Koliko dugo treba čuvati primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju? Rokovi čuvanja knjigovodstvenih dokumenata

Ovo pitanje postavljaju svi poduzetnici, bez iznimke, koji su nedavno otvorili poduzeće i nisu razumjeli zamršenost sustava. Dakle, koliko dugo čuvati dokumente LLC-a, godinu, dvije ili više? Ovo pitanje možete detaljno razumjeti čitanjem Saveznog zakona br. 125-FZ “O arhiviranju u Ruskoj Federaciji” točku po točku.

Razdoblja čuvanja knjigovodstvenih dokumenata su različita. Što se može reći spajanjem svih podtočaka? Računovodstveni dokumenti moraju se čuvati u LLC-u najmanje onoliko dugo koliko postoji mogućnost da ih zahtijeva porezna kontrola. Prema članku 89. Poreznog zakona Ruske Federacije, inspekcija je podložna razdoblju koje ne prelazi tri godine prije odluke o provođenju ove inspekcije. Odnosno, čuvamo ga točno tri godine, a onda počinje zabava.

Članak 23. Poreznog zakona Ruske Federacije, podtočka 8. točke 1., jasno nas informira da su porezni obveznici dužni čuvati dokumentaciju koja potvrđuje obračun poreza četiri godine i ne manje. To je to, gospodo. Ne tri, već četiri godine brižno čuvamo knjigovodstvenu dokumentaciju i pazimo da se niti jedan papirić ne izgubi.

Kojim dokumentima dajemo prednost i čuvamo ih kao zjenicu oka?

• porezno knjigovodstveni podaci;
• dokumenti koji potvrđuju prihode;
• dokumentirani dokazi o troškovima;
• dokaz o porezu po odbitku;

Računovodstvo također potvrđuje pravila za pohranu primarne dokumentacije. Prema naredbi „O računovodstvu” br. 129-FZ, financijska izvješća treba pohraniti kako je navedeno u pravilima o državnim arhivskim poslovima. Ali ne manje od pet godina nakon što su im posljednji put sastavljeni financijski izvještaji.

Što se događa? A činjenica je da ste dužni čuvati dokumente strogo za razdoblje tijekom kojeg ih porezna služba može zatražiti na provjeru. To je tri godine. Ako na temelju provjere nemate dokumente stare pet godina, možete dobiti kaznu za nepropisno čuvanje dokumentacije i ništa više.

No nije sve tako jednostavno i transparentno u računovodstvenoj i poreznoj džungli. Postoji dokumentacija koju bi trebalo čuvati mnogo dulje od razdoblja o kojima smo upravo govorili. Koji su to dokumenti?

1. Primarni dokumenti za stjecanje vlasništva. Ove dokumente čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno. Čemu služi. Prvo, amortizacija. Drugo, kod prodaje nekretnine morate negdje dobiti potvrdu o njezinoj početnoj vrijednosti7 i ne zaboravite na porez na imovinu.
2. Osnovna sredstva. Za neprofitabilne tvrtke članak 283. Poreznog zakona predviđa pravilo za smanjenje porezne osnovice tekućeg razdoblja zbog gubitaka prethodnog poreznog razdoblja. Naravno, dokumentacija bi to trebala potvrditi. Gubici se mogu računati deset uzastopnih godina, što znači da isprave moraju biti uredne (čl. 283. st. 4.). Porezni inspektori imaju pravo zatražiti primarne dokumente koji potvrđuju financijski rezultat kako bi potvrdili podatke o gubicima navedenim u podnesenoj prijavi.
3. Za ruralna poduzeća koja rade s jedinstvenim poljoprivrednim porezom također je potrebno pohraniti dokumente o gubicima tijekom cijelog razdoblja njihovog otpisa. Članak 346.6 stavak 5 Poreznog zakona Ruske Federacije.
4. Za osobe koje rade prema takozvanom "pojednostavljenom" sustavu, jedinstveni socijalni porez. Članak 346.18 stavak 7 Poreznog zakona Ruske Federacije.
5. Za otpis loših potraživanja potrebna je i popratna primarna dokumentacija porezne službe. Uništavanje prateće dokumentacije lišava tvrtku prava na priznavanje lošeg duga kao troška, ​​jer neće biti ničega za potvrdu iznosa.
6. Nećemo se previše zadržavati na dioničkim društvima, jer se još uvijek postavlja pitanje koliko dugo je potrebno čuvati dokumente LLC, a ne OJSC. Dakle, ukratko, morate čuvati dokumente za poreznu prijavu u OJSC - godišnja financijska izvješća, kao i statut, sve dok tvrtka postoji. Ako poduzeće ode u likvidaciju, dokumentacija se šalje u državni arhiv. Za ovaj postupak potreban je unaprijed sklopljen ugovor s arhivom. Ako takvog dogovora nije bilo, u arhivu ulazi samo dokument o osoblju tvrtke. Gdje će biti pohranjena preostala dokumentacija, odlučit će predsjednik likvidacijske komisije, a možda i stečajni upravitelj.
7. Društvo je dužno čuvati godišnja porezna izvješća najmanje 10 godina. tromjesečno - pet godina, ovo je u prisustvu godišnjih.
8. Ako ne postoje tromjesečna izvješća, pohranjuju se i mjesečna izvješća najmanje pet godina.
9. Knjige nabave i prodaje i računi trebaju se čuvati punih pet godina od dana zadnjeg upisa u dnevnik. Klauzula 15.27 "Pravila za vođenje računovodstvenih dnevnika". U Listi standardnih upravljačkih dokumenata postoji stavka koja se tiče faktura, a kaže da se te iste fakture trebaju čuvati pet godina, period.

Opet, porezna tijela tijekom revizija moraju se rukovoditi zakonodavstvom o porezima i naknadama. Ali popis tamo nije uključen.

Zaključimo: Koliko dugo treba čuvati dokumente LLC preduzeća? Ispada da ne manje od pet godina, au dugotrajnoj imovini općenito tijekom cijelog postojanja poduzeća. Rok čuvanja dokumenata mora se računati od 1. siječnja nakon godine u kojoj su nastali.

Kako pohraniti papirnate dokumente?

Računovodstvena politika poduzeća mora navesti kako i gdje treba pohraniti dokumentaciju, kao i imenovati osobu odgovornu za provedbu ove stavke ili čak komisiju koja se sastoji od najkvalificiranijih zaposlenika.

Usput, nije potrebno čuvati dokumentaciju u uredu. Zakon ne zabranjuje odabir drugih mjesta za pohranu, na primjer, specijaliziranih tvrtki za arhiviranje. Ali dioničko društvo je dužno po zakonu pohranjivati ​​dokumente poput godišnjih izvješća i statuta točno tamo gdje se nalazi sjedište. Inače, pohranjivanje dokumentacije u elektroničkom obliku dopušteno je zakonom uz malu napomenu da će dokumenti nužno sadržavati elektronički potpis osobe odgovorne za sastavljanje dokumenta. Za pohranu dokumentacije u elektroničkom obliku tvrtka izrađuje korporativni informacijski sustav. Opslužuje ga certifikacijski centar koji osigurava korištenje elektroničkog potpisa u elektroničkim dokumentima.

Dokumenti koji su predmet dugotrajne pohrane s vremenom će se pokvariti i izblijedjeti. Kako bi osigurali da je njihov sadržaj čitljiv, odgovorni za pohranu moraju se pobrinuti i napraviti kopije na vrijeme.

Prilikom likvidacije poduzeća dokumenti koji su predmet dugotrajne pohrane predaju se arhivu. Ako se tvrtka reorganizira, dokumenti se prenose na organizaciju sljednicu. Kada se nova tvrtka izdvaja, ona prima osobne dosjee zaposlenika koji su prešli u novu strukturu i dokumente koji se odnose na djelokrug nove tvrtke.

Uništavanje dokumenata. Da biste uništili dokument, prvo morate sastaviti akt koji će potpisati šef tvrtke, a tek tada možete pristupiti izravno uništavanju dokumenata. Štoviše, u aktu nije potrebno pažljivo prepisivati ​​svaki od papira koji ide na uništenje. Dovoljno je prepisati nazive homogenih skupina. Ono što se smatra homogenim grupama treba osmisliti neovisno. Na primjer, fakture se mogu smatrati homogenim dokumentima i tako dalje.

Kako pravilno uništiti dokumente?

Samo zapaliti? Odgovor je netočan. U tom slučaju možete imati problema sa službama zaštite okoliša.
Trebam li ga reciklirati kao stari papir? Opcija je dobra, ali nema garancije da dokumenti neće završiti kod konkurentske tvrtke, što nije dobro. Da se to ne bi dogodilo, mape s dokumentima treba predati na zbrinjavanje uz račun. Štoviše, uklanjanje dokumenata treba provesti pod nadzorom zaposlenika tvrtke odgovornog za pohranjivanje dokumentacije.

Također ga je nemoguće jednostavno baciti jer je poslodavac prema zakonu dužan čuvati tajnost osobnih podataka zaposlenika.

Što je ostalo? Najbolje je koristiti poseban stroj za sjeckanje papira. Općenito, na vama je da odlučite kako ćete se riješiti nepotrebnih papira.

Kako bih izbjegao želju da olakšam svoju dokumentarnu arhivu prije roka, dodaću da se nepostojanje računovodstvenih registara ili faktura za porezno razdoblje smatra grubim prekršajem i kažnjava se novčanom kaznom od pet tisuća rubalja.

I to ako nedostaju dokumenti za jedno porezno razdoblje. U težim slučajevima kazna više neće biti 5.000, već 15.000 rubalja.

Ako je porezna osnovica podcijenjena gubitkom dokumenata koji potvrđuju prihod, porezni obveznik će platiti novčanu kaznu u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza i ne manje od istih 15.000 rubalja.
Usput, kazneni zakon također ima odredbe koje se odnose na osiguranje sigurnosti knjigovodstvenih dokumenata. Ako se dokaže da su dokumenti oštećeni iz osobnih razloga, umiješana osoba mogla bi dobiti najmanje godinu dana zatvora. Ako se želite detaljnije upoznati s ovim stavkom, pogledajte članak 352. stavak 1. Kaznenog zakona Ruske Federacije.

Također imajte na umu da predstavnici arhivskih tijela imaju pravo provjeravati ispravnost pohrane arhivske dokumentacije u vašoj organizaciji. I ovdje, prema članku 13.20 Kodeksa Ruske Federacije o kršenju pravila skladištenja, računovodstva i nabave, kao i korištenja arhivskih dokumenata, možete biti kažnjeni novčanom kaznom od 300 do 500 rubalja ili administrativnom kaznom. kazna.

Direktor društva je odgovoran za stvaranje mjesta za pohranjivanje dokumentacije, a posebno za arhiviranje, a šef računovodstva dužan je te iste dokumente organizirano čuvati i ispravno predati u arhivu.

E.V. Bijeli čovjek Stručnjak časopisa Russian Tax Courier, uz sudjelovanje stručnjaka iz Federalne porezne službe Rusije
Časopis "Ruski porezni kurir", broj 6 za 2009

Sve poslovne transakcije koje provodi bilo koja organizacija moraju biti dokumentirane popratnim dokumentima. One su primarne knjigovodstvene isprave i služe kao osnova za računovodstvo. To je navedeno u stavku 1. članka 9. Saveznog zakona br. 129-FZ od 21. studenog 1996. (u daljnjem tekstu: Zakon br. 129-FZ). Osim toga, te iste isprave služe za obračun i plaćanje poreza i pristojbi. Često je arhiva dokumenata za cijelo razdoblje poslovanja tvrtke toliko opsežna da nema mjesta za postavljanje novih dokumenata. To znači da morate odrediti koliko dugo trebate pohraniti određene dokumente. Možda je vrijeme da neke od njih uništimo

Računovodstveni dokumenti

Opća razdoblja pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća utvrđena su u članku 17. Zakona br. 129-FZ. Navodi se da organizacija mora čuvati te dokumente najmanje pet godina. Za određivanje rokova čuvanja za pojedine vrste dokumenata potrebno je voditi se Popisom standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnosti organizacija, s naznačenim rokovima čuvanja, koji je odobrio Federalni arhiv 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu: popis). Podaci o najčešćim vrstama dokumenata prikazani su u donjoj tablici.

Imajte na umu: rokovi utvrđeni u Popisu moraju se računati ne od datuma pripreme dokumenta, već od 1. siječnja sljedeće godine. To je zapisano u paragrafu 2.9 Upute za korištenje Popisa, koju je Rosarhiv odobrio 6. listopada 2000. (dalje u tekstu Uputa). Na primjer, računanje roka čuvanja predmeta završenih u 2008. godini počinje 1. siječnja 2009. godine.

Štoviše, organizacija, uzimajući u obzir specifičnosti svoje djelatnosti, ima pravo povećati trajanje pohrane dokumenata u usporedbi s razdobljem utvrđenim u Popisu (točka 2.11. Uputa). Takva odluka formalizirana je nalogom čelnika tvrtke ili ugrađena u njegove računovodstvene politike.

Porezne prijave i dokumenti za obračun poreza

Razdoblja tijekom kojih je organizacija dužna voditi porezne izvještaje utvrđena su u stavku 170. Popisa. Tako se godišnje porezne prijave moraju čuvati najmanje deset godina, tromjesečne najmanje pet godina, a mjesečne najmanje godinu dana. Ako ne postoji godišnje izvješće (npr. za PDV), tromjesečne i mjesečne porezne prijave moraju se čuvati najmanje deset godina. Mjesečna izvješća u nedostatku tromjesečnih izvješća treba se čuvati najmanje pet godina.

Nigdje nisu jasno navedeni rokovi čuvanja dokumenata na temelju kojih organizacija obračunava poreze i naknade. Samo podstavak 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije navodi da su porezni obveznici dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza tijekom četiri godine. Ti dokumenti posebice uključuju računovodstvene i porezno knjigovodstvene podatke, kao i druge isprave kojima se potvrđuje primitak prihoda, rashoda, uplata i poreza po odbitku.

Sličan zahtjev utvrđen je u podstavku 5. stavka 3. članka 24. Poreznog zakona Ruske Federacije za porezne agente. Četiri godine moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun, obustavu i prijenos poreza.

Od kojeg datuma se računa ovo četverogodišnje razdoblje? Rusko Ministarstvo financija smatra da navedeno razdoblje počinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za pripremu poreznih izvješća, obračun i plaćanje poreza, potvrđivanje primljenih prihoda i nastalih troškova (pismo od 18. listopada 2005. br. 03-03-04/2/83).

Bilješka

Za dionička društva – posebna pravila

Razdoblja tijekom kojih dionička društva moraju čuvati svoje dokumente utvrđena su Pravilnikom o postupku i rokovima čuvanja dokumenata dioničkih društava, odobrenim Rezolucijom Savezne komisije za tržište vrijednosnih papira Rusije od 16. srpnja 2003. br. 03-33/ps. Dakle, dužni su godišnje financijske izvještaje čuvati trajno, odnosno za vrijeme trajanja organizacije. Dokumenti za trajnu pohranu također uključuju:

• dokumenti o osnivanju i reorganizaciji društva;
• statut društva, njegove izmjene i dopune;
• potvrda o državnoj registraciji tvrtke;
• odluke o izdavanju vrijednosnih papira, prospekti za izdavanje vrijednosnih papira;
• zapisnik sa skupštine dioničara;
• zapisnici sa sjednica upravnog odbora (nadzornog odbora);
• popisi povezanih osoba društva;
• propisi o podružnicama i predstavništvima društva;
• zapisnici sa sjednica uprave (direkcije) društva, odluke direktora (generalnog direktora, predsjednika) društva;
• glasački papiri;
• zaključci revizijske komisije (revizora) društva i dr.

Recimo da se dioničko društvo likvidira. Ako ima ugovor s institucijom Ruskog arhiva, on prenosi dokumente na trajno čuvanje i kadrovski u državni arhiv.

Ako s arhivom ne postoji ugovorni odnos, državni arhiv dužan je primiti na pohranu samo dokumentaciju o osoblju zaposlenih u poduzeću. Mjesto čuvanja ostalih dokumenata određuje predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravitelj.

Ako dioničko društvo prestane s radom kao rezultat reorganizacije, izvornici njegovih dokumenata mogu se prenijeti samo na jedno od novonastalih društava (u pravilu, društvo s najvećom neto vrijednošću imovine)

Porezna osnovica i iznos poreza utvrđuju se na kraju poreznog razdoblja (1. stavak, članak 55. Poreznog zakona Ruske Federacije). Za većinu poreza ovo razdoblje je kalendarska godina. Izuzetak je PDV, čije je porezno razdoblje tromjesečje. Dakle, rok čuvanja dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza mora se računati od sljedećeg dana nakon isteka poreznog razdoblja.

Primjer 1

Giatsint LLC je registriran u travnju 2004. Organizacija primjenjuje opći sustav oporezivanja.

Razdoblje od četiri godine tijekom kojeg Giatsint LLC mora pohraniti dokumente koji se odnose na izračune poreza na dohodak, jedinstvenog socijalnog poreza i poreza na imovinu poduzeća za 2004. je razdoblje od 1. siječnja 2005. do 31. prosinca 2008. Sukladno tome, organizacija će morati čuvati dokumente korištene za izračun ovih poreza za 2005. do 31. prosinca 2009.

Radni kontni plan, drugi dokumenti računovodstvene politike, kao i računalni programi za obradu podataka trebaju se čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja (stavka 2. članka 17. Zakona br. 129. -FZ)

Do 2008. porezno razdoblje PDV-a utvrđeno je kao kalendarski mjesec, a za određene kategorije poreznih obveznika - kao tromjesečje (članak 163. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Porezni obveznici dužni su poreznim tijelima i njihovim službenicima dostaviti dokumente potrebne za obračun i plaćanje poreza (podklauzula 6, točka 1, članak 23 Poreznog zakona Ruske Federacije)

Porezni agenti dužni su podnijeti poreznoj upravi na mjestu svoje registracije dokumente potrebne za praćenje ispravnosti obračuna, zadržavanja i prijenosa poreza (podtočka 4, točka 3, članak 24 Poreznog zakona Ruske Federacije)

Gubitak utvrđen krajem 2001. (prije stupanja na snagu poglavlja 25. Poreznog zakona Ruske Federacije) može se prenijeti u budućnost u iznosu koji ne prelazi iznos gubitka evidentiranog 1. srpnja 2001. ( stavak 4. članka 10. Saveznog zakona od 06.08.2001. br. 110-FZ)

Istodobno, kao dio porezne revizije na licu mjesta, razdoblje koje ne prelazi tri kalendarske godine koje prethode godini u kojoj je donesena odluka o provođenju revizije (članak 89. članka 4. Poreznog zakona Ruske Federacije) može se provjeriti. Na primjer, porezna kontrola zakazana za 31. prosinca 2008. može obuhvatiti godine 2005.-2007. i trajati najviše šest mjeseci u 2009. godini. To znači da je tijekom cijelog razdoblja revizije organizacija dužna čuvati dokumente vezane uz obračune poreza za revidirano razdoblje. Ali ona je to već dužna učiniti prema Zakonu br. 129-FZ. Uostalom, osnova za izračun poreza u pravilu su isti primarni računovodstveni dokumenti koji se koriste za odražavanje transakcija u računovodstvu. Minimalno razdoblje pohrane takvih dokumenata je pet godina (klauzula 1, članak 17 Zakona br. 129-FZ). Ispada da je, prema zakonodavstvu o računovodstvu, tijekom tekuće godine organizacija dužna pohraniti dokumente koji se odnose na obračune poreza i za ona razdoblja koja porezna tijela više ne mogu provjeriti.

Rok čuvanja knjiga nabave i knjiga prodaje posebno je propisan. Utvrđeno je u stavcima 15. i 27. Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga nabave i knjiga prodaje pri obračunu poreza na dodanu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914. Njegovo minimalno trajanje je pet punih godina od datuma zadnjeg upisa u navedene dokumente.

Također napominjemo da prema točki 150. Popisa, organizacija mora izdane i primljene račune čuvati najmanje pet godina. Međutim, ako tijekom porezne ili druge kontrole dođe do nesuglasica s inspektorima, tada se računi moraju čuvati do donošenja konačne odluke na temelju rezultata te kontrole.

Iako se računi moraju čuvati minimalno pet godina, organizacija nije dužna na zahtjev porezne uprave dostaviti račune kojima je rok čuvanja od četiri godine već istekao. Na primjer, nakon što je 2009. godine primio zahtjev porezne inspekcije za podnošenje računa za 2004. godinu, porezni obveznik (porezni agent) ga možda neće udovoljiti.

Primjer 2

Iskoristimo uvjet iz primjera 1. Recimo da je prije 2008. porezno razdoblje PDV-a za Giatsint LLC bio kalendarski mjesec.

Organizacija je dužna voditi knjige nabave i knjige prodaje za travanj 2004. do 30. travnja 2009. (pod uvjetom da su zadnji upisi u njima obavljeni u travnju 2004.).

Rok čuvanja izdanih i primljenih računa od pet godina računa se od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine njihove izrade - od 1. siječnja 2005. godine. Odnosno, Giatsint LLC dužan je pohraniti fakture s datumom u travnju 2004. do 31. prosinca 2009.

Kako je u razdoblju od 2004. do 2007. porezno razdoblje PDV-a za trgovačko društvo bio kalendarski mjesec, za svaki se mjesec utvrđuje četverogodišnji rok čuvanja ostalih dokumenata potrebnih za obračun PDV-a. Obvezno minimalno razdoblje pohrane dokumenata koje organizacija koristi za obračun PDV-a za travanj 2004. je od 1. svibnja 2004. do 30. travnja 2008.

Rok čuvanja dokumenata vezanih uz obračun PDV-a za prvo tromjesečje 2008. godine od četiri godine počinje teći 1. travnja 2008. godine, a završava 31. ožujka 2012. godine. Trgovačko društvo će biti dužno voditi knjige nabave i prodaje za prvo tromjesečje 2008. godine do 31. ožujka 2013. godine (ako su zadnji upisi u njima obavljeni u ožujku 2008. godine), a račune za to razdoblje do 31. prosinca 2013. godine.

Dakle, primarne knjigovodstvene isprave moraju se čuvati najmanje pet godina. Međutim, u nekim situacijama popratne dokumente treba čuvati mnogo dulje.

Situacija 1. Organizacija prenosi gubitke u budućnost

U skladu s člankom 283. Poreznog zakona Ruske Federacije, tvrtka koja je obveznik poreza na dobit ima pravo smanjiti poreznu osnovicu tekućeg poreznog razdoblja za iznos gubitka ostvarenog u prethodnim poreznim razdobljima. Gubitak se može prenijeti u budućnost u roku od deset godina nakon poreznog razdoblja u kojem je primljen (2. stavak članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Tijekom cijelog razdoblja prijenosa gubitka, organizacija mora čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka. To je navedeno u stavku 4. članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije. U dopisu od 03.04.2007. br. 03-03-06/1/206 rusko Ministarstvo financija objasnilo je da je otpis gubitaka moguć samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju ostvareni financijski rezultat.

Slični zahtjevi utvrđeni su za obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza i organizacije koje koriste pojednostavljeni sustav oporezivanja. Prilikom prijenosa gubitaka u budućnost dužni su čuvati i dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka i iznos za koji je umanjena porezna osnovica za svako porezno razdoblje. To je navedeno u stavku 5. članka 346.6 i stavku 7. članka 346.18 Poreznog zakona.

Primjer 3

Azalia doo je obveznik poreza na dobit. Na kraju 2003. godine organizacija je zabilježila gubitak u poreznom računovodstvu. Njegov iznos je tijekom 2006.-2008. u dijelovima prenesen u budućnost.

Prema zahtjevima poreznog zakonodavstva, organizacija je bila dužna četiri godine - do 31. prosinca 2007. - pohraniti primarne računovodstvene dokumente potrebne za izračun poreza na dobit za 2003. godinu. Budući da su porezne osnovice za 2006.-2008. godinu umanjene za iznos gubitka iz 2003. godine, društvo nastavlja čuvati te dokumente. Ona ih mora održavati još četiri godine nakon isteka 2008. (zadnje godine za koju je umanjena porezna osnovica za iznos gubitka prethodnih godina) - do 31. prosinca 2012. godine.

Situacija 2. Utvrđeni su gubici iz prethodnih godina ili su nenaplativa potraživanja otpisana

Gubici iz prethodnih poreznih razdoblja koje je porezni obveznik identificirao u tekućem izvještajnom ili poreznom razdoblju izjednačavaju se s neoperativnim troškovima na temelju podstavka 1. stavka 2. članka 265. Poreznog zakona Ruske Federacije. Drugim riječima, takvi gubici umanjuju poreznu osnovicu poreza na dobit za razdoblje u kojem su nastali.

Osim toga, iznosi loših potraživanja također su izjednačeni s neposlovnim rashodima, a ako organizacija formira rezervu za sumnjiva potraživanja, iznosi loših potraživanja koji nisu pokriveni sredstvima pričuve (podtočka 2. točka 2. članak 265. Porezni zakon Ruske Federacije).

Prema općem pravilu utvrđenom u stavku 1. članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije, pri izračunu poreza na dohodak mogu se priznati samo oni troškovi koji su dokumentirani. To znači da kako bi se u porezne svrhe uzeli u obzir gubici iz prethodnih godina utvrđeni u tekućoj godini ili otpisali loša potraživanja, organizacija mora imati odgovarajuće popratne dokumente. Također, dužan je te dokumente čuvati najmanje četiri godine nakon isteka godine za koju je umanjena porezna osnovica za iznos navedenog gubitka ili otpisanog nenaplativog duga.

Situacija 3. Organizacija posjeduje dugotrajnu imovinu

Recimo da tvrtka posjeduje dugotrajno sredstvo koje je kupljeno prije više od deset godina. Čini se da je rok skladištenja dokumenata o njegovoj nabavi i puštanju u rad već istekao.

Međutim, takvi se dokumenti moraju čuvati cijeli vijek trajanja imovine. Uostalom, tijekom tog razdoblja organizacija obračunava amortizaciju u porezu i računovodstvu. Za priznavanje troškova amortizacije, tijekom cijelog razdoblja amortizacije mora imati dokumente koji potvrđuju stjecanje objekta i njegovo puštanje u rad.

Osim toga, tvrtka plaća porez na imovinu na ostatak vrijednosti dugotrajne imovine. Slijedom toga, za opravdanje obračuna za ovaj porez potrebni su joj i navedeni dokumenti.

Pretpostavimo da organizacija odluči prodati imovinu koja se amortizira. Prema podstavku 1. stavka 1. članka 268. Poreznog zakona Ruske Federacije, ona ima pravo smanjiti prihod od prodaje za preostalu vrijednost ove imovine. Ali rezidualna vrijednost objekta ponovno mora biti potvrđena relevantnim dokumentima.

Stoga, čak i ako organizacija koja posjeduje imovinu koja se amortizira, ne planira je prodati, preporučljivo je da zadrži dokumente o stjecanju ove imovine, njenom puštanju u rad i obračunu iznosa amortizacije za cijeli život tvrtke.

U slučaju prodaje druge imovine (osim vrijednosnih papira, proizvoda vlastite proizvodnje, kupljene robe), organizacija umanjuje dobiveni dohodak za cijenu stjecanja ili stvaranja ove imovine (podtočka 2, stavak 1, članak 268 Poreznog zakona Ruske Federacije). Naravno, pod uvjetom da može dokumentirati navedenu cijenu. U nedostatku takvih dokumenata društvo nema pravo umanjiti poreznu osnovicu poreza na dobit za iznos izdataka za stjecanje imovine, budući da ti izdaci ne ispunjavaju uvjete iz stavka 1. članka 252. Porezne Kodeks Ruske Federacije. Razdoblja čuvanja ovih dokumenata u ovom slučaju nisu bitna. Sličan stav je dat u pismu Ministarstva financija Rusije od 15. rujna 2005. br. 03-03-02/84.

Skladištenje dokumenata

Troškovi se priznaju kao opravdani i dokumentirani troškovi poreznog obveznika, au slučajevima predviđenim u članku 265. Poreznog zakona Ruske Federacije - gubici koje je pretrpio (1. stavak članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije)

Za porezne svrhe, preostala vrijednost imovine koja se amortizira utvrđuje se prema pravilima navedenim u stavku 1. članka 257. Poreznog zakona Ruske Federacije

Popis dokumenata dioničkog društva koje mora pohraniti na mjestu izvršnog tijela utvrđen je stavkom 1. članka 89. Saveznog zakona od 26. prosinca. 95 broj 208-FZ

Uvjeti pod kojima je elektronički potpis u elektroničkom dokumentu jednak vlastoručnom potpisu u dokumentu na papiru propisani su člankom 4. Saveznog zakona od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“

Organizacije čiji dokumenti ne podliježu prihvatu u državni ili općinski arhiv uništavaju dokumente s isteklim rokovima čuvanja bez dogovora s arhivskim tijelima (točka 3.9. Upute).

Odgovornost za organiziranje pohrane računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća leži na čelniku organizacije (članak 17. stavak 3. Zakona br. 129-FZ)

Svaka organizacija samostalno određuje gdje se dokumenti pohranjuju. U pravilu se većina dokumenata nalazi u uredu tvrtke. Ako postoje značajne količine dokumentacije, preporučljivo je dodijeliti posebno mjesto za arhivu ili čak iznajmiti posebnu prostoriju u koju možete prenijeti obrađene dokumente koji se više ne koriste u trenutnom radu.

Druga mogućnost je prijenos dokumenata na pohranu u specijaliziranu arhivsku tvrtku. Međutim, ako je organizacija dioničko društvo, tada treba uzeti u obzir sljedeću značajku. Stavak 2. članka 89. Saveznog zakona br. 208-FZ od 26. prosinca 1995. navodi da dioničko društvo mora pohraniti niz dokumenata na mjestu svog izvršnog tijela. Takvi dokumenti posebno uključuju financijska izvješća, računovodstvene dokumente, dokumente koji potvrđuju prava poduzeća na vlasništvo u njegovoj bilanci.

Naravno, s vremenom se volumen arhiva svake organizacije povećava, te su potrebni novi prostori za njihov smještaj. Možda je prikladnije pohraniti dokumente ne u papirnatom, već u elektroničkom obliku?

Ova je mogućnost izravno predviđena u odnosu na primarne računovodstvene dokumente i računovodstvene registre (članak 7., članak 9. i stavak 1. članak 10. Zakona br. 129-FZ). Osim toga, članak 314. Poreznog zakona Ruske Federacije navodi da se porezni računovodstveni registri vode na papiru, elektronički ili na bilo kojem strojnom mediju. Istodobno, moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka.

U pismu od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07/1-314, Ministarstvo financija Rusije objasnilo je da je pohranjivanje primarnih dokumenata, računovodstvenih i poreznih računovodstvenih dokumenata dopušteno u elektroničkom obliku, osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim akti Ruske Federacije i pod uvjetom da su elektronički dokumenti ovjereni elektroničkim digitalnim potpisom (EDS).

Osnovna pravila za rad arhiva organizacija odobrena su odlukom odbora Rosarhiva od 06.02.2002. (u daljnjem tekstu: Osnovna pravila). Odredbom 2.3.1. Temeljnih pravila utvrđeno je da je potrebno provoditi godišnju provjeru vrijednosti dokumenata, odnosno odrediti rokove njihovog čuvanja i odabrati dokumente za dugotrajnu pohranu i uništenje.

Uništavanje i odlaganje dokumenata

Organizacija ima pravo samostalno uništiti dokumente čiji je rok čuvanja istekao (potrgati ih ručno ili uz pomoć šredera, baciti ih, spaliti) ili ih predati na zbrinjavanje specijaliziranoj tvrtki koja se bavi preradom sekundarnih sirovina. Popis dokumenata koji podliježu uništenju ili odlaganju odobrava voditelj organizacije. Može se izdati u obliku naloga ili uputa upravitelja ili u obliku akta koji je tvrtka izradila samostalno. Primjer takvog čina dat je u nastavku.

Crtanje. Uzorak akta o odabiru dokumenata za uništenje

Osim toga, organizacija može koristiti uzorak akta o dodjeli za uništenje dokumenata koji ne podliježu pohrani. Njegov obrazac odobren je u Dodatku br. 4 Temeljnih pravila.

Prilikom sastavljanja popisa dokumenata koji se uništavaju nije potrebno navoditi pojedinosti o svakom dokumentu. To proizlazi iz odredbi stavka 2.4.5 Osnovnih pravila. Navodi se da se slični predmeti (isprave) uvrštavaju u akt pod općim naslovom u kojem se navodi broj predmeta koji su raspoređeni u ovu skupinu (primjerice, pretprijave za 2000. godinu).

Predaja dokumentacije na reciklažu izdaje se uz račun na kojem je naznačen datum predaje, broj predane dokumentacije (broj mapa, kutija i sl.) i težina starog papira. Utovar i odvoz radi odlaganja obavljaju se pod kontrolom zaposlenika odgovornog za sigurnost dokumenata u organizaciji (točka 2.4.7 Temeljnih pravila).

Ukoliko poduzeće samostalno uništava dokumente, tu činjenicu formalizira posebnim aktom o uništavanju dokumenata. Budući da ne postoji jedinstveni obrazac, također se sastavlja u bilo kojem obliku. Napominjemo da je uništavanje dokumenata nakon isteka roka čuvanja pravo, a ne obveza organizacije (vidi dopis Ministarstva financija Rusije od 18. listopada 2005. br. 03-03-04/2/ 83). Drugim riječima, tvrtka može nastaviti pohranjivati ​​dokumente čak i nakon što isteknu njihova obvezna razdoblja čuvanja.

Odgovornost za gubitak dokumenata

Porez. Nedostatak primarnih dokumenata, računa ili računovodstvenih registara kod poreznog obveznika smatra se grubim kršenjem pravila o računovodstvu prihoda i rashoda i oporezivih stavki. Za takav prekršaj, članak 120. Poreznog zakona predviđa odgovornost u obliku novčane kazne u iznosu od:

5000 rubalja - ako nema dokumenata za jedno porezno razdoblje;

15 000 rub. — u nedostatku dokumenata za više od jednog poreznog razdoblja;

10% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja, ako je porezna osnovica podcijenjena zbog nedostatka dokumenata.

Osim toga, ako porezni obveznik (platitelj naknade, porezni agent) ne dostavi dokumente ili druge podatke na zahtjev porezne inspekcije, od njega će se naplatiti novčana kazna od 50 rubalja. za svaki nedostavljeni dokument (1. stavak članka 126. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Upravni. Kršenje pravila za pohranu, nabavu, snimanje ili korištenje arhivskih dokumenata povlači za sobom upozorenje ili izricanje administrativne novčane kazne službenicima u iznosu od 300 do 500 rubalja. To je navedeno u članku 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Za kršenje postupka i uvjeta pohranjivanja računovodstvenih dokumenata službenici mogu biti kažnjeni administrativnom novčanom kaznom u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. (Članak 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Kriminalac. Krađa, uništenje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata počinjeno iz plaćeničkih ili drugih osobnih interesa kažnjava se novčanom kaznom do 200.000 rubalja. ili u visini plaće ili drugog primanja osuđenog za vrijeme do 18 mjeseci, ili popravnim radom do dvije godine, ili uhićenjem do četiri mjeseca, ili kaznom zatvora do do jedne godine (1. stavak članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije)

Možda niti jedan dan u organizaciji ne prođe bez izrade dokumenata. Pisma, ugovori, nalozi, izvješća - to je niz dokumentacije koju svaka organizacija dobiva. Moram li čuvati sve dokumente? Ako je potrebno, gdje i koliko dugo?

Tri grupe

Sva pravila za pohranu dokumenata koja nastaju tijekom aktivnosti organizacije mogu se podijeliti u tri velike skupine. Prvi će uključivati ​​pravila utvrđena poreznim zakonodavstvom. Sukladno tome, primjenjuju se na dokumente potrebne za obračun i plaćanje poreza i pristojbi. Druga skupina će uključivati ​​kadrovske dokumente. I u trećem - knjigovodstvene isprave i isprave o poslovanju. Pogledajmo ih sve redom.

Porezni dokumenti

Opće pravilo za pohranu poreznih dokumenata utvrđeno je podstavkom 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona. U njemu stoji da je porezni obveznik dužan četiri godine čuvati knjigovodstvene evidencije i druge isprave potrebne za obračun i plaćanje poreza. Isti rok je utvrđen za dokumente koji potvrđuju plaćanje poreza. Međutim, Porezni zakon ne sadrži poseban postupak za izračun ovog četverogodišnjeg razdoblja. To znači da se četiri godine moraju računati od dana nakon sastavljanja isprave. I isteći će na odgovarajući datum i mjesec, što će se dogoditi za 4 godine (članak 6.1 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Postoje dvije iznimke od četverogodišnjeg roka trajanja. Prvi se odnosi na porezne obveznike koji koriste porezne olakšice. Dokumente koji potvrđuju pravo na naknadu morat će čuvati za cijelo vrijeme korištenja naknade. Uostalom, tijekom uredske inspekcije, inspekcija ima pravo tražiti takve dokumente (klauzula 6, članak 88 Poreznog zakona Ruske Federacije). No, ni nakon isteka pogodnosti nema potrebe žuriti s uništavanjem dokumenata. Uostalom, postoji i inspekcija na licu mjesta, koja se može provesti tijekom prethodne tri godine (točka 4. članka 89. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Stoga zaključak: dokumenti o pravima na povlastice moraju se čuvati tri godine nakon isteka razdoblja u kojem je organizacija prestala koristiti povlasticu.

Druga iznimka odnosi se na imovinu koja se amortizira. Budući da se troškovi za to otpisuju tijekom određenog razdoblja, tijekom cijelog tog vremena organizacija će morati čuvati dokumente koji potvrđuju izvorni trošak takve imovine, kao i obračunatu amortizaciju i uključenu u troškove. I, naravno, ne zaboravite na mogućnost inspekcije na licu mjesta.

Uzimajući u obzir njegovu dubinu, dolazimo do zaključka: dokumentacija o imovini koja se amortizira može se uništiti najranije tri godine nakon isteka razdoblja u kojem je amortizacija prekinuta.

Kršenje rokova za pohranu poreznih dokumenata, osim dodatnih poreza i kazni, može rezultirati i novčanim kaznama. Dakle, prema članku 120. Poreznog zakona, nepostojanje primarnih dokumenata, računa i računovodstvenih registara predstavlja grubo kršenje pravila za računovodstvo prihoda i rashoda i oporezivih stavki. A to podrazumijeva novčanu kaznu od 5000 rubalja. do 15.000 rub. Ako je ovo kršenje dovelo do podcjenjivanja porezne osnovice, tada će kazna iznositi 10% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja.

Dokumenti osoblja

Prijeđimo sada na kadrovske dokumente. Ovdje su rokovi čuvanja određeni arhivskim zakonodavstvom. To je, posebice, Popis standardnih dokumenata upravljanja koji nastaju u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja (odobren od strane Rosarhiva 10/06/2000). Sažimanje informacija sadržanih u ovom popisu omogućuje nam da izvedemo sljedeća pravila za pohranjivanje kadrovskih dokumenata.
Dokumenti s kojima zakon povezuje pružanje bilo kakvih plaćanja ili beneficija pohranjuju se najmanje 75 godina. Upravo je to razdoblje određeno za osobne kartone, dosjee, ugovore o radu, popise radnika angažovanih na opasnim uvjetima rada itd. Možda će jedina iznimka ovdje biti nepreuzeta radna knjižica, koju je potrebno čuvati “samo” 50 godina. .

Za ostale dokumente rokovi su znatno kraći. Dakle, ugovori o odgovornosti čuvaju se 5 godina. Podatke o osposobljavanju radnika za zaštitu na radu, nalozima o skraćenom radnom vremenu i premještajima potrebno je čuvati jednako dugo. Također, utvrđuje se rok od pet godina za ordene o službenim putovanjima i nagradama.

Dokumenti o evidenciji radnog vremena i radnoj disciplini mogu se čuvati i kraće: 3 godine. A za vremenski list, razdoblje je smanjeno na 1 godinu. Također, tijekom cijele godine pohranjuju se rasporedi godišnjih odmora i dokumentacija za zaposlenike kojima je odbijen radni odnos.
Imajte na umu da, za razliku od Poreznog zakona, Popis navodi da se rok pohrane dokumenata računa od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine u kojoj su obrađeni (članak 2.9).

Nepoštivanje zahtjeva za pohranjivanje kadrovskih dokumenata može rezultirati novčanom kaznom organizacije prema čl. 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima (300-500 rubalja za nepoštivanje zahtjeva za pohranu dokumenata) i negativne posljedice u obliku inspekcija Državne inspekcije rada, Mirovinskog fonda ili u obliku sudske odluke za vraćanje zaposlenika na posao. Stoga nemojte žuriti da se riješite svojih osobnih dokumenata!

Računovodstvene i poslovne isprave

U teoriji, rokovi čuvanja knjigovodstvenih dokumenata trebali bi biti utvrđeni Zakonom o računovodstvu. No ovaj Zakon, iako sadrži cijeli članak posvećen pohranjivanju isprava (članak 17.), o tome daje vrlo oskudne informacije. Dakle, Zakon nalaže čuvanje primarnih knjigovodstvenih isprava, računovodstvenih registara i financijskih izvještaja najmanje pet godina. Pritom je posebno propisano da se u odnosu na radni kontni plan i druge dokumente računovodstvene politike ovo razdoblje računa od godine koja slijedi nakon godine u kojoj su ti dokumenti korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja za posljednju godinu. vrijeme.

U ostalom, Zakon o računovodstvu upućuje organizacije na arhivsko zakonodavstvo. I točnije, na već spomenuti Popis standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja pohrane. Omogućuje razdoblja pohrane za gotovo sve moguće dokumente koji mogu nastati u aktivnostima organizacije. Štoviše, što se tiče knjigovodstvenih isprava, svi rokovi u Popisu su točno pet godina. Toliko je potrebno čuvati računovodstvene izvještaje (godišnje i tromjesečne), sve vrste poslovnih ugovora, primarne i blagajničke isprave, prijemnice i sl. U ovom slučaju ovi rokovi se računaju od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine prestanka uporabe dokumenta (točka 2.9. Uputa za korištenje Popisa).

Još jedna značajka pohranjivanja računovodstvenih dokumenata je da zakon jasno navodi gdje i kako se takva dokumentacija treba pohraniti. Također su utvrđene odgovorne osobe i postupci za pristup dokumentima.
Dakle, prema klauzuli 6.2 Pravilnika o dokumentima i tijeku dokumenata u računovodstvu (odobren od strane Ministarstva financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105), primarni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstvena izvješća i bilance mogu se pohraniti ili u arhivi organizacije ili u računovodstvu u posebnim prostorijama ili zaključanim ormarima . A stroge obrasce za izvješćivanje treba pohraniti u sefove, metalne ormare ili posebne prostorije kako bi se osigurala njihova sigurnost.

Za sigurnost dokumenata odgovoran je šef računovodstva. On je taj koji ima pravo donijeti odluku o izdavanju takvih dokumenata zaposlenicima strukturnih odjela poduzeća.

Što se tiče odgovornosti za nepoštivanje pravila za pohranu računovodstvenih dokumenata, ona može biti i administrativna i porezna. Uostalom, kao što je gore spomenuto, nepostojanje primarnih dokumenata i računovodstvenih registara grubo je kršenje pravila računovodstva prihoda, rashoda i oporezivih stavki i povlači za sobom novčanu kaznu od 5.000 do 15.000 rubalja. (Članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Administrativna novčana kazna u ovom slučaju može se izreći i za kršenje arhivskih zahtjeva za pohranu dokumenata (članak 13.20 Upravnog zakona - 300-500 rubalja), i za grubo kršenje računovodstvenih pravila ako, zbog nedostatka dokumenata, računovodstveni izvještaji su iskrivljeni (članak 15.11 Upravnog zakona - 2-3 tisuće rubalja).

Izvješćivanje i registri za određeno vremensko razdoblje uvjet su važećeg zakonodavstva.

To znači da u navedenom roku treba osigurati pristup dokumentima i mogućnost njihovog potpunog korištenja ako je potrebno.

Koji dokumenti zahtijevaju obveznu pohranu?

Dokumenti koji zahtijevaju obveznu pohranu, uvjetno može se podijeliti za dokumente:

• koji su u funkciji tijekom izvještajne godine;
• koji su uvijek potrebni u radu, unatoč činjenici da se ne koriste svakodnevno.

DO prva grupa dokumenti uključuju:

Zadržati potrebni su dokumenti koji se odnose na prvu skupinu:

• u računovodstvene svrhe (članak 29. Zakona o računovodstvu br. 402-FZ) - najmanje pet godina od kraja izvještajne godine ili godine u kojoj su ti dokumenti posljednji put korišteni;
• za potrebe poreznog računovodstva (članak 23. Poreznog zakona Ruske Federacije) - na razdoblje od najmanje 4 godine. Istodobno, Kodeks može utvrditi duža razdoblja čuvanja. Na primjer, sudionik investicijskog projekta konstitutivnog entiteta Ruske Federacije dužan je pohraniti sve dokumente 6 godina. I potvrditi iznos nastalog gubitka - za cijelo razdoblje tijekom kojeg se uz njegovu pomoć smanjuje i koji se može izračunati u više od jedne ili dvije godine.

Co. druga skupina To uključuje dokumente koji se moraju čuvati u poduzeću tijekom cijelog razdoblja njegove djelatnosti. Konkretno, za LLC društva Zakon "o društvima s ograničenom odgovornošću" br. 14-FZ predviđa sljedeće popis obveznih pohrana dokumentacija na licu mjesta:

• dokumenti o registraciji, uključujući osnivačku skupštinu (odluku) o osnivanju društva;
• dokumenti koji potvrđuju vlasništvo nad imovinom u bilanci društva;
• zapisnik o sastancima osnivača i drugih osoba;
• isprave o izdavanju vrijednosnih papira;
• propisi o posebnim dijelovima poduzeća;
• popisi podružnica;
• zaključci različitih regulatornih tijela o određenim pitanjima aktivnosti poduzeća (o provedenim inspekcijama, itd.);
• i druge isprave koje poduzeće mora imati u skladu s važećim zakonodavstvom.

Koliko dugo treba čuvati knjigovodstvene isprave?

Općenito razdoblje čuvanja svih računovodstvenih dokumenata nije kraće od 5 godina.

Ali u nekim slučajevima može biti mnogo veći. U nastavku je prikazana sažeta tablica s rokom trajanja.

Unatoč činjenici da se značajan dio ovog popisa sastoji od kadrovskih dokumenata, oni su sastavni dio računovodstva. Na temelju njih izračunavaju se naknade i naknade, kao i razne beneficije.

Razdoblja pohrane dokumentacije za izvješćivanje opisana su u sljedećem videu:

Ako još niste registrirali organizaciju, onda najlakši način To možete učiniti pomoću online usluga koje će vam pomoći da besplatno generirate sve potrebne dokumente: Ako već imate organizaciju i razmišljate o tome kako pojednostaviti i automatizirati računovodstvo i izvješćivanje, tada će vam u pomoć priskočiti sljedeće online usluge i u potpunosti će zamijeniti računovođu u vašem poduzeću i uštedjeti puno novca i vremena. Sva izvješća generiraju se automatski, elektronički potpisuju i šalju automatski online. Idealan je za pojedinačne poduzetnike ili LLC poduzeća na pojednostavljenom poreznom sustavu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se odvija u nekoliko klikova, bez čekanja i stresa. Probajte i iznenadit ćete se kako je postalo lako!

Narudžba i mjesto skladištenja

Do organizirati pohranu dokumenata, poduzeće može:

• ili se obratiti uslugama posebne arhivske organizacije;
• ili napravite vlastitu arhivu. To je dopušteno člankom 13. Zakona “O arhivskim poslovima” br. 125-FZ od 22. listopada 2004. godine.

Stvaranje vlastitu arhivu, poduzeće mora dodijeliti zasebnu sobu za te svrhe i opremiti je policama, policama ili ormarima. Ako u ovoj prostoriji postoje prozori, oni moraju biti zastrti ili na drugi način zasjenjeni kako bi se spriječilo da sunčeva svjetlost uđe u dokumente, uzrokujući njihovo blijeđenje.

Osim toga, potreban vam je vlastiti arhivski prostor opremiti zaštitom od neovlaštenog pristupa i od požara - metalna ulazna vrata, rešetke na prozorima i alarmni sustav.

Da biste organizirali brzu potragu za potrebnim dokumentima, trebali biste izraditi popis slučajeva.

U slučaju prijenosa kutija za njihovo skladištenje na specijalizirana struktura, potrebno je odabrati organizaciju koja je opremljena suvremenom opremom i svim uvjetima za dugotrajnu pohranu dokumenata, uključujući prisutnost protupožarnih alarma i sustava kontrole pristupa.

Što se tiče dokumenata o registraciji organizacije, njezine i druge slične dokumente, obično ih čuva voditelj organizacije u izvornicima i na sefu. A njihove kopije su u računovodstvu.

Zaposlenici poduzeća, njihovi prazni obrasci i ulošci za njih uvijek bi trebali biti u kadrovskoj službi ili u računovodstvu, ako mu je povjereno vođenje kadrovske evidencije. Pritom se radne knjižice uvijek čuvaju u sefu.

Važno je napomenuti da dokumenti u elektroničkom obliku moraju biti zaštićeni od neovlaštenih izmjena istih, a istovremeno njihova pohrana mora omogućiti mogućnost izrade preslike na papiru ako je to potrebno.

Prijenos dokumentacije u arhivu

Dokumenti se predaju u arhiv na dugoročno (više od 10 godina) i trajno čuvanje.

Prijenos ove građe u arhivu provedeno prema rasporedu koji odobrava čelnik organizacije naredbom o formiranju arhive.

Istim nalogom imenuje se odgovorna osoba za vođenje arhive i utvrđuju se pravila:

• polaganje dokumenata u arhivu i njihovo izdavanje;
• održavanje arhive;
• uništavanje dokumenata kojima je istekao rok čuvanja;
• organiziranje događanja za očuvanje arhivskih spisa.

Svi dokumenti u arhivu primaju se samo u obliku izvornika, au nedostatku - u obliku ovjerenih preslika. Preneseni dokumenti moraju biti uvezani prema nekim kriterijima, a na naslovnici njihovog spisa stoji oznaka identifikacijske informacije, posebno:

• godina izvršenja dokumenata;
• računovodstveno područje;
• serijski brojevi;
• razdoblje za koje su nastali upisnici i primarni dokumenti;
• vrsta podnesenih dokumenata;
• broj podnesenih listova itd.

Što se tiče podnošenja dokumenata u arhivu u elektroničkom obliku, ovaj postupak se posebno odobrava u Naredbi voditelja o arhivi organizacije. Ali obično se ti dokumenti prvo umnožavaju na druge medije.

Primjer pohranjivanja računovodstvene dokumentacije prikazan je u sljedećem videu:

Što učiniti u slučaju gubitka

Dokumenti se mogu izgubiti ili zbog prirodne katastrofe ili kao rezultat radnji trećih strana ili vaših zaposlenika. Ali u svakom slučaju bit će potrebna potvrda činjenice gubitka od strane nadležnih tijela. To mogu biti agencije za provođenje zakona (ako su dokumenti ukradeni), ili vatrogasne službe (ako su dokumenti spaljeni), itd.

Ako se utvrdi uništenje ili gubitak dokumentacije, čelnik organizacije svojom naredbom mora formirati komisiju radi utvrđivanja razloga utvrđene činjenice. Ako je potrebno, predstavnici zaštitarske tvrtke, vatrogasne službe ili istražne strukture mogu biti pozvani da sudjeluju u istrazi.

Na temelju rezultata interne istrage sastavlja se akt u bilo kojem obliku uz navođenje svih činjenica. Ovaj čin postaje izgovor za nedostatak dokumenata ako ih zatraže regulatorna tijela.

Što učiniti s dokumentima ako im je istekao rok čuvanja?

Prije uništavanja dokumentacije koja će vam trebati provođenje ispita njezine vrijednosti. U tu svrhu u poduzeću se osniva stalna komisija po nalogu upravitelja. Treba uključiti stručnjake koji su sposobni dati kvalificiranu procjenu o potrebi uništavanja određenih dokumenata.

Upravo to povjerenstvo donosi odluku o uništenju dokumenata ako se više ne mogu čuvati određeno vrijeme. Njihovo uništavanje provodi se sastavljanjem akta u bilo kojem obliku, koji mora sadržavati obvezne podatke primarnog dokumenta i koji mora biti odobren računovodstvenom politikom poduzeća.

Prije uništenja mora postojati izvršena inventura dokumenata za određeno razdoblje. Bez ovog postupka dokumentacija se ne može uništiti.

Ako su prekršena pravila skladištenja?

Odgovornost za ovaj prekršaj Posebno postoje porezni i administrativni:

1. službenici mogu biti kažnjeni ako ne pohrane dokumente u zakonskom roku, od 5 tisuća do 10 tisuća rubalja. Ako se ovo kršenje ponovno otkrije - 10-20 tisuća rubalja ili diskvalifikacija na 1-2 godine (Administrativni zakon Ruske Federacije, članak 15.11);
2. organizacija za ista djela može biti kažnjena s 10 tisuća rubalja, au slučaju ponovljenih prekršaja - s 30 tisuća rubalja (Porezni zakon Ruske Federacije, čl. 120).

Za informacije o kaznama za te prekršaje pogledajte sljedeći video:

Računovodstvo je odjel svake tvrtke s najviše papira. Ali morate se mudro riješiti svih vrsta dokumenata. Treba ih čuvati najmanje nekoliko godina. A neki se dokumenti ne mogu uništiti čak 75 godina! Dakle, koliko dugo trebaju "živjeti" računovodstveni papiri?

Naravno, dokumente je potrebno čuvati najmanje onoliko koliko ih porezni inspektori zatraže tijekom kontrole. Na temelju stavka 4. članka 89. Poreznog zakona Ruske Federacije, inspekcija se može provesti u razdoblju ne dužem od tri kalendarske godine koje prethode godini donošenja odluke o inspekciji. To znači da se moraju čuvati dokumenti iz prethodne tri godine.

U međuvremenu, porezno zakonodavstvo dodaje još jednu godinu ovom razdoblju. Prema podstavku 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni obveznici dužni su četiri godine osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza. To uključuje računovodstvene i porezno knjigovodstvene podatke, kao i dokumente koji potvrđuju primitak prihoda, rashoda i plaćanja (po odbitku) poreza. Sličan zahtjev uspostavljen je za porezne agente (podklauzula 5, klauzula 3, članak 24 Poreznog zakona Ruske Federacije). U kojem trenutku počinjete računati četverogodišnje razdoblje?

Porezi se izračunavaju na temelju rezultata poreznih razdoblja (klauzula 1, članak 55 Poreznog zakona Ruske Federacije). Ispada da se četverogodišnje razdoblje mora računati od sljedećeg dana nakon isteka poreznog razdoblja. Za primjer, uzmimo PDV: do kojeg datuma trebamo čuvati dokumentaciju vezanu uz obračune ovog poreza za četvrto tromjesečje 2004. godine? Četverogodišnji mandat započet će 1. siječnja 2005. godine i završiti 31. prosinca 2008. godine. Ispada da je u 2008. godini potrebno pohraniti dokumente iz 2004. godine. Odnosno godina koja ne podliježe nadzoru na licu mjesta.

Razdoblja čuvanja dokumenata također su utvrđena u računovodstvenom zakonodavstvu. Iz članka 17. Saveznog zakona od 21. studenog 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu" (u daljnjem tekstu: Zakon o računovodstvu) proizlazi da:
- primarne knjigovodstvene isprave, knjigovodstveni registri i financijski izvještaji moraju se čuvati na rokove utvrđene propisima o državnom arhivstvu, ali ne kraće od pet godina;
— dokumente o računovodstvenim politikama i računalne programe za obradu podataka organizacija mora čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za pripremu financijskih izvješća.

Nekoliko iznimaka od općeg pravila

Dakle, kao opće pravilo, morate čuvati papire najmanje pet godina. To je maksimalno razdoblje utvrđeno Zakonom o računovodstvu. Istovremeno, maksimalna dubina porezne kontrole je tri godine. Stoga je posebno važno u tom razdoblju održavati sigurnost papira koji se odnose na obračun poreza. Ako nemate dovoljno dokumenata od prije recimo pet godina, možete dobiti samo kaznu za kršenje pravila čuvanja dokumenata.

U međuvremenu, u nizu slučajeva, rok pohrane dokumenata određuje se prema posebnim pravilima. Kao rezultat toga, nepostojanje papira čak, na primjer, prije šest godina može dovesti do kazni za podcjenjivanje plaćanja poreza. Pogledajmo takve situacije zasebno.

“Primarno” za stečenu imovinu. Dokumenti za nabavu dugotrajne imovine moraju se čuvati bez obzira na vijek trajanja te imovine. Uostalom, potrebni su papiri za potvrdu izvornog troška za potrebe obračuna amortizacije, ali i poreza na imovinu. Osim toga, bez “primarnog” dokumenta, tvrtka neće moći potvrditi vrijednost nekretnine kada bude prodana. Štoviše, to se odnosi i na dugotrajnu imovinu i na drugu imovinu (pismo Ministarstva financija Rusije od 15. rujna 2005. br. 03-03-02/84).

Poseban zahtjev za tvrtke gubitaše. Obveznik poreza na dobit ima pravo umanjiti poreznu osnovicu tekućeg razdoblja za gubitke prethodnih poreznih razdoblja na način propisan člankom 283. Poreznog zakona. Gubici se mogu uzeti u obzir za sljedećih 10 godina. Budući da je Poglavlje 25 Poreznog zakona na snazi ​​od 2002. godine, ovogodišnji gubitak može se koristiti za smanjenje poreznog opterećenja tvrtke do uključivo 2012. godine. Štoviše, članak 10. Saveznog zakona br. 110-FZ od 6. kolovoza 2001. dopušta priznavanje gubitaka utvrđenih krajem 2001. godine.

Međutim, ako tvrtka prenosi gubitke u budućnost, tada je dužna tijekom cijelog razdoblja korištenja ove pogodnosti čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalih gubitaka (čl. 283. čl. 4. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ova odredba omogućuje poreznim vlastima da traže dokumente o prošlim gubicima koje tvrtka iskazuje u svojoj deklaraciji za tekuće razdoblje. Na temelju toga, Ministarstvo financija Rusije u pismu od 3. travnja 2007. br. 03-03-06/1/206 objašnjava da je otpis gubitaka moguć samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju dobiveni financijski rezultat.

Istina, opseg gubitaka može se potvrditi prethodno provedenim poreznim kontrolama, tijekom kojih su već ispitani "primarni" podaci koji se na njih odnose. U tom slučaju nije potrebna ponovna provjera dokumentacije. Do ovog je zaključka došao Vrhovni arbitražni sud Ruske Federacije u svojoj presudi od 6. lipnja 2008. br. 6899/08.

Dodajmo da se zahtjev za pohranjivanjem dokumenata o gubicima tijekom cijelog razdoblja njihovog otpisa također odnosi na obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza (članak 346.6. članka 346.6. članka 5. Poreznog zakona Ruske Federacije) i na "pojednostavljene radnike" (točka 7 članka 346.18 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Otpis nenaplativih potraživanja. I u ovom slučaju dokumenti će se morati čuvati dulje od pet godina.

Podsjetimo: u skladu s podstavkom 2. stavka 2. članka 265. Poreznog zakona Ruske Federacije, iznosi loših dugova izjednačeni su s neoperativnim troškovima poreznog obveznika kao gubitak primljen u izvješćivanju (porezu) razdoblje. Takvi izdaci umanjuju poreznu osnovicu pri obračunu poreza na dobit. Naravno, uz prateću dokumentaciju.

Dakle, primarne knjigovodstvene isprave kojima se dokazuje visina potraživanja karakteriziraju vrijednost otuđenih imovinskih prava, odnosno visinu rashoda. Stoga se odbrojavanje razdoblja pohrane za takve dokumente mora započeti iznova od trenutka otpisa nenaplativog duga. Ako dokumente uništite prije roka, tvrtka će izgubiti pravo na priznavanje nenaplativih potraživanja kao trošak, jer neće moći poreznim vlastima potvrditi njihov iznos.

Rok čuvanja dokumenata dioničkih društava. Prilikom pohranjivanja dokumenata, dionička društva moraju se rukovoditi Pravilnikom odobrenim Rezolucijom FCSM-a br. 03-33/ps od 16. srpnja 2003. Konkretno, prema ovom regulatornom dokumentu, dužni su trajno čuvati povelju i godišnja financijska izvješća. Odnosno, tijekom cijelog životnog vijeka tvrtke. A u slučaju likvidacije tvrtke, dokumenti s trajnim rokom trajanja i kadrovske evidencije prenose se u državni arhiv. Ovo ako je s njim sklopljen sporazum. Ako ne postoji ugovor s arhivom, dužan je prihvatiti na pohranu samo dokumente o osoblju zaposlenika tvrtke. Mjesto čuvanja preostale dokumentacije određuje predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravitelj.

Porezna izvješća. Društvo mora čuvati godišnje porezne prijave najmanje 10 godina, a tromjesečne porezne prijave, ako postoje godišnje, pet godina. To je određeno stavkom 170. Popisa standardnih upravljačkih dokumenata koji nastaju u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja pohrane, odobrenog od strane Rosarhiva 6. listopada 2000. (dalje u tekstu Popis standardnih upravljačkih dokumenata) u vezi s klauzulom 2.4. 2. Uputa za korištenje Popisa. Tromjesečna izvješća također se moraju čuvati najmanje 10 godina, ako nema godišnjih izvješća (npr. za PDV). Ali mjesečna izvješća u nedostatku tromjesečnih obrazaca moraju se čuvati 5 godina.

Računi, knjige nabave i prodaje. Prema stavcima 15. i 27. Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga nabave i knjiga prodaje... odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914, knjige nabave i knjige prodaje treba čuvati punih pet godina od dana posljednje evidencije. Odnosno, ove papire za četvrti kvartal 2004. treba čuvati tijekom cijele 2009. godine.

Za račune je također utvrđen petogodišnji rok čuvanja. Razlog - klauzula 150 Popisa standardnih dokumenata upravljanja.

U isto vrijeme, iako porezna tijela imaju pravo zahtijevati dokumente koji služe kao osnova za obračun poreza i potvrđuju njihovu uplatu, ali samo u skladu sa zakonodavstvom o porezima i naknadama. Ali gornji popis nije uključen u njega. Stoga se, primjerice, u 2009. godini zahtjev poreznih vlasti za računom za 2004. može zanemariti.

Razdoblje čuvanja niza drugih dokumenata. Razdoblja čuvanja niza drugih dokumenata utvrđuje posebno savezno izvršno tijelo - Rosarhiv (3. stavak članka 6. Saveznog zakona od 22. listopada 2004. br. 125-FZ, Uredba Vlade Ruske Federacije od lipnja 17, 2004 br. 290). I često prelaze pet godina. Okrenimo se već spomenutom Popisu standardnih upravljačkih dokumenata.

Računovođa se primarno bavi odjeljkom 4 „Računovodstvo i izvješćivanje“, kao i odjeljcima 7 „Radni odnosi“ i 8 „Kadrovanje“. Pojedine stavke Popisa saželi smo u tablicu.

Tablica sadrži dokumente s rokom trajanja od godinu dana. Ali ako ti papiri spadaju u "primarne" dokumente, onda se u skladu s računovodstvenim zakonodavstvom moraju čuvati najmanje pet godina.

Kako pravilno pohraniti i uništiti dokumente

Stalno stručno povjerenstvo trebalo bi odabrati dokumentaciju za pohranu i uništavanje te odrediti rokove. Sastoji se od najkvalificiranijih stručnjaka iz glavnih strukturnih odjela, a jedan od starijih zaposlenika tvrtke imenovan je predsjednikom.

Kako čuvati. Pohrana dokumenata je element protoka dokumenata i stoga mora biti regulirana računovodstvenom politikom (klauzula 5 PBU 1/98 „Računovodstvena politika organizacije”). U ovom slučaju treba se rukovoditi Pravilnikom o dokumentima i tijeku dokumenata u računovodstvu (odobren od strane Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105, u daljnjem tekstu Pravilnik). Ali u mjeri u kojoj to nije u suprotnosti s važećim zakonodavstvom. Odredbom 6.1 Pravilnika navedeno je da primarni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstvena izvješća i bilance podliježu obveznom prijenosu u arhivu. Obrađeni primarni dokumenti popunjavaju se mjesečno (točka 6.4. Pravilnika).

Mjesto skladištenja dokumenata tvrtka određuje samostalno. U pravilu, ovo je ured tvrtke. Imajte na umu da papire možete pohraniti izvan ureda - to nije zabranjeno zakonom. Na primjer, možete koristiti usluge specijaliziranih arhivskih tvrtki, što je često i isplativije i pouzdanije. Ali dionička društva moraju pohraniti niz dokumenata (na primjer, povelju i godišnja izvješća) isključivo na mjestu svog izvršnog tijela (članak 89. stavak 2. Saveznog zakona od 26. prosinca 1995. br. 208-FZ “ O dioničkim društvima”).

Naravno, za čuvanje papirnate arhive potreban je uredski prostor koji stalno poskupljuje. Stoga je lakše elektronički pohraniti računovodstvene i porezne dokumente. Ova mogućnost predviđena je člancima 9. i 10. Zakona o računovodstvu i člankom 314. Poreznog zakona Ruske Federacije. To je potvrdilo rusko Ministarstvo financija pismom od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07/1-314.

Međutim, dužnosnici su objasnili da informacije na računalnim medijima trebaju biti pohranjene korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa. U skladu s normama Saveznog zakona od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“, takav potpis je ekvivalentan vlastoručnom potpisu u papirnatom dokumentu. Za elektroničko upravljanje dokumentima tvrtka izrađuje korporativni informacijski sustav. Servisira ga certifikacijski centar koji osigurava korištenje digitalnog potpisa u elektroničkim dokumentima.

Što učiniti s dokumentima ako je tvrtka likvidirana? Zatim likvidacijska komisija prenosi dokumente o osoblju na pohranu u državni ili općinski arhiv. I drugi arhivski materijali kojima nije istekao rok čuvanja mogu se predati arhivu uz sklapanje ugovora s njim. Ili ga pohranite na bilo koje drugo mjesto. Napominjemo da je jednostavno uništavanje tih papira zabranjeno klauzulom 9.7.3 Temeljnih pravila za rad arhiva organizacija, odobrenih odlukom Upravnog odbora Rosarhiva od 6. veljače 2002. A kako biste izbjegli moguće probleme s agencijama za provođenje zakona, bolje je to ne činiti.

Kada se tvrtka reorganizira, dokumenti se prenose na organizaciju ili organizacije sljedbenike. Ako se nova organizacija izdvaja, u nju se prenose datoteke koje se odnose na profil njezine djelatnosti, kao i osobni dosjei i osobni računi zaposlenika koji su prešli raditi u tu organizaciju.

Kako uništiti. Uništavanje dokumenata dokumentira se aktom koji odobrava čelnik organizacije.

Istodobno, u aktu o raspolaganju dokumentima nije potrebno navoditi pojedinosti o svim papirima. Ovaj zaključak proizlazi iz stavka 2.4.5. Temeljnih pravila za rad ustrojstvenih arhiva. Ovim se pravilima daje jedinstveni oblik akta o dodjeli dokumenata za uništenje. I u njemu možete napraviti jedan unos za grupu sličnih dokumenata. Društvo ima pravo samostalno odrediti koji se dokumenti smatraju jednorodnim. Na primjer, to mogu biti dokumenti s istim nazivom, recimo fakture.

Prema zakonu, mape s dokumentima koji podliježu uništenju moraju se predati na recikliranje (zbrinjavanje). Na primjer, tvrtki koja prerađuje materijale koji se mogu reciklirati. Prijenos papira izdaje se uz račun. Utovar i odvoz na odlaganje odvija se pod kontrolom zaposlenika koji osigurava sigurnost dokumenata u organizaciji.

Postoji jednostavniji pristup uništavanju dokumenata. Recimo, za ovo upotrijebite sjeckalicu papira. Osim toga, dokumenti se mogu spaliti ili jednostavno baciti. Međutim, treba uzeti u obzir da je neovlašteno spaljivanje kršenje zakonodavstva o zaštiti okoliša. Rizično je i bacanje nepotrebne dokumentacije. Primjerice, prema zakonu o radu, poslodavac je dužan osigurati zaštitu osobnih podataka zaposlenika. I drugi vrijednosni papiri mogu biti zanimljivi konkurentima.

Odgovornost za kršenje pravila pohrane dokumenata

Prema članku 120. Poreznog zakona, nepostojanje primarnih dokumenata poreznog obveznika ili nepostojanje računa ili računovodstvenih registara smatra se grubim kršenjem pravila za računovodstvo prihoda i rashoda i oporezivih stavki. Takav porezni prekršaj povlači novčanu kaznu od 5000 rubalja. Ali samo pod uvjetom da je "manjak" tih dokumenata otkriven samo za jedno porezno razdoblje. U suprotnom, porezni obveznik će se suočiti s novčanom kaznom od najmanje 15.000 rubalja. Ako nedostatak dokumenata dovede do podcjenjivanja porezne osnovice, porezni obveznik se suočava s novčanom kaznom od 10 posto iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja. Sigurnost dokumenata nije zanemarena u kaznenom pravu. Na temelju stavka 1. članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije, krađa, uništenje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata iz osobnog interesa može se kazniti kaznom zatvora do jedne godine. No, naravno, takav će interes morati dokazati agencije za provođenje zakona. I na kraju, kako tvrtka poštuje arhivsko zakonodavstvo mogu provjeriti arhivisti. Prema članku 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, kršenje pravila za pohranu, nabavu, snimanje ili korištenje arhivskih dokumenata prijeti službenicima upozorenjem ili novčanom kaznom u iznosu od 300 do 500 rubalja.

Kako je raspoređena odgovornost za čuvanje dokumenata?

Za čuvanje dokumenata odgovorni su voditelj poduzeća i glavni računovođa. Nadalje, na temelju Zakona o računovodstvu, ravnatelj je odgovoran za organiziranje skladištenja, posebice za raspoloživost posebnih prostorija, ormara koji se zaključavaju i sefova. A glavni računovođa osigurava sigurnost dokumenata i njihov prijenos u arhivu. U tu svrhu može imenovati odgovorne osobe (točke 6.6. i 6.2. Pravilnika). Na primjer, s vremenom se informacije prikazane na papiru mogu izgubiti (izblijedjeti). U tom slučaju morate se pobrinuti za izradu kopija ovih dokumenata i njihovu ovjeru pečatom tvrtke. Ova preporuka proizlazi iz pisma Ministarstva financija Rusije od 3. travnja 2007. br. 03-03-06/1/209.

Što radite s dokumentima kojima je istekao rok čuvanja?