de armazenamento dos documentos necessários ao cálculo e pagamento dos impostos deve ser contado a partir do dia seguinte ao final do período de tributação.

Exemplo 1

A Giatsint LLC foi registrada em abril de 2004. A organização aplica um sistema tributário geral.

O período de quatro anos durante o qual a Giatsint LLC deve armazenar documentos relacionados aos cálculos do imposto de renda, imposto social unificado e imposto sobre a propriedade corporativa para 2004 é o período de 1º de janeiro de 2005 a 31 de dezembro de 2008. Dessa forma, a organização deverá guardar os documentos utilizados para o cálculo desses impostos de 2005 até 31 de dezembro de 2009.

O plano de contas de trabalho, outros documentos de política contabilística, bem como os programas informáticos de processamento de dados devem ser armazenados durante pelo menos cinco anos após o ano em que foram utilizados pela última vez para a preparação das demonstrações financeiras (n.º 2 do artigo 17.º da Lei n.º 129 -FZ)

Até 2008, o período de tributação do IVA era estabelecido como um mês civil e, para certas categorias de contribuintes, como um trimestre (artigo 163 do Código Tributário da Federação Russa)

Os contribuintes são obrigados a apresentar às autoridades fiscais e aos seus funcionários os documentos necessários ao cálculo e pagamento dos impostos (subcláusula 6, cláusula 1, artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa)

Os agentes fiscais são obrigados a apresentar à autoridade fiscal do local de seu registro os documentos necessários para monitorar a exatidão do cálculo, retenção e transferência de impostos (subcláusula 4, cláusula 3, artigo 24 do Código Tributário da Federação Russa)

Uma perda identificada no final de 2001 (antes da entrada em vigor do Capítulo 25 do Código Tributário da Federação Russa) pode ser transportada para o futuro em um valor que não exceda o valor da perda registrada em 1º de julho de 2001 ( inciso 4º do artigo 10 da Lei Federal de 06.08.2001 nº 110-FZ)

Ao mesmo tempo, no âmbito de uma auditoria fiscal presencial, um período não superior a três anos civis anteriores ao ano em que foi tomada a decisão de realizar a auditoria (cláusula 4 do artigo 89 do Código Tributário da Federação Russa) pode ser verificado. Por exemplo, uma auditoria fiscal agendada para 31 de Dezembro de 2008 pode abranger os anos 2005-2007 e durar no máximo seis meses em 2009. Isso significa que durante todo o período da auditoria, a organização é obrigada a preservar os documentos relativos aos cálculos dos impostos do período auditado. Mas ela já é obrigada a fazer isso pela Lei nº 129-FZ. Afinal, a base de cálculo dos impostos, via de regra, são os mesmos documentos contábeis primários que servem para refletir as transações contábeis. O prazo mínimo de armazenamento desses documentos é de cinco anos (artigo 1º do art. 17 da Lei nº 129-FZ). Acontece que, de acordo com a legislação contabilística, durante o ano em curso a organização é obrigada a armazenar documentos relativos ao cálculo de impostos e para os períodos que o fisco já não possa verificar.

O período de armazenamento dos livros de compra e dos livros de vendas é especificamente estipulado. Está estabelecido nos parágrafos 15 e 27 das Regras para manter registros de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas no cálculo do imposto sobre valor agregado, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 2 de dezembro de 2000 nº 914. Sua duração mínima é de cinco anos completos a partir da data do último lançamento nos documentos especificados.

Ressaltamos também que de acordo com o parágrafo 150 da Lista, a organização deve armazenar as faturas emitidas e recebidas por pelo menos cinco anos. No entanto, se durante uma auditoria fiscal ou outra auditoria surgir um desacordo com os fiscais, as faturas deverão ser guardadas até que seja tomada uma decisão final com base nos resultados desta auditoria.

Embora as faturas devam ser retidas por um período mínimo de cinco anos, uma organização não é obrigada a apresentar, mediante solicitação da autoridade fiscal, faturas cujo período de retenção de quatro anos já tenha expirado. Por exemplo, tendo recebido em 2009 um pedido da inspecção fiscal para apresentação de factura relativa a 2004, o contribuinte (agente fiscal) pode não cumpri-la.

Exemplo 2

Vamos usar a condição do exemplo 1. Digamos que antes de 2008, o período de tributação do IVA para a Giatsint LLC era um mês civil.

A organização deve manter os livros de compras e de vendas de abril de 2004 até 30 de abril de 2009 (desde que os últimos lançamentos neles tenham sido feitos em abril de 2004).

O período de armazenamento de cinco anos para faturas emitidas e recebidas é calculado a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao ano de sua emissão - a partir de 1º de janeiro de 2005. Ou seja, a Giatsint LLC é obrigada a armazenar as faturas datadas de abril de 2004 até 31 de dezembro de 2009.

Dado que em 2004-2007 o período de tributação do IVA de uma empresa era um mês civil, o período de armazenamento de quatro anos para outros documentos necessários ao cálculo do IVA é determinado para cada mês. O período mínimo obrigatório de armazenamento de documentos utilizados por uma organização para calcular o IVA de abril de 2004 é de 1º de maio de 2004 a 30 de abril de 2008.

O prazo de quatro anos para guardar os documentos relativos ao cálculo do IVA do primeiro trimestre de 2008 inicia-se em 1 de abril de 2008 e termina em 31 de março de 2012. A empresa será obrigada a manter livros de compras e livros de vendas do primeiro trimestre de 2008 até 31 de março de 2013 (caso os últimos lançamentos neles tenham sido feitos em março de 2008), e faturas desse período até 31 de dezembro de 2013.

Assim, os documentos contábeis primários devem ser armazenados por pelo menos cinco anos. No entanto, em algumas situações, os documentos comprovativos devem ser retidos por muito mais tempo.

Situação 1. A organização transfere perdas para o futuro

De acordo com o artigo 283 do Código Tributário da Federação Russa, uma empresa que é contribuinte de imposto sobre lucros tem o direito de reduzir a base tributável do período fiscal atual pelo valor da perda que recebeu em períodos fiscais anteriores. A perda pode ser transportada para o futuro no prazo de dez anos após o período fiscal em que foi recebida (cláusula 2 do artigo 283 do Código Tributário da Federação Russa).

Durante todo o período de transferência de perdas, a organização deve manter documentos que comprovem o valor da perda incorrida. Isto é afirmado no parágrafo 4 do artigo 283 do Código Tributário da Federação Russa. Na carta de 03/04/2007 nº 03-03-06/1/206, o Ministério das Finanças da Rússia explicou que a baixa de prejuízos só é possível mediante apresentação de documentos primários que comprovem o resultado financeiro obtido.

Requisitos semelhantes são estabelecidos para os contribuintes do imposto agrícola único e para as organizações que utilizam o sistema de tributação simplificado. Ao transportar prejuízos para o futuro, também são obrigados a manter documentos que comprovem o valor do prejuízo incorrido e o valor pela qual a base tributável foi reduzida para cada período fiscal. Isto é afirmado no n.º 5 do artigo 346.6 e no n.º 7 do artigo 346.18 do Código Tributário, respetivamente.

Exemplo 3

Azalia LLC é contribuinte de imposto sobre lucros. No final de 2003, a organização registou prejuízo na sua contabilidade fiscal. Seu valor foi transferido para o futuro durante 2006-2008 em partes.

De acordo com as exigências da legislação tributária, a organização foi obrigada a armazenar os documentos contábeis primários necessários ao cálculo do imposto de renda de 2003 durante quatro anos - até 31 de dezembro de 2007. Dado que as bases fiscais de 2006-2008 foram reduzidas pelo valor do prejuízo de 2003, a empresa continua a armazenar estes documentos. Ela deve mantê-los por mais quatro anos após o final de 2008 (último ano em que a base tributável foi reduzida pelo valor do prejuízo dos anos anteriores) - até 31 de dezembro de 2012.

Situação 2. Foram identificadas perdas de anos anteriores ou dívidas inadimplentes foram baixadas

As perdas de períodos fiscais anteriores identificadas pelo contribuinte no relatório atual ou no período fiscal são equiparadas a despesas não operacionais com base no subparágrafo 1 do parágrafo 2 do artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa. Por outras palavras, tais perdas reduzem a base tributável do imposto sobre o rendimento no período em que foram identificadas.

Além disso, os valores de devedores duvidosos também são equiparados a despesas não operacionais, e caso a organização constitua reserva para créditos de liquidação duvidosa, os valores de devedores duvidosos não cobertos pelos fundos de reserva (inciso 2º, inciso 2º, artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa).

De acordo com a regra geral estabelecida no parágrafo 1 do artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa, ao calcular o imposto de renda, apenas as despesas documentadas podem ser reconhecidas. Isto significa que para ter em conta para efeitos fiscais prejuízos de anos anteriores identificados no ano em curso, ou para anular dívidas incobráveis, a organização deve possuir os documentos comprovativos adequados. Além disso, é obrigado a conservar estes documentos durante pelo menos quatro anos após o final do ano para o qual a base tributável foi reduzida pelo montante da perda especificada ou anulada pela inadimplência.

Situação 3. A organização possui ativos fixos

Digamos que a empresa possua um ativo fixo que foi adquirido há mais de dez anos. Parece que o prazo de armazenamento dos documentos de sua aquisição e comissionamento já expirou.

Porém, tais documentos devem ser conservados durante toda a vida útil do imóvel. Afinal, nesse período a organização calcula a depreciação fiscal e contábil. Para reconhecer os encargos de depreciação, durante todo o período de depreciação ela deverá possuir documentos que comprovem a aquisição do objeto e seu comissionamento.

Além disso, a empresa paga imposto predial sobre o valor residual do ativo imobilizado. Consequentemente, para justificar os cálculos deste imposto, ela também necessita dos documentos mencionados.

Suponha que uma organização decida vender uma propriedade depreciável. De acordo com o subparágrafo 1 do parágrafo 1 do artigo 268 do Código Tributário da Federação Russa, ela tem o direito de reduzir o rendimento recebido da venda pelo valor residual desta propriedade. Mas o valor residual do objeto deve ser novamente confirmado pelos documentos relevantes.

Assim, mesmo que uma organização proprietária de bens depreciáveis ​​​​não pretenda vendê-los, é aconselhável que ela guarde os documentos da aquisição desse imóvel, do seu comissionamento e do cálculo dos valores de depreciação para toda a vida da empresa.

No caso de venda de outros bens (com exceção de títulos, produtos de produção própria, bens adquiridos), a organização reduz os rendimentos recebidos pelo preço de aquisição ou criação desse imóvel (subcláusula 2ª, inciso 1º, artigo 268 do Código Tributário da Federação Russa). Naturalmente, desde que ela documente o preço indicado. Na falta de tais documentos, a empresa não tem o direito de reduzir a base tributável do imposto sobre o rendimento pelo valor das despesas com aquisição de bens imóveis, uma vez que essas despesas não cumprem os requisitos do n.º 1 do artigo 252.º do Imposto. Código da Federação Russa. Os períodos de armazenamento destes documentos não importam neste caso. Uma posição semelhante é apresentada na carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 15 de setembro de 2005, nº 03-03-02/84.

Armazenamento de documentos

As despesas são reconhecidas como despesas justificadas e documentadas do contribuinte e, nos casos previstos no artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa - perdas incorridas por ele (cláusula 1 do artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa)

Para efeitos fiscais, o valor residual da propriedade depreciável é determinado de acordo com as regras estabelecidas no parágrafo 1 do artigo 257 do Código Tributário da Federação Russa

A lista de documentos da sociedade anônima que ela deve guardar no local do órgão executivo está prevista no parágrafo 1º do artigo 89 da Lei Federal de 26 de dezembro. 95 nº 208-FZ

As condições sob as quais uma assinatura eletrônica em um documento eletrônico é equivalente a uma assinatura manuscrita em um documento em papel estão estipuladas no artigo 4º da Lei Federal de 10 de janeiro de 2002 nº 1-FZ “Sobre Assinatura Digital Eletrônica”

Organizações cujos documentos não estão sujeitos à aceitação pelos arquivos estaduais ou municipais destroem documentos com prazos de armazenamento vencidos sem o consentimento das autoridades arquivísticas (cláusula 3.9 das Instruções)

A responsabilidade pela organização do armazenamento dos documentos contabilísticos, registos contabilísticos e demonstrações financeiras cabe ao responsável da organização (n.º 3 do artigo 17.º da Lei n.º 129-FZ)

Cada organização determina onde os documentos são armazenados de forma independente. Via de regra, a maior parte dos documentos fica no escritório da empresa. Havendo volumes significativos de documentação, é aconselhável reservar um local especial para o arquivo ou ainda alugar uma sala separada onde possa transportar os documentos processados ​​​​que já não são utilizados nos trabalhos atuais.

Outra opção é transferir os documentos para armazenamento para uma empresa arquivística especializada. No entanto, se a organização for uma sociedade por ações, será necessário levar em consideração a seguinte característica. O § 2º do artigo 89 da Lei Federal nº 208-FZ, de 26 de dezembro de 1995, estabelece que a sociedade por ações deve armazenar diversos documentos no local de seu órgão executivo. Tais documentos, em particular, incluem demonstrações financeiras, documentos contabilísticos, documentos que confirmam os direitos de propriedade da empresa no seu balanço.

Naturalmente, com o tempo, o volume de arquivos de qualquer organização aumenta e são necessárias novas instalações para abrigá-los. Talvez seja mais conveniente armazenar documentos não em papel, mas em formato eletrônico?

Esta possibilidade está diretamente prevista em relação aos documentos contabilísticos primários e aos registos contabilísticos (artigo 7.º, artigo 9.º e artigo 1.º, artigo 10.º da Lei n.º 129-FZ). Além disso, o artigo 314 do Código Tributário da Federação Russa afirma que os registros contábeis fiscais são mantidos em papel, eletronicamente ou em qualquer meio de máquina. Ao mesmo tempo, devem ser protegidos contra correções não autorizadas.

Em carta datada de 24 de julho de 2008 nº 03-02-07/1-314, o Ministério das Finanças da Rússia explicou que o armazenamento de documentos primários, documentos contábeis e fiscais é permitido em formato eletrônico, salvo disposição em contrário por regulamentação legal atos da Federação Russa e desde que documentos eletrônicos sejam certificados por meio de assinatura digital eletrônica (EDS).

As regras básicas para o trabalho dos arquivos das organizações foram aprovadas por decisão da diretoria do Rosarkhiv de 06/02/2002 (doravante denominadas Regras Básicas). A cláusula 2.3.1 das Normas Básicas estabelece que é necessário realizar um exame anual do valor dos documentos, ou seja, determinar seus prazos de armazenamento e selecionar documentos para armazenamento e destruição de longo prazo.

Destruição e descarte de documentos

A organização reserva-se o direito de destruir de forma independente documentos cujo prazo de armazenamento tenha expirado (rasgá-los manualmente ou com triturador, descartá-los, queimá-los) ou transferi-los para descarte a empresa especializada que atua no processamento de matérias-primas secundárias. A lista de documentos sujeitos a destruição ou eliminação é aprovada pelo responsável da organização. Pode ser emitido sob a forma de ordem ou instrução do gestor, ou sob a forma de ato elaborado pela empresa de forma independente. Um exemplo de tal ato é dado abaixo.

Desenho. Exemplo de ato sobre a seleção de documentos para destruição

Além disso, uma organização pode usar um modelo de ato sobre a destinação para destruição de documentos que não estão sujeitos a armazenamento. Seu formulário está aprovado no Anexo nº 4 das Normas Básicas.

Ao compilar uma lista de documentos a serem destruídos, não é necessário indicar os detalhes de cada documento. Isto decorre do disposto no parágrafo 2.4.5 das Regras Básicas. Afirma que casos semelhantes (documentos) são incluídos na lei sob um título geral que indica o número de casos atribuídos a este grupo (por exemplo, relatórios antecipados para 2000).

A transferência de documentos para reciclagem é emitida mediante fatura, que indica a data da transferência, a quantidade de documentos transferidos (número de pastas, caixas, etc.) e o peso dos resíduos de papel. O carregamento e a retirada para descarte são realizados sob o controle de um funcionário responsável pela segurança dos documentos da organização (cláusula 2.4.7 das Normas Básicas).

Se uma empresa destrói documentos por conta própria, ela formaliza esse fato com um ato separado de destruição de documentos. Como não existe um formulário unificado, também é elaborado sob qualquer forma. Observemos que a destruição de documentos após o término do período de armazenamento é um direito e não uma obrigação da organização (ver carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 18 de outubro de 2005 nº 03-03-04/2/ 83). Ou seja, a empresa pode continuar armazenando documentos mesmo depois de expirados os prazos de retenção obrigatória.

Responsabilidade pela perda de documentos

Imposto. A ausência de documentos primários, faturas ou registros contábeis do contribuinte é considerada uma violação grave das regras de contabilização de receitas e despesas e itens tributáveis. Por tal violação, o artigo 120 do Código Tributário prevê a responsabilidade sob a forma de multa no valor de:

5.000 rublos - se não houver documentos para um período fiscal;

15.000 rublos. — na ausência de documentos durante mais de um período fiscal;

10% do valor do imposto não pago, mas não inferior a 15.000 rublos, se a base tributária foi subestimada devido à falta de documentos.

Além disso, se o contribuinte (contribuinte, agente fiscal) não fornecer documentos ou outras informações a pedido da fiscalização fiscal, será cobrada uma multa de 50 rublos. para cada documento não apresentado (cláusula 1 do artigo 126 do Código Tributário da Federação Russa).

Administrativo. A violação das regras de armazenamento, aquisição, registro ou uso de documentos de arquivo implica uma advertência ou a imposição de uma multa administrativa aos funcionários no valor de 300 a 500 rublos. Isto é afirmado no Artigo 13.20 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa. Por violação do procedimento e dos prazos de armazenamento de documentos contábeis, os funcionários podem estar sujeitos a uma multa administrativa no valor de 2.000 a 3.000 rublos. (Artigo 15.11 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).

Criminoso. Roubo, destruição, dano ou ocultação de documentos oficiais cometidos por interesse mercenário ou outro interesse pessoal são puníveis com multa de até 200.000 rublos. ou no valor do salário ou outros rendimentos do condenado por um período de até 18 meses, ou trabalho correcional por um período de até dois anos, ou prisão por um período de até quatro meses, ou prisão por um período até um ano (cláusula 1 do artigo 325 do Código Penal da Federação Russa)

Talvez não passe um único dia em uma organização sem a elaboração de documentos. Cartas, contratos, pedidos, relatórios - este é o conjunto de documentação que toda organização adquire. Preciso guardar todos os documentos? Se necessário, onde e por quanto tempo?

Três grupos

Todas as regras de armazenamento de documentos que surgem no decorrer das atividades de uma organização podem ser divididas em três grandes grupos. O primeiro incluirá as regras estabelecidas pela legislação tributária. Dessa forma, aplicam-se aos documentos necessários ao cálculo e pagamento de impostos e taxas. O segundo grupo incluirá documentos pessoais. E no terceiro - documentos contábeis e documentos sobre atividades empresariais. Vamos dar uma olhada em todos eles em ordem.

Documentos fiscais

A regra geral para o armazenamento de documentos fiscais está estabelecida no n.º 8 do n.º 1 do artigo 23.º do Código Tributário. Estabelece que o contribuinte deve conservar os registros contábeis e demais documentos necessários ao cálculo e pagamento dos tributos durante quatro anos. O mesmo prazo é estabelecido para os documentos comprovativos do pagamento do imposto. No entanto, o Código Tributário não contém um procedimento especial para o cálculo deste período de quatro anos. Isso significa que quatro anos devem ser contados a partir do dia seguinte à lavratura do documento. E expirarão na data e mês correspondentes, o que ocorrerá após 4 anos (artigo 6.1 do Código Tributário da Federação Russa).

Existem duas exceções ao prazo de validade de quatro anos. A primeira diz respeito aos contribuintes que utilizam incentivos fiscais. Terão que guardar documentos que comprovem o direito aos benefícios durante todo o período de aplicação do benefício. Afinal, durante uma inspeção documental, a inspeção tem o direito de solicitar tais documentos (cláusula 6, artigo 88 do Código Tributário da Federação Russa). Mas mesmo após o término do benefício, não há necessidade de pressa para destruir documentos. Afinal, há também uma inspeção in loco, que pode ser realizada nos três anos anteriores (cláusula 4 do artigo 89 do Código Tributário da Federação Russa).

Daí a conclusão: os documentos sobre o direito aos benefícios devem ser guardados por três anos após o término do período em que a organização deixou de aplicar o benefício.

A segunda exceção refere-se a bens depreciáveis. Como as despesas são baixadas ao longo de um determinado período, durante todo esse tempo a organização deverá manter documentos que comprovem o custo original desse imóvel, bem como as depreciações acumuladas e incluídas nas despesas. E, claro, não se esqueça da possibilidade de uma vistoria in loco.

Tendo em conta a sua profundidade, chegamos à conclusão: os documentos sobre bens depreciáveis ​​​​não podem ser destruídos antes de três anos após o final do período em que a depreciação foi interrompida.

A violação dos prazos de armazenamento de documentos fiscais, além de tributos e multas adicionais, também pode resultar em multas. Assim, de acordo com o artigo 120.º do Código Tributário, a ausência de documentos primários, faturas e registos contabilísticos constitui uma violação grosseira das regras de contabilização de receitas e despesas e de itens tributáveis. E isso acarreta uma multa de 5.000 rublos. até 15.000 rublos. Se esta violação levou a uma subestimação da base tributária, a multa será de 10% do valor do imposto não pago, mas não inferior a 15.000 rublos.

Documentos pessoais

Passemos agora aos documentos pessoais. Aqui, os períodos de armazenamento são determinados pela legislação arquivística. Esta é, em particular, a Lista de documentos de gestão padrão gerados nas atividades das organizações, indicando os períodos de armazenamento (aprovada por Rosarkhiv em 06/10/2000). Resumir as informações contidas nesta Lista nos permite derivar as seguintes regras de armazenamento para documentos pessoais.
Os documentos com os quais a lei relaciona a prestação de quaisquer pagamentos ou benefícios são armazenados por pelo menos 75 anos. Este é exatamente o período estabelecido para cartões pessoais, arquivos pessoais, contratos de trabalho, listas de trabalhadores envolvidos em condições de trabalho perigosas, etc. Talvez a única exceção aqui seja uma carteira de trabalho não reclamada, que precisa ser guardada por “apenas” 50 anos .

Para outros documentos, os prazos são bem mais curtos. Assim, os acordos de responsabilidade são mantidos por 5 anos. As informações sobre treinamento de segurança dos funcionários, ordens de redução de jornada de trabalho e transferências devem ser mantidas pelo mesmo período. Além disso, é estabelecido um prazo de cinco anos para pedidos em viagens de negócios e prêmios.

Documentos sobre registro de jornada de trabalho e disciplina trabalhista podem ser armazenados por ainda menos: 3 anos. E para o quadro de ponto, o prazo foi reduzido para 1 ano. Além disso, os calendários de férias e os documentos dos funcionários que tiveram o emprego negado são armazenados durante todo o ano.
Note-se que, ao contrário do Código Tributário, a Lista especifica que o período de armazenamento dos documentos é calculado a partir de 1 de janeiro do ano seguinte ao ano em que foram processados ​​(cláusula 2.9).

O não cumprimento dos requisitos para armazenamento de documentos pessoais pode resultar na multa da organização nos termos do art. 13.20 do Código de Contra-ordenações (300-500 rublos por incumprimento dos requisitos de armazenamento de documentos) e consequências negativas na forma de inspeções pela Inspeção do Trabalho do Estado, pelo Fundo de Pensões ou na forma de uma decisão judicial para reintegrar o funcionário no trabalho. Portanto, não tenha pressa em se livrar de seus documentos pessoais!

Documentos contábeis e comerciais

Em tese, os prazos de armazenamento dos documentos contábeis deveriam ser estabelecidos na Lei Contábil. Mas esta Lei, embora contenha um artigo inteiro dedicado à guarda de documentos (artigo 17.º), fornece informações muito escassas sobre esta matéria. Assim, a Lei exige o armazenamento de documentos contábeis primários, registros contábeis e demonstrações financeiras por pelo menos cinco anos. Paralelamente, fica especificamente estipulado que, em relação ao plano de contas de trabalho e demais documentos de política contabilística, este período é contado a partir do ano seguinte àquele em que esses documentos foram utilizados para a preparação das demonstrações financeiras do último tempo.

De resto, a Lei Contabilística remete as organizações para a legislação arquivística. E mais precisamente, à já citada Lista de documentos padrão de gestão gerados nas atividades das organizações, indicando os prazos de armazenamento. Fornece períodos de armazenamento para quase todos os documentos possíveis que podem ser gerados nas atividades de uma organização. Além disso, no que diz respeito aos documentos contábeis, todos os prazos da Lista são de exatamente cinco anos. É quanto tempo é necessário para armazenar relatórios contábeis (anuais e trimestrais), todos os tipos de contratos comerciais, documentos primários e de caixa, certificados de aceitação, etc. Neste caso, esses prazos são contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao ano de término da utilização do documento (cláusula 2.9 Instruções para utilização da Lista).

Outra característica do armazenamento de documentos contábeis é que a legislação indica claramente onde e como tal documentação deve ser armazenada. Também são estabelecidos responsáveis ​​e procedimentos de acesso aos documentos.
Assim, de acordo com a cláusula 6.2 do Regulamento sobre Documentos e Fluxo de Documentos em Contabilidade (aprovado pelo Ministério das Finanças da URSS em 29 de julho de 1983 nº 105), documentos primários, registros contábeis, relatórios contábeis e balanços podem ser armazenados em nos arquivos da organização ou no departamento de contabilidade em salas especiais ou armários trancados. E formulários de relatórios rigorosos devem ser armazenados em cofres, armários metálicos ou salas especiais para garantir sua segurança.

O contador-chefe é responsável pela segurança dos documentos. É ele quem tem o direito de decidir sobre a emissão de tais documentos aos funcionários das divisões estruturais da empresa.

Quanto à responsabilidade pelo descumprimento das regras de armazenamento de documentos contábeis, ela pode ser tanto administrativa quanto tributária. Afinal, conforme mencionado acima, a ausência de documentos primários e registros contábeis é uma violação grave das regras de contabilização de receitas, despesas e itens tributáveis ​​​​e acarreta uma multa de 5.000 a 15.000 rublos. (Artigo 120 do Código Tributário da Federação Russa).

Uma multa administrativa, neste caso, pode ser imposta tanto por violação dos requisitos de arquivo para armazenamento de documentos (artigo 13.20 do Código Administrativo - 300-500 rublos), quanto por violação grave das regras contábeis, se devido à falta de documentos a contabilidade as declarações são distorcidas (artigo 15.11 do Código Administrativo - 2-3 mil rublos).

A apresentação de relatórios e registos durante um determinado período de tempo é uma exigência da legislação em vigor.

Significa que, dentro do prazo especificado, deve ser garantido o acesso aos documentos e a possibilidade da sua plena utilização, se necessário.

Quais documentos exigem armazenamento obrigatório?

Documentos que requerem armazenamento obrigatório, condicionalmente pode ser dividido para documentos:

• que estão em operação durante o ano de referência;
• que são sempre necessários no trabalho, apesar de não serem utilizados diariamente.

PARA primeiro grupo os documentos incluem:

Manter são necessários documentos relacionados ao primeiro grupo:

• para efeitos contabilísticos (artigo 29.º da Lei “Da Contabilidade” n.º 402-FZ) - pelo menos cinco anos a contar do final do ano de referência ou do ano em que esses documentos foram utilizados pela última vez;
• para fins de contabilidade fiscal (artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa) - por um período de pelo menos 4 anos. Ao mesmo tempo, o Código pode estabelecer períodos de armazenamento mais longos. Por exemplo, um participante de um projeto de investimento de uma entidade constituinte da Federação Russa é obrigado a armazenar todos os documentos durante 6 anos. E para confirmar o valor do prejuízo sofrido - para todo o período durante o qual é reduzido com a sua ajuda e que pode ser calculado em mais de um ou dois anos.

Co. segundo grupo Inclui documentos que devem ser guardados na empresa durante todo o período da sua atividade. Em particular, para LLCs, a Lei “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada” nº 14-FZ fornece o seguinte lista de armazenamento obrigatório documentação no local:

• documentos de registro, incluindo a assembleia constitutiva (decisão) sobre a criação da empresa;
• documentos que comprovem a titularidade dos bens constantes do balanço da empresa;
• atas documentando reuniões de fundadores e outras pessoas;
• documentos sobre emissão de valores mobiliários;
• regulamentos sobre divisões separadas da empresa;
• listas de afiliados;
• conclusões de diversas autoridades reguladoras sobre determinadas questões da atividade da empresa (sobre as inspeções realizadas, etc.);
• e demais documentos que o empreendimento deverá possuir de acordo com a legislação vigente.

Por quanto tempo os documentos contábeis devem ser mantidos?

O período geral de armazenamento de quaisquer documentos contábeis não é inferior a 5 anos.

Mas em alguns casos pode ser muito maior. Uma tabela resumida com prazo de validade é apresentada abaixo.

Apesar de uma parte significativa desta lista ser constituída por documentos pessoais, eles são parte integrante da contabilidade. Com base neles são calculados pagamentos de compensações e remunerações, bem como diversos benefícios.

Os períodos de armazenamento da documentação de relatórios são descritos no vídeo a seguir:

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Pedido e local de armazenamento

Para organizar o armazenamento de documentos, a empresa pode:

• ou recorrer aos serviços de uma organização arquivística especial;
• ou crie seu próprio arquivo. Isso é permitido pelo artigo 13 da Lei “Sobre Arquivos” nº 125-FZ de 22 de outubro de 2004.

Criando arquivo próprio, o empreendimento deve destinar uma sala separada para esses fins e equipá-la com racks, estantes ou armários. Se houver janelas nesta sala, elas deverão ter cortinas ou sombras para evitar que a luz solar entre nos documentos, fazendo com que eles desbotem.

Além disso, você precisa de seu próprio espaço de arquivo equipar com proteção contra acessos não autorizados e contra incêndios - porta de entrada metálica, grades nas janelas e sistema de alarme.

Para organizar uma busca rápida pelos documentos necessários, você deve desenvolver uma lista de casos.

Em caso de transferência de caixas para armazenamento em estrutura especializada, é necessário escolher uma organização que esteja equipada com equipamentos modernos e todas as condições para armazenamento de documentos a longo prazo, incluindo a presença de alarmes de incêndio e sistemas de controle de acesso.

Em relação aos documentos no registro de uma organização, ela e outros documentos semelhantes, geralmente são guardados pelo chefe da organização nos originais e em cofre. E suas cópias estão no departamento de contabilidade.

Os funcionários da empresa, seus formulários em branco e encartes devem estar sempre no serviço de pessoal ou no departamento de contabilidade, se a ele for confiada a gestão de registros de pessoal. Ao mesmo tempo, os cadernos de trabalho são sempre guardados em cofre.

Ressalta-se que os documentos em formato eletrônico devem ser protegidos contra alterações não autorizadas dos mesmos e, ao mesmo tempo, seu armazenamento deve proporcionar a possibilidade de criação de cópia em papel, se necessário.

Transferência de documentação para o arquivo

Os documentos são transferidos para o arquivo para armazenamento de longo prazo (mais de 10 anos) e permanente.

Transferindo esses materiais para o arquivo realizado de acordo com o cronograma aprovado pelo chefe da organização no despacho de formação do arquivo.

O mesmo despacho nomeia o responsável pela manutenção do arquivo e aprova as regras:

• depositar documentos no arquivo e emiti-los;
• manter um arquivo;
• destruição de documentos cujo prazo de armazenamento expirou;
• organização de eventos para preservação de arquivos.

Todos os documentos do arquivo são aceitos apenas na forma de originais e, na sua ausência, na forma de cópias autenticadas. Os documentos transferidos devem ser encadernados de acordo com alguns critérios, e na capa do seu arquivo há uma marca informações de identificação, em particular:

• ano de execução dos documentos;
• área contábil;
• números de série;
• o período para o qual foram gerados os registros e documentos primários;
• tipo de documentos arquivados;
• número de folhas arquivadas, etc.

Quanto à submissão de documentos ao arquivo em formato eletrónico, este procedimento é aprovado separadamente no Despacho do responsável pelo arquivo da organização. Mas geralmente esses documentos são primeiro duplicados em outras mídias.

Um exemplo de armazenamento de documentação contábil é apresentado no vídeo a seguir:

O que fazer em caso de perda

Os documentos podem ser perdidos devido a um desastre natural ou como resultado de ações de terceiros ou de seus próprios funcionários. Mas em qualquer caso, será necessária a confirmação do fato da perda pelas autoridades competentes. Podem ser agências de aplicação da lei (se os documentos forem roubados) ou bombeiros (se os documentos forem queimados), etc.

Caso seja detectada destruição ou extravio de documentação, o responsável da organização, por sua ordem, deverá formar uma comissão para descobrir as razões do fato identificado. Se necessário, representantes de empresa de segurança, corpo de bombeiros ou estrutura investigativa poderão ser convidados a participar da investigação.

Com base nos resultados de uma investigação interna um ato é elaborado sob qualquer forma, com uma declaração de todos os fatos. Este ato torna-se uma desculpa para a falta de documentos caso sejam solicitados pelas autoridades reguladoras.

O que fazer com os documentos se o prazo de armazenamento expirou?

Antes de destruir a documentação você precisará realizando um exame os valores dela. Para o efeito, é criada na empresa uma comissão permanente por ordem do gestor. Deve incluir especialistas capazes de avaliar com qualificação a necessidade de destruição de determinados documentos.

É esta comissão que decide sobre a destruição dos documentos caso estes não possam mais ser armazenados por um período de tempo. A sua destruição efectua-se através da lavratura de acto sob qualquer forma, que deve conter os dados obrigatórios do documento primário e que deve ser aprovado pela política contabilística da empresa.

Antes da destruição deve haver inventário realizado documentos por um determinado período. Sem este procedimento, a documentação não pode ser destruída.

Se as regras de armazenamento forem violadas?

Responsabilidade por esta violação Existem impostos e administrativos, em particular:

1. os funcionários podem ser punidos se não armazenarem documentos dentro do prazo legal, de 5 mil a 10 mil rublos. Se esta violação for detectada novamente - 10-20 mil rublos ou desqualificação por 1-2 anos (Código Administrativo da Federação Russa, Artigo 15.11);
2. uma organização pelos mesmos atos pode ser punida em 10 mil rublos, e em caso de violações repetidas - em 30 mil rublos (Código Tributário da Federação Russa, Art. 120).

Para obter informações sobre penalidades por essas violações, veja o vídeo a seguir:

A contabilidade é o departamento que mais exige papel de qualquer empresa. Mas você precisa se livrar de todos os tipos de documentos com sabedoria. Eles devem ser armazenados por pelo menos vários anos. E alguns documentos não podem ser destruídos durante 75 anos! Então, por quanto tempo os papéis contábeis devem “viver”?

É claro que os documentos devem ser guardados pelo menos enquanto os inspectores fiscais os exigirem durante uma auditoria. Com base no parágrafo 4 do artigo 89 do Código Tributário da Federação Russa, uma inspeção pode ser realizada por um período não superior a três anos civis anteriores ao ano em que a decisão sobre a inspeção foi tomada. Isso significa que os documentos dos três anos anteriores devem ser guardados.

Entretanto, a legislação fiscal acrescenta mais um ano a este período. De acordo com o subparágrafo 8 do parágrafo 1 do artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa, os contribuintes são obrigados a garantir a segurança dos documentos necessários para o cálculo e pagamento de impostos durante quatro anos. Incluem dados contábeis e fiscais, bem como documentos que comprovem o recebimento de receitas, despesas e pagamento (retenção) de impostos. Um requisito semelhante é estabelecido para agentes fiscais (subcláusula 5, cláusula 3, artigo 24 do Código Tributário da Federação Russa). Em que ponto você começa a contar o período de quatro anos?

Os impostos são calculados com base nos resultados dos períodos fiscais (cláusula 1, artigo 55 do Código Tributário da Federação Russa). Acontece que o prazo de quatro anos deve ser contado a partir do dia seguinte ao término do período de tributação. Por exemplo, tomemos o IVA: até que data devemos guardar os documentos relativos aos cálculos deste imposto relativos ao quarto trimestre de 2004? O mandato de quatro anos terá início em 1º de janeiro de 2005 e término em 31 de dezembro de 2008. Acontece que em 2008 é necessário guardar documentos de 2004. Ou seja, um ano que não está sujeito a fiscalização in loco.

Os prazos de armazenamento de documentos também são estabelecidos na legislação contábil. Do artigo 17 da Lei Federal de 21 de novembro de 1996 nº 129-FZ “Sobre Contabilidade” (doravante denominada Lei de Contabilidade) segue-se que:
- os documentos contábeis primários, os registros contábeis e as demonstrações financeiras devem ser armazenados pelos períodos estabelecidos pelas normas de arquivo do Estado, mas não inferiores a cinco anos;
— os documentos de política contabilística e os programas informáticos de processamento de dados devem ser armazenados pela organização durante pelo menos cinco anos após o ano em que foram utilizados pela última vez para preparar demonstrações financeiras.

Algumas exceções à regra geral

Então, como regra geral, você precisa armazenar papéis por pelo menos cinco anos. Este é o prazo máximo estabelecido pela Lei de Contabilidade. Ao mesmo tempo, a profundidade máxima de uma auditoria fiscal é de três anos. Portanto, é especialmente importante manter a segurança dos papéis relacionados ao cálculo dos impostos nesse período. Se você não tiver documentos suficientes de, digamos, cinco anos atrás, só poderá ser multado por violar as regras de armazenamento de documentos.

Entretanto, em vários casos, o período de armazenamento dos documentos é determinado de acordo com regras especiais. Com isso, a ausência de documentos, mesmo há seis anos, por exemplo, pode gerar multas por subestimação do pagamento de impostos. Vejamos essas situações separadamente.

“Primário” para propriedade adquirida. Os documentos para aquisição de bens do ativo imobilizado devem ser preservados independentemente da vida útil desses objetos. Afinal, são necessários papéis que comprovem o custo original para efeito de cálculo da depreciação, bem como do IPTU. Além disso, sem um documento “primário”, a empresa não poderá confirmar o valor do imóvel no momento da venda. Além disso, isto se aplica tanto a ativos fixos quanto a outros bens (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 15 de setembro de 2005, nº 03-03-02/84).

Requisito especial para empresas deficitárias. O contribuinte do imposto sobre o rendimento tem o direito de reduzir a base tributável do período corrente para prejuízos de períodos fiscais anteriores na forma prevista no artigo 283.º do Código Tributário. As perdas podem ser levadas em conta nos próximos 10 anos. Dado que o Capítulo 25 do Código Tributário está em vigor desde 2002, o prejuízo deste ano pode ser utilizado para reduzir a carga fiscal da empresa até 2012 inclusive. Além disso, o artigo 10 da Lei Federal nº 110-FZ, de 6 de agosto de 2001, permite o reconhecimento de perdas identificadas no final de 2001.

No entanto, se uma empresa transferir perdas para o futuro, durante todo o período de utilização deste benefício, é obrigada a manter documentos que comprovem o montante das perdas incorridas (cláusula 4 do artigo 283 do Código Tributário da Federação Russa). Esta disposição permite que as autoridades fiscais solicitem documentos sobre prejuízos passados ​​​​que a empresa declare na sua declaração do período corrente. Com base nisso, o Ministério das Finanças da Rússia, em carta datada de 3 de abril de 2007 nº 03-03-06/1/206, explica que a baixa de prejuízos só é possível mediante apresentação de documentos primários que comprovem o resultado financeiro obtido.

É verdade que o volume das perdas pode ser confirmado por auditorias fiscais realizadas anteriormente, durante as quais os dados “primários” a elas relativos já foram examinados. Neste caso, não é necessária verificação documental repetida. Esta conclusão foi alcançada pelo Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa em sua decisão de 6 de junho de 2008 nº 6899/08.

Acrescentemos que a exigência de armazenar documentos sobre perdas durante todo o período de sua baixa também se aplica aos contribuintes do imposto agrícola unificado (cláusula 5 do artigo 346.6 do Código Tributário da Federação Russa) e aos “trabalhadores simplificados” (cláusula 7 do artigo 346.18 do Código Tributário da Federação Russa).

Baixa de contas a receber inadimplentes. E neste caso, os documentos deverão ser guardados por mais de cinco anos.

Deixe-nos lembrá-lo: de acordo com o subparágrafo 2 do parágrafo 2 do artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa, os valores das dívidas inadimplentes são equiparados às despesas não operacionais do contribuinte como uma perda recebida no relatório (imposto) período. Essas despesas reduzem a base tributária no cálculo do imposto de renda. Naturalmente, com documentos comprovativos.

Assim, os documentos contábeis primários que comprovam o valor das contas a receber caracterizam o valor dos direitos patrimoniais alienados, ou seja, o valor das despesas. Portanto, a contagem regressiva do prazo de armazenamento desses documentos deve ser reiniciada a partir do momento da baixa da inadimplência. Se destruir os documentos antes do prazo, a empresa perderá o direito de reconhecer os créditos incobráveis ​​​​como despesas, uma vez que não poderá confirmar o seu valor ao fisco.

Período de retenção de documentos por sociedades anônimas. No armazenamento de documentos, as sociedades por ações deverão orientar-se pelo Regulamento aprovado pela Resolução FCSM nº 03-33/ps de 16 de julho de 2003. Em particular, de acordo com este documento regulamentar, eles são obrigados a manter permanentemente o estatuto e as demonstrações financeiras anuais. Ou seja, durante toda a vida da empresa. E em caso de liquidação da empresa, os documentos com prazo de validade permanente e os registros de pessoal são transferidos para o arquivo estadual. Isto é, se um acordo foi concluído com ele. Se não houver acordo com o arquivo, este é obrigado a aceitar para armazenamento apenas documentos relativos ao pessoal dos colaboradores da empresa. O local de armazenamento dos restantes documentos é determinado pelo presidente da comissão liquidatária ou pelo administrador da falência.

Relatórios fiscais. A empresa deve manter declarações fiscais anuais durante pelo menos 10 anos, e declarações fiscais trimestrais, se houver anuais, durante cinco anos. Isso é determinado pelo parágrafo 170 da Lista de documentos padrão de gestão gerados nas atividades das organizações, indicando os períodos de armazenamento, aprovada por Rosarkhiv em 6 de outubro de 2000 (doravante denominada Lista de documentos padrão de gestão) em conjunto com a cláusula 2.4. 2 das Instruções para utilização da Lista. Os relatórios trimestrais também devem ser conservados durante pelo menos 10 anos, caso não existam relatórios anuais (por exemplo, para o IVA). Mas os relatórios mensais, na ausência de formulários trimestrais, devem ser guardados por 5 anos.

Faturas, livros de compras e vendas. De acordo com os parágrafos 15 e 27 das Regras para manter registros de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas... aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 2 de dezembro de 2000 nº 914, livros de compras e livros de vendas devem ser conservados durante cinco anos completos a partir da data dos últimos registos. Ou seja, esses papéis do quarto trimestre de 2004 deverão ser mantidos ao longo de 2009.

Também é estabelecido um período de retenção de cinco anos para as faturas. Motivo - cláusula 150 da Lista de documentos padrão de gestão.

Ao mesmo tempo, embora as autoridades fiscais tenham o direito de exigir documentos que sirvam de base ao cálculo dos impostos e à confirmação do seu pagamento, mas apenas de acordo com a legislação sobre impostos e taxas. Mas a lista acima não está incluída nela. Assim, por exemplo, em 2009, o pedido de fatura das autoridades fiscais para 2004 pode ser ignorado.

Período de retenção para vários outros documentos. Os prazos de armazenamento para uma série de outros documentos são estabelecidos por um órgão executivo federal especial - Rosarkhiv (Cláusula 3 do Artigo 6 da Lei Federal de 22 de outubro de 2004 No. 125-FZ, Decreto do Governo da Federação Russa de junho 17, 2004 nº 290). E muitas vezes ultrapassam cinco anos. Passemos à já mencionada Lista de documentos de gestão padrão.

O contador está principalmente preocupado com a Seção 4 “Contabilidade e Relatórios”, bem como com as Seções 7 “Relações Trabalhistas” e 8 “Pessoal”. Resumimos os itens individuais da Lista em uma tabela.

A tabela contém documentos com prazo de validade de um ano. Mas se esses papéis pertencem a documentos “primários”, então, de acordo com a legislação contábil, eles devem ser armazenados por pelo menos cinco anos.

Como armazenar e destruir documentos adequadamente

Uma comissão permanente de especialistas deverá selecionar os documentos para armazenamento e destruição, bem como estabelecer prazos. É composto pelos especialistas mais qualificados das principais divisões estruturais, sendo nomeado presidente um dos quadros superiores da empresa.

Como armazenar. O armazenamento de documentos é um elemento do fluxo documental e, portanto, deve ser regulamentado pela política contábil (cláusula 5 da PBU 1/98 “Política Contábil da Organização”). Neste caso, deve-se orientar pelo Regulamento sobre Documentos e Fluxo de Documentos em Contabilidade (aprovado pelo Ministério das Finanças da URSS em 29 de julho de 1983 nº 105, doravante denominado Regulamento). Mas na medida em que não contrarie a legislação em vigor. A cláusula 6.1 do Regulamento estabelece que os documentos primários, registros contábeis, relatórios contábeis e balanços estão sujeitos a transferência obrigatória para o arquivo. Os documentos primários processados ​​​​são preenchidos mensalmente (cláusula 6.4 do Regulamento).

A empresa determina o local de armazenamento dos documentos de forma independente. Via de regra, este é o escritório da empresa. Observe que você pode armazenar papéis fora do escritório - isso não é proibido por lei. Por exemplo, você pode usar os serviços de empresas de arquivo especializadas, que muitas vezes são mais lucrativas e mais confiáveis. Mas as sociedades por ações devem manter uma série de documentos (por exemplo, o estatuto e os relatórios anuais) exclusivamente no local do seu órgão executivo (artigo 2º do artigo 89 da Lei Federal de 26 de dezembro de 1995 nº 208-FZ “ Sobre Sociedades por Ações”).

É claro que hospedar um arquivo em papel requer espaço de escritório, que está cada vez mais caro. Portanto, fica mais fácil armazenar documentos contábeis e fiscais eletronicamente. Esta possibilidade está prevista nos artigos 9.º e 10.º da Lei de Contabilidade e no artigo 314.º do Código Tributário da Federação Russa. Isto foi confirmado pelo Ministério das Finanças da Rússia em carta datada de 24 de julho de 2008 nº 03-02-07/1-314.

No entanto, os funcionários explicaram que as informações em suporte informático deveriam ser armazenadas através de uma assinatura digital electrónica. De acordo com as normas da Lei Federal de 10 de janeiro de 2002 nº 1-FZ “Sobre Assinatura Digital Eletrônica”, tal assinatura equivale a uma assinatura manuscrita em um documento em papel. Para a gestão eletrônica de documentos, a empresa cria um sistema de informações corporativas. É atendido por um centro de certificação que garante a utilização de assinaturas digitais em documentos eletrônicos.

O que fazer com os documentos se a empresa for liquidada? Em seguida, a comissão liquidatária transfere os documentos de pessoal para armazenamento ao arquivo estadual ou municipal. E outros documentos de arquivo, cujo período de armazenamento temporário não tenha expirado, também podem ser transferidos para o arquivo mediante celebração de acordo com ele. Ou guarde-o em qualquer outro lugar. Observemos que a simples destruição desses papéis é proibida pela cláusula 9.7.3 das Regras Básicas para o Funcionamento de Arquivos de Organizações, aprovadas por decisão do Conselho Rosarkhiv de 6 de fevereiro de 2002. E para evitar possíveis problemas com as autoridades policiais, é melhor não fazer isso.

Quando uma empresa é reorganizada, os documentos são transferidos para a organização ou organizações sucessoras. Em caso de cisão de uma nova organização, são transferidos para ela os arquivos relacionados ao perfil de suas atividades, bem como os arquivos pessoais e contas pessoais dos funcionários que foram transferidos para trabalhar nesta organização.

Como destruir. A destruição de documentos é documentada por ato aprovado pelo chefe da organização.

Ao mesmo tempo, não é necessário indicar os detalhes de todos os papéis no ato de descarte de documentos. Esta conclusão decorre do parágrafo 2.4.5 das Regras Básicas para o Funcionamento de Arquivos Organizacionais. Estas regras proporcionam uma forma unificada da lei sobre a atribuição de documentos para destruição. E nele você pode fazer uma única entrada para um grupo de documentos semelhantes. A empresa tem o direito de determinar de forma independente quais documentos são considerados homogêneos. Por exemplo, podem ser documentos com o mesmo nome, como faturas.

De acordo com a lei, as pastas com documentos sujeitos a destruição devem ser transferidas para reciclagem (descarte). Por exemplo, para uma empresa que processa materiais recicláveis. A transferência de papéis é emitida com nota fiscal. O carregamento e a retirada para descarte ocorrem sob o controle de um funcionário que garante a segurança dos documentos na organização.

Existe uma abordagem mais simples para a destruição de documentos. Digamos que use uma trituradora de papel para isso. Além disso, os documentos podem ser queimados ou simplesmente jogados fora. Contudo, deve-se levar em conta que a queima não autorizada constitui uma violação da legislação ambiental. Jogar fora documentação desnecessária também é arriscado. Por exemplo, de acordo com a legislação trabalhista, o empregador é obrigado a garantir a proteção dos dados pessoais dos empregados. E outros títulos podem muito bem ser do interesse dos concorrentes.

Responsabilidade pela violação das regras de armazenamento de documentos

De acordo com o artigo 120.º do Código Tributário, a ausência de documentos primários do contribuinte, ou a ausência de faturas ou registos contabilísticos, é considerada uma violação grave das regras de contabilização de receitas e despesas e de itens tributáveis. Tal infração fiscal acarreta uma multa de 5.000 rublos. Mas apenas com a condição de que a “escassez” destes documentos fosse descoberta apenas para um período fiscal. Caso contrário, o contribuinte enfrentará uma multa de pelo menos 15.000 rublos. Se a falta de documentos levar a uma subestimação da base tributária, o contribuinte enfrentará uma multa de 10% do valor do imposto não pago, mas não inferior a 15.000 rublos. A segurança dos documentos não é ignorada no direito penal. Com base no n.º 1 do artigo 325.º do Código Penal da Federação Russa, o roubo, destruição, dano ou ocultação de documentos oficiais por interesse pessoal pode ser punido com pena de prisão até um ano. Mas, é claro, as agências de aplicação da lei terão de provar esse interesse. E, finalmente, o modo como a empresa cumpre a legislação arquivística pode ser verificado pelos arquivistas. De acordo com o artigo 13.20 do Código da Federação Russa sobre Ofensas Administrativas, a violação das regras para armazenamento, aquisição, registro ou uso de documentos de arquivo ameaça os funcionários com uma advertência ou multa no valor de 300 a 500 rublos.

Como é distribuída a responsabilidade pelo armazenamento de documentos?

O chefe da empresa e o contador-chefe são responsáveis ​​​​pelo armazenamento dos documentos. Além disso, com base na Lei de Contabilidade, o diretor é responsável pela organização do armazenamento, nomeadamente pela disponibilidade de instalações especiais, armários com fechadura e cofres. E o contador-chefe garante a segurança dos documentos e sua transferência para o arquivo. Para o efeito, pode nomear responsáveis ​​(cláusulas 6.6 e 6.2 do Regulamento). Por exemplo, com o tempo, as informações refletidas no papel podem ser perdidas (desbotadas). Nesse caso, é preciso ter o cuidado de fazer cópias desses documentos e certificá-los com o selo da empresa. Esta recomendação decorre da carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 3 de abril de 2007 nº 03-03-06/1/209.

O que fazer com os documentos cujo período de armazenamento expirou?