Mennyi ideig kell megőrizni az elsődleges számviteli dokumentációt? A számviteli bizonylatok tárolási ideje

Ezt a kérdést kivétel nélkül minden vállalkozó felteszi, aki nemrégiben nyitott vállalkozást, és nem értette a rendszer bonyolultságát. Tehát mennyi ideig kell megőrizni az LLC-dokumentumokat, egy évig, kettőig vagy még tovább? Ezt a kérdést részletesen megértheti, ha pontról pontra elolvassa a 125-FZ számú szövetségi törvényt „Az archiválásról az Orosz Föderációban”.

A számviteli bizonylatok tárolási ideje változó. Mit mondhatunk az összes alpont kombinálásával? A számviteli dokumentumokat legalább addig meg kell őrizni az LLC-ben, amíg fennáll annak a lehetősége, hogy az adóellenőrzés megköveteli. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 89. cikke szerint az ellenőrzés az ellenőrzés lefolytatására vonatkozó döntést megelőző három évnél nem hosszabb időszakra vonatkozik. Vagyis pontosan három évig tároljuk, aztán kezdődik a móka.

Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 23. cikke, az 1. pont 8. albekezdése egyértelműen tájékoztat bennünket arról, hogy az adófizetők kötelesek megőrizni az adók elhatárolását igazoló dokumentumokat legfeljebb négy évig. Ennyi, uraim. Nem három, hanem négy éve gondosan tároljuk a számviteli dokumentációt, és ügyelünk arra, hogy egyetlen papír se vesszen el.

Milyen konkrét dokumentumokat részesítünk előnyben és őrizzük meg a szemünk fényét?

• adószámviteli adatok;
• jövedelmet igazoló dokumentumok;
• a költségeket igazoló dokumentumok;
• adólevonás igazolása;

A könyvelés az elsődleges dokumentáció tárolásának szabályait is megerősíti. A „Számvitelről” szóló 129-FZ számú rendelet szerint a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szabályaiban meghatározottak szerint kell tárolni. De nem kevesebb, mint öt évvel azután, hogy utoljára összeállították számukra a pénzügyi kimutatásokat.

Mi történik? Az pedig tény, hogy az iratokat szigorúan arra az időtartamra köteles tárolni, ameddig az adószolgálat ellenőrzésre kérheti. Ez három év. Ha az ellenőrzés eredményeként nem állnak rendelkezésére öt éves okmányok, akkor a dokumentumok nem megfelelő tárolása és semmi több pénzbírságot kaphat.

De nem minden ilyen egyszerű és átlátható a számviteli és adódzsungelben. Vannak olyan dokumentumok, amelyeket sokkal hosszabb ideig kell tárolni, mint az imént tárgyalt időszakok. Mik ezek a dokumentumok?

1. Az ingatlanszerzés elsődleges iratai. Ezeket a dokumentumokat addig tároljuk, amíg szükséges. Mire való. Először is az értékcsökkenés. Másodszor, amikor ingatlant értékesít, valahol vissza kell igazolnia annak kezdeti értékét7, és ne feledkezzen meg az ingatlanadóról.
2. Befektetett eszközök. A veszteséges társaságok esetében az adótörvénykönyv 283. cikke előír egy szabályt a tárgyidőszaki adóalap csökkentésére az előző adóidőszak veszteségei miatt. Természetesen a dokumentációnak ezt meg kell erősítenie. A veszteség tíz egymást követő évre vehető figyelembe, ami azt jelenti, hogy a dokumentumoknak megfelelő sorrendben kell lenniük (283. cikk (4) bekezdés). Az adóellenőrnek jogában áll bekérni a pénzügyi eredményt igazoló elsődleges dokumentumokat a benyújtott nyilatkozatban szereplő veszteségekre vonatkozó adatok megerősítésére.
3. Az egységes mezőgazdasági adóval dolgozó vidéki vállalkozásoknál a veszteségekről szóló dokumentumokat is meg kell őrizni a leírásuk teljes időtartama alatt. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.6. cikkének (5) bekezdése.
4. Az úgynevezett „egyszerűsített” rendszerben dolgozók számára egységes szociális adó. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.18. cikkének (7) bekezdése.
5. A rossz kintlévőségek leírásához az adószolgáltatást igazoló elsődleges dokumentumokra is szükség van. Az igazoló dokumentumok megsemmisítése megfosztja a céget attól a jogától, hogy a behajthatatlan követelést költségként ismerje el, mivel semmi sem igazolja az összeget.
6. Nem fogunk túl sokat foglalkozni a részvénytársaságokkal, hiszen továbbra is felmerült a kérdés, hogy meddig kell tárolni egy LLC, és nem egy OJSC dokumentumait. Tehát röviden fogalmazva, meg kell őriznie az adóbevalláshoz szükséges dokumentumokat egy OJSC-ben - az éves pénzügyi kimutatásokat, valamint az alapszabályt, amíg a vállalat létezik. Ha egy cég felszámolás alá kerül, a dokumentumokat az állami levéltárba küldik. Ehhez az eljáráshoz előzetesen az archívummal kötött megállapodás szükséges. Ha nincs ilyen megállapodás, akkor csak a cég személyzetére vonatkozó dokumentum kerül be az archívumba. Hogy a fennmaradó iratokat hol tárolják, azt a felszámolóbizottság elnökének, esetleg a csődgondnoknak kell eldöntenie.
7. A társaság köteles éves adóbevallást legalább 10 évig megőrizni. negyedévente - öt év, ez évesek jelenlétében történik.
8. Ha nincsenek negyedéves jelentések, a havi jelentéseket is legalább öt évig tárolják.
9. A beszerzési és eladási könyveket és számlákat az utolsó naplóbejegyzéstől számított öt évig meg kell őrizni. A „Számviteli naplók vezetésének szabályai” 15.27. A Szabványos Vezetési Dokumentumok Listában van egy számlákra vonatkozó tétel, amely szerint ugyanezeket a számlákat öt évig kell megőrizni.

Az adóhatóságnak az ellenőrzés során ismét az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokat kell követnie. De a Lista nincs benne.

Következzünk: Mennyi ideig kell megőrizni az LLC dokumentumokat? Kiderül, hogy nem kevesebb, mint öt év, és az állóeszközök tekintetében általában a társaság teljes fennállása alatt. A dokumentumok tárolási idejét a keletkezés évét követő január elsejétől kell számítani.

Hogyan tároljunk papíralapú dokumentumokat?

A vállalkozás számviteli politikájában meg kell határozni, hogyan és hol kell a dokumentációt tárolni, valamint ki kell jelölni egy, a tétel végrehajtásáért felelős személyt, vagy akár a legképzettebb munkavállalókból álló bizottságot.

A dokumentációt egyébként nem szükséges az irodában tárolni. A törvény nem tiltja más tárolási helyek, például szakosodott archiváló cégek választását. Ám a részvénytársaságot a törvény kötelezi arra, hogy a dokumentumokat, például az éves beszámolókat és az alapszabályt pontosan ott tárolja, ahol a székhelye található. A dokumentumok elektronikus formában történő tárolását egyébként a törvény megengedi azzal a kis megkötéssel, hogy a dokumentumok szükségszerűen tartalmazzák a dokumentum elkészítéséért felelős személy elektronikus aláírását. A dokumentáció elektronikus formában történő tárolására a cég vállalati információs rendszert hoz létre. Hitelesítési központ szolgálja ki, amely biztosítja az elektronikus aláírások használatát az elektronikus dokumentumokban.

A hosszú ideig tárolt dokumentumok idővel romlanak és elhalványulnak. A tartalom olvashatóságának biztosítása érdekében a tárolásért felelős személyeknek gondoskodniuk kell, és időben másolatot kell készíteniük.

Vállalkozás felszámolása esetén a hosszú távú megőrzésre kötelezett iratok a levéltárba kerülnek. A társaság átszervezése esetén a dokumentumok átkerülnek a jogutód szervezethez. Egy új cég kiválásakor megkapja az új struktúrába átkerült munkavállalók személyi iratait és az új cég tevékenységi körére vonatkozó dokumentumokat.

Iratok megsemmisítése. Egy dokumentum megsemmisítéséhez először egy okiratot kell készíteni, amelyet a cég vezetője ír alá, és csak ezután lehet közvetlenül az iratok megsemmisítését végezni. Ráadásul az aktusban nem szükséges gondosan átírni a megsemmisítésre kerülő papírokat. Elég átírni a homogén csoportok nevét. Azt, hogy mit tekintünk homogén csoportoknak, egymástól függetlenül kell átgondolni. Például a számlák homogén bizonylatoknak tekinthetők és így tovább.

Hogyan kell megfelelően megsemmisíteni a dokumentumokat?

Csak égesse el? A válasz helytelen. Ebben az esetben gondjai lehetnek a környezetvédelmi szolgáltatásokkal.
Hasznosítsam újra papírhulladékként? A lehetőség jó, de nincs garancia arra, hogy a dokumentumok nem kerülnek egy versengő céghez, ami nem jó. Ennek elkerülése érdekében a dokumentumokat tartalmazó mappákat számlával kell leadni selejtezésre. Ezen túlmenően a dokumentumok eltávolítását a dokumentumok tárolásáért felelős vállalati alkalmazott felügyelete mellett kell elvégezni.

Egyszerűen kidobni sem lehet, mert a törvény szerint a munkáltató köteles a munkavállalók személyes adatait titokban tartani.

Mi maradt? A legjobb megoldás egy speciális papíraprítógép használata. Általában Ön dönti el, hogyan szabadul meg a felesleges papíroktól.

Annak elkerülése érdekében, hogy a dokumentumarchívumot idő előtt könnyítsen, hozzáteszem, hogy az adózási időszakra vonatkozó számviteli nyilvántartások vagy számlák hiánya súlyos jogsértésnek minősül, és ötezer rubel pénzbírsággal sújtható.

És ez akkor van, ha egy adózási időszakra hiányoznak a dokumentumok. Súlyosabb esetekben a bírság már nem 5000, hanem 15 000 rubel lesz.

Ha az adóalapot alábecsülik a jövedelmet igazoló dokumentumok elvesztésével, az adózó a meg nem fizetett adó összegének 10 százalékának megfelelő bírságot fizet, de nem kevesebb, mint ugyanaz a 15 000 rubel.
A büntetőjogban egyébként a számviteli bizonylatok biztonságának biztosítására is vannak kitételek. Ha bebizonyosodik, hogy az iratok személyes okokból sérültek, az érintett személyt legalább egy év börtönbüntetésre ítélhetik. Ha részletesebben szeretne megismerkedni ezzel a bekezdéssel, olvassa el az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 352. cikkének (1) bekezdését.

Ne feledje továbbá, hogy a levéltári hatóságok képviselőinek jogukban áll ellenőrizni a levéltári dokumentáció megfelelő tárolását az Ön szervezetében. És itt az Orosz Föderáció kódexének a tárolási, elszámolási és beszerzési szabályok megsértéséről, valamint az archív dokumentumok felhasználásáról szóló 13.20. cikke szerint 300-500 rubel pénzbírsággal vagy közigazgatási bírsággal sújtható. büntetés.

A dokumentumok tárolására és különösen az archiválásra szolgáló helyek kialakításáért a társaság igazgatója a felelős, a főkönyvelő köteles ezeket a dokumentumokat szervezetten megőrizni és az irattárba helyesen átadni.

E.V. Fehér ember Az orosz Tax Courier magazin szakértője az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat szakembereinek részvételével
"Orosz adófutár" magazin, 2009. évi 6. szám

Bármely szervezet által végrehajtott összes üzleti tranzakciót igazoló dokumentumokkal kell dokumentálni. Ezek elsődleges számviteli bizonylatok, és a könyvelés alapjául szolgálnak. Ezt az 1996. november 21-i 129-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: 129-FZ törvény) 9. cikkének (1) bekezdése tartalmazza. Ezenkívül ugyanezeket a dokumentumokat az adók és illetékek kiszámításához és fizetéséhez használják. Gyakran a cég tevékenységének teljes időszakára vonatkozó dokumentumok archívuma olyan terjedelmes, hogy nincs hova új dokumentumokat elhelyezni. Ez azt jelenti, hogy ki kell találnia, hogy mennyi ideig kell tárolnia bizonyos dokumentumokat. Talán itt az ideje, hogy elpusztítsunk néhányat

Számviteli dokumentumok

Az elsődleges számviteli bizonylatok, a számviteli nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások általános tárolási időszakait a 129-FZ törvény 17. cikke határozza meg. Kimondja, hogy a szervezetnek ezeket a dokumentumokat legalább öt évig meg kell őriznie. Az egyes dokumentumtípusok tárolási időtartamának meghatározásához a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott, a szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakokat megjelölő szabványos kezelési dokumentumok jegyzékét kell követni (a továbbiakban: a Lista). A leggyakoribb dokumentumtípusokkal kapcsolatos információkat az alábbi táblázat tartalmazza.

Figyelem: a Listában megállapított határidőket nem a dokumentum elkészítésének időpontjától, hanem a következő év január 1-jétől kell számolni. Ez a Rosarkhiv által 2000. október 6-án jóváhagyott Lista használati utasításának (a továbbiakban: Útmutató) 2.9. Például a 2008-ban befejezett ügyek tárolási idejének számítása 2009. január 1-jén kezdődik.

Ezen túlmenően a szervezet – tevékenységének sajátosságait figyelembe véve – jogosult a dokumentumok tárolásának időtartamát a Listában megállapított időtartamhoz képest megnövelni (az Útmutató 2.11. pontja). Az ilyen döntést a társaság vezetőjének rendelete határozza meg, vagy rögzíti a számviteli politikájában.

Adóbevallások és adószámítási dokumentumok

A lista 170. pontja határozza meg azokat az időszakokat, amelyek során a szervezet köteles adóbevallást vezetni. Így az éves bevallást legalább tíz évig, a negyedéves bevallást legalább öt évig, a havi bevallást pedig legalább egy évig meg kell őrizni. Ha nincs éves jelentés (például áfa), a negyedéves és havi adóbevallást legalább tíz évig meg kell őrizni. A negyedéves jelentéstétel hiányában a havi jelentést legalább öt évig meg kell őrizni.

Azon dokumentumok tárolási időtartama, amelyek alapján egy szervezet az adókat és illetékeket számítja, sehol nincs egyértelműen meghatározva. Csak az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése mondja ki, hogy az adóalanyok kötelesek gondoskodni az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges dokumentumok biztonságáról négy évig. Ezek a dokumentumok különösen tartalmazzák a számviteli és adószámviteli adatokat, valamint a bevételek, kiadások beérkezését, az adófizetést és a forráslevonást igazoló egyéb dokumentumokat.

Hasonló követelményt ír elő az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 24. cikke (3) bekezdésének 5. albekezdése az adóügynökökre vonatkozóan. Négy éven keresztül gondoskodniuk kell az adószámításhoz, forráslevonáshoz és -átutaláshoz szükséges dokumentumok biztonságáról.

Mikortól számítják ezt a négyéves időszakot? Az orosz pénzügyminisztérium úgy véli, hogy a meghatározott időszak azt a beszámolási (adózási) időszakot követően kezdődik, amelyben a dokumentumot utoljára használták fel adóbevallások elkészítésére, adók kiszámítására és fizetésére, valamint a bevételek és a felmerült kiadások megerősítésére (2005. október 18-i levél, sz. 03-03- 04/2/83).

jegyzet

Részvénytársaságok esetében - speciális szabályok

Az Oroszországi Értékpapír-piaci Szövetségi Bizottság 2003. július 16-i határozatával jóváhagyott, a részvénytársaságok dokumentumainak tárolási eljárásairól és időtartamairól szóló rendelet határozza meg azokat az időtartamokat, amelyek alatt a részvénytársaságoknak meg kell őrizniük dokumentumaikat. 03-33/ps. Így az éves beszámolót folyamatosan, azaz a szervezet teljes élettartamára kötelesek vezetni. Az állandó tárolási dokumentumok közé tartoznak még:

• a társaság létrehozására és átszervezésére vonatkozó dokumentumok;
• a társaság alapszabálya, annak módosításai és kiegészítései;
• a cég állami nyilvántartásba vételéről szóló igazolás;
• értékpapír-kibocsátással kapcsolatos döntések, értékpapír-kibocsátási tájékoztatók;
• a részvényesek közgyűlésének jegyzőkönyvei;
• az igazgatóság (felügyelő bizottság) üléseiről készült jegyzőkönyv;
• a társaság kapcsolt személyeinek listája;
• a társaság fióktelepeire és képviseleteire vonatkozó szabályzat;
• a társaság igazgatóságának (igazgatóságának) üléseinek jegyzőkönyvei, a társaság igazgatójának (vezérigazgatójának, elnökének) határozatai;
• szavazólapok;
• a társaság könyvvizsgáló bizottságának (könyvvizsgálójának) következtetései stb.

Tegyük fel, hogy egy részvénytársaságot felszámolnak. Ha megállapodást kötött az Orosz Levéltár intézményével, az állandó megőrzési időszakra és a személyi állományra vonatkozó dokumentumokat átadja az állami levéltárnak.

Ha az irattárral szerződéses jogviszony nem áll fenn, az állami levéltár csak a cég alkalmazottainak személyi állományára vonatkozó dokumentumokat köteles megőrzésre átvenni. Az egyéb iratok tárolási helyét a felszámolási bizottság elnöke vagy a csődgondnok határozza meg.

Ha egy részvénytársaság átszervezés eredményeként megszűnik működése, dokumentumainak eredeti példányai csak az újonnan létrehozott társaságok egyikébe adhatók át (általában a legmagasabb nettó eszközértékű társaságnak)

Az adóalapot és az adó összegét az adóidőszak végén határozzák meg (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 55. cikkének 1. szakasza). A legtöbb adó esetében ez az időszak a naptári év. Kivételt képez az áfa, amelynek adózási időszaka negyedév. Így az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges dokumentumok tárolási idejét az adózási időszak végét követő naptól kell számolni.

1. példa

A Giatsint LLC-t 2004 áprilisában jegyezték be. A szervezet általános adózási rendszert alkalmaz.

A négyéves időszak, amely alatt a Giatsint LLC-nek meg kell őriznie a 2004. évi jövedelemadó, egységes szociális adó és társasági adó számításaival kapcsolatos dokumentumokat, a 2005. január 1. és 2008. december 31. közötti időszak. Ennek megfelelően a szervezet köteles 2009. december 31-ig megőrizni az ezen adók 2005. évi kiszámításához használt dokumentumokat.

A munkaszámlatükröt, az egyéb számviteli politika dokumentumait, valamint a számítógépes adatfeldolgozó programokat legalább öt évig meg kell őrizni attól az évtől számítva, amikor utoljára felhasználták a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez (a 129. sz. törvény 17. cikkének 2. szakasza). -F Z)

2008-ig az áfa-adó időszakát naptári hónapként, az adózók bizonyos kategóriái esetében pedig negyedévként határozták meg (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 163. cikke).

Az adóalanyok kötelesek benyújtani az adóhatóságnak és tisztviselőiknek az adók kiszámításához és megfizetéséhez szükséges dokumentumokat (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 6. alpontja, 1. pont, 23. cikk).

Az adóügynökök kötelesek benyújtani a regisztráció helyén működő adóhatósághoz az adók kiszámításának, visszatartásának és átutalásának helyességének ellenőrzéséhez szükséges dokumentumokat (az Orosz Föderáció adótörvényének 4. alpontja, 3. szakasz, 24. cikk).

A 2001 végén (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 25. fejezetének hatálybalépése előtt) azonosított veszteség olyan összegben vihető át a jövőre, amely nem haladja meg a 2001. július 1-jén nyilvántartott veszteség összegét ( a 2001. augusztus 6-i 110-FZ szövetségi törvény 10. cikkének 4. szakasza)

Ugyanakkor a helyszíni adóellenőrzés részeként három naptári évet meg nem haladó időszak, amely az ellenőrzés lefolytatásáról szóló döntés meghozatalának évét megelőzően (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 89. cikkének 4. szakasza) ellenőrizhető. Például a 2008. december 31-re tervezett adóellenőrzés a 2005-2007-es évekre terjedhet ki, és 2009-ben legfeljebb hat hónapig tarthat. Ez azt jelenti, hogy a szervezet a teljes ellenőrzési időszak alatt köteles megőrizni az ellenőrzött időszakra vonatkozó adószámításokkal kapcsolatos dokumentumokat. De a 129-FZ törvény értelmében már köteles ezt megtenni. Végül is az adók kiszámításának alapja általában ugyanazok az elsődleges számviteli dokumentumok, amelyeket a számviteli tranzakciók tükrözésére használnak. Az ilyen dokumentumok minimális tárolási ideje öt év (a 129-FZ törvény 17. cikkének 1. cikkelye). Kiderül, hogy a számvitelre vonatkozó jogszabályok szerint a tárgyévben a szervezet köteles tárolni az adószámítással kapcsolatos dokumentumokat, illetve azokra az időszakokra, amelyeket az adóhatóság már nem tud ellenőrizni.

A vásárlási könyvek és az eladási könyvek tárolási ideje külön elő van írva. Az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-án kelt 914. számú rendeletével jóváhagyott, a beérkezett és kiállított számlák, vásárlási könyvek és értékesítési könyvek naplózására vonatkozó szabályok 15. és 27. bekezdése állapítja meg a hozzáadottérték-adó kiszámításakor. Minimális időtartama a meghatározott dokumentumokba történő utolsó bejegyzés időpontjától számított öt teljes év.

Megjegyezzük továbbá, hogy a Lista 150. pontja szerint a szervezetnek legalább öt évig meg kell őriznie a kiállított és átvett számlákat. Ha azonban egy adó- vagy egyéb ellenőrzés során nézeteltérés merül fel az ellenőrökkel, akkor a számlákat meg kell őrizni, amíg az ellenőrzés eredménye alapján végleges döntést nem hoznak.

Bár a számlákat legalább öt évig meg kell őrizni, a szervezetnek nem kell az adóhatóság kérésére benyújtania azokat a számlákat, amelyek négyéves megőrzési ideje már lejárt. Például, miután 2009-ben felkérést kapott az adófelügyelőségtől a 2004. évi számla benyújtására, előfordulhat, hogy az adózó (adóügynök) nem tesz eleget annak.

2. példa

Használjuk az 1. példa feltételét. Tegyük fel, hogy 2008 előtt a Giatsint LLC ÁFA adózási időszaka egy naptári hónap volt.

A szervezetnek a 2004. áprilisi beszerzési és értékesítési könyveket 2009. április 30-ig kell megőriznie (feltéve, hogy azokban az utolsó bejegyzések 2004. áprilisában történtek).

A kibocsátott és átvett számlák ötéves tárolási idejét az elkészítés évét követő év január 1-jétől - 2005. január 1-től - számítják. Azaz a Giatsint LLC köteles a 2004. áprilisi keltezésű számlákat 2009. december 31-ig tárolni.

Mivel 2004-2007-ben egy cégnél az áfa adózási időszaka egy naptári hónap volt, ezért az áfa kiszámításához szükséges egyéb bizonylatok négyéves tárolási időszaka minden hónapra vonatkozik. A szervezetek által a 2004. áprilisi áfa kiszámításához használt dokumentumok kötelező minimális tárolási ideje 2004. május 1. és 2008. április 30. között van.

A 2008. első negyedévi áfa-számítással kapcsolatos dokumentumok négyéves tárolási ideje 2008. április 1-jén kezdődik és 2012. március 31-én ér véget. A társaságnak a 2008. első negyedévi beszerzési és értékesítési könyveit 2013. március 31-ig kell megőriznie (amennyiben azokon az utolsó bejegyzések 2008. márciusban történtek), az erre vonatkozó számlákat pedig 2013. december 31-ig.

Tehát az elsődleges számviteli bizonylatokat legalább öt évig meg kell őrizni. Bizonyos helyzetekben azonban az igazoló dokumentumokat sokkal hosszabb ideig meg kell őrizni.

1. helyzet. A szervezet a veszteségeket a jövőre hárítja

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 283. cikkének megfelelően a nyereségadó-fizető társaságnak jogában áll csökkenteni az aktuális adózási időszak adóalapját az előző adózási időszakokban elszenvedett veszteség összegével. A veszteség a beérkezésétől számított tíz éven belül átvihető a jövőre (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 283. cikkének 2. szakasza).

A veszteség áthárításának teljes időtartama alatt a szervezetnek meg kell őriznie a felmerült veszteség összegét igazoló dokumentumokat. Ezt az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 283. cikkének (4) bekezdése mondja ki. Az orosz Pénzügyminisztérium 2007.03.04.-i levelében kifejtette, hogy a veszteségek leírása csak az elért pénzügyi eredményt igazoló elsődleges dokumentumok bemutatása esetén lehetséges.

Hasonló követelményeket támasztanak az egységes agráradót fizetők és az egyszerűsített adózási rendszert alkalmazó szervezetek számára. A veszteség jövőre történő átvitelekor kötelesek megőrizni az elszenvedett veszteség összegét és az adóalap csökkentésének összegét igazoló dokumentumokat is minden adóidőszakban. Ezt az adótörvénykönyv 346.6. cikkének (5) bekezdése, illetve 346.18. cikkének (7) bekezdése tartalmazza.

3. példa

Az Azalia LLC nyereségadó-fizető. 2003 végén a szervezet veszteséget könyvelt el adóelszámolásában. Ennek összegét 2006-2008 folyamán részletekben utalták át a jövőre.

Az adójogszabályok előírásai szerint a szervezet a 2003. évi jövedelemadó kiszámításához szükséges elsődleges számviteli bizonylatokat négy évig - 2007. december 31-ig - köteles volt megőrizni. Mivel a 2006-2008-as adóalapokat a 2003-as veszteséggel csökkentették, a társaság továbbra is tárolja ezeket az iratokat. Ezeket 2008 végétől (az utolsó évtől, amelyre az adóalapot a korábbi évek veszteségével csökkentették) – 2012. december 31-ig – még négy évig fenn kell tartania.

2. helyzet. Korábbi évek veszteségeit azonosították, vagy behajthatatlan követeléseket írtak le

Az adóalany által az aktuális beszámolási vagy adózási időszakban azonosított, korábbi adózási időszakokból származó veszteségek az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 265. cikke (2) bekezdésének 1. albekezdése alapján nem működési költségeknek minősülnek. Más szóval, az ilyen veszteségek csökkentik a jövedelemadó adóalapját abban az időszakban, amikor azonosították.

Ezen túlmenően a behajthatatlan követelések összegét is a nem működési költségekhez kell sorolni, és ha a szervezet tartalékot képez a kétes követelésekre, akkor a tartalékalapból nem fedezett behajthatatlan követelések összegét (2. alpont, 2. pont, 265. cikk). Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve).

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 252. cikkének (1) bekezdésében megállapított általános szabály szerint a jövedelemadó kiszámításakor csak a dokumentált kiadásokat lehet elismerni. Ez azt jelenti, hogy a tárgyévben azonosított korábbi évek veszteségeinek adózási célú figyelembevételéhez, vagy a rossz követelések leírásához a szervezetnek rendelkeznie kell a megfelelő igazoló dokumentumokkal. Ezen túlmenően köteles ezeket az iratokat legalább négy évig megőrizni annak az évnek a végét követően, amelyre vonatkozóan az adóalapot a meghatározott veszteség vagy a behajthatatlan követelés összegével csökkentették.

3. helyzet A szervezet tárgyi eszközökkel rendelkezik

Tegyük fel, hogy a cégnek van egy tárgyi eszköze, amelyet több mint tíz éve vásároltak. Úgy tűnik, hogy a beszerzési és üzembe helyezési dokumentumok tárolási ideje már lejárt.

Az ilyen dokumentumokat azonban az ingatlan teljes hasznos élettartama alatt meg kell őrizni. Végül is ebben az időszakban a szervezet az adó- és számviteli értékcsökkenést számítja ki. Az értékcsökkenési leírás elszámolásához a teljes értékcsökkenési időszak alatt rendelkeznie kell az objektum beszerzését és üzembe helyezését igazoló dokumentumokkal.

Ezen felül a cég ingatlanadót fizet a befektetett eszközök maradványértéke után. Következésképpen az adóra vonatkozó számítások igazolásához az említett dokumentumokra is szüksége van.

Tegyük fel, hogy egy szervezet amortizálható ingatlan eladása mellett dönt. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 268. cikke (1) bekezdésének 1. albekezdése szerint jogában áll az értékesítésből származó bevételt az ingatlan maradványértékével csökkenteni. De az objektum maradványértékét ismét meg kell erősíteni a vonatkozó dokumentumokkal.

Így még akkor is, ha egy amortizálható ingatlannal rendelkező szervezet nem tervezi annak értékesítését, célszerű megőrizni az ingatlan megszerzésére, használatbavételére és az értékcsökkenési leírás kiszámítására vonatkozó dokumentumokat a cég teljes élettartama alatt.

Egyéb ingatlan értékesítése esetén (az értékpapírok, saját termelésű termékek, vásárolt áruk kivételével) a szervezet csökkenti az ingatlan megszerzésének vagy létrehozásának árával kapott bevételét (2. alpont, 1. pont, cikk Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 268. cikke). Természetesen feltéve, ha dokumentálni tudja a feltüntetett árat. Ilyen dokumentumok hiányában a társaságnak nincs joga a jövedelemadó adóalapját ingatlanszerzési kiadásai összegével csökkenteni, mivel ezek a költségek nem felelnek meg az Adó 252. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek. Az Orosz Föderáció kódexe. Ezen dokumentumok tárolási ideje ebben az esetben nem számít. Hasonló álláspontot foglal el Oroszország Pénzügyminisztériumának 2005. szeptember 15-i 03-03-02/84 számú levele.

Dokumentumtárolás

A költségeket az adóalany indokolt és dokumentált kiadásaként ismerik el, az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 265. cikkében előírt esetekben pedig az általa elszenvedett veszteségeket (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 252. cikkének 1. szakasza)

Adózási szempontból az amortizálható ingatlan maradványértékét az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 257. cikkének (1) bekezdésében meghatározott szabályok szerint határozzák meg.

A részvénytársaság azon iratainak listáját, amelyeket a végrehajtó szerv helyén kell tárolnia, a december 26-i szövetségi törvény 89. cikkének (1) bekezdése határozza meg. 95 No. 208-FZ

A 2002. január 10-i 1-FZ „Az elektronikus digitális aláírásról” szóló szövetségi törvény 4. cikke határozza meg azokat a feltételeket, amelyek mellett az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus aláírás egyenértékű a papíron lévő dokumentumban lévő kézzel írott aláírással.

Azok a szervezetek, amelyek iratait nem kell állami vagy önkormányzati levéltárba átvenni, a levéltári hatóságokkal való megállapodás nélkül megsemmisítik a lejárt megőrzési idővel rendelkező dokumentumokat (Útmutató 3.9. pont).

A számviteli dokumentumok, számviteli nyilvántartások és pénzügyi kimutatások tárolásának megszervezése a szervezet vezetőjét terheli (a 129-FZ törvény 17. cikkének 3. szakasza)

Minden szervezet önállóan határozza meg, hogy hol tárolja a dokumentumokat. A legtöbb dokumentumot általában a cég irodájában helyezik el. Jelentős mennyiségű dokumentáció esetén célszerű külön helyet biztosítani az archívumnak, vagy akár külön helyiséget bérelni, ahová a jelenlegi munkában már nem használt feldolgozott dokumentumokat szállíthatjuk.

Egy másik lehetőség a dokumentumok tárolásra történő átadása egy erre szakosodott archiváló cégnek. Ha azonban a szervezet részvénytársaság, akkor figyelembe kell vennie a következő jellemzőt. Az 1995. december 26-án kelt 208-FZ szövetségi törvény 89. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy a részvénytársaságnak számos dokumentumot kell tárolnia a végrehajtó szervének helyén. Ilyen dokumentumok különösen a pénzügyi kimutatások, a számviteli dokumentumok, a társaság mérlegében szereplő tulajdonjogokat megerősítő dokumentumok.

Természetesen idővel bármely szervezet archívumának mennyisége növekszik, és új helyiségekre van szükség az elhelyezésükhöz. Talán kényelmesebb a dokumentumokat nem papíron, hanem elektronikus formában tárolni?

Ezt a lehetőséget közvetlenül biztosítják az elsődleges számviteli bizonylatok és a számviteli nyilvántartások (a 129-FZ törvény 7. cikkelyének 9. cikke és 1. cikkelyének 10. cikke). Ezenkívül az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 314. cikke kimondja, hogy az adószámviteli nyilvántartásokat papíron, elektronikusan vagy bármilyen gépi adathordozón vezetik. Ugyanakkor védeni kell őket a jogosulatlan javításoktól.

A 2008. július 24-i 03-02-07/1-314 számon kelt levelében az orosz pénzügyminisztérium kifejtette, hogy az elsődleges bizonylatok, számviteli és adószámviteli bizonylatok elektronikus formában történő tárolása megengedett, hacsak jogszabály másként nem rendelkezik. az Orosz Föderáció törvényei, és feltéve, hogy az elektronikus dokumentumokat elektronikus digitális aláírással (EDS) hitelesítik.

A szervezetek archívumainak munkájára vonatkozó alapvető szabályokat a Rosarkhiv igazgatótanácsa 2002. 02. 06-án kelt határozatával (a továbbiakban: Alapszabályok) hagyta jóvá. Az Alapszabály 2.3.1. pontja rögzíti, hogy az iratok értékének évenkénti vizsgálatát, azaz tárolási idejük meghatározását, valamint a tartós tárolás és megsemmisítés céljára szolgáló dokumentumokat kell kiválasztani.

A dokumentumok megsemmisítése és megsemmisítése

A szervezetnek joga van önállóan megsemmisíteni azokat a dokumentumokat, amelyek tárolási ideje lejárt (kézi vagy iratmegsemmisítővel széttépni, kidobni, elégetni), vagy másodnyersanyagok feldolgozásával foglalkozó szakcégbe selejtezésre átadni. A megsemmisítésre vagy selejtezésre kötelezett dokumentumok listáját a szervezet vezetője hagyja jóvá. Kiadható vezetői végzés vagy utasítás, vagy a társaság által önállóan kidolgozott aktus formájában. Az alábbiakban egy ilyen cselekmény példáját mutatjuk be.

Rajz. Minta aktus a megsemmisítésre szánt dokumentumok kiválasztásáról

Ezen túlmenően a szervezet mintadokumentumot használhat a nem tárolható dokumentumok megsemmisítésére történő kiosztásáról. Formáját az Alapszabályok 4. számú melléklete hagyja jóvá.

A megsemmisítendő iratok jegyzékének összeállításakor nem szükséges minden irat adatait feltüntetni. Ez az Alapszabályok 2.4.5. pontjában foglaltakból következik. Kimondja, hogy a hasonló ügyeket (dokumentumokat) a törvény egy általános címszó alatt tartalmazza, amely jelzi az ebbe a csoportba sorolt ​​ügyek számát (például 2000. évi előzetes jelentések).

A dokumentumok újrahasznosításra történő átadása számlával történik, amelyen feltüntetésre kerül az átadás dátuma, az átadott dokumentumok száma (mappák, dobozok stb.) és a papírhulladék súlya. A be- és ártalmatlanítás céljából történő kiszállítás a szervezetben a dokumentumok biztonságáért felelős alkalmazott felügyelete mellett történik (Alapszabályok 2.4.7 pontja).

Ha egy vállalkozás saját maga semmisíti meg az iratokat, akkor ezt a tényt külön iratmegsemmisítési aktussal formalizálja. Mivel nincs egységes nyomtatvány, azt is bármilyen formában elkészítik. Vegyük észre, hogy az iratok megsemmisítése a tárolási idő lejárta után a szervezet joga és nem kötelessége (lásd az Oroszországi Pénzügyminisztérium 2005. október 18-i levelét, 03-03-04/2/ sz. 83). Vagyis a cég továbbra is tárolhatja a dokumentumokat a kötelező megőrzési idő lejárta után is.

Felelősség a dokumentumok elvesztéséért

Adó. A bevételek és ráfordítások, valamint az adóköteles tételek elszámolására vonatkozó szabályok durva megsértésének minősül, ha az adózó nem rendelkezik elsődleges bizonylatokkal, számlákkal, számviteli nyilvántartásokkal. Az ilyen jogsértésért az adótörvénykönyv 120. cikke bírság formájában írja elő a felelősséget, amelynek összege:

5000 rubel - ha egy adózási időszakra nincsenek dokumentumok;

15 000 dörzsölje. — egynél több adózási időszakra vonatkozó dokumentumok hiányában;

A meg nem fizetett adó 10% -a, de legalább 15 000 rubel, ha az adóalapot dokumentumok hiánya miatt alulbecsülték.

Ezen túlmenően, ha az adózó (díjfizető, adóügynök) az adófelügyelőség kérésére nem ad dokumentumokat vagy egyéb információkat, 50 rubel bírságot kell beszedni tőle. minden be nem nyújtott dokumentumra (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 126. cikkének 1. pontja).

Közigazgatási. A levéltári dokumentumok tárolására, megszerzésére, rögzítésére vagy felhasználására vonatkozó szabályok megsértése a tisztviselőkre figyelmeztetést vagy 300-500 rubel összegű közigazgatási bírságot von maga után. Ezt az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke tartalmazza. A számviteli dokumentumok tárolási eljárásának és feltételeinek megsértése miatt a tisztviselők 2000-3000 rubel közigazgatási bírságot szabhatnak ki. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 15.11. cikke).

Bűnügyi. A hivatalos iratok zsoldos vagy egyéb személyes érdekből elkövetett ellopása, megsemmisítése, megrongálása vagy elrejtése 200 000 rubelig terjedő pénzbírsággal büntetendő. vagy az elítélt legfeljebb 18 hónapig terjedő munkabére vagy egyéb jövedelme, vagy két évig terjedő javítóintézeti munka, vagy négy hónapig terjedő letartóztatás, vagy szabadságvesztés összegében. legfeljebb egy évig (Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve 325. cikkének 1. szakasza)

Talán egyetlen nap sem telik el egy szervezetben dokumentumok elkészítése nélkül. Levelek, szerződések, megrendelések, beszámolók – ez az a dokumentáció, amelyet minden szervezet beszerez. Minden dokumentumot meg kell őriznem? Ha kell, hol és meddig?

Három csoport

A szervezet tevékenysége során keletkezett dokumentumok tárolására vonatkozó összes szabály három nagy csoportra osztható. Az első az adójogszabályok által megállapított szabályokat tartalmazza. Ennek megfelelően az adók és illetékek kiszámításához és megfizetéséhez szükséges dokumentumokra vonatkoznak. A második csoportba a személyi dokumentumok tartoznak. A harmadikban pedig a számviteli dokumentumok és az üzleti tevékenységekre vonatkozó dokumentumok. Nézzük meg mindegyiket sorban.

Adódokumentumok

Az adódokumentumok tárolásának általános szabályát az adótörvénykönyv 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése határozza meg. Kimondja, hogy az adózónak négy évig meg kell őriznie a számviteli nyilvántartásokat és az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges egyéb dokumentumokat. Ugyanez a határidő vonatkozik az adófizetést igazoló dokumentumokra is. Az adótörvény azonban nem tartalmaz külön eljárást ennek a négyéves időszaknak a kiszámítására. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum elkészítését követő naptól négy évet kell számolni. És lejárnak a megfelelő napon és hónapban, ami 4 év múlva következik be (Az Orosz Föderáció adótörvényének 6.1. cikke).

A négy éves eltarthatóság alól két kivétel van. Az első az adókedvezményeket igénybe vevő adózókra vonatkozik. Az ellátásra való jogosultságot igazoló dokumentumokat az ellátás igénybevételének teljes időtartama alatt meg kell őrizniük. Végtére is, az asztali ellenőrzés során az ellenőrzésnek joga van ilyen dokumentumokat kérni (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 88. cikkének 6. szakasza). De még a juttatás lejárta után sem kell rohanni a dokumentumok megsemmisítésére. Végül is van egy helyszíni ellenőrzés is, amelyet az előző három év során lehet elvégezni (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 89. cikkének 4. szakasza).

Ebből következik a következtetés: az ellátásra való jogosultságról szóló dokumentumokat annak az időszaknak a végét követően három évig meg kell őrizni, amelyben a szervezet az ellátást megszüntette.

A második kivétel az értékcsökkenthető ingatlanokra vonatkozik. Mivel a ráfordításokat egy bizonyos időszak alatt írják le, a szervezetnek ez alatt az idő alatt meg kell őriznie az ilyen ingatlan eredeti költségét, valamint a felhalmozott és a költségekben szereplő értékcsökkenést igazoló dokumentumokat. És természetesen ne feledkezzünk meg a helyszíni szemle lehetőségéről sem.

Ennek mélységét figyelembe véve arra a következtetésre jutunk, hogy az amortizálható ingatlanokra vonatkozó dokumentumokat legkorábban az amortizáció leállításának időszakát követő három éven belül lehet megsemmisíteni.

Az adóbizonylatok tárolási határidejének megszegése a pótadók és bírságok mellett pénzbírságot is vonhat maga után. Így az Adótörvénykönyv 120. cikke szerint az elsődleges bizonylatok, számlák, számviteli nyilvántartások hiánya a bevételek és kiadások, valamint az adóköteles tételek elszámolására vonatkozó szabályok durva megsértését jelenti. Ez pedig 5000 rubel bírságot von maga után. legfeljebb 15 000 rubel. Ha ez a jogsértés az adóalap alulbecsléséhez vezetett, akkor a bírság a meg nem fizetett adó összegének 10% -a, de nem kevesebb, mint 15 000 rubel.

Személyi dokumentumok

Térjünk át a személyi dokumentumokra. Itt a tárolási időket a levéltári jogszabályok határozzák meg. Ez különösen a szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos irányítási dokumentumok listája, amely feltünteti a tárolási időszakokat (a Rosarkhiv által 2000.06.10-én jóváhagyva). Az ebben a listában található információk összegzése lehetővé teszi számunkra, hogy a következő tárolási szabályokat levonjuk a személyzeti dokumentumokra vonatkozóan.
Azokat a dokumentumokat, amelyekre a törvény a kifizetések vagy juttatások nyújtására vonatkozik, legalább 75 évig megőrzik. Pontosan ez az időtartam a személyi kártyákra, személyi aktákra, munkaszerződésekre, veszélyes munkakörülmények között dolgozók listáira stb. Talán az egyetlen kivétel itt a fel nem vett munkakönyv, amelyet „csak” 50 évig kell megőrizni. .

Más dokumentumok esetében a határidők sokkal rövidebbek. Így a felelősségre vonatkozó megállapodásokat 5 évig tartják fenn. A munkavállalói munkavédelmi oktatásról, a rövidített munkaidőt megállapító utasításokról és az áthelyezésekről szóló információkat ugyanannyi ideig meg kell őrizni. Ezenkívül ötéves időszakot állapítanak meg az üzleti utakra vonatkozó megrendelésekre és a kitüntetésekre.

A munkaidő-nyilvántartásról és a munkafegyelemről szóló dokumentumok még ennél is rövidebb ideig tárolhatók: 3 évig. A munkaidő-nyilvántartásnál pedig 1 évre csökkent a határidő. Emellett egész évben tárolják a szabadság ütemezését és az olyan alkalmazottak dokumentumait, akiktől megtagadták a foglalkoztatást.
Felhívjuk figyelmét, hogy az Adótörvénykönyvtől eltérően a Lista előírja, hogy a dokumentumok tárolási idejét a feldolgozás évét követő év január 1-jétől számítják (2.9. pont).

A személyi okmányok tárolására vonatkozó követelmények be nem tartása esetén a szervezet pénzbírsággal sújtható. 13.20. § (300-500 rubel a dokumentumok tárolására vonatkozó követelmények be nem tartása esetén), valamint negatív következmények az Állami Munkaügyi Felügyelőség, a Nyugdíjpénztár által végzett ellenőrzések vagy bírósági határozat formájában a munkavállaló munkahelyi visszahelyezésére. Tehát ne rohanjon megszabadulni személyi okmányaitól!

Számviteli és üzleti dokumentumok

Elméletileg a számviteli bizonylatok tárolási idejét a számviteli törvényben kell meghatározni. Ez a törvény azonban, bár egy teljes cikket tartalmaz a dokumentumok tárolására vonatkozóan (17. cikk), nagyon csekély információt nyújt erről a kérdésről. Így a törvény előírja az elsődleges számviteli bizonylatok, számviteli nyilvántartások és pénzügyi kimutatások legalább öt évig történő megőrzését. Ugyanakkor kifejezetten elő van írva, hogy a munkaszámlatükör és a számviteli politika egyéb dokumentumai esetében ezt az időszakot az azt követő évtől kell számítani, amelyben ezeket a dokumentumokat az utolsó pénzügyi kimutatások elkészítéséhez felhasználták. idő.

A többit illetően a számviteli törvény a levéltári jogszabályokra utalja a szervezeteket. Pontosabban a már említett, a szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakokat megjelölő szabványos vezetési dokumentumok jegyzékéhez. Szinte minden lehetséges dokumentum tárolási idejét biztosítja, amely egy szervezet tevékenysége során keletkezhet. Ráadásul a számviteli bizonylatok tekintetében a listán szereplő összes futamidő pontosan öt év. Ennyi ideig kell tárolni a számviteli beszámolókat (éves és negyedéves is), mindenféle vállalkozási szerződést, elsődleges és pénztárbizonylatot, átvételi igazolást, stb. Ebben az esetben ezek a határidők a következő év január 1-jétől számítanak. a dokumentum felhasználásának megszűnésének éve (2.9. pont A Lista használati útmutatója).

A számviteli bizonylatok tárolásának másik jellemzője, hogy a jogszabályok egyértelműen rögzítik, hol és hogyan kell az ilyen bizonylatokat tárolni. A papírokhoz való hozzáférésre vonatkozó felelős személyeket és eljárásokat is meghatározzák.
Így a Számviteli bizonylatokról és dokumentumáramlásról szóló szabályzat (a Szovjetunió Pénzügyminisztériuma által 1983. július 29-én jóváhagyott 105. sz.) 6.2. pontja szerint az elsődleges bizonylatok, számviteli nyilvántartások, számviteli jelentések és mérlegek akár a szervezet archívumában vagy a számviteli osztályon speciális helyiségekben vagy zárt szekrényekben . A szigorú bejelentési nyomtatványokat pedig széfekben, fémszekrényekben vagy speciális helyiségekben kell tárolni a biztonságuk érdekében.

A főkönyvelő felelős a dokumentumok biztonságáért. Ő jogosult döntést hozni az ilyen dokumentumok kiadásáról a vállalkozás strukturális részlegeinek alkalmazottai számára.

Ami a számviteli bizonylatok tárolására vonatkozó szabályok be nem tartása miatti felelősséget illeti, az adminisztratív és adójogi jellegű lehet. Végül is, amint fentebb említettük, az elsődleges dokumentumok és a számviteli nyilvántartások hiánya a bevételek, kiadások és adóköteles tételek elszámolására vonatkozó szabályok súlyos megsértése, és 5000-15 000 rubel pénzbírsággal jár. (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke).

Ebben az esetben közigazgatási bírság szabható ki mind a dokumentumok tárolására vonatkozó archiválási követelmények megsértéséért (az igazgatási törvénykönyv 13.20. cikke - 300-500 rubel), mind a számviteli szabályok súlyos megsértéséért, ha a dokumentumok hiánya miatt a könyvelés a nyilatkozatok eltorzulnak (az igazgatási törvénykönyv 15.11. cikke - 2-3 ezer rubel).

A hatályos jogszabályok előírják a meghatározott időtartamra szóló jelentéstételt és nyilvántartást.

Ez azt jelenti, hogy a meghatározott időn belül biztosítani kell a dokumentumokhoz való hozzáférést és szükség esetén azok teljes körű felhasználásának lehetőségét.

Milyen dokumentumok igényelnek kötelező tárolást?

Kötelező tárolást igénylő dokumentumok, feltételesen osztható dokumentumokhoz:

• amelyek a beszámolási évben működnek;
• amelyek mindig szükségesek a munkában, annak ellenére, hogy nem használják őket naponta.

NAK NEK első csoport dokumentumok tartalmazzák:

Tart az első csoporthoz kapcsolódó dokumentumok szükségesek:

• számviteli célokra (402-FZ „Számviteli törvény” 29. cikke) - legalább öt évvel a beszámolási év végétől vagy attól az évtől számítva, amikor ezeket a dokumentumokat utoljára felhasználták;
• adószámviteli célokra (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke) - legalább 4 éves időtartamra. Ugyanakkor a Kódex hosszabb tárolási időszakot is megállapíthat. Például az Orosz Föderációt alkotó szervezet beruházási projektjének résztvevője köteles minden dokumentumot 6 évig megőrizni. És a felmerült veszteség összegének megerősítésére - arra a teljes időszakra, amely alatt azt a segítségével csökkentik, és amely több mint egy-két év alatt kiszámítható.

Co. második csoport Ide tartoznak azok a dokumentumok, amelyeket a vállalkozásnál a tevékenységének teljes időtartama alatt meg kell őrizni. A korlátolt felelősségű társaságokról szóló 14-FZ számú törvény különösen az LLC-k számára a következőket írja elő a kötelező tárolás listája helyszíni dokumentáció:

• bejegyzési dokumentumok, beleértve a társaság alapításáról szóló alakuló ülést (határozatot);
• a társaság mérlegében szereplő ingatlan tulajdonjogát igazoló dokumentumok;
• az alapítók és más személyek üléseit dokumentáló jegyzőkönyv;
• az értékpapírok kibocsátására vonatkozó dokumentumok;
• a vállalkozás különálló részlegeire vonatkozó előírások;
• leányvállalatok listái;
• a különböző szabályozó hatóságok következtetései a vállalkozás tevékenységének bizonyos kérdéseiről (az elvégzett ellenőrzésekről stb.);
• és egyéb dokumentumok, amelyekkel a vállalkozásnak rendelkeznie kell a hatályos jogszabályokkal összhangban.

Mennyi ideig kell megőrizni a számviteli dokumentumokat?

A számviteli bizonylatok általános tárolási ideje legalább 5 év.

De bizonyos esetekben sokkal magasabb is lehet. Az alábbiakban egy összefoglaló táblázat látható az eltarthatósági idővel.

Annak ellenére, hogy e lista jelentős részét személyi dokumentumok alkotják, ezek a számvitel szerves részét képezik. Ezek alapján számítják ki a kompenzációs kifizetéseket és a díjakat, valamint a különféle juttatásokat.

A jelentési dokumentáció tárolási időszakait a következő videó írja le:

Ha még nem regisztrált szervezetet, akkor legegyszerűbb módja Ez megtehető online szolgáltatásokkal, amelyek segítségével minden szükséges dokumentumot ingyenesen generálhat: Ha már van szervezete, és azon gondolkodik, hogyan lehetne egyszerűsíteni és automatizálni a könyvelést és a jelentéskészítést, akkor a következő online szolgáltatások jönnek a segítségére, teljes mértékben helyettesíti a könyvelőt az Ön vállalkozásában, és sok pénzt és időt takarít meg. Minden jelentést automatikusan generálnak, elektronikusan aláírnak és automatikusan online küldenek el. Ideális egyéni vállalkozók vagy LLC-k számára az egyszerűsített adórendszerben, UTII, PSN, TS, OSNO.
Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbáld ki, és meg fogsz lepődni milyen könnyű lett!

Rendelés és tárolás helye

Nak nek megszervezni a dokumentumtárolást, a vállalkozás:

• vagy speciális levéltári szervezet szolgáltatásaihoz kell fordulni;
• vagy hozzon létre saját archívumot. Ezt a 2004. október 22-i 125-FZ levéltári törvény 13. cikke teszi lehetővé.

Létrehozás saját archívum, a vállalkozásnak erre a célra külön helyiséget kell kijelölnie, és azt állványokkal, polcokkal vagy szekrényekkel kell felszerelnie. Ha ebben a helyiségben vannak ablakok, azokat le kell függönyözni vagy más módon árnyékolni kell, hogy a napfény ne jusson be a dokumentumokba, ami miatt azok elhalványulhatnak.

Ezenkívül saját archívumra van szüksége védelemmel felszerelni illetéktelen hozzáféréstől és tűztől - fém bejárati ajtó, rácsok az ablakokon és riasztórendszer.

A szükséges dokumentumok gyors keresésének megszervezéséhez meg kell tennie készítsen egy listát az esetekről.

Tokok átadása esetén azok tárolására a speciális szerkezet, olyan szervezetet kell választani, amely modern felszereléssel és a dokumentumok hosszú távú tárolásának minden feltételével rendelkezik, beleértve a tűzjelző és beléptetőrendszerek jelenlétét.

A dokumentumokkal kapcsolatban szervezet bejegyzésekor, őt és más hasonló dokumentumokat, ezeket általában a szervezet vezetője eredeti példányban és széfben őrzi. A másolataik pedig a számviteli osztályon vannak.

A vállalkozás alkalmazottai, a számukra kiírt nyomtatványok és betétlapok mindig a személyzeti szolgálaton vagy a számviteli osztályon legyenek, ha az a személyi nyilvántartások kezelésével van megbízva. Ugyanakkor a munkakönyveket mindig széfben tárolják.

Érdemes megjegyezni, hogy az elektronikus formátumú dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan megváltoztatásuk ellen, ugyanakkor tárolásuknak lehetőséget kell adni arra, hogy szükség esetén papíron másolatot készítsenek.

A dokumentáció átadása az archívumnak

A dokumentumok az archívumba kerülnek hosszú távú (több mint 10 évre) és állandó tárolásra.

Ezen anyagok átvitele az archívumba végrehajtani az irattár kialakításáról szóló rendeletben a szervezet vezetője által jóváhagyott ütemterv szerint.

Ugyanez a végzés jelöli ki az archívum kezeléséért felelős személyt és hagyja jóvá a szabályzatot:

• dokumentumok levéltárban történő elhelyezése és kiadása;
• archívum vezetése;
• azon dokumentumok megsemmisítése, amelyek tárolási ideje lejárt;
• levéltári akták megőrzését szolgáló rendezvények szervezése.

Az archívumban lévő összes dokumentumot csak eredeti példányban fogadják el, ezek hiányában pedig hiteles másolatok formájában. Az átadott dokumentumokat bizonyos szempontok szerint be kell kötni, az iratanyaguk borítóján jelölés található azonosító információk, különösen:

• a dokumentumok elkészítésének éve;
• számviteli terület;
• sorozatszámok;
• az az időszak, amelyre a nyilvántartások és az elsődleges dokumentumok készültek;
• benyújtott dokumentumok típusa;
• iktatott lapok száma stb.

Ami a dokumentumok elektronikus formában történő levéltárba történő benyújtását illeti, ezt az eljárást külön hagyják jóvá a szervezet archívumáról szóló vezetői rendeletben. Általában azonban ezeket a dokumentumokat először más adathordozókra másolják.

A számviteli dokumentáció tárolásának példája a következő videóban látható:

Mi a teendő elvesztés esetén

A dokumentumok elveszhetnek természeti katasztrófa, vagy harmadik fél vagy saját alkalmazottai tevékenysége következtében. De mindenesetre meg kell erősíteni a veszteség tényét az illetékes hatóságoktól. Ezek lehetnek bűnüldöző szervek (okmányok ellopása esetén), vagy tűzvédelmi hatóságok (ha dokumentumokat égetnek el), stb.

Ha a dokumentáció megsemmisülését vagy elvesztését észlelik, a szervezet vezetője utasítására köteles jutalékot alkotnak hogy kiderítsük az azonosított tény okait. Szükség esetén a vizsgálatban részt vehetnek a biztonsági cég, a tűzoltóság vagy a nyomozó szervezet képviselői.

Egy belső vizsgálat eredménye alapján törvényt készítenek bármilyen formában az összes tény kijelentésével. Ez a jogi aktus ürügyül szolgál a dokumentumok hiányára, ha azokat a szabályozó hatóságok kérik.

Mi a teendő a dokumentumokkal, ha lejárt a tárolási ideje?

A dokumentumok megsemmisítése előtt szüksége lesz vizsgálat lefolytatása az ő értékeit. Ebből a célból a vezető megbízásából állandó jutalék jön létre a vállalkozásnál. Olyan szakembereket kell tartalmaznia, akik képesek minősített értékelést adni bizonyos dokumentumok megsemmisítésének szükségességéről.

Ez a bizottság dönt a dokumentumok megsemmisítéséről, ha azok egy ideig már nem tárolhatók. Megsemmisítésük bármilyen formájú aktus elkészítésével történik, amelynek tartalmaznia kell az elsődleges bizonylat kötelező adatait, és amelyet jóvá kell hagynia a vállalkozás számviteli politikájával.

A pusztulás előtt kell lennie felvett leltár dokumentumok egy bizonyos időszakra. Ezen eljárás nélkül a dokumentáció nem semmisíthető meg.

Ha megsértik a tárolási szabályokat?

Felelősség ezért a jogsértésért Vannak adó- és adminisztratív jellegűek, különösen:

1. A tisztviselők büntetést kaphatnak, ha nem tárolják a dokumentumokat a törvényes időn belül, 5 ezertől 10 ezer rubelig. Ha ezt a jogsértést ismét észlelik - 10-20 ezer rubel vagy 1-2 évre szóló eltiltás (Az Orosz Föderáció közigazgatási kódexe, 15.11. cikk);
2. egy szervezet ugyanazon cselekményekért 10 ezer rubelre, ismételt megsértése esetén 30 ezer rubelre büntethető (az Orosz Föderáció adótörvénye, 120. cikk).

Az ilyen jogsértésekre vonatkozó szankciókkal kapcsolatos információkért lásd a következő videót:

A könyvelés minden cégnél a leginkább papírigényes részleg. De bölcsen meg kell szabadulnia mindenféle dokumentumtól. Ezeket legalább néhány évig kell tárolni. És egyes dokumentumokat nem lehet megsemmisíteni 75 évig! Tehát meddig kell „élnie” a számviteli papíroknak?

Természetesen az iratokat legalább addig meg kell őrizni, ameddig az adóellenőrök az ellenőrzés során megkövetelik. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 89. cikkének (4) bekezdése alapján az ellenőrzés az ellenőrzésről szóló határozat meghozatalának évét megelőző három naptári évnél nem hosszabb ideig végezhető el. Ez azt jelenti, hogy meg kell őrizni az előző három év dokumentumait.

Eközben az adójogszabályok újabb egy évvel bővítik ezt az időszakot. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése szerint az adóalanyoknak négy éven keresztül biztosítaniuk kell az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges dokumentumok biztonságát. Ide tartoznak a számviteli és adószámviteli adatok, valamint a bevételek, kiadások beérkezését és az adók megfizetését (visszatartását) igazoló dokumentumok. Hasonló követelmény vonatkozik az adóügynökökre is (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 5. alpontja, 3. cikk, 24. cikk). Mikor kezdi el számolni a négyéves időszakot?

Az adókat az adózási időszakok eredményei alapján számítják ki (az Orosz Föderáció adótörvényének 1. szakasza, 55. cikk). Ebből kiderül, hogy a négyéves időszakot az adóidőszak végét követő naptól kell számolni. Például vegyük az áfát: meddig őrizzük meg ennek az adónak a 2004. IV. negyedévére vonatkozó számításaival kapcsolatos dokumentumokat? A négyéves mandátum 2005. január 1-jén kezdődik és 2008. december 31-én ér véget. Kiderül, hogy 2008-ban 2004-től szükséges dokumentumokat tárolni. Vagyis olyan év, amely nem tartozik a helyszíni ellenőrzés alá.

A bizonylatok tárolási idejét a számviteli jogszabályok is rögzítik. A számvitelről szóló, 1996. november 21-i 129-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) 17. cikkéből az következik, hogy:
- az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szabályaiban meghatározott ideig, de legalább öt évig meg kell őrizni;
— a számviteli politika dokumentumait és a számítógépes adatfeldolgozó programokat a szervezetnek legalább öt évig meg kell őriznie attól az évtől számítva, amikor legutóbb pénzügyi kimutatások készültek.

Néhány kivétel az általános szabály alól

Általános szabályként tehát a papírokat legalább öt évig kell tárolni. Ez a számviteli törvény által meghatározott maximális időtartam. Ugyanakkor az adóellenőrzés maximális mélysége három év. Ezért ebben az időszakban különösen fontos az adószámítással kapcsolatos papírok biztonságának megőrzése. Ha nincs elég, mondjuk öt évvel ezelőtti iratod, akkor csak az irattárolási szabályok megsértéséért kaphat pénzbírságot.

Eközben számos esetben speciális szabályok szerint határozzák meg a dokumentumok tárolási idejét. Emiatt a papírok hiánya még például hat évvel ezelőtt is büntetést vonhat maga után az adófizetés alulbecsléséért. Nézzük külön az ilyen helyzeteket.

„Elsődleges” a megszerzett ingatlanokhoz. A tárgyi eszközök beszerzésére vonatkozó dokumentumokat ezen tárgyak hasznos élettartamától függetlenül meg kell őrizni. Hiszen papírokra van szükség az eredeti költség igazolására az értékcsökkenés, valamint az ingatlanadó kiszámításához. Ráadásul „elsődleges” dokumentum nélkül a cég eladáskor sem tudja megerősíteni az ingatlan értékét. Sőt, ez vonatkozik mind az állóeszközökre, mind az egyéb ingatlanokra (Oroszország Pénzügyminisztériumának 2005. szeptember 15-i levele, 03-03-02/84).

Külön követelmény a veszteséges társaságok számára. A jövedelemadó-alanynak jogában áll a tárgyidőszak adóalapját csökkenteni az előző adózási időszakok veszteségei után az Adótörvénykönyv 283. cikkében előírt módon. A veszteségeket a következő 10 évben lehet figyelembe venni. Mivel 2002-től hatályos az adótörvény 25. fejezete, az idei veszteséggel 2012-ig bezárólag csökkenthető a társaság adóterhe. Ezenkívül a 2001. augusztus 6-i 110-FZ szövetségi törvény 10. cikke lehetővé teszi a 2001 végén azonosított veszteségek elismerését.

Ha azonban egy vállalat a veszteségeket a jövőre ruházza át, akkor az előny felhasználásának teljes időtartama alatt köteles megőrizni a felmerült veszteség összegét igazoló dokumentumokat (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 283. cikkének 4. szakasza). Ez a rendelkezés lehetővé teszi, hogy az adóhatóságok bekérjék a múltbeli veszteségekre vonatkozó dokumentumokat, amelyeket a társaság a tárgyidőszakra vonatkozó nyilatkozatában bevall. Ennek alapján az orosz Pénzügyminisztérium 2007. április 3-án kelt 03-03-06/1/206 számú levelében kifejti, hogy a veszteségek leírása csak az elért pénzügyi eredményt igazoló elsődleges dokumentumok bemutatása esetén lehetséges.

Igaz, a veszteségek nagyságát igazolhatják a korábban lefolytatott adóellenőrzések, amelyek során már megvizsgálták a rájuk vonatkozó „elsődleges” adatokat. Ebben az esetben ismételt okmányellenőrzés nem szükséges. Erre a következtetésre jutott az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbírósága 2008. június 6-án kelt, 6899/08 sz. határozatában.

Tegyük hozzá, hogy a veszteségekről szóló dokumentumok tárolásának követelménye azok leírásának teljes időtartama alatt vonatkozik az egységes mezőgazdasági adó fizetőire (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.6 cikkének 5. pontja) és az „egyszerűsített munkavállalókra” is. (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.18. cikkének 7. szakasza).

Rossz követelések leírása.És ebben az esetben a dokumentumokat öt évnél tovább kell tárolni.

Emlékeztetjük Önöket: az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 265. cikke (2) bekezdésének 2. albekezdése értelmében a behajthatatlan követelések összege az adózó nem működési költségeivel egyenlő a jelentésben (adó) kapott veszteségként. időszak. Az ilyen kiadások csökkentik az adóalapot a jövedelemadó kiszámításakor. Természetesen igazoló dokumentumokkal.

Így a követelések összegét alátámasztó elsődleges számviteli bizonylatok az elidegenített vagyoni értékű jogok értékét, vagyis a ráfordítások összegét jellemzik. Ezért az ilyen dokumentumok tárolási idejének visszaszámlálását a rossz követelés leírásának pillanatától újra kell kezdeni. Ha a dokumentumokat határidő előtt megsemmisíti, a cég elveszíti a jogát a rossz követelések költségként való elismerésére, mivel nem tudja megerősíteni azok összegét az adóhatóság felé.

A részvénytársaságok dokumentumainak megőrzési ideje. Az iratok tárolása során a részvénytársaságoknak a 2003. július 16-án kelt 03-33/ps FCSM határozattal jóváhagyott Szabályzatot kell követniük. E szabályozó dokumentum szerint különösen kötelesek folyamatosan megőrizni az alapszabályt és az éves pénzügyi kimutatásokat. Vagyis a cég teljes élettartama alatt. A cég felszámolása esetén pedig az állandó szavatossági idejű dokumentumokat és a személyi nyilvántartásokat az állami levéltárba helyezik át. Ez akkor van, ha megállapodást kötöttek vele. Ha nincs megállapodás az irattárral, akkor csak a cég alkalmazottaira vonatkozó dokumentumokat köteles tárolásra átvenni. A fennmaradó iratok tárolási helyét a felszámolási bizottság elnöke vagy a csődgondnok határozza meg.

Adóbevallások. A társaságnak az éves bevallást legalább 10 évig, a negyedéves bevallást, ha van éves, öt évig meg kell őriznie. Ezt a Rosarkhiv által 2000. október 6-án jóváhagyott, a szervezetek tevékenysége során keletkezett, tárolási időszakokat megjelölő szabványos irányítási dokumentumok jegyzékének (a továbbiakban: a szabványos vezetési dokumentumok listája) 170. bekezdése határozza meg, a 2.4. ponttal összefüggésben. A Lista használati útmutatójának 2. pontja. A negyedéves jelentéseket is legalább 10 évig meg kell őrizni, ha nincs éves jelentés (pl. ÁFA). De a havi jelentéseket negyedéves nyomtatványok hiányában 5 évig meg kell őrizni.

Számlák, vásárlási és eladási könyvek. Az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i 914. számú rendeletével jóváhagyott, a beérkezett és kibocsátott számlák, vásárlási könyvek és értékesítési könyvek naplózására vonatkozó szabályok... 15. és 27. bekezdése szerint az utolsó feljegyzések időpontjától számított öt évig meg kell őrizni. Vagyis ezeket a 2004 negyedik negyedévi papírokat 2009-ig meg kell őrizni.

A számlákra szintén ötéves megőrzési időszakot állapítanak meg. Indoklás – a szabványos vezetői dokumentumok jegyzékének 150. pontja.

Ugyanakkor, bár az adóhatóságoknak jogukban áll az adók kiszámításának alapjául szolgáló dokumentumokat és azok befizetését igazoló dokumentumokat követelni, de csak az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokkal összhangban. De a fenti lista nem szerepel benne. Ezért például 2009-ben figyelmen kívül lehet hagyni az adóhatóság 2004-es számlakérését.

Számos egyéb dokumentum megőrzési ideje. Számos egyéb dokumentum tárolási idejét egy speciális szövetségi végrehajtó szerv - Rosarkhiv - határozza meg (a 2004. október 22-i szövetségi törvény 6. cikkének 3. cikke, 125-FZ, az Orosz Föderáció kormányának júniusi rendelete). 17, 2004 290. sz.). És gyakran meghaladják az öt évet. Térjünk rá a már említett szabványos vezetési dokumentumok listájára.

A könyvelő elsősorban a 4. „Számvitel és beszámolás”, valamint a 7. „Munkaügyi kapcsolatok” és a 8. „Személyzet” fejezet foglalkozik. A Lista egyes tételeit táblázatba foglaltuk össze.

A táblázat egy év eltarthatósági idejű dokumentumokat tartalmaz. De ha ezek a papírok „elsődleges” dokumentumokhoz tartoznak, akkor a számviteli jogszabályokkal összhangban legalább öt évig meg kell őrizni őket.

A dokumentumok megfelelő tárolása és megsemmisítése

Állandó szakértői bizottságnak kell kiválasztania a tárolásra és megsemmisítésre szánt dokumentumokat, valamint határidőket kell kitűznie. A fő strukturális részlegek legképzettebb szakembereiből áll, elnöknek pedig a társaság egyik vezető beosztású munkatársát nevezik ki.

Hogyan kell tárolni. A dokumentumok tárolása a dokumentumáramlás egyik eleme, ezért azt a számviteli politikának kell szabályoznia (PBU 1/98 „A szervezet számviteli politikája” 5. pont). Ebben az esetben a Számviteli bizonylatokról és dokumentumáramlásról szóló szabályzatot kell követni (a Szovjetunió Pénzügyminisztériuma 1983. július 29-i 105. sz. jóváhagyásával, a továbbiakban: Szabályzat). De olyan mértékben, ami nem mond ellent a hatályos jogszabályoknak. A Szabályzat 6.1. pontja kimondja, hogy az elsődleges bizonylatok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és mérlegek irattárba történő átadása kötelező. A feldolgozott elsődleges dokumentumok havonta készülnek (Szabályzat 6.4 pont).

A cég a dokumentumok tárolási helyét önállóan határozza meg. Általában ez a cég irodája. Felhívjuk figyelmét, hogy a papírokat az irodán kívül is tárolhatja – ezt nem tiltja a törvény. Például igénybe veheti a szakosodott levéltári cégek szolgáltatásait, ami gyakran jövedelmezőbb és megbízhatóbb is. A részvénytársaságoknak azonban számos dokumentumot (például az alapszabályt és az éves jelentéseket) kizárólag a végrehajtó szervük helyén kell tárolniuk (az 1995. december 26-i 208-FZ szövetségi törvény 89. cikkének 2. szakasza). Részvénytársaságokról”).

Természetesen a papíralapú archívum elhelyezéséhez irodai terület kell, ami folyamatosan drágul. Ezért egyszerűbb a számviteli és adózási bizonylatok elektronikus tárolása. Ezt a lehetőséget a számviteli törvény 9. és 10. cikke, valamint az Orosz Föderáció adótörvényének 314. cikke írja elő. Ezt az orosz pénzügyminisztérium 2008. július 24-én kelt, 03-02-07/1-314 számú levelében megerősítette.

A tisztviselők azonban kifejtették, hogy a számítógépes adathordozókon lévő információkat elektronikus digitális aláírással kell tárolni. A 2002. január 10-i 1-FZ „Az elektronikus digitális aláírásról” szövetségi törvény normái szerint az ilyen aláírás egyenértékű a papírdokumentumban lévő kézzel írott aláírással. Az elektronikus dokumentumkezeléshez a cég vállalati információs rendszert hoz létre. Egy hitelesítési központ szolgálja ki, amely biztosítja a digitális aláírások használatát az elektronikus dokumentumokban.

Mi a teendő az iratokkal, ha a céget felszámolják? Ezt követően a felszámolóbizottság átadja a személyi állományra vonatkozó dokumentumokat tárolásra az állami vagy önkormányzati levéltárnak. Az egyéb levéltári iratok pedig, amelyek ideiglenes megőrzési ideje nem járt le, szintén átvihetők az irattárba, ha megállapodást kötnek vele. Vagy tárolja más helyen. Megjegyezzük, hogy ezen iratok egyszerű megsemmisítését tiltja a Rosarkhiv Testület 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott, a szervezetek archívumainak működésére vonatkozó alapvető szabályok 9.7.3. pontja. És a bűnüldöző szervekkel kapcsolatos esetleges problémák elkerülése érdekében jobb, ha ezt nem teszi meg.

A vállalat átszervezésekor a dokumentumok átkerülnek az utódszervezethez vagy szervezetekhez. Ha egy új szervezetet szétválasztanak, a tevékenységi profiljával kapcsolatos fájlok, valamint az ehhez a szervezethez áthelyezett alkalmazottak személyes aktái és személyes fiókjai átkerülnek hozzá.

Hogyan kell elpusztítani. A dokumentumok megsemmisítését a szervezet vezetője által jóváhagyott aktus dokumentálja.

Ugyanakkor nem szükséges minden papír adatait feltüntetni az iratselejtezőben. Ez a következtetés a Szervezeti Irattári Működési Alapszabály 2.4.5. pontjából következik. Ezek a szabályok egységes formát adnak a megsemmisítésre szánt dokumentumok kiosztásáról szóló törvénynek. És ebben egyetlen bejegyzést készíthet hasonló dokumentumok csoportjához. A társaságnak joga van önállóan meghatározni, hogy mely dokumentumok minősülnek homogénnek. Például ezek lehetnek azonos nevű dokumentumok, mondjuk számlák.

A törvény értelmében a megsemmisítésre jogosító dokumentumokat tartalmazó mappákat újrahasznosításra (megsemmisítésre) át kell adni. Például egy újrahasznosítható anyagokat feldolgozó cégnek. A papírok átadása számlával történik. A berakodás és a selejtezésre való kiszállítás egy alkalmazott felügyelete alatt történik, aki biztosítja a dokumentumok biztonságát a szervezetben.

Létezik egy egyszerűbb megközelítés a dokumentumok megsemmisítésére. Mondjuk, használjunk ehhez papíraprítót. Ezenkívül a dokumentumok elégethetők vagy egyszerűen kidobhatók. Figyelembe kell azonban venni, hogy az engedély nélküli égetés a környezetvédelmi jogszabályok megsértésének minősül. A felesleges dokumentáció kidobása is kockázatos. Például a munkajog szerint a munkáltató köteles gondoskodni a munkavállalók személyes adatainak védelméről. És más értékpapírok is érdekesek lehetnek a versenytársak számára.

Felelősség az irattárolási szabályok megsértéséért

Az Adótörvénykönyv 120. §-a szerint a bevételek és ráfordítások, valamint az adóköteles tételek elszámolására vonatkozó szabályok durva megsértésének minősül az adózótól származó elsődleges bizonylatok hiánya, illetve a számla vagy a számviteli nyilvántartás hiánya. Az ilyen adóbűncselekmény 5000 rubel bírságot von maga után. De csak azzal a feltétellel, hogy ezeknek a dokumentumoknak a „hiányát” csak egy adózási időszakra fedezték fel. Ellenkező esetben az adófizető legalább 15 000 rubel bírsággal sújtható. Ha a dokumentumok hiánya az adóalap alulbecsléséhez vezet, az adózót a meg nem fizetett adó összegének 10 százalékára, de legalább 15 000 rubelre kiszabják. Az iratok biztonságát a büntetőjog nem hagyja figyelmen kívül. Az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 325. cikkének (1) bekezdése alapján a hivatalos dokumentumok személyes érdekből történő ellopása, megsemmisítése, megrongálása vagy elrejtése egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntethető. De természetesen a bűnüldöző szerveknek bizonyítaniuk kell ezt az érdeklődést. És végül, hogy a cég hogyan tartja be a levéltári jogszabályokat, a levéltárosok ellenőrizhetik. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.20. cikke szerint az archív dokumentumok tárolására, megszerzésére, rögzítésére vagy felhasználására vonatkozó szabályok megsértése a tisztviselőket figyelmeztetéssel vagy 300-500 rubel pénzbírsággal fenyegeti.

Hogyan oszlik meg a felelősség a dokumentumok tárolásáért?

A dokumentumok tárolásáért a cégvezető és a főkönyvelő a felelős. Ezenkívül a számviteli törvény alapján az igazgató feladata a raktározás megszervezése, különös tekintettel a speciális helyiségek, zárható szekrények és széfek rendelkezésre állására. A főkönyvelő pedig gondoskodik a dokumentumok biztonságáról és az archívumba való továbbításáról. Erre a célra felelős személyeket jelölhet ki (Szabályzat 6.6. és 6.2. pont). Például idővel a papíron tükröződő információk elveszhetnek (fakulhatnak). Ebben az esetben gondoskodnia kell ezekről a dokumentumokról másolatok készítéséről és a cég pecsétjével való hitelesítéséről. Ez az ajánlás Oroszország Pénzügyminisztériumának 2007. április 3-án kelt, 03-03-06/1/209 számú leveléből következik.

Mi a teendő azokkal a dokumentumokkal, amelyek tárolási ideje lejárt?